Что не является справочником в системе 1с

Справочники

Справочники — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, перечень товаров, список поставщиков или покупателей.

Структура справочника

Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием. Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов, при котором она самостоятельно может генерировать код для нового элемента справочника. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами:

Помимо кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент. Например, для товара это может быть информация об артикуле, упаковке и т. п. Набор такой информации является одинаковым для всех элементов конкретного справочника, и для ее хранения служат реквизиты справочника:

Кроме этого, каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных элементов справочника. Например, для каждого сотрудника в справочнике Физические лица это может быть контактная информация или информация о составе семьи, образовании. Для хранения подобных данных служат табличные части справочника:

Справочники могут поддерживать иерархическое расположение элементов. Например, в справочнике Номенклатура могут быть созданы группы: Бытовая техника, Обувь, Продукты и т. д., в которых располагаются элементы, относящиеся к этим группам. Кроме того группы справочника могут включать в себя и другие группы, создавая тем самым многоуровневую иерархическую структуру.

В справочниках возможен и другой вид иерархии, при котором элементы справочника будут относиться не к группам, а к другим элементам этого же справочника. Такой вид иерархии может использоваться, например, при создании справочника Задачи, где одна задача может включать в себя несколько других задач.

Разные справочники могут находиться в состоянии подчинения, т. е. элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника. Например, справочник Кассы может быть подчинен справочнику Организации. Тогда при оформлении кассовых документов для некоторой организации можно будет выбрать кассу не среди всех имеющихся в программе касс, а среди касс, существующих только в этой организации:

Справочники допускают также создание предопределенных элементов, которые существуют в справочнике всегда, вне зависимости от действий пользователя. Такие элементы справочника создаются разработчиком при разработке прикладного решения и не могут быть удалены или перемещены пользователем.

Например, если в основном прикладное решение будет внедряться на предприятиях одного государства, России, в справочник Страны мира сразу же можно добавить предопределенный элемент Россия, поскольку он понадобится подавляющему большинству пользователей.

Формы справочника

Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в справочнике, система поддерживает несколько форм представления справочника. Система может автоматически генерировать все нужные формы справочника. Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию:

Форма списка

Для просмотра данных, содержащихся в справочнике, используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по справочнику, добавлять, помечать на удаление и удалять элементы и группы справочника, перемещать элементы и группы. Форма списка может представлять данные в иерархическом и не иерархическом виде и позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям:

Форма элемента

Для просмотра и изменения данных отдельных элементов справочника используется форма элемента. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде:

Форма группы

Система поддерживает отдельный вид формы для групп справочника. Это связано с тем, что, как правило, состав информации, относящейся к группе справочника, намного меньше, чем состав данных, имеющих отношение к отдельным элементам справочника:

Форма выбора, форма выбора группы

При различных действиях пользователя в прикладном решении возникает необходимость выбора конкретных элементов справочников. Это может потребоваться, например, при создании приходной накладной, в которой должны быть перечислены определенные товары. В этом случае система использует форму выбора справочника, которая, обычно, содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того, или иного элемента:

Кроме всех перечисленных форм, система поддерживает еще форму выбора группы справочника, предназначенную для выбора только среди групп, содержащихся в справочнике.

Макеты

Справочнику могут быть сопоставлены несколько макетов, содержащих данные, необходимые для обеспечения работы справочника:

Макеты могут использоваться для формирования печатных форм справочника или для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к справочнику.

Справочники в 1С: предназначение и примеры использования

В этой статье познакомимся с объектом конфигурации «Справочник»: поговорим о предназначении справочников и рассмотрим примеры использования.

Программный продукт «1С:Предприятие» применяется для решения учетных задач и автоматизации бизнес-процессов предприятия. Большое количество предприятий занимается торговой деятельностью, которая заключается в покупке определенных товаров по цене X (цена закупки) и последующей продаже этих товаров по цене Y = X + a (цена продажи), где «a» — какая-то наценка на товар.

Но за счет чего предприятие может продавать товары по ценам, которые выше цен закупки? Это возможно благодаря тому, что товары закупаются в большом количестве (оптом), а продаются небольшими порциями (мелкий опт или розница).
Такая организация процесса приводит нас к следующему выводу: информация об одном и том же товаре потребуется как минимум дважды: в первый раз когда мы этот товара покупаем, а во второй раз — когда этот мы этот товар продаем. А поскольку основная цель любого бизнеса — это прибыль, то продавать нужно много раз, то есть информация об одном и том же товаре потребуется при каждой продаже. И поэтому было бы удобно в системе сохранить список всех товаров, чтобы пользователи не печатали на клавиатуре каждый раз при продаже название товара, а выбирали товар из какого-то списка. Причем заранее пользователь не знает какие товары будет закупать организация, поэтому должна быть возможность добавлять в этот список произвольное количество товаров в любой момент времени.

Для создания таких списков и используется объект конфигурации «Справочник». Например, в справочниках можно хранить список сотрудников, список поставщиков и покупателей, список банков и т.д.

Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием.

Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов, при котором она самостоятельно может генерировать код для нового элемента справочника. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами:
Кроме кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент. Например, для товара это может быть информация об артикуле, упаковке и т.п. Набор такой информации является одинаковым для всех элементов конкретного справочника, и для ее хранения служат реквизиты справочника:

Кроме этого, каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных элементов справочника. Например, для каждого сотрудника в справочнике «Сотрудники» это может быть информация о составе семьи, образовании. Для хранения подобных данных служат табличные части справочника:
Если справочник предполагает хранение большого количества элементов (например, в справочнике «Номенклатура» могут храниться сотни тысяч и миллионы товаров), то возникает необходимость организовать удобную структуру справочника для более удобного поиска нужных элементов.

Для этого существует возможность включить для справочника иерархию:

Иерархия позволяет работать с элементами справочника подобно тому, как происходит работа с файлами в проводнике. В операционной системе файлы различных программ хранятся в разных папках:

Если бы все файлы хранились в общей «куче», ориентироваться в огромном количестве файлов было бы крайне неудобно.

Если для справочника включена иерархия, то появляется возможность создавать элементы двух видов: «Группа» (аналог папки в проводнике) и «Элемент» (аналог файла в проводнике).

Например, в справочнике «Номенклатура» могут быть созданы группы: «Детские игрушки», «Для дома», «Спортивный инвентарь» и т.д., в которых располагаются элементы, относящиеся к этим группам. Кроме того группы справочника могут включать в себя и другие группы, создавая тем самым многоуровневую иерархическую структуру:

В справочниках возможен и другой вид иерархии, при котором элементы справочника будут относиться не к группам, а к другим элементам этого же справочника. Такой вид иерархии может использоваться, например, при создании справочника Задачи, где одна задача может включать в себя несколько других задач.

Разные справочники могут находиться в состоянии подчинения, т.е. элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника. Например, справочник «Договоры» может быть подчинен справочнику «Контрагенты». Тогда при оформлении документов для некоторого контрагента можно будет выбрать договор не среди всех имеющихся в программе договоров, а среди договоров только выбранного в документе контрагента:

Справочники допускают также создание предопределенных элементов, которые существуют в справочнике всегда, вне зависимости от действий пользователя. Такие элементы справочника создаются разработчиком при разработке прикладного решения и не могут быть удалены или перемещены пользователем.

Например, в справочнике контрагенты уже на этапе создания справочника можно определить некоторые группы для удобства работы пользователей: «Покупатели», «Поставщики», «Прочее», а также создать элемент справочника «РозничныйПокупатель», который будет использоваться при продаже товаров в розницу:

Как справочники хранятся в базе данных

В простейшем случае справочник представляет собой в базе данных таблицу, с заранее определенными колонками «Код» и «Наименование». Каждый элемент справочника — это строка из этой таблицы. Для того, чтобы для строк в таблице хранить какие-то дополнительные сведения (например, для контрагентов хранить «УНП» и «Дату регистрации») , нужно добавить в таблицу новые колонки. Чтобы добавить новые колонки в таблицу используются как раз Реквизиты:

Иерархический справочник также представлен в базе в виде таблицы, где кроме колонок «Код» и «Наименование» есть ещё 2 колонки: «ЭтоГруппа» (да/нет — признак, указывающий на то, групповой это элемент или нет) и «Родитель» (вышестоящий элемент справочника по иерархии):

Таким образом, в данной статье мы познакомились с объектом конфигурации «Справочники», рассмотрели примеры использования и работы с ними, а также разобрали как справочники хранятся в базе данных.

