Секреты Word. Работа с документами в режиме структуры
При работе с большими документами, состоящими из нескольких частей, иногда бывает удобно отобразить на экране только их названия, например, в случае, когда следует просмотреть общую структуру документа и переставить некоторые блоки текста. Подобная задача возникает еще и тогда, когда создание документа начинается с его плана-структуры, а в ходе работы разделы плана расширяются путем добавления других пунктов и текста.
Для решения такой задачи наиболее приемлемым средством текстового редактора Microsoft Word являются средства, доступные в режиме структуры. В этом режиме документ можно представить в виде нескольких вложенных уровней, а потом можно управлять отображением этих уровней, отображая одни уровни и скрывая другие. Перейти в режим структуры можно, выбрав «Вид -> Структура».
Для превращения в структуру готового документа Word необходимо отформатировать строки текста для каждого уровня структуры. Первый уровень структуры должен быть отформатирован с помощью стиля «Заголовок 1», второй — «Заголовок 2» и т.д. В этом случае уровень структуры текстовый редактор Word определит самостоятельно в соответствии с установленными стилями.
Можно по-другому определить заголовки структуры. Для этого достаточно выделить нужный текст и из списка «Уровень структуры» выбрать номер нужного уровня. Структура Word допускает до девяти вложенных уровней. Последний уровень всегда имеет порядок «обычный текст».
Создание уровней структуры.
Другие кнопки панели инструментов «Структура», появившиеся после перехода в режим структуры, предназначены для управления созданными уровнями. Например, используя кнопки «повысить уровень» или «понизить уровень» можно повысить или понизить на один уровень выделенного текста. Кнопки «Повысить до заголовка 1» и «Понизить до обычного текста» позволяют сразу же превратить текст в первый и последний уровень структуры.
После создания структуры можно управлять отображением ее уровней. Например, можно оставить текст только первого уровня, или только первых двух. Для определения отображаемого уровня структуры всего текста предназначена кнопка «Показать уровень». После выбора пункта «Показать уровень 1» на экране будут отображены названия только первого уровня, пункт «Показать уровень 2» означает отображение второго уровня. Для отображения всех уровней структуры необходимо выбрать пункт «Показать все уровни».
Так можно отобразить только первый уровень структуры.
Точно так же можно управлять отображением уровней для одного пункта структуры. Рядом с названием пунктов-разделов структуры, для которых существуют подразделы, появляется значок «+». Нажав мышкой на этот знак можно отобразить или скрыть отображение уровней для одного пункта структуры. Это же действие можно выполнить, используя кнопки с изображением «+» (свернуть) и «–» (развернуть) на панели инструментов.
С помощью кнопок «+» и «–» можно управлять отображением одного уровня структуры.
Для перемещения созданных разделов структуры предназначены кнопки «вверх» и «вниз».
Как в word создать структуру документа
Режим структуры и создание больших документов в Word
2.1. Обработка текстовой информации. Текстовые процессоры
2.1.6. Работа с большими документами Word
Режим структуры в редакторе Word используется для организации больших документов Word (документов большого объема), которые состоят из оглавления, разделов и подразделов различных уровней, к таким документам относятся, например, курсовые и дипломные работ и т. д.
Режим структуры в редакторе Word — это представление документа, показывающее его структуру. Заголовки в режиме структуры снабжаются отступами, наглядно показывающими уровень вложенности заголовков в документе Word.
В режиме структуры можно легко просматривать структуру всего документа Word, изменять уровень вложенности заголовков, копировать и перемещать большие фрагменты текста путем перемещения соответствующих заголовков.
Кроме того, в этом режиме проще создавать и изменять общую структуру главного документа Word путем добавления, перестановки и удаления вложенных документов. Для создания главного документа Word необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами Word.
Главный документ Word – это документ Word, который объединяет в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). Использование главных документов Word упрощает создание и обновление больших документов Word, таких как журналов, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав.
Режим структуры в редакторе Word
Чтобы перейти в режим структуры, надо выбрать в меню Вид команду Структура. В режиме структуры отображается структура документа Word и появляется панель инструментов «Структура».
