Как добавить в выпадающий список новое значение excel

Основы Excel: работаем с выпадающим списком. Пошаговая инструкция со скриншотами

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.

Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.

Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

Шаг 1

Создаём выпадающий список

Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

Шаг 2

Заполняем таблицу готовыми данными

Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».

Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:

• Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
• Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
• Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.

Как в Excel сделать выпадающий список

Одна из самых полезных функций в Excel при работе с информацией – создание выпадающего списка. С его помощью быстро и правильно заполняются ячейки, значения не вписываются вручную, а просто выбираются из предварительно указанного перечня. Также есть возможность настроить контроль, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения и добавлять новые значения, не предусмотренные изначально. Умение категоризировать данные будет полезно во многих случаях: от мониторинга расходов и до управления проектами.

Простой выпадающий список

Первый шаг банальный – открыть эксель и вписать необходимые данные в виде таблицы, которые в дальнейшем будут включены в перечень. Она может быть любой длины и содержать любую информацию.

Несколькими щелчками мышки возможно быстро создать список в Excel. Для этого:

1. Выделить столбец с конкретными наименованиями, кликнуть по нему правой кнопкой мышки. Из выпадающего меню выбрать вариант «Присвоить имя».

1. Откроется окно, где в соответствующем поле меняется имя выделенного столбца. По умолчанию эксель называет его именем первой ячейки.

1. Выделить область, куда вставить перечень. На верхней панели перейти во вкладку «Данные», далее – «Проверка данных».

1. В новом окне найти параметр «Тип данных». Выбрать пункт «Список».

1. Теперь указать «Источник». Кликнуть левой кнопкой мышки по полю, вписать знак «=» без кавычек и название из п.2. В качестве источника могут указываться столбцы из других листов рабочей книги. Нажать на «Ок».

Также можно сразу добавлять специальные сообщения для удобства работы с информацией:

1. Повторить действия из п.3. В открывшемся окне перейти на вкладку «Сообщение для ввода».

1. Ввести заголовок и непосредственно сообщение – некая подсказка для пользователя.

Связанный выпадающий список

Выпадающие элементы появляются, исходя от уже заполненных данных. Например, нужно создать в Excel таблицу, где можно выбрать из меню категорию и соответствующее ей блюдо. При этом важно ограничить доступные пользователям варианты категорий и блюд, из которых они могут выбирать. Процесс создания происходит в несколько этапов:

1. Подготовить таблицу. В первой строке каждого столбца должна быть категория меню (для удобства).

1. Задать диапазонам с перечислением блюд имя в соответствии с его категорией. Общее название каждого диапазона должно четко совпадать с тем, что записано в первой ячейке каждого столбца.

1. На отдельной области создать раскрывающийся список через пункт меню «Данные» — «Проверка данных». Источник – первая ячейка каждого столбца.

1. Далее перейти на формирование перечисления блюд одной из категорий. В этом поможет функция ДВССЫЛ (на англ. INDIRECT), которая преобразовывает текст в обычную экселевскую ссылку и источник данных для него. Нужно выбрать категорию, повторно открыть «Проверку данных» и написать функцию =ДВССЫЛ(H2).

При выборе другого элемента в H2 автоматически изменяется и ссылка-источник для H3. То есть источник для связанного выпадающего перечня в H3 меняется с учетом данных, которые были выбраны в H2.

Пробелы в названии при создании связанного выпадающего списка

В случае если заголовок категории или группы содержит в своем названии больше одного слова, необходимо решить проблему с пробелами. Дело в том, что именованные диапазоны не разрешают использовать пробелы в названиях. И для этого существует лайфхак.

Именуя диапазон значений, важно использовать вместо пробела нижнее подчеркивание «_». Например, «Мясные_блюда». Однако есть вероятность упустить данное правило в одном из названий, и в результате будет ошибка при выполнении операции. Можно в самих названиях использовать обычный пробел, а в момент подстановки в список, поменять его на подчеркивание, используя формулу ПОДСТАВИТЬ:

=ПОДСТАВИТЬ(F3;» «;»_») без кавычек.

Итоговая формула выглядит так:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ($F$3;» «;»_»)) без кавычек.

Стоит обратить внимание на отсутствие пробелов в названии в начале и в конце, чтобы избежать некорректного вывода заголовков. Автоматизировать данный процесс при построении имени также можно посредством функции:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ($F$3);» «;»_»)) без кавычек.

Список с автозаполнением

Позволяет автоматически добавлять элементы из указанного диапазона. Если будут вноситься изменения, то сразу изменится и предлагаемый выбор из списка в Excel. Плюс еще в том, что не придется ничего корректировать в настройках.

Способ 1

Кликнуть по сторонней ячейке. Перейти во вкладку «Данные» – «Проверка данных». В «Типе данных» выбрать пункт «Список». В поле «Источник» выделить необходимое количество ячеек, но с запасом (можно и весь столбец, формула при этом будет =$A:$A).

Теперь при добавлении новых элементов они также появятся в готовом выпадающем перечне.

Способ 2

В этом случае не нужно резервировать весь столбец, но каждая запись все равно будет включена в раскрывающийся список.

1. Выделить имеющийся перечень наименований и присвоить ему имя в левой строке формул.

1. Щелкнуть по сторонней ячейке. Зайти в «Данные» – «Проверка данных». В качестве источника указать присвоенное таблице имя из п.1 через знак «=».

