2. Рабочие листы в Excel.
В Excel каждый файл это рабочая книга, которая может состоять из нескольких рабочих листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. На рабочих листах могут быть размещены такие таблицы, для которых при выводе на печать потребуется несколько листов бумаги. Поэтому не путайте Рабочий лист с обычным листом бумаги.
В Excel рабочие листы по умолчанию имеют названия: Лист1, Лист2, Лист3. и т.д. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного (текущего) листа выделено жирным шрифтом.
Слева от них имеются кнопки прокрутки листов.
Переименование рабочего листа.
Для систематизации и облегчения поиска информации в рабочей книге удобнее присваивать названиям листов собственные имена, отражающие их смысловое содержание, например: «Реализация», «Цена», «Выручка» и т.п.
Существует два способа выполнения данной операции.
Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист1 из контекстного меню выберите команду Переименовать прежнее название листа закрасится черным цветом.
Введите новое имя поверх старого и нажмите Enter.
Выберите двойным нажатием левой кнопки мыши нужный ярлычок листа.
Введите новое имя поверх старого и нажмите Enter.
Задание 3. Переименуйте лист на котором находится таблица Форматы чисел с прежнего названия «Лист1» на новое «Форматы чисел».
Добавление рабочих листов.
При работе в Excel часто требуется добавить один или несколько новых рабочих листов. Существует два способа добавления рабочих листов в рабочую книгу Excel.
На вкладке Главная в группе Ячейки выберите пункт меню Вставить
Затем из выпадающего меню выберите Вставить лист
Чтобы вставить несколько листов, выберите необходимое количество листов, удерживая нажатой клавишу SHIFT, затем из пункта меню Вставить выполните команду Вставить лист. (В этом случае добавится столько листов, сколько было выбрано первоначально).
Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа из контекстного меню и выберите команду Добавить. –Лист–OK;
Чтобы вставить несколько листов, выберите необходимое количество листов, удерживая нажатой клавишу SHIFT, затем правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите команду Добавить–Лист–OK. (В этом случае добавится столько листов, сколько было выбрано первоначально).
Примечание: Обратите внимание, куда вставились новые листы. Какие у них имена?
Удаление рабочих листов.
При удалении одного или нескольких листов в Excel необходимо знать, что после их удаления отменить данную операцию невозможно !
При удалении рабочих листов программа Excel выдает предупреждение о невозможности отмены данной операции и два варианта выхода из этой ситуации:
кнопка OK – процедура удаления будет продолжена и листы удалятся;
кнопка Отмена – процедура удаления будет остановлена (отменена),
Существует два способа удаления рабочих листов.
В меню Правка выберите команду Удалить лист;
Чтобы удалить несколько листов, выберите необходимое количество листов, удерживая нажатой клавишу SHIFT, затем из меню Правка выберите команду Удалить лист. (В этом случае удалится столько листов, сколько было выбрано первоначально).
Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа из контекстного меню и выберите команду Удалить;
Для удаления нескольких листов, выберите необходимое количество листов, удерживая нажатой клавишу SHIFT, затем правой кнопкой мыши на ярлычке листа вызовите контекстное меню и выберите команду Удалить (В этом случае удалится столько листов, сколько было выбрано первоначально).
Перемещение рабочих листов.
В Excel существует три способа перемещения рабочих листов.
В меню Правка выберите команду Переместить/Скопировать лист;
В диалоговом окне левой кнопкой мыши выберите, перед каким листом должен расположиться выбранный рабочий лист, затем нажмите OK;
Правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите команду Переместить/Скопировать. ;
В диалоговом окне левой кнопкой мыши выберите, перед каким листом должен расположиться выбранный рабочий лист, затем нажмите OK;
Левой кнопкой мыши «захватите» ярлычок листа и перенесите его в другое место.
Примечание: Если при перемещении листа держать нажатой клавишу Ctrl, произойдет перемещение копии листа и к его имени добавится цифра (2), в этом случае исходный лист останется на прежнем месте.
Назовите основные форматы данных в Excel.
В каком формате представляются числа по умолчанию? В чём особенности этого формата?
Что такое лист в Excel?
Новый документ, который автоматически открывается при запуске табличного редактора Excel, называется «Книга» и имеет условное название «Книга 1». Каждая книга состоит из листов таблиц, которые являются основой документа Excel и представляют собой место для хранения данных и работы с ними.
Лист (рабочий лист) — это составная часть книги, основа документа Excel, представляющая собой место для внесения и хранения данных, графического представления обработки этих данных, а также ведения различных вычислений и расчетов.
Имена листов
Книга может состоять как из одного (минимальное количество листов в книге), так и из нескольких листов, количество которых определяется в настройках приложения. Каждый лист имеет свое уникальное в пределах книги имя и символизируется ярлычком, расположенным в левой нижней части окна книги, левее горизонтальной полосы прокрутки. Цвет ярлычков может изменяться. На ярлычках листов отображаются их имена. Стандартные имена листов можно изменять, присваивая им любые другие названия. Имена листов не должны быть пустыми, не должны превышать 31-го символа и не должны содержать двоеточий, косых черт, вопросительных знаков, звездочек и квадратных скобок.
