Эффективное управление процессами
Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.
Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения
В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям.
- всем сразу (параллельное согласование);
- по очереди (последовательное согласование);
- смешано (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих лиц можно указать пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим или индивидуальным для каждого согласующего лица. В рамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» либо отрицательное — «Не согласовано». Если результат согласования отрицательный («Не согласовано»), после доработки документа процесс можно запустить на следующий цикл согласования. Ведется подсчет всех циклов согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле. Результат согласования можно подписать электронной подписью.
- ввести резолюцию текстом, который в дальнейшем будет обработан инициатором рассмотрения и вручную превращен в поручения конкретным исполнителям;
- лично направить на исполнение — указать исполнителей, сроки, задания к исполнению;
- лично направить на ознакомление — указать список ознакомления и сроки.
После этого документ получает статус «Рассмотрен» и принятая резолюция отображается в его карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. При направлении на рассмотрение сотрудник может указать проект резолюции. Тексты резолюций можно быстро выбирать из заранее подготовленных шаблонов.
Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Успешность исполнения определяет проверяющий, если указан. Список исполнителей может содержать как конкретных пользователей, так и роли (например, «Секретарь»).
- всем сразу (параллельное исполнение);
- по очереди (последовательное исполнение);
- смешано (параллельно-последовательное исполнение). В этом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).
- общий срок для всех исполнителей;
- персональный срок для каждого исполнителя;
- общий срок для всех и, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.
Срок исполнения можно указать с точностью до минут. Одного из исполнителей можно назначить ответственным. Он будет отвечать за результат исполнения всего процесса в целом.
Запуск процессов по шаблону
- нужно привязать процесс к виду документа;
- при необходимости указать условие автостарта;
- установить флажок «Запретить изменение процессов»;
- выбрать событие, при котором произойдет автозапуск, например, «Создание внутреннего документа».
После такой настройки процесс будет запущен автоматически, без участия пользователя, в момент нажатия на кнопку «Записать и закрыть» в карточке документа.
Иерархия и история процессов
- кто сейчас работает с документом;
- какие процессы и задачи запущены по документу;
- какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
- какие не исполнены и просрочены.
Программа показывает всю иерархию процессов, начиная от исходного и заканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями во исполнение своих задач.
Контроль процессов
Любой процесс можно поставить на контроль. Процесс, в карточке которого указан Контролер, ставится на контроль автоматически. Предметы (документы, файлы и т. п.) процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по приказу запущен процесс Исполнение, поставленный на контроль, то приказ тоже отображается как контрольный. На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу.
Что можно поставить на контроль? Все, что угодно: входящие, исходящие и внутренние документы, файлы, письма, процессы и задачи, мероприятия, проекты и проектные задачи, и даже то, чего нет в программе. Контроль позволяет следить за сроками и ходом выполнения работ. Программа сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля и сообщит об этом по почте.
- установите срок контроля;
- напишите примечания для себя;
- и нажмите «Поставить на контроль».
Поставленные на контроль объекты отмечаются значком «К» зеленого или красного цвета.
- показывает все контрольные карточки, в которых сотрудник является контролером;
- удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря;
- выводит самые просроченные объекты в первых строках вверху.
Мониторинг и аналитика
- время просрочки;
- количество просроченных процессов;
- число циклов согласований;
- средние трудозатраты и другие.
При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать вас по почте.
Входящая корреспонденция в 1С:Документооборот 3.0: что изменилось в процессе рассмотрения
В статье на примерах разберем, как изменился процесс рассмотрения документов в системе 1С:Документооборот редакции 2.1 и 3.0.
Когда используется процесс рассмотрения
Самый распространенный вариант использования процесса рассмотрения – обработка входящих документов.
Представим ситуацию: в организацию приходит письмо. Офис-менеджер его регистрирует и должен передать в работу и получить резолюцию – поручение, что делать с документом дальше. Например, письмо принесли к директору, и он написал: «На исполнение Иванову в отдел снабжения» – это и есть резолюция.
В системе 1С:Документооборот для получения резолюции предусмотрены определенные действия. Они зависят от типа: направить документ на исполнение либо разослать на ознакомление определенным сотрудникам.