Тема 2.Справочники программы «1с:Бухгалтерия»

Справочники конфигурации «1С: Бухгалтерии» предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и др.

С их помощью можно проводить аналитический учет на счетах и вводить различную информацию в первичные документы.

Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто.

Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода операций и документов.

Некоторые реквизиты справочников являются ПЕРИОДИЧЕСКИМИ. Значения этих реквизитов зависят от даты ввода этих значений. Например, в справочнике «СОТРУДНИКИ» одним из периодических реквизитов является реквизит «ОКЛАД». В типовой конфигурации редакции 4.0 для работы с периодическими реквизитами справочников присутствует кнопка «ИСТОРИЯ», которая позволяет вывести для просмотра и редактирования всю историю данного периодического реквизита.

Справочник ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ используется для ведения аналитического учета в разрезе подразделений на счетах 20 – ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО, 25- ОБЩЕПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ, 26 – ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕН-НЫЕ РАСХОДЫ, 79 – ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ и др.

Для этого в справочник по усмотрению данной организации вносятся наименования подразделений, например, АДМИНИСТРАЦИЯ, ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО и т. д. Справочник – одноуровневый, т.е. подразделения нельзя объединять в группы. Он вызывается командой СПРАВОЧНИКИ – ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ главного меню.

В справочнике два столбца – КОД (обычно – порядковый номер) и НАИМЕНОВАНИЕ.

Слева – панель кнопок. Основными из них являются: ВВОД НОВОЙ СТРОКИ; Ее следует нажать при занесении нового подразделения; ИЗМЕНИТЬ (ОТКРЫТЬ) СТРОКУ. Кнопка открывает уже заполненную активную

( подсвечиваемую курсором) строку для внесения в нее изменений.

ВЫБРАТЬ ДАННУЮ СТРОКУ: кнопка нажимается при необходимости ввода какой – либо строки (вида подразделения) в тот или иной документ.

Кнопка пометки строк, удаляемых по какой либо причине .

СПРАВОЧНИК «СОТРУДНИКИ» предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. В типовой конфигурации для справочника предусмотрена трехуровневая структура, т.е. сотрудников в справочнике можно объединять в произвольные группы и подгруппы.

В типовую конфигурацию включен набор документов, предназначенный для обслуживания справочника «СОТРУДНИКИ». К ним относятся: ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ; ПРИКАЗ О КАДРОВЫХ ИЗМЕНЕНИЯХ; ПРИКАЗ ОБ ИЗМЕНЕНИИ ОКЛАДОВ; ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ.

Все документы по учету кадров группируются в журнале «ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ», (вызывается командой ЖУРНАЛЫ – КАДРЫ главного меню).

В нижней части справочника расположены кнопки, позволяющие получить информацию по выбранному (выделенному курсором) сотруднику (ОТЧЕТ ПО СОТРУДНИКАМ). Или по всем сотрудникам (ОТЧЕТ ПО ВСЕМ СОТРУДНИКАМ), а также оформить документы по новому приему (НОВЫЙ ПРИКАЗ).

Слева расположена панель кнопок. Так как справочник – трехуровневый, то в нем имеется кнопка «НОВАЯ ГРУППА», при нажатии которой в окне СПИСОК СОТРУДНИКОВ формируется новая группа (папка), куда заносится группа сотрудников, и кнопка — «УСТАНОВКА РЕЖИМА ВЫВОДА СПИСКА ПО ГРУППАМ» В зависимости от ее включения или выключения в окне выводятся только папки или весь список сотрудников.

Запись сведений о новом сотруднике можно производить нажатием кнопки ЗАПИСЬ НОВОЙ СТРОКИ. При этом появляется окно СВЕДЕНИЯ О СОТРУДНИКЕ: НОВЫЙ с пятью закладками. В первой закладке вводятся общие сведения о сотруднике, во второй – установленный ему оклад, в последней – его паспортные данные.

ВВОД РЕКВИЗИТОВ НОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ. Реквизиты вводятся в окно СПИСОК КОНСТАНТ, вызываемое командой ОПЕРАЦИИ – КОНСТАНТЫ. Строго говоря, это окно не относится к справочникам. Однако, во-первых, его заполнение производится тоже в начале деятельности предприятия, и во – вторых, оно заполняется после ввода реквизитов руководителя, главного бухгалтера и кассира предприятия.

СПРАВОЧНИК «КОНТРАГЕНТЫ». Контрагенты – один из видов субконто. Контрагентом является всякое физическое или юридическое лицо, вступающее в хозяйственные отношения с нашим предприятием «МАРИНА». К контрагентам относятся: учредители предприятия; поставщики основных средств, инструментов и сырья; покупатели готовой продукции и др. Реквизиты всех этих юридических и физических лиц должны быть занесены в справочник КОНТРАГЕНТЫ.

Справочник используется для выписки первичных документов и ведения аналитического учета на счетах. Он является трехуровневым, т. е. Все контрагенты могут объединяться по группам и подгруппам. Эту возможность следует использовать, создавая группы контрагентов, так как при этом облегчается поиск нужного контрагента.

Справочник вызывается командой главного меню СПРАВОЧНИКИ – КОНТРАГЕНТЫ. При этом появляется окно с заголовком СПИСОК КОНТРАГЕНТОВ, состоящее из двух частей. В левой части помещается дерево контрагентов, в правой – таблица.

Самым левым столбцом таблицы выводится значок, определяющий одно из состояний данного объекта: объект является группой (значок – желтая папка с крестиком); объект не является группой (не содержит подобъектов. Значок – синяя папка).

Следующими столбцами являются КОД, куда заносится код контрагента, КОНТРАГЕНТ, в который заносится группа, к которой относится контрагент : Учредители, Покупатели, Поставщики, или: юридические лица, физические лица и т. п. Разбивку по группам производит произвольно пользователь. В следующий столбец ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ заносится полное наименование контрагента. В боковой или верхней части окна расположены кнопки, аналогичные кнопкам окна СПИСКИ СОТРУДНИКОВ.

В процессе заполнения сведений о контрагентах система может давать сообщения о неправильности номеров счетов или БИК. Студент не обращает внимания на эти сообщения.

Если в процессе дальнейшей работы нам необходимо внести исправления в сведения о контрагенте, мы вызываем командой СПРАВОЧНИКИ – КОНТРАГЕНТЫ список контрагентов, нажимаем кнопку (или просто дважды щелкаем около интересующего нас контрагента левой клавишей мыши), открывая этим окно СВЕДЕНИЯ О КОНТРАГЕНТЕ и вносим необходимые изменения.

. СПРАВОЧНИК « БАНКОВСКИЕ СЧЕТА» предназначен для хранения информации о банковских счетах вашей организации. Информация

из справочника используется для подстановки банковских реквизитов в различные документы. Кроме того, справочник используется для ведения аналитического учета на счете 51 – РАСЧЕТНЫЙ СЧЕТ. Это позволяет вести

учет наличия и движения денежных средств на нескольких банковских счетах.

Для ввода информации о новом банковском счете нужно открыть форму для ввода нового элемента справочника. Форма открывается командой ДЕЙСТВИЯ – НОВЫЙ главного меню или нажатием кнопки ВВОД НОВОЙ СТРОКИ в окне справочника.

Форма ввода нового элемента имеет две закладки. На первой закладке РЕКВИЗИТЫ СЧЕТА собраны те сведения о банковском счете, которые используются при печати платежных документов.

Реквизит РАБОЧЕЕ НАИМЕНОВАНИЕ – это «внутреннее» название банковского счета, например, « Главный», «Дополнительный» и т. д.

БАНК, В КОТОРОМ ОТКРЫТ СЧЕТ –указывается выбором из справочника БАНКИ (Нажатием кнопки с тремя точками справа от графы вызывается окно БАНКИ). БАНК – КОРРЕСПОНДЕНТ В СЛУЧАЕ НЕПРЯМЫХ РАСЧЕТОВ. Если банковский счет вашей организации открыт в филиале головного банка, или расчеты ведутся через другой банк, с которым банк организации поддерживает корреспондентские отношения, в этом реквизите следует указать этот банк – корреспондент, также выбрав его из справочника БАНКИ.

РЕКВИЗИТЫ КОРРЕСПОНДЕНТА («ПЛАТЕЛЬЩИК» ИЛИ ПОЛУЧАТЕЛЬ»). В этом реквизите выводится текст, который будет выставляться в платежном документе. По умолчанию текст формируется автоматически из ИНН и наименования организации.

