Перейти к содержимому

Как создать шаблон документа в 1с документооборот

  • автор:

Создание и настройка шаблона документа в 1С: Документооборот

Одной из Ключевых возможностей Документооборота является автозаполнение шаблонов документов на основании данных карточки вида документа. Как правило используется в договорной работе. Создание Автозаполнения шаблонов документов позволяет существенно сократить время на подготовку печатной версии типовых документов.

Шаблон документа автоматически заполняется данными из карточки документа к которому относится этот шаблон, а также есть возможность настроить по мимо типовых реквизитов и различные алгоритмы включая различные склонения тех же должностей и ФИО.

Для использования данного функционала в первую очередь необходимо включить данную опцию в настройках. Для этого переходим «Настройка и администрирование/Настройка программы/Настройка работы с файлами. Здесь нам нужно взвести галку «Использовать автозаполнение шаблонов файлов».

Теперь перейдем непосредственно к созданию вида документа где будет автоматически заполняться шаблон нашего документа. Переходим по пути «Нормативно-справочная информация/Виды документов». Для создания своего вида документа нажимаем кнопку «Создать».

Мы переходим к созданию карточки вида документа. Заполняем параметры в зависимости от требований. В нашем случае для примера достаточно на первой вкладке Вид документа указать только его наименование. К примеру «Договор». После чего записываем.

Далее переходим ко второй вкладке Шаблон документа.

В нем так же можно заполнить параметры, которые необходимы по требованиям. Нам же здесь интересна только вкладка «Файлы».

Переходим в нее и видим табличную часть с возможностью добавить нужный нам файл, который в дальнейшем при создании карточки документа с этим видом документа будет заполняться.

Добавляем через кнопку добавить или простым перетаскиванием файла в область табличной части.

По итогу у нас появится наш шаблон файла, который мы будем настраивать.

Для настройки заполнения мы переходим по гиперссылке «Не настроено».

В открывшемся окне мы увидим 2 вкладки. «Реквизиты» и «Скрипты».

На вкладке Реквизиты можно выбрать типовые реквизиты, которые уже есть в карточке нашего вида документа, а также есть возможность раскрыть некоторые реквизиты для вывода информации которая хранится не в нашем документе, а к примеру, в справочнике Организации для вывода к примеру нужного нам банковского счета.

Галками выбираются необходимые реквизиты, а в поле количество проставляется сколько раз нужно вывести в документ данный реквизит.

После чего можно нажать кнопку «Готово». Дождаться момента, когда система сможет добавить реквизиты в файл и откроет его для редактирования.

В документе видно, что как мы и заказывали система, добавила три реквизита по одному разу и один реквизит дважды. В word если дважды щелкнуть по нашему реквизиту, то можно увидеть, что это Текстовое поле и оно имеет ряд обязательных для заполнения параметров.

Основное для использования ДО это «Текст по умолчанию» который будет выводиться в режиме просмотра и редактирования файла без заполнения, и «Закладка» — это параметр по которому система будет понимать, что это за реквизит и какой реквизит соответствует в самой системе. В таких созданных реквизитах система имеет свой перечень названий и его изменение может привести к тому что при заполнении система не сможет подобрать нужное соответствие и ваше поле будет не заполненным.

Теперь можно перейти непосредственно к вкладке Скрипты в настройке. Для того что бы была возможность настраивать через скрипты наши реквизиты в самом файле необходимо создать такое же текстовое поле только указать свой Текст по умолчанию и самое главное Закладку. Самое простое скопировать существующий реквизит и его изменить. Допустим нам нужно будет просклонять ФИО пользователя, который подготовил. Для этого копируем существующее текстовое поле и меняем параметры.

Нажимаем ОК сохраняем документ, закрываем и возвращаемся в ДО.

В первую очередь после того как сохранили документ в системе нужно нажать кнопку Закончить. Это позволит системе сохранить изменения, которые мы внесли у себя в копии файла ну и позволит начать настраивать скрипты.

При нажатии кнопки закончить высветится окошко сохранение фала где можно ввести комментарий, что было изменено.

После нажатии кнопки Готово на будет снова доступна настройка заполнения файлов.

Поскольку мы уже ранее настраивали заполнение название команды поменялось. Открываем настройку и переходим в скрипты.

Кнопкой добавить добавляем строку и в поле колонки «Поле файла» выбираем наш параметр.

Помимо типовых реквизитов, которые мы добавляли на закладке Реквизиты, есть еще и наш созданный вручную в самом файле. Выбираем его.

