1С:Кабинет сотрудника: появление ЭЦП, мгновенный обмен с программой 1С и другие важные изменения
Новый сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет сократить до минимума личные обращения сотрудников в бухгалтерию и отдел кадров. Разработчики постоянно совершенствуют функционал приложения для комфортной работы. О последних изменениях – читайте в статье.
Чтобы начать использование электронной подписи, установите флаг «Использовать электронную подпись» в разделе «Администрирование» в 1С:Кабинет сотрудника.
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
В личном профиле появится раздел «Электронная подпись», нажмите кнопку «Создать». Сервис предложит создать пароль для электронной подписи.
Эту процедуру необходимо сделать всем сотрудникам организации самостоятельно.
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
Теперь при отправке заявления из 1С:Кабинета сотрудника сервис предлагает подписать документ неквалифицированной электронной подписью.
Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)
При открытии выводится информация, кем подписано заявление. Если требуется согласование руководителя, его подпись также будет отображаться.
Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)
Мгновенный обмен с программой 1С
Появилась возможность провести мгновенный обмен между сервисом и программой. В панели управления сервисом перейдите в раздел «Состояние обмена с сервисом». С помощью кнопки «Выполнить обмен» произойдет синхронизация между программой и сервисом.
Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)
Делегирование обращений
В панели управления сервисом 1С:Кабинет сотрудника появилась возможность настроить правила делегирования поступающих заявок.
Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)
С помощью данной функции можно распределить поступающие заявки между сотрудниками отдела бухгалтерии и кадровой службы. Например, заявки по отпускам и отсутствиям будет обрабатывать специалист кадровой службы, а заявки, касающиеся налоговых вычетов, справок 2-НДФЛ, бухгалтер.
Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить)
Дополнительная информация для пользователей
В панели управления сервисом 1С:Кабинет сотрудника появился раздел «Дополнительная информация», в котором пользователь может быстро получить информацию сколько кабинетов оплачено и до какого периода, а также количество созданных кабинетов.
Рис. 8 (нажмите, чтобы увеличить)
Работа с заявками от сотрудников
По заявкам, связанным с отсутствиями, отпусками и справками, можно создать документ непосредственно из задачи. Например, в заявке на отсутствие по причине болезни будет предложено создать документ «Больничный».
Рис. 9 (нажмите, чтобы увеличить)
Это значительно автоматизирует процесс ведения учета, т.к. пользователю нет необходимости заводить документ самостоятельно, все данные появятся в документе на основании заявки.
Рис. 10 (нажмите, чтобы увеличить)
Уведомление о поступивших задачах на почту
Добавлена возможность получать уведомления на электронную почту о поступивших задачах для ответственного сотрудника и о готовности задач для сотрудников компании.
Чтобы включить данную возможность, необходимо перейти в раздел «Администрирование», затем в «Органайзер».
Рис. 11 (нажмите, чтобы увеличить)
Для настройки оповещений ответственного сотрудника и сотрудников компании необходимо добавить учетную запись электронной почты ответственного сотрудника в программу 1С, установить флаги, как показано на изображении ниже, и настроить расписание.
Рис. 12 (нажмите, чтобы увеличить)
После выполнения всех настроек ответственному сотруднику будут приходить уведомления на электронную почту о поступивших заявках. После выполнения заявки сотруднику будет отправлено уведомление на электронную почту о готовности заявки. Для получения уведомлений сотрудникам, необходимо добавить адрес электронной почты в карточке сотрудника.
Рис. 13 (нажмите, чтобы увеличить)
Заявки, требующие согласования руководителя
Заявки, требующие согласования руководителя, сначала направляются на согласование руководителю. Руководителем считается тот сотрудник, который в сервисе в разделе «Компания» отображается как руководитель подразделения или организации, в котором числится сотрудник, направивший заявку. Только после согласования руководителем заявка попадает в программу 1С.
Заявки, которые никогда не требуют согласования руководителя:
заявки на вычеты по НДФЛ любых видов;
отсутствие в связи с опозданием;
отсутствие в связи с болезнью;
отсутствие в связи с отпуском по беременности и родам;
отсутствие в связи с отпуском по уходу за ребенком;
справка по использованию дней отпуска;
справка с места работы;
справка о доходах и суммах налога физического лица;
заявка на изменение личных данных.