Кнопка ОБРАЗЕЦ. Нажатие этой кнопки формирует «образцовое» платежное поручение для проверки правильности указания банковских реквизитов организации.

На закладке ДОПОЛНИТЕЛЬНО вводятся дополнительные сведения о банковском счете. Они используются, в основном, при печати справок о банковских счетах.

СПРАВОЧНИК «ВИДЫ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ) применяется для ведения аналитического учета на счетах 20 – ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО, 40 – ВЫПУСК ПРОДУКЦИИ, 90.1 – ВЫРУЧКА, 90.2 – СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДАЖ, 90.3 – НДС. Каждый вид деятельности в справочнике описывается значениями реквизитов: Код, Наименование, Тип номенклатуры.

В реквизите НАИМЕНОВАНИЕ рекомендуется указывать наименование вида деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг ( ОК 004-93, утвержден постановлением Госстандарта РФ от 6 августа 1993г. №17).Реквизит ТИП НОМЕНКЛАТУРЫ может принимать одно из указанных ниже значений: ТОВАР, ПРОДУКЦИЯ, УСЛУГА, РАБОТА. Для выбора из этого перечисления нужно активизировать графу, два раза щелкнуть мышью и нажать появившуюся кнопку с тремя точками.

СПРАВОЧНИК «НОМЕНКЛАТУРА». Номенклатура – это перечень выпускаемой предприятием продукции. Она является одним из видов субконто в счетах 43,45. Список значений этого вида субконто представлен в справочнике «НОМЕНКЛАТУРА», который служит для хранения перечня выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг и товаров для перепродажи. Справочник вызывается командой СПРАВОЧНИКИ –НОМЕНКЛАТУРА главного меню. Он используется для ведения аналитического учета, в частности, на счетах 43- ГОТОВАЯ ПРОДУКЦИЯ, 45- ТОВАРЫ ОТГРУЖЕННЫЕ, а также при выписке первичных документов: счетов, накладных, счетов – фактур и т. д. В справочнике НОМЕНКЛАТУРА

предусмотрена поддержка трехуровневой иерархии, т. е. Номенклатуру можно объединять в произвольные группы и подгруппы. По кнопке АНАЛИЗ СУБКОНТО «НОМЕНКЛАТУРА» можно построить отчет АНАЛИЗ СУБКОНТО как для группы справочника, так и для отдельно взятой номенклатурной единицы. По кнопке ИСТОРИЯ можно просмотреть и изменить значения периодических реквизитов выбранной номенклатурной единицы. Каждая номенклатурная единица описывается набором реквизитов, заполняемых в форме элемента справочника (Кнопка НОВАЯ ЗАПИСЬ). Реквизит ТИП определяет тип номенклатурной единицы. Им может быть одно из значений, задаваемых в перечислении ТИПЫ НОМЕНКЛАТУРЫ: ТОВАР: ПРОДУКЦИЯ: РАБОТА: УСЛУГА.

СПРАВОЧНИК «СТАТЬИ ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО». Справочник предназначен для учета затрат на производство продукции, выполнения работ, оказания услуг в разрезе отдельных статей затрат и используется для аналитического учета на счетах 20 – ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО и28 – БРАК В ПРОИЗВОДСТВЕ.

Справочник имеет трехуровневую структуру т.е. статьи затрат на производство в произвольные группы и подгруппы.

Перечень статей затрат в справочнике формируется организацией самостоятельно с любой степенью детализации. Каждый элемент справочника описывается значениями реквизита НАИМЕНОВАНИЕ.

Примерная номенклатура статей затрат на производство: Сырье и материалы; Покупные изделия, полуфабрикаты; Топливо и электроэнергия на технологические цели; Заработная плата производственных рабочих; Общепроизводственные расходы; Общехозяйственные расходы; Коммерческие расходы ( расходы на продажу). Установленные элементы затрат будут учитываться при формировании финансового результата работы предприятия.

КЛАССИФИКАТОР «ЕДИНЫХ НОРМ АМОРТИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ ФОНДОВ» (ЕНАОФ). Классификатор не является справочником «1С: Бухгалтерии», так как в него нельзя вводить информацию. Скорее это перечисление процентов годовой амортизации для различных видов основных фондов.

Классификатор – трехуровневый. Все основные средства сгруппированы в нем по группам, которые, в свою очередь разбиты на подгруппы. Его таблица состоит из пяти столбцов. В первом столбце помещены иконки групп (или подгрупп), во втором – шифр основного фонда, в третьем – наименование группы, подгруппы или основного фонда, в четвертом – норма амортизации. Для начисления амортизации следует раскрыть группу (например, МАШИНЫ и ОБОРУДОВАНИЕ), затем подгруппу (Например, ВЫЧИСЛИТЕЛЬНУЮ ТЕХНИКУ), выбрать нужный вид вычислительной техники и нажать кнопку ВЫБОР СТРОКИ.

МЕСТА ХРАНЕНИЯ МПЗ. Справочник предназначен для ведения списка мест хранения материально – производственных запасов (МПЗ) и используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 07 – ОБОРУДОВАНИЕ К УСТАНОВКЕ»,10 – « МАТЕРИАЛЫ», 21«ПОЛУФАБРИКАТЫ СОБСТ-ВЕННОГО ПРОИЗВОДСТВА», 40 – « ВЫПУСК ПРОДУКЦИИ», 41 – «ТОВАРЫ» (субсчета 41.1,….41.4) , 43 – «ГОТОВАЯ ПРОДУКЦИЯ», 002 – «ТОВАРНО –МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ, ПРИНЯТЫЕ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ», 003 – «МАТЕРИАЛЫ, ПРИНЯТЫЕ В ПЕРЕРАБОТКУ», и 006 – «БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ».

Справочник организован в виде списка мест хранения. Каждый элемент характеризуется КОДОМ, НАИМЕНОВАНИЕМ МЕСТА ХРАНЕНИЯ (СКЛАДА) и МАТЕРИАЛЬНО – ОТВЕТСТВЕННЫМ ЛИЦОМ.

Внутренний учетный код присваивается автоматически. В реквизите НАИМЕНОВАНИЕ указывается наименование мест хранения.

Новая запись производится кнопкой ВВОД НОВОЙ СТРОКИ.

Справочник СТАТЬИ ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО. Предназначен для учета затрат на производство продукции, выполнения работ в разрезе отдельных статей затрат и используется для аналитического учета на счетах 20 – ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО и 28 – БРАК В ПРОИЗВОДСТВЕ. Справочник имеет трехуровневую структуру, т.е. статьи затрат можно объединять в группы и подгруппы.

Перечень списка статей затрат формируется каждой организацией самостоятельно.

Каждый элемент справочника описывается значениями реквизита НАИМЕНОВАНИЕ. В этом реквизите указывается конкретная статья аналитического учета.

Примерная номенклатура статей затрат на производство: Сырье и материалы; Покупные изделия; Заработная плата производственных рабочих; Отчисления на социальные нужды; Общепроизводственные расходы; Общехозяйственные расходы;

Установленные элементы затрат будут учитываться при формировании финансового результата документом ЗАКРЫТИЕ МЕСЯЦА

Справочник. СТАТЬИ ОБЩЕПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАТРАТ

Справочник применяется для ведения списка видов общепроизводственных расходов организации и для ведения аналитического учета на счете 25 – ОБЩЕПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ.

Примерная номенклатура общепроизводственных затрат: Содержание аппарата управления подразделения; Содержание прочего персонала подразделения; Амортизация зданий, сооружений, инвентаря; и т.п.

Справочник СТАТЬИ ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕННЫХ ЗАТРАТ.В этом справочнике ведется список видов общехозяйственных затрат организации. Он используется для ведения аналитического учета на счете 26 –ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ. Справочник трехуровневый. Примерная номенклатура статей общехозяйственных затрат:

Заработная плата аппарата управления организацией; Амортизация основных средств; Налоги, сборы и прочие обязательные налоги и отчисления, и т. п.

3.2. Справочники

Справочники в программе предназначены для работы с постоянной и условно-постоянной информацией и служат для накопления и хранения внутрифирменных классификаторов. Также справочники обычно используют для построения аналитического учета. Обычно справочниками являются списки товаров, материалов, контрагентов, сотрудников и т. д.