Отступы и символы, отображаемые в режиме структуры, не влияют на вид и печать документа в обычном режиме. Режим структуры лишь отображает на экране документ Word в ином виде и позволяет работать с ним другими средствами.
В режиме структуры термин заголовок относится к любому абзацу, которому назначен один из встроенных стилей: Заголовок 1 – Заголовок 9. Заголовок — это название раздела, отформатированное с помощью одного из стандартных девяти стилей заголовков Word.
Стиль Заголовок 1 находится на самом высоком уровне иерархии и не имеет отступа. Заголовок 2 находится на один уровень ниже и при отображении в режиме структуры получает небольшой отступ и так далее.
Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро изменить структуру документа Word. Можно изменить порядок заголовков и текста документов Word, перемещая их вверх и вниз в режиме структуры, а также повышать или понижать уровень основного текста или заголовка.
Для повышения и понижения уровня, а также для перетаскивания текста внутри структуры можно перетащить символы «+» или «-» влево, вправо, вверх или вниз.
В режиме структуры слева от каждого заголовка отображается соответствующий символ структуры:
- + Заголовки с подчиненным текстом.
- — Заголовки без подчиненного текста.
- Основной текст.
С помощью этих символов можно сворачивать и разворачивать подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ Word. Для отображения полной структуры документа Word следует скрыть основной текст. Серая линия, которой подчеркнут заголовок, означает, что заголовок содержит свернутые, или скрытые, подчиненные заголовки или основной текст.
Чтобы отобразить или скрыть текст, дважды щелкните символы развертывания рядом с заголовком или выберите команду Показать соответствующий уровень заголовков из раскрывающегося списка на панели Структура. Основной текст — это любой абзац в структуре, не являющийся заголовком. В режиме структуры на основной текст указывает маленький квадратик, расположенный слева от абзаца документа Word.
Создание структуры нового документа Word (организация структуры нового документа) в режиме структуры
При создании большого документа Word, например, курсовой или дипломной работы необходимо воспользоваться режимом структура.
Загрузите приложение Word, откроется окно приложения и в нем появится новый документ, который называется «Документ 1»:
- В новом документе Word перейдите в режим структуры.
- Введите заголовки, нажимая клавишу ENTER после каждого заголовка. Эти заголовки автоматически форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1».
- Чтобы присвоить заголовок другому уровню и придать ему соответствующий стиль форматирования, следует переместить символ заголовка — или + структуры. Чтобы понизить уровень заголовка, перетащите символ правее. Чтобы повысить уровень заголовка, перетащите символ левее. Чтобы переместить заголовок на новое место, перетащите символ вверх или вниз. Относящийся к этому заголовку основной текст будет перемещен вместе с заголовком.
- Когда организация документа Word будет завершена, перейдите в обычный режим или режим разметки, чтобы ввести основной текст и рисунки.
Основной текст. Текст, оформленный без использования встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»). В режиме структуры слева от основного текста автоматически отображается маленький квадратик.
Изменение структуры документа Word в режиме структуры
Изменение уровней заголовков в документе Word
Для изменения уровней заголовков и преобразований абзаца основного текста в заголовок или заголовка — в абзац основного текста служат кнопки на панели инструментов Структура. Чтобы выделить заголовок вместе со всем подтекстом, достаточно щелкнуть на структурном маркере слева от него.
Изменение уровней заголовков с помощью панели инструментов Структура:
- Установите курсор в изменяемом заголовке, уровень, которого должен повыситься или понизиться.
- Для перевода заголовка на следующий уровень вверх нажмите кнопку Повысить уровень, а для перевода на следующий уровень вниз – кнопку Понизить уровень.
Изменение уровней заголовков с помощью символов структуры:
- Чтобы изменить уровень заголовка, перетащите символы структуры левее или правее.
- Чтобы повысить уровень заголовка или преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ левее.
- Чтобы понизить уровень заголовка или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ правее.
При перетаскивании символов на экране изображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку Понизить до обычного текста.