Посмотрим на примерах, как процесс рассмотрения реализован в системе 1С:Документооборот редакции 2.1 и 3.0.
Реализация в 1С:Документооборот 2.1
В 1С:Документооборот редакции 2.1 в справочнике «Входящие документы» потоком перечислены все документы, которые были зарегистрированы в базе. Всего в системе три справочника документов:
- Входящие;
- Исходящие;
- Внутренние.
Посмотрим на процесс на примере письма «О реконструкции холодного склада». Его приняли, зарегистрировали, прикрепили скан – можно направить на рассмотрение.
В системе 1С:Документооборот редакция 2.1 можно настроить автоматический запуск процесса рассмотрения после регистрации документа или каждый раз запускать вручную.
Если нажать кнопку «Отправить» и выбрать процесс рассмотрения, то система предложит заполнить шаблон процесса и направить сотруднику-адресату, который был указан в карточке входящего документа. При необходимости сотрудника можно изменить. Также нужно указать сроки рассмотрения документа и обработки резолюции.
В поле «Описание» можно указать комментарии или заметки к документу, а в нижнем поле сразу подготовить проект резолюции. Заполнять их необязательно. Процесс рассмотрения запускается по кнопке «Стартовать и закрыть».
Что увидит у себя директор после направления документа? В списке «Задачи мне» появится задача рассмотрения. В случае, если не установлены дополнительные настройки, то у задачи всего лишь две кнопки: «Рассмотрено» и «По шаблону».
При нажатии «Рассмотрено», система 1С:Документооборот 2.1 попросит заполнить резолюцию. Например, «Петрову И.С. – подготовить договор по обычной схеме». В этом случае письмо уйдет сотруднику, который запускал процесс: секретарю или офис-менеджеру. Он и должен будет направить письмо на исполнение Петрову.
Можно сделать иначе, если в карточке задачи включить расширенную форму. Это нужно сделать один раз, дальше она будет открываться по умолчанию.
С расширенной формой можно сразу направить документ на исполнение либо ознакомление, выбрав соответствующую вкладку. В примере отправим письмо на исполнение.
Подобрать исполнителей в системе можно по:
- Подразделениям;
- Рабочим группам;
- Мероприятиям;
- Проектам;
- Ролям.
Сроки для исполнения или ознакомления можно выставить по очереди – следующий в списке сотрудник не сможет приступить к задаче, пока предыдущий не выполнил свою. Можно задать одновременное исполнение, с разными или одинаковыми сроками. Также для каждого из исполнителей можно записать комментарий и назначить проверяющего.
Когда директор нажмет кнопку «Исполнить», задачи будут направлены на указанных сотрудников. Система предупредит, если у них нет прав доступа к документу. В таком случае права можно выдать дополнительно или исключить сотрудника из списка исполнителей.
Что в итоге отображается в карточке входящего документа? В примере мы отправляли документ на рассмотрение по стандартной и расширенной форме – все это отражено в документе.
Во вкладке «Процессы и задачи» видно, кому была направлена задача исполнения.
Реализация в 1С:Документооборот 3.0
В отличие от редакции 2.1 в системе 1С:Документооборот 3.0 единый журнал для всех видов документов. При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ, а также в предпросмотре посмотреть, есть ли по нему активные задачи.
В 1С:Документооборот редакции 3.0 по кнопке «Отправить» не получится запустить процесс рассмотрения – в окне можно выбрать отправить по электронной почте либо поставить поручение.
В новой редакции у каждого документа есть вкладка «Обработка». Посмотрим возможности на примере письма.
Действие «Рассмотреть» предлагается автоматически, если есть соответствующая настройка. Сотрудник также подставляется автоматически из реквизитов в карточке. Если нужно его поменять, то необходимо открыть сам шаг рассмотрения и указать кого-то другого.
В системе 1С:Документооборот редакции 3.0 процесс совмещенный, и документ можно сразу отправить на исполнение без шага рассмотрения.
В примере запустим процесс рассмотрения. Если у вас не настроен автоматический запуск обработки, то необходимо нажать кнопку «Начать обработку». После запуска синяя стрелка показывает, у кого и на каком шаге находится документ. В нашем примере всего один шаг, и задача ушла Федорову Олегу Петровичу.
Посмотрим под его учетной записью, что он видит в программе.
Список «Задачи мне» в новой редакции также отличается: здесь другие фильтры и отбор можно делать по разным параметрам. Например, можно отобрать задачи по определенному виду – только рассмотрение.
В системе нет расширенной формы – три кнопки к документу появляются автоматически:
- При нажатии кнопки «Рассмотрено» резолюция будет записана в документ, но ничего не произойдет. Такой вариант подойдет для случаев, когда с документом ничего не нужно делать – адресат просто его получил, и на этом все закончилось.
- Можно направить помощнику, если он задан в системе – в системе 1С:Документооборот 3.0 функционал позволяет назначать помощников для руководителей. В этом случае помощник будет назначать исполнителей или сотрудников для ознакомления – при нажатии кнопки система потребует резолюцию.
После запуска процесса исполнения мы увидим в системе, что Федоров рассмотрел письмо и направил на исполнение Желнову и Лаврову – сейчас документ находится как раз у них. Когда кто-либо из них закончит свою обрабатывать свою задачу, то в обработке это будет отмечено.
Таким образом реализованы процессы рассмотрения в системе 1С:Документооборот редакций 2.1 и 3.0. Они похожи между собой, но имеют нюансы, которые нужно учитывать при настройке системы и работе в ней.
Если у вас остались вопросы, то обращайтесь – наши специалисты будут рады вам помочь.
Как работать с задачами в 1С:Документооборот?
Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.
- Обзор;
- Предметы согласования;
- Действия.
Рис.1. Работа с задачей «Согласовать»
В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).
Выполнение задачи.
Положительный результат.
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»
После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.
Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.
Отрицательный результат.
В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».
Работа с задачей «Исполнить»
Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».
Рис.2. Работа с задачей «Исполнить»
При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».
Добавление отчета об исполнении
Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет» (документы) и выбора команды «Добавить файл».
Рис.3 Добавление отчета об исполнении
Работа с задачей «Ознакомиться»
Рис.4 Работа с задачей «Ознакомиться»
В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».
В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:
Вариант 1. Документ Согласован/Зарегистрирован
Алгоритм работы согласно описанию выше.
Вариант 2. Документ Не согласован/Не зарегистрирован
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.
Работа с задачей «Зарегистрировать»
Рис. 5 Работа с задачей «Зарегистрировать»
Работа с задачей «Рассмотреть»
Рис.6 Работа с задачей «Рассмотреть».
Работа с задачей «Обработать резолюцию»
В форме задачи есть три вкладки:
- Что обработать;
- Отправить на исполнение;
- Отправить на ознакомление.
Рис. 7 Работа с задачей «Обработать резолюцию».
Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Рис.8 Раздел предмет документы
Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.
Во вкладке «Отправить на исполнение» можно выбрать исполнителя/исполнителей по документу, согласно резолюции и направить документ на исполнение. Для этого необходимо добавить исполнителей по кнопке «Подобрать», установить очередность и срок выполнения задачи.
Рис.9 Раздел отправить на исполнение
Во вкладке «Отправить на ознакомление» можно выбрать исполнителя/исполнителей по документу, согласно резолюции и направить документ на ознакомление. Для этого необходимо добавить исполнителей по кнопке «Подобрать», установить срок выполнения задачи.
Рис.10 Вкладка отправить на ознакомление
Задача — обработка резолюции
Пример:
Имеется входящий документ (картинка «входящий документ»).
По документу запускается процесс рассмотрения. Видим стандартное окно задачи рассмотрения,в котором программа просит ввести текст резолюции. (картинка «задача рассмотрения»).
В форме задачи рассмотрения нажимаем кнопку «Еще» и выбираем пункт «Расширенная форма» (картинка «настройки формы»). В форме задачи появляются закладки «На исполнение» и «На ознакомление».
Руководитель назначает исполнителя по документу и нажимает кнопку «Исполнить» (картинка «Исполнение в рассмотрении»).
При этом задача «Обработка резолюции» отсутствует (картинка «задачи по документу».