Информация, хранящаяся в справочниках, может, если это не запрещено правами конкретного пользователя или особенностями конфигурации, редактироваться в процессе работы с программой. То есть могут водиться новые записи, редактироваться или удаляться существующие.

Существует два варианта работы со справочниками – просмотр и редактирование элементов справочника, либо выбор существующих элементов справочника.

В режиме просмотра и редактирования справочник открывается при помощи главного меню программы «Справочники» путем выбора строки с соответствующим названием справочника. При вводе значений констант, реквизитов документов или реквизитов других справочников используется режим выбора. В этом режиме выбор требуемого элемента справочника производится путем установления курсора на необходимый элемент справочника и нажатием клавиши «Enter».

В конфигурациях системы «1С: Предприятие», в том числе «Торговля+Склад», возможно создавать справочники, состоящие из нескольких уровней – до десяти уровней вложенности. Создавать, так называемое «дерево» справочника, ветвями в котором будут соответствующие уровни и элементы справочника. Использование таких многоуровневых справочников позволяет организовать хранение и дальнейшее использование в аналитических отчетах информацию с той степенью детализации, которая необходима на том или ином предприятии. В системе «1С: Предприятие» существует механизм организации подчиненных справочников, связанных между собой. Данный механизм позволяет организовать взаимосвязь между элементами разных справочников. Например – справочник контрагентов и справочник банковских счетов или справочник договоров. Т. е. у каждого элемента справочника контрагентов (справочника-владельца) существует свой подчиненный справочник, каждый элемент которого (банковский счет, договор и т. п.) связан с соответствующим элементом справочника-владельца. При работе в окне подчиненного справочника набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника-владельца. Например, если в окне справочника организаций курсор установлен на конкретном элементе справочника (конкретной организации), то в подчиненном ему справочнике договоров будут выведены только договоры текущей организации.

Справочник «Контрагенты» служит для учета взаиморасчетов и для оформления документов с контрагентами, в нем накапливается информация о них. В понятие Контрагент включаются поставщики и покупатели, организации и частные лица.

Конфигурация «Торговля+Склад» предусматривает возможность оформления в качестве контрагента собственного юридического лица. Эта возможность предназначена для оформления хозяйственных операций между собственными юридическими лицами. Что бы вызвать Справочник для ввода или редактирования информации необходимо из пункта главного меню «Справочники» выбрать строку «Контрагенты».

В появившейся форме Справочника отображаются две области. В левой части формы представлена структура сгруппированности элементов данного Справочника, так называемое дерево групп. А в правой части формы представлены собственно сами элементы Справочника «Контрагенты», в т. ч. названия групп, заданных пользователями программы.

Вид контрагента может принимать одно из трех значений: «Стороннее юридическое лицо», «Физическое лицо» или «Собственное юридическое лицо».

В зависимости от назначенного вида контрагента изменяется та информация, которая отображается в форме контрагента. Представление контрагента возможно редактировать и изменять. Это дает возможность оформлять документы с одним контрагентом от имени разных юридических и физических лиц (меняя его представление в печатной форме документов) без изменения итогов взаиморасчетов с данным контрагентом.

Программа предоставляет возможность самостоятельно сгруппировывать Контрагентов по любым группам классификатора справочника, например, «Поставщики», «Покупатели», «Реализаторы», «Свои фирмы».

В форме редактирования элемента Справочника «Контрагенты» существует четыре закладки – «Основные», «Договор взаиморасчетов», «Банковский счет» и «Прочее». Однако при перемещении пользователя по закладкам верхняя часть формы Справочника, в которой заданы наименование контрагента, внутренний код и его вид, остается неизменной и не принадлежит ни одной из существующих закладок.

По закладке «Основные» пользователем задается информация о реквизитах контрагента таких как: для юридических лиц – наименование юридического лица, официальное название, используемое в печатных формах документов, ИНН/КПП организации, телефоны, код по ОКПО, юридический и фактический адреса; для физических лиц – фамилия, имя, отчество, ИНН, телефоны, реквизиты удостоверения личности, адреса прописки и фактического места жительства. Причем занесение информации об адресах юридического или физического лица происходит по кнопке <конверт>.

По закладке «Договор взаиморасчетов» определяются наименование основного договора из подчиненного справочника «Договоры взаиморасчетов», валюта взаиморасчетов по договору. Также здесь устанавливаются некоторые параметры по умолчанию, такие как – тип цен по умолчанию из справочника «Типы цен» («Закупочные», «Мелкооптовые», «Оптовые» или «Розничные»), скидка по умолчанию из справочника «Скидки», и условия предоставления кредита – срок и сумма кредита.

По закладке «Банковский счет» задается информация о банковских реквизитах организации или физического лица – наименовании счета из подчиненного справочника счетов, валюты счета, номера счета, банка, в котором открыт счет, банка-корреспондента (при непрямых расчетах). Также по данной закладке можно задать информацию о реквизитах получателя в печатной форме документа по кнопке <Заполнить> определив путем выбора соответствующих позиций галочками. Дополнительно возможно задать «Назначение платежа» для автоматической подстановки в платежные документы.

По закладке «Прочие» задается дополнительная информация о Контрагенте – регион, к которому принадлежит данный Контрагент, адрес его электронной почты и web-страница, идентификатор для XML-обмена и любая произвольная информация в виде комментария.

Один и тот же контрагент может иметь различные значения свойств, например, в качестве значения свойства можно выбрать такие свойства, как «Должники» и «Оптовые покупатели». Одно из видов свойств можно назначить, как основное свойство. Вид основного свойства назначается в главном меню программы «Сервис» пункт «Настройки параметров учета» по закладке «Свойства». С помощью группировки по значениям основного свойства можно проводить сравнительный анализ имеющихся данных.

С помощью кнопки <Поиск> можно осуществить поиск нужного контрагента, задав в ячейке «Подстрока для поиска» несколько символов, содержащихся в коде или наименовании нужного вам контрагента. В поле «Искать по» выбирается реквизит, по которому будет производиться поиск – «Код», «Наименование» или «Юридическое или физическое лицо». Поиск контрагента можно осуществить по краткому наименованию контрагента (наименование), по коду, по краткому наименованию юридического (физического) лица, указанного в форме контрагента, как основное. Для осуществления поиска необходимо выбрать параметр, по которому будет осуществляться поиск и ввести в подстроку для поиска текстовую информацию. Список отобранных контрагентов появится в таблице «Найденные элементы». Быстрый переход к нужному элементу Справочника «Контрагенты» из списка отобранных осуществляется кнопкой <Выбрать> или двойным нажатие мыши, при этом курсор перемещается на нужного контрагента.

Дополнительную информацию по любому элементу Справочника «Контрагенты» можно получить с помощью соответствующих кнопок диалога, расположенных внизу формы справочника («Договоры», «Банковские счета», «Свойства», «Взаиморасчеты», «Долги»):

По кнопке <Договоры> открывается список договоров, оформленных с контрагентом.

Внизу открывшейся формы списка для каждого договора можно просмотреть заданные для него параметры: тип цен, скидки, срок и сумму предоставляемого ему кредита. Здесь же отображается информация о текущем состоянии взаиморасчетов с контрагентом по договору.

По кнопке <Банковские счета> открывается список банковских счетов, принадлежащих контрагенту, и информация о них – наименование, валюта счета, номер счета и наименование банка, в котором данный счет открыт.

По кнопке <Свойства> можно просмотреть список свойств, назначенных данному контрагенту, с указанием вида свойства и назначенного ему значения данного свойства.

Кнопка <Взаиморасчеты> формирует отчет по взаиморасчетам с контрагентом по всем оформленным с ним договорам.

Кнопка <Долги> открывает для просмотра список документов, по которым для данного контрагента существует непогашенный долг – долг клиенту или его долг. Долг по документу выводится в валюте того договора, по которому он оформлен. В строке «Итоги» отображаются итоговые суммы долга.

В справочник номенклатуры заносится и накапливается информация обо всех товарно-материальных ценностях (ТМЦ) и услугах, которые реализует и оказывает предприятие. Справочник «Номенклатура» вызывается для ввода и редактирования информации через главное меню программы «Справочники» по пункту «Номенклатура». Представление справочника состоит из двух областей – в левой части представлена древовидная структура справочника в виде групп и вложенных подгрупп как ветвей дерева, а в правой – табличная часть, в которой представлены код товара или услуги, артикул, наименование.

В программе возможно самому организовать любую необходимую структуру справочника номенклатуры из групп и подгрупп. Справочник реализован пятиуровневым.

