Перейти к содержимому

Как подписать договор в 1с эдо

  • автор:

Настройка отправки по договорам

В процессе обмена электронными документами пользователи сталкиваются с необходимостью отправки документов в разных форматах, а также на различные идентификаторы участника ЭДО контрагента. В системе реализована возможность разграничить настройки отправки в разрезе договоров. Предварительно следует установить флаг в поле «Учёт по договорам» в функциональности программы (Администрирование – Функциональность – Учёт по договорам).

рис.1.jpg

После активации учёта по договорам стала доступна возможность создания настройки отправки согласно представленным ниже вариантам:

1. С использованием одного идентификатора участника ЭДО контрагента.

Если при работе с покупателем требуется отправлять документы в разных форматах, то настройки отправки документов с данным контрагентом следует разграничить в разрезе договоров. Для этого необходимо перейти в Справочники – Контрагенты, выбрать из списка необходимого контрагента, затем нажать ЭДО – настройки отправки документов.

рис.2.jpg

В открывшемся окне отображается одна действующая настройка по всем договорам. Для создания настройки отправки по определенному договору необходимо нажать «Создать по договору».

рис.3.jpg

В настройках отправки документов требуется указать соответствующий договор с покупателем.

рис.4.jpg

Затем следует выполнить настройку форматов исходящих электронных документов, в зависимости от соглашения с контрагентом. После чего нажать «Записать и закрыть».

Более подробно о том, как сменить форматы исходящих электронных документов, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4116/

рис.5.jpg

В настройках отправки документов контрагенту появилась ещё одна запись по определенному договору.

рис.6.jpg

В настройках ЭДО отображаются две записи с одинаковыми идентификаторами участников ЭДО, разграниченные в разрезе договоров. Для каждой настройки отправки можно отдельно выставить форматы исходящих электронных документов.

рис.7.jpg

Если в документе учётной системы указан тот же договор, что и в созданной настройке отправки с данным контрагентом, электронный документ будет сформирован по настройке для данного договора.

рис.8.jpg

Если указано значение, отличное от того, что и в настройке отправки с данным контрагентом, то электронный документ будет сформирован по настройке для всех договоров.

2. С использованием разных идентификаторов участника ЭДО контрагента.

Если покупатель использует несколько идентификаторов участника ЭДО, то настройки отправки документов с данным контрагентом, следует разграничить в разрезе договоров.

На вкладке «Приглашения» Архива ЭДО можно увидеть, что с одним контрагентом принято два приглашения к обмену электронными документами с разными идентификаторами участника ЭДО контрагента.

рис.9.jpg

Однако в настройках отправки отображается одна (первая) запись, которая используется по всем договорам. Чтобы пользователь мог отправлять документы на второй идентификатор, следует вручную создать соответствующую настройку отправки в разрезе определенного договора.

рис.10.jpg

Для этого необходимо перейти в Справочники – Контрагенты, выбрать из списка необходимого контрагента, затем нажать ЭДО – настройки отправки документов.

рис.11.jpg

В открывшемся окне отображается одна действующая настройка по всем договорам с соответствующим идентификатором участника ЭДО контрагента. Для создания настройки отправки по определенному договору необходимо нажать «Создать по договору».

рис.12.jpg

В настройках отправки документов требуется выбрать учётную запись контрагента с соответствующим идентификатором участника ЭДО.

! Зелёный индикатор свидетельствует о том, что в информационной базе имеется принятое приглашение.

рис.13.jpg

Затем следует указать соответствующий договор с покупателем и выполнить настройку форматов исходящих электронных документов, в зависимости от соглашения с контрагентом. После чего нажать «Записать и закрыть».

рис.14.jpg

Более подробно о том, как сменить форматы исходящих электронных документов, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4116/

рис.15.jpg

В настройках отправки документов контрагенту появилась ещё одна запись по определенному договору.

рис.16.jpg

В настройках ЭДО отображаются две записи с разными идентификаторами участников ЭДО разграниченные в разрезе договоров. Для каждой настройки отправки можно отдельно выставить форматы исходящих электронных документов.