Перемещение фрагментов текста в документе Word
С помощью двух кнопок на панели Структура можно быстро переместить в документе Word один или несколько абзацев текста. Такими абзацами могут быть как заголовки, так и основной тест.
Перемещение абзацев вверх или вниз происходит так:
- установите курсор в перемещаемом абзаце;
- нажмите кнопку Переместить вниз или Переместить вверх.
Быстрое перемещение абзацев вверх или вниз можно осуществить так: перетащите символы структуры вверх или вниз.
При перетаскивании на экране изображается горизонтальная линия. Отпустите кнопку мыши, когда линия достигнет места, в которое требуется поместить текст.
При таком способе заголовок всегда перемещается вместе со всем подтекстом, поскольку перетаскивание структурного маркера автоматически приводит к выделению заголовка с подтекстом.
Развертывание и свертывание текста
В режиме структуры документ Word можно свернуть, оставив только нужные заголовки и основной текст. Это упрощает просмотр структуры документа Word, перемещение по документу и перемещение больших кусков текста.
Свернуть можно только текст, отформатированный с помощью встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или уровней структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»).
Кнопки для осуществления операций «развернуть / свернуть» расположены на панели инструментов Структура. Для выполнения команд над текстом необходимо установить курсор в требуемый фрагмент. Например, кнопки + и – повышают или понижают текст с заголовком на один уровень, а команда Показать все уровни отображают весь основной текст.
Создание оглавления в документе Word с использованием встроенных стилей заголовков
К документу Word можно добавить оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся.
Для создания оглавления необходимо выполнить следующее:
- Назначить каждому заголовку один из встроенных стилей Заголовок 1 – Заголовок 9.
- Установить курсор в том месте документа, где должно находиться оглавление.
- Выполнить команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указателии перейти на вкладку Оглавление.
- Задать формат оглавления, способ выравнивания номеров страниц, число уровней, символ-заполнитель и установить флажок «Показать номера страниц».
- Нажать ОК.
Далее . >>> Тема: 2.1.7. Решение задач оформление экономической документации
Создать документ в Word
С помощью Word на ПК, Mac или мобильном устройстве вы можете:
Создавайте документы с нуля или по шаблону.
Добавьте текст, изображения, рисунки и видео.
Изучите тему и найдите достоверные источники.
Доступ к документам с компьютера, планшета или телефона с помощью OneDrive.
Делитесь своими документами и работайте с другими.
Отслеживайте и просматривайте изменения.
Создать документ
На вкладке Файл щелкните Новый .
В поле Искать онлайн-шаблоны введите тип документа, который вы хотите создать, и нажмите ENTER.
Совет: Чтобы начать с нуля, выберите Пустой документ . Или, чтобы попрактиковаться в использовании функций Word, попробуйте учебное пособие, например Добро пожаловать в Word , Вставьте первое оглавление и другие.
Добавить и отформатировать текст
Установите курсор и введите текст.
Для форматирования выделите текст, а затем выберите один из вариантов: полужирный , курсив , маркеры , нумерация и другие.
Добавление изображений, фигур, рисунков SmartArt, диаграмм и др.
Выберите вкладку Вставить .
Выберите, что вы хотите добавить:
Таблицы — выберите Таблицы , наведите указатель мыши на нужный размер и выберите его.
Изображения — выберите Изображения , найдите нужное изображение и выберите Вставить .
Online Pictures — выберите Online Pictures , найдите и выберите нужное изображение и выберите Insert .
Фигуры — выберите Фигуры , а затем выберите фигуру из раскрывающегося списка.
Значки — выберите Значки , выберите нужный и выберите Вставить .
3D Models — выберите 3D Models , выберите файл или онлайн-источник, перейдите к нужному изображению и выберите Insert .
SmartArt — выберите SmartArt , выберите SmartArt Graphic и выберите OK .
Диаграмма — выберите Диаграмма , выберите нужную диаграмму и нажмите ОК .
Снимок экрана — выберите Снимок экрана и выберите один из раскрывающегося списка.