При заполнении справочника номенклатуры используются дополнительные подчиненные и независимые справочники-классификаторы, такие как «Единицы измерения», «Свойства», «Номера ГТД», «Страны». Так, например справочник «Свойства» подчинен справочнику номенклатуры и взаимосвязан с каждым его элементом. При этом за каждым элементом справочника номенклатуры закреплено основное свойство. Вид основного свойства назначается в пункте главного меню программы «Сервис» через пункт «Настройка параметров учета» по закладке «Свойства». Дополнительно можно определить другие свойства для элемента справочника номенклатуры. Одна и та же позиция номенклатуры может иметь различные значения свойств, например, в качестве значения свойства можно выбрать такие свойства, как «Импортные» и «Отечественные». С помощью группировки по значениям основного свойства можно проводить сравнительный анализ данных. А элементы справочников «Единицы измерения», «Номера ГТД», «Страны» вносятся в единую структуру.

Все эти справочники вызываются для ввода и редактирования информации из пункта главного меню программы «Справочники» через подменю «Классификаторы». Данные справочники можно заполнить предварительно или в процессе ввода информации о номенклатуре или при создании документов.

Дополнительную информацию по позиции справочника номенклатуры можно получить с помощью соответствующих кнопок диалога:

По кнопке <Ценник> (<Этикетка>) можно распечатать ценник или этикетку для позиции номенклатуры, а по кнопке <Прайс> распечатать прайс-лист. Рядом с этой кнопкой слева расположена кнопка, с помощью которой производится выбор печатной формы – «Ценник», «Этикетка» или «Прайс».

C помощью кнопки <Остатки> возможно сформировать и посмотреть информацию о текущих остатках выбранной позиции номенклатуры. В появившейся форме можно выбрать вид аналитики по остаткам: на складах, фирмах, на складах и фирмах, в разрезе юридических лиц и управоенческой аналитики. Можно посмотреть также остаток партии купленных товаров и товаров, принятых на реализацию (партии в наличии). При выборе варианта показа остатков с аналитикой «партии, принятые на реализацию» формируются и показываются остатки партий комиссионных товаров, которые были реализованы, но за которые еще не отчитались перед комитентом (не был оформлен документ «Отчет комитенту»). При этом выводятся те документы реализации, по которым был реализован выбранный комиссионный товар. При выбранном варианте показа остатков с аналитикой «переданные на реализацию» формируются и выводятся остатки товара у комиссионеров. Над строкой с выбором аналитики остатков представлена информационная строка с наименованием выбранной позиции номенклатуры.

По кнопке <Справочники> вызывается выпадающее меню – «Единицы», «Цены», «Свойства», «Аналоги».

При выборе строки меню кнопки <Справочники> – «Свойства» можно просмотреть и отредактировать список свойств, назначенных данной позиции номенклатуры. В открывшейся форме представлена таблица, в колонках которой представлены – вид свойства, закрепленного за выбранным элементом справочника номенклатуры, и значение данного свойства.

По строке меню кнопки <Справочники> – «Аналоги» открывается форма для просмотра и редактирования со списком аналогов, определенных для данной позиции справочника номенклатуры, во внешних каталогах. В открывшейся форме представлены код и наименование аналога, каталог данного аналога и идентификатор в каталоге.

При выборе строки меню кнопки <Справочники> – «Единицы» происходит активация формы для просмотра и редактирования со списком единиц измерения, назначенных для данной позиции справочника номенклатуры. В активированной форме видны код единицы измерения по ОКЕИ, коэффициент пересчета в базовую единицу и штрих-код данной единицы измерения.

По строке меню кнопки <Справочники> – «Цены» можно посмотреть и отредактировать список цен, назначенных для выбранной позиции справочника номенклатуры.

C помощью кнопки <Копировать> можно скопировать текущую позицию справочника номенклатуры со всеми подчиненными ему справочниками.

По кнопке <Поиск> вызывается обработка для поиска элемента справочника номенклатуры по информационной подстроке. Поиск элемента справочника номенклатуры осуществляется по краткому наименованию (наименование), по коду или артикулу. Выбор соответствующего параметра, по которому будет осуществляться поиск производится путем выбора этого параметра в правом нижнем углу данной формы поиска – «Искать по:» и вводом в подстроку для поиска текстовой информации. Поиск осуществляется с помощью нажатия на кнопки <ENTER> или при нажатии на кнопку с изображением бинокля. Найденные позиции будут отобраны и сформированы в список найденных элементов справочника. Для быстрого перехода к нужному элементу справочника номенклатуры необходимо установить курсор на этот элемент и нажать на кнопку <Выбрать> или на кнопку <ENTER>. Курсор установится на выбранном элементе в справочнике «Номенклатура». История осуществляемых запросов сохраняется. При следующем поиске можно выбрать нужный вариант запроса из сохраненного списка, нажав на клавишу выбора. Что бы сразу открыть найденный элемент справочника номенклатуры для просмотра или редактирования можно нажав на кнопку <Открыть элемент>.

Во время подбора позиций номенклатуры в документ с помощью кнопки <Подбор> справочник «Номенклатура» открывается в режиме подбора. Окно подбора разделено на две части. В верхней части окна представлен список всех позиций из справочника номенклатуры, в нижней части экрана будет отображаться список из тех позиций, которые предварительно будут отобраны в документ.

В зависимости от установленного фильтра будут отображаться остатки позиций номенклатуры: по фирме, по конкретному складу, по юридическому лицу, по управленческой аналитике или по компании в целом. Изменить параметры установленного фильтра можно с помощью кнопки <Изменить фильтр>. В области формы «Отбор остатков по фильтру» задаются параметры фильтра – фирма, юридическое лицо, управленческая аналитика. При выборе параметра фильтра возможно также задать конкретное значение для данного параметра – фирму, юридическое лицо или управленческую аналитику. Дополнительно можно выбрать конкретный склад. Можно также очистить значения этих параметров фильтра с помощью кнопки <X>. Если в фильтре установлен флаг «Показывать только включенную в прайс номенклатуру», то в списке позиций номенклатуры будут отображены только те позиции, для которых не установлен флаг «Не включать в прайс-лист».

Подбор нужных позиций номенклатуры производится двойным щелчком мыши на нужной позиции, нажатием клавиши <Enter> или кнопки <Выбрать> на панели инструментов справочника номенклатуры при выделенном в каталоге нужной позиции. При этом выбранная позиция попадет в нижнюю часть формы подбора с количеством равным одной единицы. При повторном выборе уже выбранной позиции справочника ее количество в нижней части подбора увеличится на одну единицу. В форме подбора возможно задать условие, при котором при подборе позиции будет дополнительно запрашиваться количество данной позиции. Данную функцию можно активировать выбрав значение в нижней части формы в строке «Запрашивать:» заменив значение «Ничего» на «Кол.».

Все выбранные товары записываются в список предварительно отобранных в документ позиций (список добавляемых позиций).

С помощью кнопки <X> можно удалить конкретную позицию из списка. Если необходимо удалить все предварительно отобранные позиции в списке необходимо воспользоваться кнопкой <XX>.

В данном списке можно изменить количество позиции, предварительно отобранной для записи в документ. Нажав на кнопку <+> около нужной позиции ее количество увеличится на одну единицу, а нажав на кнопку <-> ее количество уменьшится на одну единицу.

С помощью кнопки <Поиск> можно осуществить поиск нужной позиции из справочника номенклатуры. Поиск позиции номенклатуры можно осуществить по краткому наименованию (наименование), по коду или артикулу. Для осуществления поиска необходимо задать параметр, по которому будет осуществляться поиск и ввести в подстроку для поиска текстовую информацию. Список отобранных позиций номенклатуры появится в списке «Найденные элементы». Кнопка <Выбрать> или двойное нажатие мыши перенесет нужную позицию из отбора в список предварительно отобранных позиций. История запросов сохраняется. При следующем поиске можно выбрать нужный вариант запроса из списка, нажав на клавишу выбора.

Чтобы перенести отобранные товары из предварительного списка в спецификацию документа необходимо нажать кнопку <ОК>.

Справочник «Валюты» в других справочниках и документах доступен как список значений только для выбора без возможности редактирования, поэтому его рекомендуется заполнить заранее до начала работы с информационной базой. При начале работы с программой в справочнике валют по умолчанию имеется три валюты: российский рубль, доллар США и ЕВРО.