Заявки, которые могут требовать согласования руководителя, если установлен флаг «Требует согласования» в самой заявке при ее создании в кабинете:
отсутствие по личным делам;
отсутствие в связи с командировкой;
отсутствие в связи с учебным отпуском;
отсутствие в связи с отгулом;
дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом.
Заявки, которые всегда требуют согласования руководителя, кроме сотрудников, которые являются руководителями подразделений:
Настройка КЭДО в 1С: начало работы
Наглядно покажем, как начинается работа с кадровым ЭДО в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.
О чем эта статья
Данная статья – третья из цикла о КЭДО. В этой статье разберём, как же проходит настройка КЭДО в решении 1С. Для удобства навигации мы разбили эту статью на блоки:
Как работает КЭДО в 1С:Зарплата и управление персоналом
Работа с кадровым ЭДО проходит прямо в 1С, с использованием сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Сервис полностью сохраняет текущие процессы кадрового учета в компании, поэтому вам не нужно будет дублировать их или внедрять дополнительные модули или программы, для обработки заявлений. Вы просто производите все необходимые действия в вашей программе, а к привычному порядку ведения учета добавляются элементы КЭДО.
Какие действия нужно выполнить для первоначальной настройки
- Шаг 1. Подключаем сертификаты электронных подписей пользователей, которые будут работать в системе от лица компании (директор/бухгалтер/руководитель кадровой службы и др.)
- Шаг 2. Включаем в программе КЭДО, формируем согласия сотрудников на подключение;
- Шаг 3. Устанавливаем и сохраняем в сервисе корневой сертификат ЭЦП;
- Шаг 4. Убеждаемся, что все сотрудники, которые согласны работать через КЭДО, подписали согласие и сформировали свой сертификат электронной подписи.
Рассмотрим эти шаги подробнее со скриншотами далее.
Сертификаты ЭЦП ответственных сотрудников
Итак, для начала необходимо убедиться, что в разделе Администрирование – Общие настройки установлен флажок Электронная подпись. Это даёт нам возможность подписывать документы с помощью ЭЦП.
Нажав на соседнюю ссылку Сертификаты и программы электронной подписи и шифрования, мы перейдём к списку подключенных сертификатов.
Основные условия к сертификатам:
- Должны быть действующими на дату подписания документа:
- Получены на ту организацию, которая участвует в КЭДО. Несколько организаций в базе = несколько сертификатов на каждую организацию отдельно;
- Сертификат подключен к соответствующему пользователю базы 1С;
- Если используется усиленная ЭЦП, то на ПК должна быть установлена программа криптошифрования (КриптоПро или ViPNet).
Напоминаем, что выпустить сертификат на руководителя организации теперь можно только в ФНС. А на сотрудников – в любом аккредитованном центре, например, в нашей организации.
Включение КЭДО и формирование согласий в программе
В разделе Зарплата – Сервис 1С:Кабинет сотрудника необходимо поставить флажок Используется кадровый ЭДО, как на скриншоте ниже. На этом же скриншоте чуть ниже видна кнопка “Сформировать согласия” для сотрудников.
Сформированные согласия можно просмотреть в разделе Кадры – Согласия на присоединение к КЭДО. Здесь же можно следить за их состоянием.
После того как сотрудник подпишет вручную бумажное согласие и отметит это в своем кабинете – это необходимо отметить в соответствующем документе программы, нажав кнопку Подтвердить наличие подписанного документа. Если же сотрудник подпишет согласие с помощью ЭЦП, то эта информация автоматически отразится и в программе.
Корневой сертификат ЭЦП
Настройка использования КЭДО в 1С может осуществляться только пользователем с полными правами администратора.
Для каждого абонента сервиса (организации, индивидуального предпринимателя, холдинга, группы компаний и т. п.) после включения использования КЭДО формируется так называемая электронная подпись сервиса. Сертификат сервиса в дальнейшем будет использоваться для формирования электронных подписей сотрудников, а также для проверки их подлинности.