Далее: Сохраните документ в OneDrive в Word
Как создать оглавление в Word
Урок 15: Как создать оглавление в Word
/ ru / word-tips / modifying-page-numbers-in-word / content /
Как создать оглавление в Word
Представьте, что вы работаете с очень длинным документом в Microsoft Word, например с академической статьей или большим отчетом. В зависимости от проекта, это могут быть десятки или даже сотни страниц! Когда документ такой большой, может быть трудно запомнить, на какой странице и какая информация есть.К счастью, Word позволяет вставлять оглавление, что упрощает организацию документа и навигацию по нему.
Оглавление похоже на список глав в начале книги. В нем перечислены все разделы документа и номер страницы, с которой начинается этот раздел. Действительно базовое оглавление может выглядеть так:
Вы можете создать оглавление вручную, введя названия разделов и номера страниц, но это потребует больших усилий.И если вы когда-нибудь решите переставить разделы или добавить дополнительную информацию, вам придется обновлять все заново. Однако при правильном форматировании Word может автоматически создавать и обновлять оглавление.
Мы будем использовать Word 2013 , чтобы показать вам, как создать оглавление, но вы можете использовать точно такой же метод в Word 2010 или Word 2007.
Шаг 1. Применение стилей заголовков
Если вы уже читали наш урок Styles , вы знаете, что это простой способ добавить профессиональное форматирование текста к различным частям документа.Стили также служат еще одной важной цели: добавлению в документ скрытого уровня организации и структуры .
Если вы примените стиль заголовка , вы сообщаете Word, что начали новую часть документа. Когда вы вставляете оглавление, он создает раздел для каждого заголовка. В приведенном выше оглавлении каждая глава использует стиль заголовка, поэтому разделов четыре.
Чтобы применить стиль заголовка, выделите текст, который нужно отформатировать, затем выберите нужный заголовок в группе Стили на вкладке Home .
Шаг 2. Вставьте содержание
Теперь самое простое! После применения стилей заголовков вы можете вставить оглавление всего за несколько щелчков мышью. Перейдите на вкладку Ссылки на ленте, затем щелкните команду Оглавление . Выберите встроенную таблицу в появившемся меню, и в вашем документе появится оглавление.
Как вы можете видеть на изображении ниже, в оглавлении используются стили заголовков в вашем документе, чтобы определить, где начинается каждый раздел.Разделы, начинающиеся со стиля Заголовок 2 или Заголовок 3, будут вложены в стиль Заголовка 1, как и многоуровневый список .
Оглавление также создает ссылок для каждого раздела, что позволяет вам переходить к различным частям вашего документа. Просто удерживайте клавишу Ctrl на клавиатуре и щелкните, чтобы перейти в любой раздел.
Шаг 3. Обновите при необходимости
Если вы редактируете или добавляете свой документ, можно легко обновить оглавление.Просто выберите оглавление, щелкните Обновить таблицу, и выберите Обновить всю таблицу в появившемся диалоговом окне. После этого оглавление обновится, чтобы отразить любые изменения.
Каким бы большим ни был ваш документ, вы можете видеть, что в создании оглавления нет ничего сложного. Если вам нужен еще больший контроль над тем, как отображается ваше оглавление, ознакомьтесь с этим руководством от Microsoft на Переход на следующий уровень содержания .
Вставить оглавление
Создать оглавление
Поместите курсор в то место, куда вы хотите добавить оглавление.
Перейти к Ссылки > Содержание . и выберите автоматический стиль.
Если вы вносите в документ изменения, которые влияют на оглавление, обновите оглавление, щелкнув правой кнопкой мыши оглавление и выбрав Обновить поле .
Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.
Если у вас отсутствуют записи
Отсутствующие записи часто возникают из-за того, что заголовки не отформатированы как заголовки.
Для каждого заголовка, который вы хотите в оглавлении, выберите текст заголовка.
Перейдите на главную страницу > Стили , а затем выберите Заголовок 1 .
Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.
Создать оглавление
Word использует заголовки в документе для создания автоматического оглавления, которое может обновляться при изменении текста заголовка, последовательности или уровня.
Щелкните в том месте, куда вы хотите вставить оглавление — обычно в начале документа.
Щелкните Ссылки > Оглавление , а затем выберите стиль Автоматическое оглавление из списка.
Примечание: Если вы используете стиль «Ручное оглавление », Word не будет использовать ваши заголовки для создания оглавления и не сможет обновлять его автоматически.Вместо этого Word будет использовать текст-заполнитель для создания внешнего вида оглавления, чтобы вы могли вручную вводить каждую запись в оглавление. Чтобы обновить оглавление, созданное вручную, см. Обновление оглавления.
Если вы хотите отформатировать или настроить оглавление, вы можете это сделать. Например, вы можете изменить шрифт, количество уровней заголовков и необходимость показа пунктирных линий между записями и номерами страниц.
Если у вас отсутствуют записи
Отсутствующие записи часто возникают из-за того, что заголовки не отформатированы как заголовки.
Для каждого заголовка, который вы хотите в оглавлении, выберите текст заголовка.
Перейдите на главную страницу > Стили , а затем выберите Заголовок 1 .
Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.
В настоящее время вы не можете вставить оглавление в Веб-приложение Word. Если вы хотите вставить в документ оглавление, вам нужно будет сделать это в настольном приложении. Однако вы можете обновить оглавление в Word в Интернете.
Если вы вносите в документ изменения, влияющие на оглавление, сделайте следующее:
Щелкните или коснитесь оглавления,
Перейдите к Ссылки > Оглавление и выберите Обновить оглавление .
Для более подробных способов обновления оглавления или создания оглавления используйте команду Открыть в Word , чтобы открыть документ в настольной версии Word (Windows или Mac).
Чтобы узнать больше, см. Шаги по созданию оглавления в Word для Windows или Mac.
WebAIM: Microsoft Word — Создание доступных документов
Вы здесь: Домашняя страница> Статьи> Microsoft Word — Создание документов с расширенным доступом
Содержание статьи
- Текущая страница: Страница 1: Microsoft Word — Создание доступных документов
- Введение
- Заголовок
- Альтернативный текст для изображений
- Таблицы данных
- Ссылки
- Списки и столбцы
- Проверка читаемости
- Преобразование в HTML
- Преобразование в PDF
- Прочие принципы
- Практические принципы
Введение
Microsoft Word в настоящее время является наиболее широко используемым текстовым процессором на рынке.Поскольку это настолько распространено, формат .doc стал де-факто форматом для текстовых документов. MS Word часто используется для создания файлов PDF и HTML для веб-сайтов. Несмотря на некоторые достижения последних лет, создание доступного веб-контента с помощью Word — это НЕ простой процесс.
Следующие передовые методы помогут вам сделать ваши документы Word максимально доступными. На этой странице вы найдете общие принципы повышения доступности во всех версиях Word.
Когда вы будете готовы применить эти рекомендации на практике, выберите свою версию Word из содержания статьи или внизу этой страницы.
Заголовки
Единая структура заголовков часто является наиболее важным фактором доступности в документах Word. Встречая длинный документ Word, зрячие пользователи часто быстро прокручивают страницу и ищут большой жирный текст (заголовки), чтобы получить представление о его структуре и содержании. Пользователи программ чтения с экрана и других вспомогательных технологий также могут перемещаться по документам Word по структуре заголовков при условии, что используются стили Word.
Структура через иерархию
Страницы должны быть структурированы иерархически:
- A — обычно заголовок страницы или заголовок основного содержимого. Это самый важный заголовок, и обычно он всего один.
- A обычно является основным заголовком раздела.
- A обычно является подразделом товарной позиции 2.
- A обычно является частью заголовка 3 и так далее, оканчивающегося на.
Технически заголовки более низкой степени должны содержаться в заголовках следующей наивысшей степени.Не следует пропускать уровни заголовков, например, использовать непосредственно под.
В следующей схеме показан пример иерархии. Фактически, он связан с иерархией, используемой в части этой страницы. Чтобы узнать, как пользователь вспомогательных технологий будет перемещаться по документу Word с правильной структурой заголовков, щелкните любую из ссылок заголовков, чтобы перейти к соответствующему разделу этой страницы.
Навигация по структуре
Word с правильной структурой заголовков предоставляют пользователям программ чтения с экрана и другим вспомогательным технологиям структуру для навигации по:
- Просмотр списка всех заголовков на странице.
- Выбор заголовков верхнего уровня (заголовок 1), заголовков следующего уровня (заголовок 2), заголовков третьего уровня (заголовок 3) и т. Д.
- Чтение или прыжок по заголовкам.
«Заголовки», созданные с использованием стилей шрифта
К сожалению, обычная практика заключается в создании «заголовка» путем изменения текста непосредственно в документе Word. Пользователь выделит текст и применит другой тип шрифта, больший размер шрифта, полужирное форматирование и т. Д. Хотя эти изменения, внесенные с помощью стиля, предоставят визуальную структуру для некоторых ваших пользователей, структура документа, необходимая для навигации с помощью пользователей вспомогательных технологий не хватает.По этой причине используйте инструмент, предоставляемый Word.
Альтернативный текст для изображений
Альтернативный текст необходим в документах Word для обеспечения невизуальных средств представления СОДЕРЖАНИЯ или ФУНКЦИИ изображения. Существует несколько способов предоставить замещающий текст, , но все изображения, содержащиеся в документе Word, должны иметь его .
Типы изображений в документах Word, которым можно дать альтернативный текст, включают:
- картинки
- иллюстраций
- изображений текста
- форм
- графики
- SmartArt
- вложенных объектов
Если замещающий текст добавлен к изображению правильно, программа чтения с экрана может «прочитать» его в файлах Word, PDF или HTML.
Добавление альтернативного текста
Есть несколько способов добавить замещающий текст в документы Word:
- Используйте поле в поле ИЛИ
- Предоставляет информацию о содержании или функции изображения в окружающем тексте.
Если эквивалентный текст не может быть кратко представлен в тексте рядом с изображением, вы можете указать ссылку на другой раздел документа (например, приложение) или на доступную веб-страницу.
Лучшие практики для альтернативного текста
Альтернативный текст должен быть:
- Точно и аналогично — представляют то же содержание или функцию, что и изображение.
- Кратко — нужно всего несколько слов; редко бывает уместным короткое предложение или два.
- НЕ является избыточным — не предоставляет информацию, содержащуюся в окружающем тексте.
- НЕ используйте описательные фразы — программное обеспечение для чтения с экрана идентифицирует изображения, поэтому не используйте такие фразы, как «изображение…» или «изображение…».
Таблицы данных
Назначение таблиц данных — представить информацию в сетке или матрице и иметь столбцы или строки, которые показывают значение информации в сетке.Зрячие пользователи просматривают таблицу, чтобы установить связи между данными в таблице и соответствующими заголовками строк и / или столбцов. Пользователи программ чтения с экрана создают те же ассоциации с таблицами на веб-страницах и в файлах PDF. К сожалению, поддержка заголовков таблиц в Word ограничена. Вы можете добавлять свойства в документы Word, чтобы заголовки столбцов (заголовки в первой строке таблицы) определялись средством чтения с экрана и считывались при экспорте в PDF. К сожалению, заголовки строк (заголовки в первом столбце таблицы) не имеют такой поддержки.
Ссылки
Гиперссылки в документах Word позволяют пользователям посещать веб-страницы, переходить к Word и открывать ссылки электронной почты.
Создание ссылок в Word
Гиперссылки обычно создаются в Word путем вставки полного URL-адреса веб-страницы в документ и нажатия клавиши Пробел, Enter или какой-либо другой клавиши. Word автоматически создает ссылку и использует URL-адрес в качестве отображаемого текста (например, http://webaim.org/techniques/word/). Поскольку текст URL-адреса может не иметь смысла для пользователя, мы рекомендуем редактировать текст ссылки Word по умолчанию.
Следуйте этим принципам для создания доступных ссылок:
- Используйте описательный текст ссылки, который не зависит от контекста окружающего текста.
- Сведите к минимуму количество текста в ссылке.
- Используйте подчеркнутый текст, цвет которого выделяется на фоне окружающего текста.
Пользователи программы чтения с экрана могут просматривать документ, переходя от ссылки к ссылке. Избегайте двусмысленного текста ссылки, который трудно понять вне контекста (например,g., «нажмите здесь»).
Списки и столбцы
Списки и столбцы добавляют в документ важную иерархическую структуру. Иногда пользователи создают «списки» и «столбцы» вручную, нажимая Tab для отступа содержимого. Хотя это обеспечивает визуальную структуру для зрячих пользователей, она не обеспечивает структуру документа, необходимую для пользователей вспомогательных технологий.
Типы списков
В Word используются списки двух типов: упорядоченные и неупорядоченные.Упорядоченные (нумерованные) списки используются для представления группы элементов (слов, фраз, предложений), следующих в последовательности:
- Разогрейте гриль на «сильном» уровне нагрева.
- Готовьте гамбургеры на средней температуре.
- Переверните гамбургеры, когда на пирожке виден сок.
- Убирайте гамбургеры, когда температура внутри 160 ℉.
Неупорядоченные (маркированные) списки используются для группы элементов без последовательности:
- Кетчуп
- Горчичный
- Соленья
- Репчатый лук
Проверка читаемости
Word для Windows предоставляет средство проверки читаемости для выявления и устранения проблем со специальными возможностями.Программа проверки классифицирует проблемы доступности на три категории:
- Ошибки: содержание, которое делает документ очень трудным или невозможным для людей с ограниченными возможностями.
- Пример: изображение без альтернативного текста.
- Пример: ссылка с текстом, не описывающим ее функцию.
- Пример: переход от заголовка первого уровня к заголовку третьего уровня.
При щелчке по элементу в результатах выделяется соответствующий элемент в документе и отображается раздел:
- Почему исправление: объясняет, почему проблема влияет на доступность.
- Как исправить: предложений по устранению проблемы.
Преобразование в HTML
Структура документа и замещающий текст, который был добавлен правильно, будут сохранены при сохранении документа Word в виде файла HTML.
При этом сохранятся свойства документа и дополнительная информация Word, но файл будет намного больше. Эта опция сохраняет изображения в отдельной папке и создает страницу, которая выглядит почти так же, как исходный документ.Microsoft рекомендует использовать эту опцию. Отфильтрованная веб-страница сохраняет только контент, инструкции по стилю и некоторую другую информацию для небольшого размера файла без большого количества дополнительного кода.
Создание структуры в существующем документе
Создать структуру в существующем документе очень просто: достаточно применить к вашим заголовкам стили Заголовокили задать в их формате соответствующий уровень.
Просмотр структуры документа
Откройте файл Word-лаб.3.doc. Чтобы просмотреть структуру документа, необходимо переключиться в режим просмотраСтруктура. На экране появится одноименная панель инструментов, а ваш текст будет отображаться на экране в следующем виде (Рис. 7 .161):
Рис. 7.161. В режиме просмотра документа Структура Word отображает иерархическую структуру заголовков
Слева от текста располагаются символы структуры, с помощью которых можно сворачивать и разворачивать подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ. Толстый знак плюс возле заголовка означает, что он имеет подзаголовок или текст (или и то, и другое). Толстый минус указывает на заголовок, у которого ничего нет. Маленький квадратик обозначает обычный текст (не заголовок), а серая линия под заголовком указывает на то, что под этим заголовком ещё имеется свернутый текст.
Чтобы свернуть структуру всего документадо определенного уровня (например, 3-го), откройте список инструментаПоказать уровеньи щелкнитеПоказать уровень 3(Рис. 7 .162)
Рис. 7.162. Команда для отображения заголовков первых трёх уровней
В результате выполнения этой команды на экране отобразятся заголовки 1-го, 2-го и 3-го уровней (Рис. 7 .163).
Рис. 7.163. Отображение заголовков первых трёх уровней
Соответственно, для просмотра заголовков первых 4-х уровней надо щелкнуть Показать уровень 4и т.д. Чтобы вернуться к отображению заголовков всех уровней вплоть до основного текста щелкнитеПоказать все уровни (Рис. 7 .162).
Чтобы свернуть или развернуть структуру одного или нескольких заголовков(т.е. одной или нескольких глав или параграфов) воспользуйтесь кнопкамиСвернуть
иРазвернуть 
. Например, чтобы развернуть параграф 3.1.1 щелкните мышкой в этом заголовке, а затем по кнопкеРазвернуть. Чтобы свернуть структуру параграфа щелкните по кнопкеСвернуть.Задание: с помощью кнопокСвернуть/Развернутьразверните содержимое параграфа 3.1, затем сверните его.
ЗАМЕЧАНИЕ: чтобы свернуть/развернуть сразу все подзаголовки под данным заголовком дважды щелкните по его знаку плюс.
Задание: с помощью двойного щелчка разверните заголовки 3.2 и 3.3, затем сверните их.
По умолчанию на экран выводятся только первые строки абзацев с обычным текстом. Чтобы отобразить весь текст, щелкните по кнопке-переключателю Показать первую строку
.Если от заголовков рябит в глазах, можно отключить форматирование на экране. Для этого воспользуйтесь кнопкой-переключателем Отобразить форматирование
.Чтобы вернуться к прежней форме отображения текста, щелкните по этим кнопкам ещё раз.
Повышение и понижение уровня элементов структуры
Мы уже упоминали кнопки Повыситьуровень
иПонизитьуровень
. С помощью этих двух замечательных кнопок вы сможете быстро реорганизовать свой документ. Щелчок по этим кнопкам приводит к повышению или понижению уровня текущего или выбранных элементов структуры на один уровень.Существует две возможности повысить или понизить уровни заголовков. Если вы хотите изменить уровень текущего заголовка со всеми его подзаголовками:
щелкните по его символу структуры,
с помощью кнопок ПовыситьилиПонизитьуровень доведите его до нужного уровня.
ВНИМАНИЕ!Когда вы выделяете заголовок, используя символ структуры, вы также выделяете и все его подзаголовки, даже если они и не отображены.
Чтобы повысить (или понизить) уровень заголовка без повышения (или понижения) его подзаголовков:
разверните структуру так, чтобы отобразить подзаголовки,
щелкните мышкой в заголовке, уровень которого вы хотите изменить,
с помощью кнопок ПовыситьилиПонизитьуровень доведите его до нужного уровня.
Чтобы понизить заголовок до уровня текста, щелкните по кнопке Понизить до обычного уровня
. Word применит к нему стильОбычный.повысьте уровень заголовка 3.1.2 со всеми его подзаголовками на один уровень вверх. Посмотрите, как изменилась структура документа. Понизьте его до прежнего уровня;
понизьте уровень заголовка 3.1 без его подзаголовков. Посмотрите, как изменилась структура документа в этом случае. Повысьте его до прежнего уровня.
ЗАМЕЧАНИЕ: чтобы выделить несколько заголовков, воспользуйтесь полосой выделения.
Структура документа
При работе с документами, имеющими большое число разделов, каждый из которых в свою очередь содержит несколько глав, заметно усложняется поиск нужных участков текста. В этой ситуации рекомендуется создавать структуру документа, т.е. прорабатывать иерархию разделов, заголовков и подзаголовков различных уровней внутри документа.
После того как структура документа проработана, для быстрого перемещения по документу либо для определения собственного положения в документе можно использовать схему документа. На схеме документа изображается структура его заголовков.
Схема отображается автоматически при переходе в режим электронного документа. В остальных режимах для ее вызова нажимают кнопку на панели инструментов Стандартная или выполняют команду С х ема документа из меню В ид .
Работа с документом в режиме структуры
Чтобы включить режим структуры, выполните команду С т руктура из меню В ид. В этом режиме среди панелей инструментов появляется панель Структура , кнопки которой позволяют изменять иерархию заголовков документа:
Назначение кнопок панели Структура