Для того, чтобы создать новую валюту необходимо, пользуясь стандартными приемами открыть новую форму и заполнить следующие реквизиты:

Краткое наименование – обозначение валюты.

Код – бухгалтерский код валюты. Программа поддерживает уникальность этого кода, т. е. у каждого элемента справочника валют должен быть свой внутренний код.

Полное наименование – поле ввода для полного наименования валюты. При заполнении этих реквизитов рекомендуется руководствоваться Общероссийским классификатором валют ОК 014-94.

Текущий курс – поле для ввода курса валюты на текущую дату.

Кратность – поле для ввода котировочной единицы валюты.

Реквизиты «Текущий курс» и «Кратность» взаимосвязаны, смысл их использования заключается в следующем. Если кратность задана равной единице, то в поле «Текущий курс» вводится количество рублей, соответствующее единице данной валюты (то есть, курс валюты – в привычном понимании). Если курс данной валюты по отношению к рублю очень низкий (точность составляет меньше 4 знаков дробной части), в поле «Кратность» следует указать количество единиц валюты, принятое к котированию (котировочная единица валюты), а в поле «Текущий курс» – сумму в рублях, соответствующую этому количеству единиц валюты. Например, курс итальянской лиры составляет 3,4756 рубля за 1000 лир. Тогда в поле «Кратность» указываем 1000 (котировочная единица итальянской лиры), а в поле Текущий курс 3,4756.

Для того чтобы в печатных формах используемых в программе правильно формировалось наименование валюты прописью, необходимо сформировать новый файл прописей. Этот файл должен быть предварительно подготовлен, например, при помощи редактора текстов системы 1С: Предприятие. В состав конфигурации «Торговля+Склад» включены файлы прописей для наиболее распространенных валют: доллар США – USD.SPL, ЕВРО – EUR.SPL, немецкая марка – DEM.SPL, «условная единица» – UE.SPL.

Установка текущего курса.

Рассмотрим на примере каким образом можно изменить текущий курс валюты. Допустим, необходимо установить текущий курс американского доллара, равный 28.1234 рублям. Для этого необходимо проделать следующие действия: Открыть справочник валют, выбрав пункт «Валюты» в главном меню программы «Справочники». Поместить курсор мыши на строчку доллара США (USD) в поле курс и два раза щелкнуть левой кнопкой или кнопкой <ENTER>, откроется это поле данной валюты для редактирования. В поле текущего курса установить новое значение курса: 28.1234. Сохранить данные, нажав на кнопку <ENTER>. Откроется форма подтверждения изменений. В этой форме устанавливается дата, на которую вносятся изменения в значения реквизитов справочника валют – «Новые значения периодических реквизитов будут установлены с:». В табличной части этой формы представлены название реквизита, значение которого изменяется, новое и старое его значения, и дата, на которую было установлено старое значение. Т. к. курс и кратность валюты являются периодическими реквизитами: все их значения сохраняются вместе с датами в специальном окне «История», то в форме подтверждения изменений представлены оба этих реквизита. С помощью флага можно выбрать или отменить реквизит, в значение которого вносятся изменения. С помощью кнопок «Вкл. все», «Выкл. все» и «Вкл. новые» можно установить или снять флаг соответствующих реквизитов элемента справочника. Нажав на кнопку <ОK> курс будет установлен на текущую дату.

Изменение курса валюты.

По кнопке <История> в списке справочника для каждой валюты можно открыть для просмотра и редактирования список текущих курсов по отношению к основной валюте и их кратность на каждую дату ввода курса. Список из даты курса и кратности можно редактировать, вводить новые записи или удалять имеющиеся. При создании новой записи необходимо задавать два реквизита: Текущий курс и кратность. По умолчанию кратность валюты всегда равна 1; если кратность валюты не изменилась, то дополнительно ее задавать не надо. При этом нельзя вводить новую запись с той же датой, что уже имеющаяся: появится сообщение, что данная запись уже существует (если это произошло, нужно исправить дату или нажать Esc для отмены). Копирование записи производится с изменением даты копии на сегодняшнюю. С помощью кнопок «Открыть» и «Удалить» можно открыть для редактирования или удалить значение реквизитов на выбранную дату. При этом по кнопке <Удалить> можно выбрать вариант удаления: удалять значение конкретного реквизита на выбранную дату («Удалить значение»), удалить значения обоих реквизитов на выбранную дату («Удалить все значения на дату»), удалить все значение одного из реквизитов на выбранную дату («Удалить все значения реквизита») или удалить значения всех реквизитов («Очистить историю»). Дополнительно можно установить период, за который будет выводиться список значений реквизитов (кнопка <Период>) и определить какие из реквизитов выводить в списке (кнопка <Реквизиты…>). Так же по кнопке <Печать> можно сформировать список значений реквизитов в печатную форму.

Загрузка курсов валют из интернета.

С помощью подключения к Интернету, можно, воспользовавшись интернет-поддержкой конфигурации, можно получить с сервера web-сайта РИА «РосБизнесКонсалтинг» (www.rbc.ru) для имеющихся в справочнике валют курсы, установленные ЦБ РФ. Полученные курсы валют автоматически включаются в справочник «Валюты». Для загрузки курсов валют в справочнике им должны быть указаны правильные бухгалтерские коды. Обработка предназначена для получения курсов валют за указанный интервал дат с Web-сайта РИА «РосБизнесКонсалтинг» (www.rbc.ru). Отметьте нужные валюты с списке, укажите интервал дат и нажмите кнопку <ОК>. Для получения курсов валют с сервера РИА РосБизнесКонсалтинг (www.rbc.ru) необходимо, чтобы код валюты (последние три символа кода) соответствовал международному коду.

По кнопкам <Остаток на счетах> и <Остаток в кассе> можно сформировать отчеты по движению и остаткам денежных средств в выбранной валюте на счетах или в кассе предприятия соответственно.

Справочник «Фирмы» предназначен для хранения информации о собственных фирмах. Фирма в конфигурации «Торговля+Склад» – это комплексное понятие, состоящее из собственного юридического лица и аналитического признака управленческого учета. По умолчанию название фирмы формируется как сочетание названия выбранного в фирме юридического лица и аналитического признака управленческого учета (например «Магазин» или «Офис»). При необходимости название фирмы можно изменить произвольным образом. Справочник вызывается для просмотра и редактирования информации из пункта главного меню программы «Справочники» – «Фирмы».

При вводе информации о фирме открывается отдельное диалоговое окно. Для фирмы необходимо ввести основные сведения о юридическом лице. Собственное юридическое лицо выбирается из справочника «Собственные юридические лица» в поле «Наименование юридического лица». В результате сделанного выбора на закладках «Основная», «Дополнительная» и «Учетная политика» автоматически заполняются все ранее заполненные реквизиты выбранного юридического лица. Возможна также ситуация, когда информация о собственном юридическом лице вводится или корректируется непосредственно в справочнике «Фирмы», т. е. реквизиты основного юридического лица, перенесенные в фирму, можно отредактировать. После записи этой информации (кнопка <Записать> или <ОК> в форме фирмы) информация будет автоматически записана в справочник «Собственные юридические лица».

На закладке «Управленческая аналитика» из справочника «Аналитические признаки управленческого учета» выбирается характеризующий фирму аналитический признак управленческого учета («Магазин», «Офис» и т. п.). Можно корректировать наименование признака непосредственно в этом диалоге, не выбирая его из справочника.

Конфигурация предполагает, что фирма может иметь множество (неограниченное количество) расчетных (банковских) счетов для осуществления денежных расчетов со своими контрагентами. Для фирмы устанавливаются те же расчетные счета, которые были определены для собственного юридического лица, которое входит в состав фирмы. Один из этих расчетных счетов может быть выбран, как основной расчетный счет фирмы. Выбор расчетного счета производится на закладке «Банковский счет» в форме фирмы. Заполнить данный реквизит и другим способом. Все реквизиты основного расчетного счета заполняются на закладке «Банковский счет». После записи информации в форме фирмы, информация автоматически заносится в справочник банковских счетов. Причем эти банковские счета будут принадлежать тому собственному юридическому лицу, которое выбрано в справочнике «Фирмы». Информация об этом расчетном счете будет по умолчанию заполняться в счетах на оплату, в доверенности, в банковских документах при выборе данной фирмы. Всю информацию об основном расчетном счете (номер расчетного счета, БИК, номер счета и т. д.) можно корректировать непосредственно в форме фирмы. После записи данных о фирме эта информация автоматически запишется в справочник «Банковские счета». Добавление, удаление, корректировка других расчетных счетов производится в справочнике «Банковские счета», который открывается по соответствующей кнопке <Банковские счета>.