Причём же тут понятие корневой сертификат? Дело в том, что сертификат сервиса напрямую связан с сертификатами подписей сотрудников, как ствол дерева с его ветками. Ключ корневого сертификата неизвестен никому из сотрудников, и даже ответственному за подключение. Для использования корневого сертификата для проверки подлинности подписей сотрудников ответственному за подключение необходимо сначала скачать сертификат в веб-версии сервиса.
Далее этот сертификат нужно установить на ПК тех сотрудников, которые будут работать с КЭДО от лица организации.
Согласие и электронная подпись сотрудника в сервисе
Эта часть статьи будет показывать рабочее место сотрудника в мобильном приложении.
Итак, сотруднику прислали соглашение на работу через КЭДО. Теперь сотрудник увидит его в своем кабинете в разделе Документы, после чего необходимо нажать кнопку Подключиться. После прочтения самого согласия, необходимо нажать Я подписал.
Следующим шагом будет создание электронной подписи для сотрудника. Сделать это можно прямо из приложения.
После установки пароля сертификата ЭЦП в разделе профиля Мои данные будут отображаться основные сведения об электронной подписи. Здесь же можно обновить её.
Данную электронную подпись можно использовать только для сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Готово! Настройка КЭДО в 1С завершена и вы можете начать работать.
Сегодня было много новой и полезной информации. Мы разобрались с тем, как начать работать с КЭДО в 1С. Напоминаем, что первая статья была о том, что такое КЭДО и обязательно ли его использовать, а во второй описали пошаговый план по переходу на КЭДО.
КЭДО с сервисом 1С:Кабинет сотрудника
Кадровые документы можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. При этом создавать аналоги документов в бумажном виде не обязательно. Это подтверждает Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 г, который внес дополнения в Трудовой кодекс.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — добровольный для всех работодателей.
-
Можно оформлять документы в электронном формате без дублирования на бумаге:
- трудовой договор (в т.ч. срочный)
- ученический договор
- договор о полной материальной ответственности
- приказ на отпуск
- распоряжение об отправке в командировку и другие
-
Некоторые документы нельзя переводить в электронный вид (ч. 3 ст. 22.1 ТК). Например:
- акты о несчастном случае по установленной форме;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, в т.ч. лично подписываемых им.
Особенно актуально использование КЭДО для дистанционных сотрудников:
документы можно подписывать электронной подписью, и при этом не нужно отправлять бумажный пакет документов.
Видеообзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника
Записали подробный видеообзор, в котором руководитель зарплатного отдела Юлия Тимошенкова показывает работу сервиса.
Как настроить КЭДО в 1С:Кабинет сотрудника?
В программах 1С можно работать с КЭДО через сервис 1С:Кабинет сотрудника.
Для этого необходимо предварительно выполнить следующие действия:
- Включить такую возможность в настройках сервиса
- Сохранить и установить корневой сертификат электронных подписей
- Каждому сотруднику, желающему стать участником КЭДО, самостоятельно в своем кабинете сформировать свой сертификат электронной подписи
- Включить такую возможность и подключить сертификаты электронных подписей в 1С:ЗУП.
Подключить КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника нетрудно:
Кадры — 1С:Кабинет сотрудника — Настройки:
Чтобы пользоваться электронными подписями, нужно поставить галочку «Электонные подписи» в настройках обмена электронными документами:
Администрирование — Обмен электронными документами
Сюда необходимо добавить сертификат электронной подписи руководителя организации.
Настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника
Также установить использование КЭДО нужно и в кабинете сотрудника, ответственного за администрирование кабинетов, а также установить напоминания об отсутствии подписей у других сотрудников организации, использующих сервис.
Для каждой организации или ИП, которые используют сервис, формируется корневой сертификат — электронная подпись.
Этот сертификат электронной подписи в дальнейшем используется для формирования электронных подписей сотрудников и для проверки их подлинности.
Ключ корневого сертификата неизвестен никому из сотрудников, даже ответственному за подключение. Для использования корневого сертификата для проверки подлинности подписей сотрудников ответственному за подключение необходимо скачать сертификат (Администрирование — Настройки) и импортировать его в хранилище доверенных корневых сертификатов на компьютере кадровика или бухгалтера.
Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши по файлу сертификата:
Далее каждому сотруднику, желающему присоединиться к КЭДО, необходимо выпустить себе сертификат электронной подписи в 1С:Кабинет сотрудника.
После этого необходимо придумать пароль для своей электронной подписи и дважды ввести его.
Обратите внимание! Электронные подписи сотрудников являются усиленными неквалифицированными электронными подписями (УНЭП). Их можно использовать только в электронном документообороте между сотрудником и его работодателем.
читайте также
Использование КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника
Любые документы, обмен которыми осуществляется в рамках сервиса 1С:Кабинет сотрудника, можно подписывать ЭЦП и хранить электронные версии данных документов. Например, можно отправить подписанное работником заявление на отпуск без сохранения заработной платы, согласовать его с ответственным лицом и подписать приказ о предоставлении отпуска.
Далее в сервисе 1С:Кабинет сотрудника данному сотруднику необходимо подписать заявление своей УНЭП.
После проведения процедуры обмена с сервисом 1С:Кабинет сотрудника данное заявление отразится у ответственного лица в 1С:ЗУП (Главное — Сервис — Мои задачи).
Приложенным документом в данной задаче будет подписанное УНЭП сотрудника заявление о предоставлении отпуска.
Его можно выгрузить и сохранить вместе с электронной подписью сотрудника.
Далее необходимо принять задачу к исполнению:
Ввести документ отпуска:
И при печати данного документа появится возможность передать его в 1С:Кабинет сотрудника, а также подписать и сохранить.
После этого задачу можно отметить выполненной.
Статью в виде инструкции можно скачать, чтобы она всегда была под рукой, даже если нет интернета.
Далее в 1С:ЗУП в Документах кадрового ЭДО появятся обработанные документы — заявление сотрудника и приказ о предоставлении отпуска:
При этом в карточке электронного документооборота необходимо проверить подлинность подписи сотрудника (с помощью ключа корневого сертификата, который установлен на данном компьютере).
После установки электронной подписи руководителя в 1С:ЗУП станет доступной возможность подписать данный кадровый приказ его ЭЦП и сохранить карточку электронного документооборота.
Обратите внимание! Начиная с версии 1С:ЗУП 3.1.18.425 / 3.1.21.65 существует возможность передавать в кабинеты сотрудников произвольные документы и подписывать их в рамках КЭДО. Об этом расскажем в следующих статьях.
Секреты «1С:ЗУП»: подготовка и передача справки о доходах через сервис «1С:Кабинет сотрудника»
Мы продолжаем нашу серию «Секреты 1С:ЗУП», в которой регулярно рассказываем об интересных «фишках» в программе.
Благодаря кадровому электронному документообороту (КЭДО) с использованием сервиса 1С:Кабинет сотрудника, сотрудник организации может запросить и получить справку о доходах без непосредственного обращения в бухгалтерию и отдел кадров.
После поступления запроса от сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 на начальной странице в списке Текущие дела появится задача, которую необходимо Принять к исполнению (рис. 1) во избежание одновременного выполнения задачи двумя пользователями.
Рис. 1. Задача «Запрос справки 2-НДФЛ для сотрудника» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
В открытой форме Запроса справки 2-НДФЛ для сотрудника необходимо сформировать Документы по задаче, нажав на кнопку Сформировать справку (рис. 1).
В сформированном документе Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника следует проверить заполненные данные из программы. После проведения документа необходимо открыть печатную форму Справки о доходах (2-НДФЛ) и нажать на кнопку Передать в «1С:Кабинет сотрудника» (рис. 2).
Рис. 2. Кнопка «Передать в "1С:Кабинет сотрудника"» и штамп «Документ подписан электронной подписью» в печатной форме «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
После подписания файла в Справке о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника появится штамп Документ подписан электронной подписью (рис. 2). Подписанный документ нельзя редактировать.
После выполнения (рис. 1) запроса справка 2-НДФЛ по задаче будет передана в кабинет сотрудника, а сама задача перестанет отображаться в списке Мои задачи.
Другие материалы этой серии можно найти по тэгу секреты 1С:ЗУП. Или просто следите за нашими новостями!