рис.17.jpg

Если в документе учета указан тот же договор, что и в настройке отправки с данным контрагентом, то электронный документ будет сформирован на соответствующий идентификатор участника ЭДО контрагента.

рис.18.jpg

Если указано значение, отличное от того, что и в настройке отправки с данным контрагентом, то электронный документ будет сформирован по настройке для всех договоров с соответствующим идентификатором участника ЭДО контрагента.

Если необходимо проверить, по какой настройке будет отправлен документ, то после его создания следует перейти по ссылке «Настройки отправки» в форме предварительного просмотра документа. Если документ был отправлен, то для просмотра идентификатора контрагента следует перейти по ссылке «Карточка документа».

Все, что вам нужно знать об 1С:ЭДО

Все, что вам нужно знать об 1С:ЭДО

Программа 1С:ЭДО (электронный документооборот от 1С) создана для обмена документами между контрагентами в электронном виде. Задача данного сервиса – в ускорении и упрощении документооборота компаний.

Резкий рост количества удаленных рабочих мест, появившихся в результате пандемии 2020 года, сделал ЭДО одним из самых востребованных решений для бизнеса.

Использование 1С:ЭДО в облачном сервисе 1BITcloud значительно ускоряет процесс проведения любой сделки за счет электронного обмена документами со своими контрагентами. Счета, счета-фактуры, договоры, акты и накладные – все это можно подписать и отправить через сервис электронного документооборота в течение нескольких минут.

Как происходит передача документов через 1С:ЭДО

Настроить обмен документами можно с любым контрагентом, информация о котором содержится в справочнике «Контрагенты», как о подключенном к 1С:ЭДО.

Рассмотрим алгоритм отсылки-получения документов на примере процедуры подписания договора:

1. Сотрудник компании создает в панели сервиса (или в консолидированной программе 1С) нужный договор, где все необходимые реквизиты сторон заполняются автоматически.

2. Созданный документ подписывается электронной подписью сотрудника (руководителя организации)

3. Подписанный договор отсылается адресату (который предварительно присоединился к сервису ЭДО)

4. Руководитель адресата (компании-контрагента) подписывает со своей стороны договор электронной подписью.

5. Отправителю приходит сообщение о том, что договор подписан.

Все. Обмен документами произошел просто, быстро, без привлечения почты или курьеров, не отнимая времени и сил у сотрудников.

Имеют ли документы, переданные через 1С:ЭДО юридическую силу?

Пользователи часто задают вопрос: а действительны ли юридически документы, переданные с помощью электронных средств?

Ответ: да. При передаче документов по сервису 1С:ЭДО, происходит их подписание электронно-цифровой подписью. Что делает документ юридически значимым. Такие документы будут приняты в любом судебном органе.

Преимущества внедрения 1С:ЭДО в бизнес-процессы компании

Использование системы электронного документооборота дает компаниям следующие преимущества:

Выигрыш во времени

Использование 1С:ЭДО в разы сокращает время на отсылку и подписание документов контрагентами. Цикл любой сделки становится существенно короче.

Финансовая экономия

Со временем становится видно, какая сумма экономится на конвертах, марках, почтовых и курьерских услугах.

Безопасность.

Можно не беспокоиться о потери важных документов. Все подписанные документы хранятся в «облаке», на дублирующих друг друга серверах с повышенной защитой.

Порядок в делопроизводстве.

Порядок тут неизбежен. Уже никто не перепутает бумаги, не выкинет нужный документ и не зальет его кофе. Ведь бумажных документов – нет.

Кроме того, в программе установлено разграничение прав доступа пользователей. Каждый сотрудник будет отвечать только за свое поле деятельности. И видеть, и вести только свои документы. А значит, договоры одного отдела не окажутся в бумагах другого. Каждый документ всегда будет находиться на своем месте. В своем файле.

Совместимость и интеграция с любой программой 1С

1С:ЭДО интегрируется с любой другой программой 1С и позволяет быстро создать и отправить электронный документ непосредственно из этой программ. Такая интеграция позволяет значительно уменьшить количество ошибок при ведении документооборота фирмы.

Как установить 1С:ЭДО у себя на предприятии

Устанавливать программу не обязательно. Технологии развиваются, и сейчас, чтобы внедрить у себя в компании электронный документооборот, достаточно просто взять в аренду соответствующий сервис. Кстати, облачная аренда любой программы 1С обходится значительно дешевле покупки самой программы.

Для аренды сервиса 1С:ЭДО оставляйте заявку на консультацию ниже, уже через несколько дней в вашей компании забудут, что такое бумажные документы.

Как быстро и просто настроить работу с договорами в 1С:Документооборот и получить преимущества работы с электронными документами

В работе любой компании используются различные виды договоров. Плохая организация работы с договорами повышает финансовые и репутационные риски компании. Если работа с договорами ведется на бумаге или даже в электронном виде, но без Системы электронного документооборота (СЭД), то возникают типичные проблемы:

  • Затягиваются сроки согласования
  • Большой объем бумаг
  • Большие затраты на бумагу и расходники к оргтехнике
  • Внесение правок в документы создает проблемы
  • Сложно отслеживать, у какого сотрудника находится договор
  • Документы часто теряются или согласовываются устаревшие версии
  • Из-за этого возникают конфликты в коллективе
  • Из-за срыва сроков компания несет убытки финансовые, страдает репутация
  • Сотрудники тратят огромное количество времени на перемещение бумажных документов, их поиск, устранение проблем

Возможно, что Вам знакомая такая ситуация?

Как помочь своей компании?

В СЭД «1С:Документооборот» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

  • подготовка проекта договора;
  • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
  • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
  • учет и контроль сроков действия договоров;
  • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
  • многовалютный учет сумм договоров;
  • учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
  • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
  • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
  • расторжение договора.
  • Упростить создание договора, сопроводительного документа или полного комплекта сопутствующих документов по договору, используя шаблоны и связи документов.
  • Отслеживать процессы согласования, подписания, исполнения договора.
  • Контролировать исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов, получать напоминания о необходимости возврата экземпляра договора контрагенту, или получении экземпляра от контрагента.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».

«1С:Документооборот 8» — идеальное решение для компаний, которые уже работают с 1С, тем более, что можно сделать единую систему с бесшовной интеграцией с программой, в которой сейчас ведется учет деятельности предприятия.

Процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Дополнительные преимущества автоматизации:

· четкое разделение обязанностей, прав и ответственности по всему процессу управления документами;

· определятся сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;

· приведение в порядок библиотеки шаблонов документов;

· сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Создание договора

Во-первых, чтобы создать договор в «1С:Документообороте» не нужно много времени.

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас будет библиотека шаблонов договоров, благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.

Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

  • черновики,
  • коммерческие предложения,
  • файлы расчетов,

и, что лучше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.

Согласование договора

Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

  • кто,
  • в какой очередности,
  • какие документы, должен и может согласовывать.

В «1С:Документообороте» в первую очередь договоры (сделки) разделяются на группы:

  • по объему контракта,
  • по типу контрагента,
  • по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма), и по любым другим критериям, которые вам важны.

Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

  • список лиц,
  • их приоритет,
  • очередность.

Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.

При необходимости можно распечатать «Лист согласования», в котором отразятся комментарии всех участников.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт.

Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.

Что предлагает «1С:Документооборот»?

В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.

Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.

Так же, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Возможно отследить договора, по которым нет «движения» — не возникают закрывающие документы, хотя договор является действующим или близок к закрытию.

В «1С:Документообороте» можно хранить сканы подписанных договоров. Эти файлы будут прикреплены к карточке договора.

Сроки и этапы договоров

Многие договоры «бессрочны»: в них обозначены условия длительного сотрудничества, которое не планируется заканчивать в какой-то определенный срок.

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.

Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.

В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.

Заключение

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

  • Автоматизации процесса создания и согласования договоров
  • Сокращения временных затрат на согласование
  • Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
  • Повышения эффективности контрольной деятельности
  • Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно «изобретать велосипед». Программа позволит работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

Заказывайте бесплатную демонстрацию программы, которую мы проводим дистанционно или очно — http://edo.1c-br.ru/ На демонстрации мы ответим на ваши вопросы, расскажем как «1С:Документооборот» поможет вам организовать работу с договорами и другими документами!

МЫ рады, если эта информация была для вас полезной. Появились вопросы или возникли сложности с настройкой продуктов 1С? Обращайтесь! Наши специалисты готовы проконсультировать!

Команда «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» поможет в решении любых бизнес-вопросов!

1С-ЭДО: внутренний и внешний документооборот в типовых учетных решениях 1С

В настоящей статье описаны вопросы настройки и установки 1С-ЭДО, возникающие при запуске внешнего электронного документооборота с контрагентами и внутреннего документооборота организации в учетных типовых конфигурациях 1С (ERP, УТ, КА, УНФ и др.), использующих свежую Библиотеку электронных документов 1.9.8. Конфигурация 1С:Документооборот 3.0, где ЭДО с контрагентами имеет свою специфику, не рассматривается.

Перед началом действий по установке и настройке необходимо:

· наличие активной подписки/договора ИТС: 1С, логина и пароля доступа к сайту portal.1c.ru;

· иметь полные права администратора в настраиваемой 1С.

· практически все настройки выполняются в разделе НСИ и администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами (повторять по тексту не будем).

Настоящий текст приведен без скриншотов экрана, в виде инструкций по выполнению действий за экраном компьютера «куда нажать и что вводить». Также по тексту вводятся необходимые понятия и пояснения.

1. Подписи и машиночитаемые доверенности в 1С

ЭДО предполагает наличие электронных цифровых подписей (ЭЦП) у всех участников. Более того, сертификат ключа квалифицированной электронной подпись (КЭП), обычно генерального директора, должен быть получен и установлен заранее. КЭП издаются аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ), в т.ч. ФНС России.

Физически КЭП это токен – защищенный программный контейнер, в который записан сертификат электронной подписи с ключом. Обычно токен хранят на защищенной флешке. Также требуется наличие программы криптозащиты, функции которой генерация ключа электронной подписи, его проверка, шифрование данных.

С 1 сентября 2023г. при подписании и отправке электронных документов сотрудник должен приложить XMLфайл МЧД — машиночитаемую доверенность. МЧД – это цифровой аналог обычной доверенности – выдается сотруднику организации и подписывается КЭП руководителя организации или ИП. Непосредственно руководители подписывают документы без МЧД.

В типовые программы 1С добавлена возможность подачи заявки в ФНС на выпуск МЧД для сотрудников организации, её заполнение, подписание КЭП руководителя организации и загрузку в 1С:

· Открыть список Организации – кн. ЭДО – Машиночитаемые доверенности.

2. Как получить и подключить сертификат ЭЦП электронно-цифровой подписи?

Включить флаг Электронные подписи. Перейти по ссылке Настройка электронной подписи и шифрования:

1. На вкладке Сертификаты выбрать сертификат Из установленных на компьютере либо перейти на пункт Заявление на выпуск сертификата для подготовки заявки на сертификат КЭП в сервис 1С: Подпись (УЦ 1С).

2. На вкладке Программы должна быть выбрана и установлена одна из программ шифрования – ViPNet CSP или КриптоПро CSP. Она генерирует закрытый ключ электронной подписи и запрос на сертификат.

Заявление на выпуск сертификата КЭП физлица (владельца сертификата) подается от лица подписанта. Подписантом может быть генеральный директор с сертификатом ФНС или физлицо с сертификатом КЭП + МЧД (вид Организация или Физическое лицо).

При первичной подаче Заявления необходимо подготовить комплект бумажных документов и передать в УЦ 1С – список необходимых документов приведён в Заявлении. Заявление не будет принято, пока не будут получены печатные документы. Продление же сертификата можно оформить в электронном виде. В обоих случаях, по окончании обработки заявки и обновления её статуса, сертификат будет получен и установлен в системное хранилище сертификатов 1С автоматически. Сертификат, полученный через сервис 1С: Подпись, пригоден для подписания документов, для отправки регламентированной отчетности в 1С, работы с государственными ИС маркировки (Честный знак и др.), но не пригоден для участия в торгах на электронных площадках. Сертификат ФНС руководителя (подпись генерального директора) можно получить на сайте ФНС в единственном экземпляре!

Примечание: Для сдачи регламентированной отчетности через сервис 1С-Отчетность, главный бухгалтер должен иметь соответствующую МЧД, подписанную ЭЦП генерального директора! В настоящее время прорабатывается дистанционное подписание отчетности генеральным директором.

3. Сервисы 1С-ЭДО для обмена с контрагентами

Электронный обмен документами становится обязательной опцией в операциях, например, с прослеживаемостью импортного товара, с маркировкой товаров и др. Соответствующая функциональность включается флагом Сервисы ЭДО. Рассмотрим а) порядок подключения к сервису и б) порядок выполнения основных операций по обмену с контрагентами.

4. Как подключить организацию?

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО и входящий трафик является бесплатным. Исходящий трафик является платным – используются гибкие тарифы.

Регистрация выполняется Помощником подключения ЭДО:

· Учетные записи ЭДО – кн. Создать или

· список Организации – кн. ЭДО – Подключить организацию.

Шаг 1. В первом шаге Помощника заполнить поля, выбрать ЭЦП, обычно генерального директора. Кн. Получить новый – выбрать оператора ЭДО, у которого вы планируете регистрироваться, например, Такском, Калуга Астрал и др. Кн. Далее.

Шаг 2. Ввести почтовый email.ru адрес, куда будут приходить уведомления. По ссылке Настроить включить все виды уведомлений. Заполнить другие поля, включить флаг Соглашаюсь и —> кн. Подключить.

Шаг 3. Перед отправкой заявления будет запрошен пароль ЭЦП – Окно аутентификации с кн. Подписать.

Шаг 4. Помощник выводит этапы обработки заявления, которое завершается созданием учетной записи ЭДО организации.

Откройте созданную запись. Она содержит Идентификатор абонента – код для организации. Этот код запрашивают контрагенты в приглашениях. Теперь все готово для обмена документами через выбранного оператора ЭДО.

5. Рабочее место Текущие дела ЭДО

Действия по обмену отображаются и выполняются в р/м Текущие дела ЭДО раздела Главная. Откройте его. По кн. Еще – Открыть новый интерфейс ЭДО можно переключиться на упрощенный интерфейс ЭДО. В статье описывается полный интерфейс ЭДО, освоение которого способствует большему пониманию работы с ЭДО.

6. Как пригласить контрагента к обмену?

1. Выбрать контрагента. В программах ERP, УТ-11, КА в карточку контрагента в 1С можно перейти через карточку партнёра. Далее…

2. В карточке контрагента в 1С выбрать кн. ЭДО – Пригласить к обмену электронными документами.

3. В окне Отправка приглашения заполнить предлагаемые поля. Если вы не знаете Оператора контрагента, то можно переключиться на поле Идентификатор ЭДО, который надо уточнить у ответственного лица контрагента. Далее кн. Отправить.

4. В окне аутентификации ввести пароль своей ЭЦП и ОК. Приглашение будет отправлено.

5. Перейти в р/м Текущие дела ЭДО. Отправленное приглашение отобразится в папке Ждем согласия.

7. Как принять приглашение от контрагента?

1. Перейти в р/м Текущие дела ЭДО.

2. —> кн. Отправить и получить. В окне аутентификации ввести пароль ЭЦП.

3. Все поступившие приглашения отобразятся в папке Требуется согласие.

4. Если вы соглашаетесь с приглашением, то —> кн. Принять и в окне аутентификации ввести пароль ЭЦП.

5. Перейти к Настройкам ЭДО в нижней части дел – там будет сделана соответствующая запись о настройках обмена с данным контрагентом.

8. Как отправить документ продажи 1С?

1. Открыть документ Реализация товаров и услуг с контрагентом. Обмен организация-контрагент должен быть предварительно настроен.

2. —> кн. ЭДО – Просмотреть электронный документ. Откроется форма электронного документа.

3. На форме —> кн. Подписать и отправить.

4. В окне аутентификации ввести пароль ЭЦП и кн. Подписать. Документ будет отправлен контрагенту.

9. Как получить документ покупки и отразить его в учете?

Первая часть задачи – получить и отписаться контрагенту о получении:

1. Перейти в р/м Текущие дела ЭДО.

2. —> кн. Отправить и получить. В окне аутентификации ввести пароль ЭЦП.

3. Поступившие документы отобразятся в группе Входящие – в папках Отразить в учете и Утвердить.

4. Перейти в папку Утвердить для подписания документа.

5. Открыть его двойным щелчком мыши – ознакомиться с документом.

6. Если нет ошибок, то —> кн. Утвердить. В окне аутентификации ввести пароль ЭЦП. Контрагенту уйдет документ, подписанный ЭЦП. Вторая часть задачи — отразить документ в своем учете. Здесь возможен случай, когда не вся номенклатура табличной части полученного документа сопоставилась с номенклатурой вашей базы. Рассмотрим именно такой случай. Вся последующая последовательность действий инициируется из папки Отразить в учете:

7. Перейти в эту папку.

8. Отобразится кн. ! Сопоставить номенклатуру!. А в строке документа (справа) в колонке «Отражение в учете» появится ссылка ! Сопоставить номенклатуру! Перейти по этой ссылке/кнопке.

9. В открывшемся окне Сопоставление номенклатуры есть возможность а) выбрать номенклатуру своей базы либо б) «Создать по данным контрагента». Во втором случае откроется карточка создания номенклатуры, которую надо дозаполнить и сохранить!

10. По окончании п.9, в окне Сопоставление номенклатуры —> кн. Сохранить и закрыть.

11. В строке документа (справа) в колонке «Отражение в учете» обновится ссылка на + Создать документы! Перейти по этой ссылке/кнопке.

12. В следующем окне Подбор документов учета есть две кнопки: а) кн. Создать создаст новый документ на основе электронного документа, б) кн. Подобрать позволит подобрать из существующих, если он был ранее создан вручную.

13. По окончании создания учетного документа, в строке документа (справа) в колонке «Отражение в учете» обновится ссылка уже на созданный документ! Варианты: а) —> кн. Провести документы либо б) открыть карточку электронного документа, а из неё открыть по ссылке учетный документ и выполнить проведение вручную. Во втором случае документ можно дозаполнить, например, указать договор и т.д.

14. Для завершения операций в папке Отразить в учете следует изменить состояния электронного документа с «Ожидается подтверждение оператора» на «Завершен»: из карточки электронного документа —> кн. Обновить и в начавшемся обмене ввести пароль аутентификации ЭЦП.

10. Внутренний электронный документооборот 1С-ЭДО

Возможность передавать и подписывать документы в электронном виде позволяет, как оптимизировать систему бизнес-процессы компаний, так и снизить расходы на бумагу и расходные материалы. Список документов для внутреннего ЭДО в 1С предопределён: приходный кассовый ордер, перемещение ТМЦ, сборка/разборка товаров, авансовый отчет, часть производственных документов и многие другие. Соответствующая функциональность включается флагом Использовать внутренние электронные документы.

Рассмотрим мероприятия и настройки, которые следует выполнить.

11. Чем подписывать внутренние документы?

Их можно подписывать сертификатом КЭП или простой электронной подписью (ПЭП). Считается, что любой пользователь информационной базы с логином и паролем имеет ПЭП. Для сотрудников с ПЭП потребуется выполнить дополнительные организационные мероприятия и отобразить их в системе:

· Перейти в список Организации – кн. ЭДО – Настройка внутреннего ЭДО. В открывшемся окне по кн. Оформить документы следует сформировать:

1) Положение об использовании ПЭП. При сохранении формы автоматом будет создан комплект документов, который надо распечатать и заверить у руководителя организации.

2) Уведомление об использовании ПЭП. Надо включить в список необходимых подписантов и сохранить форму. Появится печатная форма уведомления, которую надо распечатать, а затем ознакомить ответственных сотрудников.

12. Как задать маршруты подписания?

Если списки подписантов–пользователей заранее известны и неизменны, то их можно объединять в маршруты. И подписантам, указанным в маршруте, будут разосланы уведомления. Можно использовать два предопределенных маршрута: Указывать при создании документа и Одной доступной подписью. Другие настраиваются по ссылке Маршруты подписания в разрезе организаций

13. Как настроить внутренние документы?

Это важная настройка. Она вызывается кн. ЭДО – Настройка внутреннего ЭДО из списка или карточки организации в 1С. Что надо сделать:

· Установить вид электронной подписи: ПЭП или КЭП.

· Отобрать документы и их печатные формы. Список документов для внутреннего ЭДО предопределён. Печатная форма, выбранная по умолчанию, будет использована как форма внутреннего электронного документа.

· Для каждого документа определить маршрут подписания, например, Указывать при создании документа.

После завершения всех перечисленных выше настроек на формах электронных документов будет отображаться кн. Подписать. Нажатие этой кнопки добавляет голубой штамп визуализации электронной подписи (вкладка Содержимое). На вкладке Подписи можно просмотреть установленные и ждущие подписания электронные подписи.

14. Как настроить рассылку уведомлений?

Для рассылки уведомлений подписантам по маршруту, необходимо подключить систему взаимодействия — сервис 1С-Диалог:

1) НСИ и администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – кн. Подключить.

2) В помощнике подключения ввести любой почтовый email.ru адрес, на который придет код регистрации, + кн. Зарегистрировать.

3) В помощнике подключения ввести полученный на почту код + кн. Зарегистрировать.

4) Всё – информационная база подключена к сервису 1С-Диалог (бесплатно).

Теперь уведомления от бота 1С-ЭДО, будут всплывать у подписантов. Документ в уведомлении можно открыть, подписать, отклонить, аннулировать. Все уведомления можно просмотреть нажатием на значок «звоночек» в правом верхнем углу окна приложения 1С.

15. Как работать с документами по внутреннему ЭДО?

Предварительно выполните все настройки, перечисленные выше. Для примера:

· В список подписантов в Уведомлении об использовании ПЭП включите себя и другого пользователя, например, Соколов М.И.

· В список документов включите один документ Перемещение товаров и его печатную форму Требование-накладная (М-11).

16. Запуск документа по внутреннему ЭДО — пример

1. Перейдите в список документов перемещения в 1С и откройте карточку документа Перемещение товаров.

2. Нажмите кн. ЭДО – Просмотреть электронный документ.

3. В сформированной форме, в маршрут включите себя и второго подписанта Соколов М.И. Пользователь, инициирующий маршрут, должен стоять первым подписантом.

4. Нажмите кн. Подписать. Будут выполнены два действия:

· документ будет подписан вашей простой подписью с голубым штампом;

· документ будет отправлен на подписание подписанту Соколов М.И.

5. Зайдите в систему под пользователем Соколов М.И. К нему придет документ со статусом Требуется подписание. Он может увидеть его в следующих местах:

· в всплывающем уведомлении от бота 1С-ЭДО;

· из р/м Текущие дела ЭДО – раздел Исходящие – папка Подписать;

· непосредственно открыв документ и нажав кн. ЭДО – Просмотреть электронный документ. После подписания на форме электронного документа отобразится статус Завершен.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *