Как посмотреть историю правок в google docs

Как посмотреть историю правок в google docs

Текст посвящен Google Документам, но история версий работает таким же образом в Google Таблицах и Google Презентации.

Как использовать историю версий в Google Документах

По умолчанию в Google Docs автоматически сохраняются версии. Чтобы получить к нему доступ, достаточно открыть документ и нажать на значок истории версий, который выглядит как часы.

В качестве альтернативы можно нажать Файл > История версий > Смотреть историю версий.

После появится другое выпадающее меню со стрелкой, указывающей на просмотр истории версий.

Появится панель истории версий, каждую из которых можно будет просмотреть. Для этого достаточно клика. Также там отмечены имена авторов изменений и когда эти изменения были внесены.

В Google Документах легко обнаружить правки, поскольку программа автоматически выделяет любые изменения, внесенные между выбранной версией и предыдущей. И если несколько человек вносили правки одновременно, их правки помечаются цветом для удобства использования.

Google Документы группируют версии по произвольным временным блокам, но если нажать на стрелку вниз рядом с любой версией, можно просмотреть подробный список каждой версии, созданной в течение этого блока, с точностью до минуты.

Совет: При наличии учетной записи Google Workspace можно отслеживать изменения непосредственно в документе. Чтобы сделать это, выделите определенный текст, а затем нажмите кнопку «Показать редакторов».

Если вы предпочитаете просматривать документ без каких-либо визуальных помех, отключить эту функцию очень просто. Для этого снимите флажок «Показывать изменения» на панели истории версий.

Если вы предпочитаете использовать предыдущую версию вашего документа (вместо той, что у вас есть сейчас), вы можете легко вернуть эту версию, нажав кнопку «Восстановить эту версию» в верхней части документа.

Не хотите менять весь документ? В этом случае вы можете скопировать искомый фрагмент текста, нажать стрелку назад, а затем вставить его в текущую версию.

Как присвоить имена различным версиям Google Документа

При коллективной работе над документом или многочисленных правках бывает проще разобраться в них, если у каждой версии будет четкое название. Это могут быть такие варианты, как «Версия 1» и «Версия 2», или «Копия (версия Игоря)» и «Копия (версия Олега)».

Для этого нажмите на кнопку «Другие действия» (выглядит как ⋮) рядом с определенной версией, а затем нажмите «Указать название версии».

Примечание: Можно добавить до 40 именованных версий для каждого документа.

Как скопировать предыдущую версию Google Документа

Чтобы создать совершенно новый документ в Google Docs на основе определенной версии текущего документа, нажмите «Другие действия» (⋮) рядом с этой версией, а затем «Создать копию».

Бонус: как сравнить разные версии документа

История версий Google Документов показывает изменения, внесенные только между выбранной версией и ее предыдущей версией. Но что, если вам требуется сравнить, скажем, самую первую версию документа с 10-й?

В Google Docs есть встроенная функция как раз для этого, но сначала требуется сделать копию версии, которую нужно сравнить с текущим документом. Затем в любом документе нажмите Инструменты > Сравнить документы и выберите второй документ для сравнения. В результате появится третий документ, в котором различия будут показаны в виде предложений.

Эту функцию можно использовать для сравнения любых двух документов, а не только версий одного и того же. Больше не придется искать различия на глаз — программа сделает все самостоятельно.

Фото на обложке: XanderSt / Shutterstock

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Как управлять историей изменений в Google Docs

История версий Документов Google помогает вам контролировать изменения, внесенные в ваши общие документы. Это особенно важно, когда вы работаете над документами с группой людей. Здесь есть все, что вам нужно знать, чтобы управлять, редактировать и, при необходимости, возвращаться к предыдущей версии, используя историю изменений в Документах Google.

Вы будете иметь доступ к истории изменений документа, только если у вас есть разрешения на редактирование. Если вы создали документ, вы можете пойти дальше, но если кто-то поделился с вами документом, убедитесь, что у вас есть права на редактирование, прежде чем двигаться дальше.

Как получить доступ к истории версий Документов Google

Доступ к истории версий в Google Docs прост, и есть несколько способов сделать это.

История версий недоступна в мобильной версии Google Docs. Вы можете просмотреть подробную информацию о документе, например, когда он был создан и когда он был последний раз изменен, перейдя в трехточечное меню в верхнем правом углу и выбрав Детали , но более подробную историю изменений можно просмотреть только с компьютера.

Сначала откройте документ, для которого вы хотите просмотреть историю изменений.

Технически это может быть документ любого типа в Google Диске, включая Документы, Листы или Слайды .

Выберите Файл в меню вверху страницы.

Выберите История версий .

В появившемся меню выберите Просмотр истории версий . В качестве альтернативы вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + Alt + Shift + H на компьютере с Windows или Cmd + Option + Shift + H на компьютере Mac.

Альтернативный (и более простой) способ сделать это — выбрать ссылку « Последнее редактирование…» в верхней части страницы, где ссылка скажет что-то похожее на «Все изменения, сохраненные на диске», если вы сейчас работаете над документом или «Последнее редактирование было 10 часов назад», если вы только что открыли документ.

История версий откроется в правой панели навигации, и если в данной версии было сделано несколько правок, вы сможете быстро перемещаться по ним, используя стрелки навигации в верхнем правом углу страницы, чтобы перейти от одного изменения к следующему.

Работа с историей изменений в Google Docs

Как только история версий для документа открыта, вы должны увидеть список сохраненных версий документа. В зависимости от того, сколько людей работают над документом и как часто вносятся изменения, этот список может быть длинным или коротким. И если вы ранее не обращались к истории версий и не вносили в нее изменения, каждая версия будет называться с указанием даты и времени, которые были внесены в документ.

Первое, что вы, вероятно, заметите, это то, что у каждого человека, сотрудничающего с документом, рядом с его именем есть маленькая цветная точка. Эти цвета назначаются Google, и при нажатии на версию документа, если выбран параметр Показать изменения в нижней части списка истории версий, внесенные изменения будут выделены цветом, соответствующим точке рядом с имя человека, который внес изменение.

Как только вы выберете версию, справа от названия версии появится меню из трех точек. Когда вы выберете это меню, вы найдете две опции:

Как отслеживать изменения в Google Docs

Функция отслеживания изменений в компьютерных программах позволяет вам видеть изменения, внесенные в файл, доступный для совместного использования. С помощью функции отслеживания изменений вы можете просматривать правки и комментарии в ранее сохраненных версиях документа, чтобы предложить дальнейшие изменения. В то время как в других программах функции отслеживания изменений называются по-разному, в Google Docs есть свой собственный процесс отслеживания изменений. В этой статье мы обсудим, что такое отслеживание изменений в Google Docs, зачем оно нужно и как его использовать.

Что такое отслеживание изменений в Google docs?

Отслеживание изменений в Документах Google — это функция, которая позволяет получить доступ к правкам в файле Документа Google по различным версиям даты и времени. Google Docs регулярно сохраняет версии ваших документов каждые несколько минут автоматически, чтобы вам не приходилось сохранять изменения в отдельном файле после каждого внесенного изменения. Поскольку Google Docs является интернет-системой документов, вы можете поделиться этими документами с коллегами, чтобы они могли получить доступ к вашим изменениям в режиме реального времени. Функция отслеживания изменений в Документах Google включает возможность вносить предложения или изменять документ напрямую.

Зачем использовать отслеживание изменений?

Отслеживание изменений полезно для совместной работы над проектом с другими командами или членами команды. Отслеживание изменений в Google Docs позволяет увидеть, кто изменил документ, что и когда он изменил. Это помогает отслеживать вклад каждого в документ, и вы можете напрямую написать им сообщение об этих изменениях. Благодаря обновлению документов Google Docs в режиме реального времени и функции отслеживания изменений, вы можете использовать эти документы для удаленной или асинхронной работы.

Как использовать функцию отслеживания изменений в Документах Google

Рассмотрим эти шаги для использования функции отслеживания изменений в Документах:

1. Откройте свой файл Doc

Найдите файл Doc, в котором вы хотите отслеживать изменения, или создайте новый файл, чтобы начать совместный проект. Вы можете искать в верхней строке поиска на домашней странице Docs по названию или другим соавторам, чтобы найти существующий документ. Чтобы создать новый документ, нажмите на значок страницы с символом + в левой верхней части главной страницы.

2. Поделиться файлом с соавторами

Нажмите в правом верхнем углу Поделиться чтобы поделиться файлом с коллегами. Общий доступ к документу позволяет другим людям получить доступ к файлу и видеть изменения, которые вы вносите по мере их внесения. Когда вы делитесь файлами Doc, вы можете отправлять их непосредственно на электронные адреса других людей, чтобы они могли получить доступ к ним. Вы также можете создать ссылку, которая позволит любому человеку с такой ссылкой увидеть файл, и он сможет анонимно просматривать, комментировать или редактировать документ.