1. Чтобы добавить еще одно значение, нужно воспользоваться вставкой пустой строки. Выделить ячейку с любым наименованием, на «Главной» клацнуть по «Вставить» — «Вставить строки на лист». На листе отобразится пустая ячейка, вписать туда название.

Способ 3

В современных версиях экселя функции для работы с информацией более расширенные и интересные. Благодаря специальному форматированию диапазон ведет себя как единое целое – автоматически отслеживает свой размер и трансформируется при корректировке изначальных данных.

1. Выделить содержание, во вкладке «Главная» выбрать «Форматировать как таблицу». В появившемся окне обязательно поставить галочку рядом с пунктом «Таблица с заголовками».

1. Обозначить готовую таблицу как источник, вписать формулу =ДВССЫЛ(«Таблица1[Горячее]»), где таблица1 – автоматически присвоенное ей имя, [Горячее] – название столбца.

Если в нижние строки вписать новые значения, они тут же отобразятся в готовом перечне.

Как в Excel сделать выпадающий список в ячейке с выбором нескольких значений?

При раскрывающемся перечне с множественным выбором пользователь выбирает содержимое по очереди, которое в свою очередь появляется справа или снизу от изменяемой строчки и составляется горизонтально, вертикально или остается в том же месте.

Прежде всего, нужно заполнить таблицу. Выделить ее содержимое, и с помощью «Проверки данных» выполнить вышеописанные действия.

Чтобы добавить макрос, кликнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа с выпадающим перечнем и выбрать вариант «Исходный текст». Откроется Visual Basic, в окне редактора следует использовать код для горизонтального отображения:

В результате должно получиться следующее:

Для вертикального отображения можно воспользоваться кодом:

В результате получится так:

Для того чтобы элементы накапливались в той же самой ячейке, подойдет код:

Выпадающий список в Excel с помощью инструментов или макросов

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Как сделать выпадающий список в Excel

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку « Данные » => раздел « Работа с данными » на панели инструментов => выбираем пункт « Проверка данных «.

• Во всплывающем окне « Проверка вводимых значений » на вкладке « Параметры » в типе данных выбрать « Список «:

• В поле « Источник » ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений « Источник » и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова «Да» и «Нет». Для этого нам потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку « Данные » => раздел « Работа с данными » на панели инструментов => выбрать пункт « Проверка данных «:

• Во всплывающем окне « Проверка вводимых значений » на вкладке « Параметры » в типе данных выбрать « Список «:

• В поле « Источник » ввести значение «Да; Нет».
• Нажимаем « ОК «

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле « Источник «, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках — выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку « Данные » => раздел « Работа с данными » на панели инструментов => выбрать пункт « Проверка данных «:

• Во всплывающем окне « Проверка вводимых значений » на вкладке « Параметры » в типе данных выбрать « Список «:

• В поле « Источник » ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
• Нажать « ОК «

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе «ссылка» (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах «смещ_по_строкам» и «смещ_по_столбцам» (в примере указано значение «0») — на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе «[высота]» указано значение «5», которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент «[ширина]» мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку « Данные » => раздел « Работа с данными » на панели инструментов => выбрать пункт « Проверка данных «;
• Во всплывающем окне « Проверка вводимых значений » на вкладке « Параметры » в типе данных выбрать « Список «;
• В поле « Источник » ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;»<>»))
• Нажать « ОК «

В этой формуле, в аргументе «[высота]» мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными — формулу СЧЕТЕСЛИ , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

• Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

• На панели инструментов нажимаем пункт « Форматировать как таблицу «:

• Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

• Нажав клавишу « ОК » во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

• Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом «А»:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
• Перейти на вкладку « Данные » => раздел « Работа с данными » на панели инструментов => выбрать пункт « Проверка данных «:

• Во всплывающем окне « Проверка вводимых значений » на вкладке « Параметры » в типе данных выбрать « Список «:

• В поле источник указываем =»название вашей таблицы» . В нашем случае мы ее назвали « Список «:

• Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

• Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список — просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

• Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
• выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
• выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите « Специальная вставка «;

• В появившемся окне в разделе « Вставить » выберите пункт « условия на значения «:

• Нажмите « ОК «

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

• Нажмите на вкладку « Главная » на Панели инструментов;
• Нажмите « Найти и выделить » и выберите пункт « Выделить группу ячеек «:

• В диалоговом окне выберите пункт « Проверка данных «. В этом поле есть возможность выбрать пункты « Всех » и « Этих же «. « Всех » позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт « этих же » покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем « всех «:

• Нажмите « ОК «

Нажав « ОК «, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

• Создать два именованных диапазона для ячеек « A2:A5 » с именем “Россия” и для ячеек « B2:B5 » с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

• Перейти на вкладку « Формулы » => кликнуть в разделе « Определенные имена » на пункт « Создать из выделенного «:

• Во всплывающем окне « Создание имен из выделенного диапазона » поставьте галочку в пункт « в строке выше «. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона «Россия» и «США» со списками городов:

• Нажмите « ОК «
• В ячейке « D2 » создайте выпадающий список для выбора стран «Россия» или «США». Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

• Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
• Кликните по вкладке “ Данные ” => “ Проверка данных ”;
• Во всплывающем окне « Проверка вводимых значений » на вкладке « Параметры » в типе данных выберите « Список «:

• В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

• Нажмите « ОК «

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну «Россия», то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете «США» из первого выпадающего списка.