Наш реквизит перенесся. Нажимаем на три точки в поле скрипт и у нас открывается окно для кодинга.

Результат Обработки это то значение, которое будет передано в файл в выбранный параметр. В остальном используется обычный код 1С с возможностью обращения к общим модулям. Обращение к реквизитам карточки документа через Файл.ВладелецФайла.

К примеру, в конфигурации ДО есть общий модуль в котором есть много полезных функций касаемо склонения. Называется он СклонениеПредставленийОбъектов в котором есть различные функции, которые помогают просклонять что-то.

Пример скрипта, который выводит нам ФИО, подготовил в родительном падеже.

После сохраняем и можно проверить при создании что нам напишет в файле.

Как мы видим последний параметр относится к нашему скрипту и результат фамилия про склонена. Второй по счету параметр не заполнен так как я не регистрировал документ. А там указывается как раз ФИО того, кто зарегистрировал документ.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов в 1С:Документооборот 8

Бесплатный вебинар: Для чего компаниям необходим 1С:Документооборот

Зачастую сотрудники не имеют быстрого доступа к актуальным шаблонам типовых форм документов, разработанных в организации. Или просто идут по более короткому пути и копируют любой предыдущий документ с рабочего стола и корректируют содержимое, что часто приводит к ошибкам.

1С: Документооборот помогает повысить качество документации и решить проблему унификации документов с помощью настройки шаблонов документов. В системе есть возможность настройки шаблонов для исходящих и внутренних документов.

Для понимания следует ознакомиться с терминологией системы:

Документ – любой документ в системе (входящий, исходящий, внутренний), имеющий карточку с определенным набором реквизитов и вложенный файл или несколько файлов.

Карточка документа – набор реквизитов, отражающих содержимое документа, вложенные файлы, историю работы с документов и связь с другими функциональными блоками системы.

Вид документа – аналитический признак в карточке документа, в зависимости от которого определяется набор реквизитов, который содержит карточка документа. Вид документа используется в отборах, отчетах, условиях маршрутизации и является одним из разрезов прав доступа в политиках.

Шаблон документа – частично заполненная карточка документа. Шаблон может содержать один или несколько вложенных файлов. Для файлов текстовых форматов есть возможность настроить автоматическое заполнение. Также шаблон может быть без вложенных файлов.

Один вид документа может иметь несколько шаблонов документов.

Рассмотрим пример настройки шаблона «Договор аренды оборудования» с автоматически заполняемой типовой формой.

Виды и шаблоны документов настраиваются в разделе «Нормативно-справочная информация».

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 1

Рисунок 1 «Шаблоны вида документа Договор аренды»

При создании шаблона необходимо заполнить Наименование – то, как будут его видеть пользователи системы при создании нового документа по шаблону.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 2

Рисунок 2 «Создание документа по шаблону»

Настройка позволяет ограничить доступ к шаблону, а также запретить:

  • изменение реквизитов, заполненных в шаблоне;
  • редактирование вложенных файлов;
  • удаление вложенных файлов.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 3

На вкладке «Реквизиты» можно заполнить реквизиты значениями по умолчанию. При создании нового документа по шаблону, эти реквизиты будут заполнены. Если вид документа имеет дополнительные реквизиты, их также можно заполнить значениями на вкладке «Свойства».

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 4

Рисунок 3 «Реквизиты шаблона документа»

Для реквизита «Наименование» можно настроить правила, по которым наименование документа будет формироваться автоматически. Это позволит унифицировать наименования создаваемых в системе документов.

! При настройке шаблона наименования оно становится недоступным для редактирования пользователем при создании документа.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 5

Рисунок 4 «Создание шаблона наименования документа»

На вкладке «Файлы» необходимо добавить типовую форму файла договора аренды оборудования.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 6

Рисунок 5 «Добавление файла в шаблон документа»

Для настройки правил автоматического заполнения файла можно использовать текстовые поля или строки в содержимом файла.

Система позволяет настроить параметры автоматического заполнения файлов только для текстовых форматов (полноценно для .doc, .docx, с некоторыми ограничениями для (.txt, .html, .htm).

Текстовые поля можно создать в файле двумя способами:

1. Автоматическое создание текстовых полей из системы 1С:Документооборот.