Работа с листами
Любой лист состоит из вертикальных столбцов и горизонтальных строк ячеек, в которые вводятся данные. Вносить и изменять данные можно как в одном, так и сразу в нескольких листах одновременно. Новые листы можно добавлять в книгу в любое время, а очередность листов в книге можно изменять по своему усмотрению. Листы можно удалять, разбивать окна листов на сектора, создавать копии листов, скрывать и отображать.
Некоторые действия, совершаемые с листами, могут быть ограничены при помощи защиты структуры и окон.
Надстройка для работы с листами
Действия с листами, можно осуществлять не только при помощи стандартных средств Excel, но и программно, при помощи надстроек. Также, надстройки позволяют совершать с листами некоторые действия, которые вообще в программе Excel не предусмотрены, например, сортировка листов или объединение листов из разных книг в одну.
При помощи надстройки для Excel можно быстро переименовать листы рабочей книги, расставить их в нужной последовательности, размножить в заданном количестве, выборочно удалить по условию, объединить листы из разных рабочих книг в одну, разъединить листы и сохранить их отдельными файлами, отправить на печать только определенные листы из множества рабочих книг, делать листы видимыми, скрытыми и очень скрытыми по заданной маске, сортировать листы по возрастанию и убыванию, быстро устанавливать и снимать защиту как с одного, так и со всех листов сразу.
Рабочие листы в Excel
Рабочий лист представляет собой набор ячеек, в которых вы храните и обрабатываете данные. По умолчанию каждая книга Excel содержит три листа (в Excel 2010 и более ранних версиях).
Как выбрать рабочий лист
Когда вы открываете Excel, программа автоматически открывает лист с названием Sheet1. Название листа видно на ярлычке в нижней части окна документа.
Примечание переводчика: В русифицированной версии Excel листы называются – Лист1, Лист2 и т.д.
Для выбора какого-либо другого листа в книге, просто кликните по ярлычку Sheet2 или Sheet3.
Как переименовать рабочий лист
По умолчанию рабочие листы названы Sheet1, Sheet2 и Sheet3. Чтобы дать листу более информативное имя, следуйте инструкции ниже:
- Кликните правой кнопкой мыши по ярлычку листа Sheet1.
- Выберите Rename (Переименовать).
Как вставить рабочий лист
Вы можете вставить столько листов, сколько хотите. Чтобы быстро вставить новый лист, нажмите на ярлычок Insert Worksheet (Вставить лист) в нижней части окна документа.
Как переместить рабочий лист
Чтобы переместить лист, кликните по ярлычку листа, который необходимо переместить, и перетащите его на новое место.
-
Например, кликните по ярлычку Sheet4 и поместите его перед Sheet2.
Как удалить рабочий лист
Чтобы удалить лист, кликните правой кнопкой мыши по ярлычку листа и выберите команду Delete (Удалить).
-
Для примера удалите листы Sheet4, Sheet2 и Sheet3.
Как скопировать рабочий лист
Представьте , что у вас есть продажи за 2010 год и вам нужно создать такой же лист на 2011 год, но с другими данными. Вы можете заново создать лист, но это отнимет очень много времени. Намного проще скопировать весь лист и изменить только значения.
- Кликните правой кнопкой мыши по ярлычку листа Sales 2010.
- Из контекстного меню выберите пункт Move or Copy (Переместить или скопировать).
Примечание: Вы можете даже скопировать лист в другую книгу Excel, выбрав нужную книгу из раскрывающегося списка (см. диалоговое окно на рисунке выше).
Электронные таблицы. Организация расчетов и построение диаграмм
Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.
Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.
Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц
Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:
— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;
— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;
— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;
— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;
— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.
Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек
Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.
Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.
Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.
Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.
Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».
Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».
Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов
Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.
Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.
Рисунок 2 – Строка заголовка Excel
Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:
Рисунок 3 – Строка меню
При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».
Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню
На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.
Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»
Типы данных в Excel
Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.
Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.
Основные типы данных Excel:
В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.
Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных
В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.
Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»
Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.
Виды ссылок: абсолютные и относительные
Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.
Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.
Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.
Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».
Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».
Примеры абсолютных ссылок:
— на ячейку E32: «$E$32»;
— на столбец F: «$F2»;
Порядок создания формулы в Excel
Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.
При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.
Ошибки при вводе формул
При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.
Самые распространенные ошибки при вводе формул:
«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;
«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;
«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;
«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;
«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;
«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;
«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.
Встроенные функции и их использование
Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.
В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.
Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.
Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов
Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.
Пример вычисления математической функции
Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.
Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».
Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».
Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.
Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.
Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.
Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»
Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.
Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.
Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы
Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.
Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».
В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:
Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).
Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.
Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.
Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».
Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.
Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».
Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».
Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.
Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».
Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.
Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.