3. Внести изменения в файл

Вы можете начать писать в документе, чтобы обновить файл. Те, кто имеет доступ к редактированию, также могут писать в документе по мере работы над ним. Google Документы сохраняют изменения каждые несколько минут и могут определить, кто из пользователей внес эти изменения.

4. Проверить историю версий

Вы можете проверить историю версий документа, перейдя на верхнюю функциональную панель и нажав на кнопку Файл вкладка. Отсюда вы можете найти опцию, которая гласит История версий, и появится боковое меню, которое позволит вам либо назвать текущую версию, либо просмотреть историю версий. Чтобы проверить историю версий, выберите Просмотреть историю версий или воспользуйтесь сочетанием клавиш, нажав кнопку Ctrl , Alt , Shift и H кнопки одновременно.

История версий показывает список сохраненных временных меток, на которые можно нажать и назвать. Каждая сохраненная история версий подчеркивает изменения, сделанные по сравнению с предыдущей, и использует разные цвета подсветки для указания конкретных пользователей. Чтобы идентифицировать отдельных пользователей, вы можете проверить значки для каждого участника и увидеть цвет, присвоенный им, чтобы он совпадал с выделенными цветами.

5. Предложить изменения

Предлагая правку, выберите слово или фразу, которую, по вашему мнению, может отредактировать автор, и на экране появится значок синего текстового пузыря с надписью + отображается в правой части документа. Нажмите на значок, чтобы добавить предложение. Вы можете оставить общий комментарий или отметить конкретных людей с помощью кнопки @ знак, за которым следует имя участника.

6. Предложения по рецензированию

Если кто-то прислал вам правку, вы можете просмотреть ее, нажав на кнопку Инструменты на вкладке в верхней части документа и выбрав Просмотр предложенных правок. Вы также можете получить доступ к этой функции с помощью сочетаний клавиш, Ctrl , Alt , O и Ctrl , Alt , U. После этого вы можете принять или отклонить предложенные правки.

Советы по использованию отслеживания изменений

Ниже приведены некоторые советы по отслеживанию изменений:

Выбирайте способ обмена документами

Когда вы делитесь документом с другими сотрудниками, вы можете предоставить им доступ к просмотру, комментированию или редактированию файла. Эти варианты накладывают ограничения на то, как вкладчик может изменять общий документ. Чтобы предоставить кому-то доступ для внесения прямых изменений в документ, поделитесь с ним файлом как редактор.

Общайтесь с вашими сотрудниками

При работе над любым совместным проектом важно общаться с членами команды, чтобы убедиться, что все согласны с изменениями или правками. Инструменты комментирования и обновления в режиме реального времени в Google Docs позволяют общаться с каждым, кто просматривает документ, чтобы обсудить изменения в содержании и направлении продукта. При редактировании чужих работ вы можете отслеживать прямые изменения и оставлять комментарии о том, почему вы внесли прямые изменения, чтобы автор мог ознакомиться с ними.

Обязательно выберите режим работы с документами

В Google Документах есть три вида режима работы с документом, которые вы можете выбрать: Редактирование , Предлагать и Просмотр. Файлы Google Doc автоматически открываются в режиме редактирования, если у вас есть доступ к редактированию документа. Для того чтобы ваши изменения можно было отследить, переключите режим документа на Предложение каждый раз, когда вы открываете документ.

Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с Indeed.

Как посмотреть и восстановить старые изменения в документах Google

Те, кто активно пользуются облачным хранилищем Google наверняка хоть раз сталкивались с ситуацией, когда в документе что-то нужное случайно удалили, исправили или вовсе очистили по ошибке весь документ. И тут если информация была действительно важная, да ещё и документ был в одном экземпляре, наступает печалька. «Ёёёмаё!! И чё теперь делать??», такие мысли обычно в голове. Чаще с нецензурной лексикой 🙂

Если удалили что-то и сразу опомнились, не закрывая документ в гугле, то ситуация, конечно, решается очень просто — функцией отмены действия. Т.е. через меню «Правка» — «Отменить», либо быстрыми клавишами Ctrl+Z.

А вот если документ уже закрыли, то такой вариант не поможет. В этом случае на помощь придёт только восстановление старой версии документа. Как это сделать рассмотрим ниже.

На самом деле с восстановлением документов в гугле я уже сталкивался неоднократно, обучая людей компьютерной грамотности через интернет и в некоторых других областях. Бывают случаи, человек по неопытности просто берёт и удаляет всё к едрени фени из документа, забывает про клавиши отмены действия и закрывает в панике документ 🙂 Вот в таких случаях восстановление в Google — самое настоящее спасение!

ПРОСМОТР СТАРЫХ ВЕРСИЙ ДОКУМЕНТОВ GOOGLE

Сервис Google очень хорош помимо всего прочего ещё и тем, что сам хранит все версии каждого документа длительное время. Сколько конкретно, информации не накопал, но сам видел сохранённые копии за несколько месяцев! Вероятно сервис хранит вообще все версии каждого документа. Эта функция никак не настраивается, то есть этим управляет сам гугл.

Итак, что нужно для восстановления старых версий.

Для начала откройте в гугле тот документ, старые версии которого хотели бы посмотреть и какую-то из них, вероятно, восстановить.

В самом верху, над панелью инструментов редактора, обычно сразу отображается ссылка «Последнее изменение . » и указан пользователь, который последним вносил в документ какие-то правки. Пример:

В Google диске с одним документом могут работать несколько пользователей сразу. Те, которым вы предоставляете доступ для редактирования.

Так вот, кликнув по этой ссылке, вы сможете сразу перейти к просмотру версий текущего документа и восстановлению нужной в случае необходимости.

Но бывает так, что такой ссылки вверху не отображается. Тогда есть второй вариант попасть на страницу просмотра версий документа: меню «Файл» — «История версий» — «Смотреть историю версий».

На странице справа будут списком отображены все версии данного документа с указанием даты и времени изменений.

Кликнув на нужную версию, информация в открытом документе в предпросмотре изменится на ту, что соответствует выбранной версии. Пролистывая документ, вы увидите изменения в нём, например, текст, который ранее присутствовал и потом был удалён или наоборот. Эти изменения обозначаются различными способами, например, информация, которой в более свежих версиях документа уже нет, будет перечёркнута [1]:

Можно перемещаться по изменениям в документе, пользуясь стрелками вверху [2], где указано общее количество правок.

Далеко не всегда удобно смотреть версии документа с включенным отображением сделанных изменений. К примеру, мне это совсем неудобно 🙂 Мне хочется видеть чистый документ за выбранную дату и время, безо всяких вычёркиваний и прочей лабуды, которая чаще только мешается. Чтобы эти изменения не отображались, нужно отключить опцию «Показать изменения» внизу:

Теперь будете видеть документы без отображения правок.

Таким вот образом, можете перемещаться по разным версиям документа в поисках нужной.

Чтобы восстановить нужную версию документа, открыв её, нажмите вверху соответствующую кнопку «Восстановить эту версию».

В результате ваш текущий документ будет заменён на выбранную вами версию. Помните, что не всегда имеет смысл восстанавливать таким образом документ, порой достаточно открыть нужную версию для просмотра и просто скопировать какую-то информацию, которую ранее потеряли. Зависит от ситуации.

Для удобства, можно присваивать нужным версиям свои названия, чтобы затем легко их найти по своим названиям, не блуждая по всему списку с указанием только дат и времени. Чтобы версии задать название, щёлкните по кнопке меню рядом с ней (её называю ещё «гамбургер» 🙂 ) и выберите «Указать название версии».

Теперь вместо даты укажите своё название. Пример:

В итоге вы будете видеть вместо даты и времени заданное вами название данной версии документа.

Если хотите, чтобы Google отобразил только версии с названиями, то активируйте вверху опцию «Только версии с названиями»:

Также указать название версии можно прямо во время работы над документом, выбрав меню «Файл» — «История версий» — «Указать название текущей версии».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Возможность посмотреть и восстановить старые версии документов Google порой очень важна и может в некоторых ситуациях спасти нас, например, от повторного внесения правок, часть из которых могли уже и позабыть 🙂 Конечно, никогда не стоит рассчитывать только на то, что Google хранит старые версии. Нужно всегда самостоятельно делать резервные копии любых важных для вас данных!

А вы знали о возможности восстановления старых версии документов в гугле, пользовались ей когда-либо ? 🙂 Поделитесь в комментариях, буду рад обратной связи! 🙂