Для этого необходимо в карточке шаблона документа на вкладке «Файлы» перейти по гиперссылке «Открыть». В открывшейся форме выбрать реквизиты для создания автозаполняемых текстовых полей, напротив указать необходимое количество.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 7

Рисунок 6 «Автоматическое создание текстовых полей в файле»

После выбора нужных реквизитов, необходимо нажать кнопку «Готово». Файл автоматически откроется на редактирование. Отмеченные реквизиты будут созданы автоматически общим списком, файл откроется на редактирование. Необходимо вручную настроить их местоположение в файле, выделив текстовое поле полностью -> «Вырезать» и «Вставить» в нужном месте.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 8

Рисунок 7 «Автоматическая вставка текстовых полей в файл»

2. Ручное создание текстовых полей в файле.

Для добавления текстовых полей в файле вручную, необходимо открыть файл на редактирование (если он уже приложен к шаблону), либо до загрузки просто открыть вордовский документ.

! Для вставки параметров в настройках Word документа должен быть включен раздел «Разработчик».

Включить раздел можно в настройках Word документа «Файл» -> «Параметры» (в версии Word 10, в более ранних версиях может быть другое наименование меню «Настроить ленту»). Включаем вкладку «Разработчик».

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 9

Рисунок 8 «Добавление вкладки Разработчик»

Далее переходим в документе на вкладку «Разработчик» и вставляем текстовое поле.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 10

Рисунок 9 «Вставка текстового поля в Word»

Двойным щелчком мыши открывает параметры текстового поля (текстовое поле, выделенное серым цветом). Указываем наименование параметра (поле закладка), который будет использоваться при настройке автозаполнения, он должен отражать суть автозаполняемого реквизита, например, Регистрационный номер – «РегНомер».

Наименование должно быть без пробелов и прочих знаков, если наименование состоит из нескольких слов, каждое слово начинать с заглавной буквы. Строка ограничена. В поле «Текст по умолчанию» можно написать наименование, которое будет отображаться на фоне серого цвета в файле.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 11

Рисунок 10 «Параметры текстового поля»

После создания всех текстовых полей, необходимо сохранить файл и закончить редактирование файла в системе. В описании к созданной версии, написать произвольный комментарий, например, «Вставка автозаполняемых полей».

Настройка правил автоматического заполнения файлов

Если текстовые поля были созданы автоматически из системы 1С: Документооборот, правила настраивать не требуется, они создаются автоматически.

Если текстовые поля были созданы вручную в файле, необходимо в разделе «Нормативно-справочная информация» настроить заполнение файлов.

В списке доступных файлов типовых форм необходимо выбрать нужный. Для того, чтобы настроить новое правило, необходимо нажать кнопку «Добавить», в открывшейся форме выбрать поле, которое необходимо заменить «Поле в файле», а также реквизит на который нужно его заменить «На значение реквизита» (или скрипт – выражение на встроенном языке – используется, в случае, когда настройка на значение реквизита не решает поставленную задачу).

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 12

Рисунок 11 «Настройка правил автоматического заполнения»

Проверить корректность настройки автозаполнения можно, нажав кнопку «Проверить настройку автозаполнения». В открывшемся списке документов, необходимо выбрать аналогичный настраиваемого виду документ, открыть его двойным щелчком мыши.

Проверка будет корректна, если ранее был создан документ по настраиваемому шаблону.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов документов - рисунок 13

Рисунок 12 «Проверка корректности настройки правил автозаполнения»

В результате корректной настройки ваш документ будет заполняться автоматически, что позволит избежать ошибок, вызванных человеческим фактором. Для более сильной защиты, можно установить пароль на текст, не подлежащий редактированию. Это настраивается типовыми средствами Word.

! На момент настройки текстовых полей, необходимо снять защиту. После настройки включить.

Шаблоны файлов в 1С Документооборот 3.0

Для облегчения работы с большим объёмом документов в программе 1С Документооборот предусмотрен механизм автозаполнения документов. Такими документами могут быть приказы, коммерческие предложения, договора, исходящие письма и многие другие. Это позволит значительно сократить время сотрудников при создании новых документов. Дополнительная возможностью использования шаблонов в 1С Документооборот 8 является возможность загрузки корпоративных логотипов и применение специального форматирования.

Для использования механизма автозаполнения в 1С нужно провести предварительные настройки системы:

Настройки системы в 1С Документооборот


Работа с файлами в 1С 8 Документооборот


Использование автозаполнения шаблонов файлов в 1С 8 Документооборот

2. Работа с шаблонами документа

После этого можно приступать к созданию нового шаблона. Для начала создаем пустой документ MSWord.

