How to Paste Tables from Microsoft Word or Excel into InDesign
Here’s a quick tip for those times when you want to quickly get some tabular data from Microsoft Word or Excel into InDesign without going through the process of placing the file.
Of course, using File > Place will give you access to import options that can be very handy for controlling what content comes in from Word or Excel, and how that content is formatted. But if all you want is a simple, 2-second method, here it is:
In Word or Excel, copy the cells you want to bring into InDesign.
In InDesign, create a table with the right number of row and columns to house your data. This isn’t strictly necessary; InDesign will add rows and columns to fit the data when you paste. But it’s good practice since it helps you end up with a table that’s sized properly from the get-go.
And here’s the key step: Select the top left cell (or whichever cell where you want the pasted data to start filling in the table). You can do this by putting your cursor in the InDesign table cell and pressing Esc. Alternatively, click and drag just to the cell border. You’ll know you have the cell selected when it’s fully highlighted.
Paste. The table data will spread out over all the necessary rows and columns.
Didn’t work, you say? Did all the table data go in that one cell you had selected, like this?
No worries. This the result of a preference setting. Press Command/Ctrl+K to open the Preferences dialog box. All the way down at the bottom of the list of categories you’ll see Clipboard Handling. Click it, and under When Pasting Text and Tables From Other Applications, choose Paste: Text Only. (When All Information is selected, InDesign will paste everything in a single cell.)
Создание таблиц
Таблицы состоят из строк и столбцов, которые в свою очередь состоят из ячеек. Ячейка напоминает текстовый фрейм, в который можно добавлять текст, привязанные фреймы или другие таблицы. Таблицы можно создавать в Adobe InDesign CS5 или экспортировать из других приложений.
Для создания, изменения и форматирования таблиц в Adobe InCopy необходимо переключиться в режим «Макет».
Создание таблиц
Таблицы состоят из строк и столбцов, которые в свою очередь состоят из ячеек. Ячейка напоминает текстовый фрейм, в который может быть добавлен текст, внутритекстовый графический объект или другие таблицы. Создать таблицу можно обычным способом или путем преобразования в нее существующего текста. Кроме того, таблица может быть встроена в другую таблицу.
Новая таблица при создании заполняет всю ширину текстового фрейма-контейнера. Если при вставке точка ввода находится в начале строки, то таблица вставляется на той же строке, если точка ввода находится в середине — на следующей строке.
Обтекание таблиц текстом производится так же, как и для внутристрочных графических объектов. В частности, при добавлении и удалении расположенного выше текста, а также при изменении его кегля таблица будет перемещаться по фреймам в цепочке. Однако таблица не отображается на фрейме с текстом по контуру.
Майкл Мёрфи (Michael Murphy) представляет статью о создании и форматировании таблиц: Особенности использования таблиц.
Джефф Уитчел (Jeff Witchel) из InfiniteSkills.com представил видео на тему Основы настройки таблиц.
Создание таблицы обычным способом
В InDesign есть возможность создавать таблицы в существующем текстовом фрейме (Использование параметра «Вставить таблицу»). Кроме того, можно создать таблицу и позволить InDesign создать текстовый фрейм вокруг нее (Использование параметра «Создать таблицу»).
Использование параметра «Вставить таблицу»
Чтобы создать таблицу в существующем текстовом фрейме, используйте инструмент «Текст» и поместите точку ввода в том месте, где необходимо создать таблицу.
Выберите команды «Таблица» > «Вставить таблицу».
Если в данный момент курсор находится за пределами текстового фрейма, доступен параметр «Создать таблицу».
Новая таблица располагается по всей ширине текстового фрейма.
Использование параметра «Создать таблицу»
При использовании параметра «Создать таблицу» нет необходимости сначала создавать текстовый фрейм в документе. После того как вы создадите таблицу в документе, будет создан текстовый фрейм по размеру этой таблицы.
Выберите команды «Таблица» > «Создать таблицу».
Если в данный момент курсор находится в текстовом фрейме, доступен параметр «Вставить таблицу».
С помощью курсора создайте нужную таблицу.
InDesign создает текстовый фрейм по размеру очерченной области и создает таблицу в текстовом фрейме.
Высота строки таблицы определяется выбранным стилем таблицы. Например, для форматирования различных частей таблицы могут использоваться различные стили ячеек, определенные в стиле таблицы. Если стили ячеек содержат стили абзацев, то высота строки в этой области будет определяться значением интерлиньяжа в стиле абзаца. Если стили абзацев не используются, то высота строки определяется значением служебного поля по умолчанию в документе. Служебное поле определяется значением интерлиньяжа. В данном контексте служебное поле примерно равно высоте подсветки выделенного текста.
Создание таблицы из существующего текста
Перед преобразованием текста в таблицу убедитесь, что он соответствующим образом подготовлен.
Выберите инструмент «Текст» и выделите текст, который необходимо преобразовать в таблицу.
Если в какой-либо строке элементов меньше, чем столбцов в таблице, то оставшиеся ячейки будут пустыми.
Встраивание одной таблицы в другую
Выделите ячейки или таблицу для встраивания в другую таблицу, затем выберите команду «Редактирование» > «Вырезать» или «Скопировать». Поместите точку ввода в ячейку, куда должна быть вставлена таблица, затем выберите команду «Редактирование» > «Вставить».
Щелкните на ячейке, выберите команду «Таблица» > «Вставить таблицу», задайте число строк и столбцов, затем нажмите кнопку «ОК».
При создании таблицы в ячейке нельзя выделить мышью часть таблицы за пределами ячейки. В этом случае необходимо расширить строку или столбец либо поместить точку ввода в первую часть таблицы, а затем при помощи комбинаций клавиш переместить точку ввода и выделить текст.
Импорт таблиц из других приложений
При импорте электронной таблицы Microsoft Excel или документа Microsoft Word с таблицами с помощью команды «Поместить» данные импортируются в виде таблицы, доступной для редактирования. Форматирование настраивается в диалоговом окне «Параметры импорта».
Кроме того, данные из электронной таблицы Excel или таблицы Word можно вставлять в документы InDesign или InCopy. Формат текста, вставляемого из других приложений, задается установками раздела «Обработка буфера». Если выбран параметр «Только текст», то данные отображаются в виде неотформатированного текста с табуляцией, который затем можно преобразовать в таблицу. Если выбран параметр «Вся информация», то вставляемый текст будет отображаться в отформатированной таблице.
Если текст вставляется в существующую таблицу из другого приложения, создайте в ней достаточное для его размещения число строк и столбцов, в установках раздела «Обработка буфера» выберите «Только текст» и убедитесь, что выделена хотя бы одна ячейка (за исключением случаев, когда в ячейку необходимо вставить всю таблицу).
Если нужен больший контроль над форматированием импортируемой таблицы или необходимо сохранить форматирование электронной таблицы, лучше произвести ее импорт командой «Поместить». Если необходимо создать связь с форматированием электронной таблицы, выберите параметр «Создавать связи при размещении текстовых и табличных файлов» в настройках «Обработка файлов».
Можно также скопировать и вставить текст, разделенный символами табуляции, в диапазон ячеек таблицы. Этим способом удобно заменять содержимое при необходимости сохранить форматирование. Предположим, вам нужно обновить содержимое отформатированной таблицы в ежемесячном журнале. Одним из вариантов является связь с электронной таблицей Excel. Однако, если содержимое происходит из другого источника, можно скопировать текст с табуляцией в буфер обмена, выделить диапазон ячеек в отформатированной таблице InDesign и вставить в него содержимое.
Добавление текста в таблицу
Ячейка таблицы может содержать текст, привязанные объекты, XML-теги и другие таблицы. При вставке текста высота строки таблицы будет соответствующим образом увеличена, за исключением случаев, когда для строки задана фиксированная высота. В таблицы нельзя вставлять сноски.
С помощью инструмента «Текст» выполните одно из следующих действий:
Поместите точку ввода в ячейку и введите текст. Чтобы создать новый абзац в той же ячейке, нажмите клавишу «Ввод» или «Return». Перемещение по ячейкам производится по нажатию клавиши «Tab» (при нажатии клавиши «Tab» в последней ячейке добавляется новая строка). Перемещение по ячейкам в обратном порядке производится по нажатию комбинации клавиш «Shift» и «Tab».
Скопируйте текст, установите в ячейке точку ввода, затем выберите команду «Редактирование» > «Вставить».
Поместите точку ввода в то место, куда нужно добавить текст, выберите команду «Файл» > «Поместить», а затем дважды щелкните на текстовый файл.
Импорт файла Word в InDesign
Команда « Поместить» в меню « Файл» позволяет импортировать файл Word в InDesign. В диалоговом окне «Поместить» убедитесь, что установлен флажок « Показать параметры импорта» .
В диалоговом окне « Параметры импорта Microsoft Word » убедитесь, что выбран переключатель « Сохранить стили и форматирование из текста и таблиц» в разделе « Форматирование ». Это обеспечит перевод большинства стилей Word в InDesign.
Нажмите кнопку « ОК», чтобы поместить курсор «Поместить» в документ InDesign, и перетащите его, чтобы нарисовать текстовый фрейм и поместить документ Word внутри текстового фрейма.
Большая часть форматирования Word действительно переносится в InDesign. Такие вещи, как маркеры и нумерация, основные настройки шрифта, начальные и абзацные стили, переносятся просто отлично.
Однако такие вещи, как WordArt, выделения, переопределенные стили Word и форматирование изображений, могут не переноситься хорошо.
Таблицы переносятся хорошо, но вам может потребоваться перенастроить размеры строк и столбцов.
Сложный Ворд в ИнДизайн
Огромный вордовский файл. Миллион картинок.
Требуется затащить в Индизайн.
Хотелось бы как-нибудь (естественно, на автомате):
1. выдрать все картинки из файла и сгрузить в папку под определёнными именами, типа pic1.tiff и т.д.
2. На место картинок в ворд вставить эти имена файлов.
3. Затащить в ИнДизайн и потом переплейсить (ну это уже просто).
а вот про пункты 1–2 может, кто подскажет?
Quorthon
Активный участник
Mike Udin
Активный участник
>>тут то как раз и сложность, дело в том что индюк когда в себя тянет верстку ворда с картинками, все эти картинки из ворда внердяет.
Это не есть сложность. Есть команда Unembed в палитре Links, пользуйте ее.
Quorthon
Активный участник
Mike Udin
Активный участник
>>тут то как раз и сложность, дело в том что индюк когда в себя тянет верстку ворда с картинками, все эти картинки из ворда внердяет.
Это не есть сложность. Есть команда Unembed в палитре Links, пользуйте ее.
>>2. На место картинок в ворд вставить эти имена файлов.
был у меня макрос такой для ворда от одного старого знакомого, поискать надо.