На закладке «Прочее» заполняются дополнительные данные о фирме. Информация в полях «Идентификатор для XML-обмена» и «Адрес электронной почты» используется при выполнении операций, связанных с обменом данными в электронном виде. В тестовом поле «Комментарий» вводится любая произвольная информация о фирме.

Многие справочники в программе сгруппированы по смысловому содержанию – Структура компании, Юридические и физические лица, Цены и налоги, Классификаторы, Прочие.

Структура компании.

В данную группу включены справочники, описывающие структуру предприятия – Собственные юридические лица, Аналитика управленческого учета, Склады, Кассы, Проекты, Виды движения денежных средств, Пользователи, Полномочия пользователей.

Справочник «Собственные юридические лица» предназначен для ведения списка собственных юридических лиц и хранения информации, которая необходима для оформления первичных документов, ведения учета и составления отчетности. Справочник открывается для ввода и редактирования информации из пункта «Юридические и физические лица» главного меню «Справочники» подпункт «Собственные юридические лица». На закладках «Основные» и «Дополнительные» задается информация обо всех реквизитах юридического лица. Адреса предприятия вводятся по кнопке с изображением конверта. Реквизит «Префикс» на закладке «Основные» прибавляется к номеру любого документа и свидетельствует о принадлежности к тому или иному юридическому лицу. На закладке «Должностные лица, МНС» вводиться информация о должностных лицах предприятия – руководитель, главный бухгалтер, кассир из справочника «Физические лица». Данный справочник позволяет вести неограниченный список собственных юридических лиц. Следует обратить внимание на то, что в конфигурации «Торговля+Склад» разные фирмы могут иметь одно и то же юридическое лицо. И поскольку нумерация документов ведется в разрезе юридических лиц, согласно установленному для них префиксу, то для таких фирм будет вестись сквозная нумерация документов. С помощью кнопки <Банковские счета> открывается для просмотра и редактирования подчиненный справочник банковских счетов.

Справочник «Аналитика управленческого учета» предназначен для ведения списка аналитических признаков управленческого учета (например – «Магазин», «Офис»). С помощью этих признаков можно разделить товарно-денежные потоки компании на несколько параллельных потоков. Аналитический признак управленческого учета является одним из составляющих фирмы. Фирма характеризуется кроме собственного юридического лица еще и аналитическим признаком управленческого учета. Справочник вызывается для просмотра и редактирования информации из пункта «Структура компании» главного меню программы «Справочники» подпункт «Аналитика управленческого учета». Добавление и редактирование справочника может производиться непосредственно в режиме списка или в отдельном диалоговом окне в зависимости от установленного режима ввода (пункт «Редактировать в диалоге» главного меню программы «Действия»).

В справочнике «Склады» накапливается информация о местах хранения товарно-материальных ценностей используемых на предприятии. Справочник используется при создании и редактировании документов. Справочник вызывается для просмотра и редактирования информации из пункта «Структура компании» главного меню программы «Справочники» подпункт «Склады». В справочник может быть введено любое необходимое количество складов. Но информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно. Один из складов необходимо указать в качестве основного склада в настройках пользователя. Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов. В конфигурации «Торговля+Склад» разделяются оптовые и розничные продажи. Для осуществления розничных продаж предусмотрены специальные документы «Чек», «Реализация (розница)», «Отчет ККМ». При этом оформление этих документов возможно как с розничного, так и с оптового склада. Продажи с розничного склада могут облагаться единым налогом на вмененный доход (ЕНВД). В этом случае для розничного склада необходимо установить дополнительный флаг «Облагается ЕНВД» (он становиться активным для редактирования при установленном флаге «Розничный склад»). Данный флаг будет по умолчанию проставляться в розничных документах при выборе данного склада. Для каждого склада предусмотрено материально ответственное лицо из справочника «Физические лица». Данный реквизит может у разных мест хранения может совпадать, а может быть и не заполнен (он не является обязательным к заполнению).

Справочник «Кассы» служит для учета наличных денег различных фирм, входящих в состав компании, в любой валюте, определенной в справочнике «Валюты». Справочник открывается для просмотра и редактирования информации из пункта «Структура компании» главного меню программы «Справочники» подпункт «Кассы». В конфигурации «Торговля+Склад» предусмотрена возможность учета наличных денег в нескольких кассах компании. Также существует возможность перемещения денег между различными кассами и фирмами. По кнопке <Остатки> в фоме списка касс можно просмотреть отчет о наличии денег в выделенной в списке кассе на текущую дату. Добавление и редактирование информации о кассе производится в дополнительном диалоговом окне. В данном диалоге необходимо заполнить наименование кассы, например, «Касса розничного магазина», «Основная касса», «Касса директора» и т. д.

При оформлении кассовых документов, сопровождающих поступление и выдачу наличных денег (приходного и расходного кассового ордера), из справочника касс выбирается та касса, в которую реально поступили, или из которой были выданы наличные деньги. В отчете «Ведомость по кассе» можно просмотреть информацию о движении наличных средств в каждой кассе с детализацией до дня, по каждой фирме, собственному юридическому лицу или аналитическому признаку управленческого учета.

В качестве касс компании могут выступать также денежные ящики контрольно-кассовых машин (ККМ) при розничной торговле. При наличии и использовании такой кассы необходимо установить флажок в поле «Данная касса является контрольно-кассовой машиной». При этом становится доступным для ввода дополнительные реквизиты «Режим работы ККМ», в котором надо выбрать один из возможных вариантов: (фискальный регистратор), «On Line», «Off Line», и заводской номер кассы.

Справочник «Проекты» предназначен для ведения списка проектов. Проект – это своеобразная метка документов. Поле «Проект» присутствует почти во всех документах конфигурации «Торговля+Склад». В проект можно объединить любые документы, в том числе и документы различных контрагентов или документы, оформленные различными сотрудниками. Справочник проектов вызывается для посмотра и редактирования информации из пункта «Структура компании» главного меню программы «Справочники» подпункт «Проекты». Одним из вариантов использования проектов может быть возможность распределения документов по менеджерам, ответственным за закупку и продажи ТМЦ. В этом случае при оформлении документа в поле «Проект» заносится имя менеджера, ответственного за проведение этой операции. В справочнике можно создавать группы проектов.

Справочник «Движения денежных средств» используется для ведения учета денежных средств в разрезе определенного списка статей. В реквизите «Наименование» указывается название вида движения удобное для выбора из документа (выписки или кассового ордера).

Справочник «Пользователи» предназначен для хранения списка сотрудников, которым разрешена работа с системой «1С: Предприятие». Содержимое данного справочника может в общем случае повторять список пользователей, создаваемый в Конфигураторе.

Основное назначение справочника «Пользователи» – идентификация пользователя при начале работы с компонентой «Торговля+Склад». Код элементов справочника «Пользователи» имеет текстовый формат. В качестве значения кода следует записывать «имя пользователя», которое задано данному сотруднику в Конфигураторе в списке пользователей системы.

При входе в систему программа определяет (по совпадению имени пользователя и кода сотрудника в справочнике «Пользователи») того сотрудника, который работает с системой. В дальнейшем, при выписке новых документов имя сотрудника будет записываться в реквизит «Автор» каждого нового документа, фиксируя, таким образом, авторов документов. При создании нового пользователя в конфигураторе и входе в программу под данным пользователем система автоматически добавляет этого пользователя в справочник «Пользователи».

Для каждого элемента справочника «Пользователи» можно определить полномочия конкретного пользователя из справочника «Полномочия пользователей» (Администратор, менеджер и т. д.).

На закладке «Значения по умолчанию» формы элемента справочника «Пользователи» задаются значения используемые данным пользователем при вводе документов по умолчанию (Основная фирма, Основной склад, Основная валюта взаиморасчетов). Эти значения могут быть установлены, и могут быть пустыми.

При этом на закладке «Основные» можно задать способ задания настроек по умолчанию (Задаются в ручную или Наследуются из настроек пользователя), либо скопировать значения из ранее заданных у другого пользователя.

Юридические и физические лица.

В данную группу включены справочники, в которых накапливается информация о юридических и физических лицах, с которыми работает предприятие – Сторонние юридические лица, Физические лица, Банки.

Справочник «Сторонние юридические лица» предназначен для хранения списка всех сторонних юридических лиц, с которыми предусмотрено ведение хозяйственных отношений.

В этом справочнике хранится информация об основных реквизитах (ИНН, КПП, код по ОКПО, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты) юридических лиц контрагентов. Дополнительно на закладке «Прочие» можно задать произвольную информацию о данном контрагенте. Для одного контрагента в справочнике может храниться несколько записей, например в том случае, если контрагент – это компания, состоящая из группы юридических лиц.

Справочник имеет иерархическую структуру, состоящую из пяти уровней вложенности. Справочник «Сторонние юридические лица» вызывается из главного меню программы «Справочники» через подпункт «Сторонние юридические лица» пункта «Юридические и физические лица».

В справочнике «Физические лица» сохраняется список всех контрагентов компании – физических лиц, с которыми предусмотрено ведение хозяйственных операций. В этот список могут войти: собственные сотрудники или подотчетные лица, торговые агенты, представители контрагента и т. д. Информация, накапливаемая в справочнике «Физические лица», может быть использована при формировании документов. Справочник «Физические лица» вызывается для создания или редактирования из пункта «Юридические и физические лица» главного меню программы «Справочники» через подпункт «Физические лица».

В справочнике предусмотрена возможность создавать произвольные группы и подгруппы и объединять в них физических лиц компании. Для этих целей справочник «Физические лица» в конфигурации имеет пять уровней вложенности, т. е. количество подгрупп для созданной группы не может превышать пяти уровней, включая саму группу. Удобно в этом справочнике сделать отдельные группы: по собственным сотрудникам, по подотчетным лицам, по торговым агентам и т. д. При этом любой элемент данного справочника может, как принадлежать какой-либо из групп или подгрупп, так и не иметь данной принадлежности.

Форма элемента справочника «Физичиские лица» содержит две закладки – Основные и Прочее. На первой вводится информация о фамилии, имени, отчестве, ИНН, реквизитах удостоверения личности и адресах (прописки, фактического месса жительства) физического лица. На закладке Прочее предусмотрена возможность сохранить любую произвольную информацию для данного физического лица. Дополнительно по кнопке <Банковские счета> задаются банковские реквизиты.

В справочник «Банки» заносятся сведения о банках, в которых открыты расчетные счета как самой компании, так и любых контрагентов, с которыми работает организация. Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта «Юридические и физические лица» главного меню программы «Справочники» через подпункт «Банки». В этот справочник заносятся следующие реквизиты: информация о наименовании банка, в котором открыт расчетный счет компании или контрагента, БИК, корреспондентский счет, а также данные о местонахождении банка, телефоны для связи с работниками банка, индекс и почтовый адрес банка. Справочник имеет трех уровневую, иерархическую структуру. Элементы справочника хранятся в виде списка, их можно перегруппировать, перенося их из группы в группу. Например, одним из вариантов группирования в данном справочнике может быть принадлежность банка к конкретному городу.

Нажав в окне списка банков кнопку <Добавить банки из Классификатора банков РФ>, можно получить доступ к этому классификатору, а при первом нажатии – вызвать окно обновления классификатора банков с диска информационного сопровождения или с web-сайта агентства Росбизнес-консалтинг. С помощью специальной обработки («Сервис»– «Интернет-поддержка») можно настроить режим автоматического получения обновлений классификатора банков РФ.

Цены и налоги.

В данную группу включены справочники, в которых устанавливаются общие типы цен и скидок, а также хранятся применяемые в организации ставки налогов – Типы цен, Скидки, Ставки налога с продаж. Помимо справочников в этой группе содержаться две обработки – одна для комплексного формирования цен на группу выбранных позиций номенклатуры, а вторая для формирования печатной формы прайс-листа организации с заданными параметрами.

Справочник «Типы цен» служит для хранения названий типов цен, которые использует компания (например: «розничная», «оптовая», «дилерская» и т. д.). Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта «Цены и налоги» главного меню программы «Справочники» через подпункт «Типы цен». Для каждой позиции номенклатуры может быть назначено столько цен, сколько их хранится в справочнике «Типы цен». Количество цен на ТМЦ в конфигурации не ограничено.

Для каждой позиции элемента справочника «Типы цен» можно задать способ формирования цены:

цена задается только вручную (базовый тип цен) – цена этого типа задается вручную, могут являться базовыми для расчета цен других типов, могут быть обновлены из документа «поступление ТМЦ»;

рассчитывается и хранится – цена этого типа задается вручную или рассчитываются на основании базовых цен, а затем при необходимости корректируются вручную, могут быть сформированы с помощью специальной обработки «Формирование цен»;

рассчитывается динамически (не храниться) – цены этого типа рассчитываются динамически на основании базовых цен и торговой наценки, автоматически изменяются при изменении базовых цен.

В типовой конфигурации «Торговля+Склад» способ формирования цен распределяется по типам цен следующим образом:

цена задается только вручную – для типа цен «Закупочная» и «Оптовая»;

рассчитывается и хранится – для типа цен «Розничная»;

рассчитывается динамически – для типа цен «Мелкооптовая».

Справочник «Скидки» предназначен для хранения списка типов скидок (задается наименование и величина скидки). Величина скидки определяется в процентах. В том случае, если необходимо задать не скидку, а наценку в документе, то в справочник вводится значение скидки со знаком минус. Это значение выделяется в справочнике и в документах красным цветом. В качестве примера типа скидок могут быть – «Распродажа», «Оплата дисконтной картой», «Скидка 20 %», «За наличную оплату» и т. д. Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта «Цены и налоги» главного меню программы «Справочники» через подпункт «Скидки».

В конфигурации «Торговля+Склад» предусмотрена возможность комплексного формирования цен на группу выбранных позиций справочника «Номенклатуры». Механизм формирования цен разделен на два этапа: установка фильтра на список цен позиций номенклатуры и формирование цен (новых или изменение уже существующих). Вызов обработки производится выбором подпункта «Формирование цен» пункта «Цены и налоги» в главном меню программы «Справочники».

Установка фильтра на список цен позиций номенклатуры

В окне формы данной обработки требуется задать фильтры на элементы справочников «Цены» и «Номенклатура», чтобы отобрать из них подлежащие групповой обработке. Это окно настройки имеет две закладки: «Основная» и «Множественный фильтр». Все параметры фильтра (устанавливаемые на основной закладке и во множественном фильтре) действуют в совокупности. В случае если множественный фильтр установлен, перед названием закладки «Множественный фильтр» устанавливается знак «!». Он виден и с основной закладки.

Можно установить следующие фильтры (на закладке «Основная»):

– Выберите обрабатываемые типы цен – отметить (установить «галочку» перед типом цены) в имеющемся списке типов цен те, значения которых необходимо обрабатывать. В данном списке отсутствуют те типы цен, для которых в форме типы цен установлен флаг «Рассчитывается динамически (не хранится)» (в типовой конфигурации это тип цен «Мелкооптовая»).

– ТМЦ / Группа – задать ТМЦ или группу ТМЦ, для которых необходимо изменить значение цены. На закладке «Множественный фильтр» можно задать список ТМЦ или групп ТМЦ. Очистить данный параметр можно с помощью кнопки <X>.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

5.1.2. Справочники кадровой информации

5.1.2. Справочники кадровой информации Для целей ведения учета и анализа кадрового состава в конфигурацию включены справочники кадровой информации, такие как «Степени родства физических лиц», «Иностранные языки», «Учебные заведения», «Документы удостоверяющие личность»

3.2. Справочники

3.2. Справочники Справочники в программе предназначены для работы с постоянной и условно-постоянной информацией и служат для накопления и хранения внутрифирменных классификаторов. Также справочники обычно используют для построения аналитического учета. Обычно

5.4. Подчиненные справочники

5.4. Подчиненные справочники Система «1С: Предпрятие» имеет механизм поддержки подчиненных справочников. Этот механизм позволяет связать между собой элементы разных справочников. У подчиненного справочника каждый элемент связан с конкретным элементом справочника –

Ввод исходных данных в справочники программы

Ввод исходных данных в справочники программы В рассматриваемой конфигурации справочник представляет собой хранилище основной, базовой информации, на которой базируется вся последующая работа. В справочниках хранятся сведения об организациях и контрагентах, о

Брошюры и справочники

Брошюры и справочники Сочинение информационных изданий для удовлетворения бесчисленных потребностей оказывается одной из наиболее распространенных обязанностей специалистов-практиков по связям с общественностью. Некоторые печатные изделия выходят через заранее