Открытие документа в 1С 8 Документооборот

В открывшемся окне нажимаем Шаблоны файлов в 1С Документооборот 8:

Шаблоны файлов в 1С 8 Документооборот

Выбираем заранее сохраненный файл – это хранилище шаблона нашего документа.

После загрузки документа — «Записать и закрыть»

Хранилище шаблонов в 1С 8 Документооборот


Пример шаблонов файлов в 1С 8 Документооборот

Для продолжения работы с шаблоном текстового документа необходимо при помощи правой кнопки мыши выбрать «Открыть карточку».

Открыть карточку шаблона в 1С 8 Документооборот

Для заполнения шаблона документа создадим новый вид документа:

Создание нового вида документа в 1С 8 Документооборот


Заполнение шаблона документа в 1С 8 Документооборот

В настройках указываем название нашего документа, указываем необходимые реквизиты, включаем в группу если это требуется. Если каких-то реквизитов не хватает из всегда можно создать через «Набор дополнительных свойств документов данного вида»

Набор дополнительных свойств документов в 1С 8 Документооборот

Реквизит создается через кнопку «Создать»

Создание реквизита шаблона в 1С 8 Документооборот

При создании реквизита шаблона документа нужно указать его название и тип значения, затем перечисляем их на закладке «Значения»

Значение реквизита шаблона документа в 1С 8 Документооборот

Переходим на следующую закладку и присваиваем нужную нумерацию.

Нумерация шаблона в 1С 8 Документооборот

Следующий этап работы — «Шаблон документа», на ней возможно установить запрет на определенные действия с шаблоном формы документа, указать необходимые реквизиты, для использования по умолчанию в 1С Документооборот 3.0:

Шаблон формы документа в 1С 8 Документооборот


Шаблон договора в 1С 8 Документооборот

После добавления нашего шаблона в «Файл» можно приступить к его настройке используя гиперссылку. Предварительно заполнив необходимые текстовые поля.

Настройка шаблона договора в 1С 8 Документооборот

У каждого вида документа при работе в 1С Документооборот возможно множество шаблонов документов, а у каждого шаблона документа может быть множество шаблонов файлов.

Шаблоны файлов в 1С 8 Документооборот

И все выбранные реквизиты появятся в пустом документе.

Реквизиты шаблона документа в файле в 1С 8 Документооборот

Далее сохраняем файл

Сохранение файла в 1С 8 Документооборот

Дальнейшая работа с шаблоном документа проходит в MSWord в режиме разработчика, который настраивается через меню параметров.

Работа с шаблоном документа в 1С 8 Документооборот

Приступим к работе с текстовыми полями

Работа с текстовыми полями в 1С 8 Документооборот

Приступаем к редактированию созданного поля, указав необходимые реквизиты

Редактирование созданного поля в 1С 8 Документооборот


Пример документа с шаблоном в 1С 8 Документооборот

Далее сохраняем документ и заканчиваем его редактирование в системе 1С Документооборот.

Редактирование документа в 1С 8 Документооборот

Если реквизиты были добавлены вручную необходимо сделать сопоставление полей в программе 1С Документооборот, если автоматически – то поля будут уже сопоставлены.

Сделать это можно в «Настройке заполнения файлов»:

Настройка заполнения файлов в 1С 8 Документооборот

Можно добавить или изменить поля из нашего шаблона и выполнить их сопоставление с реквизитами.

Настройка замены в 1С 8 Документооборот

После этого все документы создаваемые на основании шаблона будут заполняться автоматически

Создание файла по шаблону

При создании файлов в Системе предусмотрена возможность их заполнения по заранее настроенному шаблону. Шаблоны файлов служат для унификации создаваемых на предприятии документов и снижения трудозатрат на их подготовку.

Для создания файла из шаблона необходимо нажать кнопку "Добавить файл" в карточке документа и выбрать «Создать по шаблону» в окне создания нового файла.

В открывшемся окне выбора файла необходимо в найти в папке Шаблоны файлов — Автозаполняемые папку, с наименованием вида документа, который требуется создать, например, "Служебные записки". Далее выбрать шаблон файла и нажать кнопку "Выбрать".

В открывшейся карточке файла нажать кнопку "Записать и закрыть" и диалоговом окне "Открыть файл для редактирования" нажать кнопку "Да".

Отредактировать текст служебной записки. Сохранить и закрыть файл.

После того как изменения в файл документа были внесены, необходимо сохранить новую версию файла в Системе по кнопке «Закончить редактирование» .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *