Наименование реквизиты или иные признаки документа источника в 1с 8 что писать

Наименование реквизиты или иные признаки документа источника в 1с 8 что писать

Дата публикации 16.03.2018

Использован релиз БП 3.0.57.17

В ходе проведения налоговой проверки налоговый орган вправе истребовать документы для проверки у проверяемого лица. Для этого налогоплательщику направляется Требование о представлении документов (информации).

Если организация использует электронный документооборот с налоговым органом, то уведомления и требования о представлении документов поступают в организацию по телекоммуникационным каналам связи.

Требования, письма и другие документы, направляемые налоговым органом налогоплательщику отправляются инспекцией по последнему адресу, по которому произошло электронное взаимодействие. Чтобы избежать ситуации, когда требование может приходить в разные информационные базы рекомендуется направить налоговому органу Уведомление о получателе документов.

При представлении документов по требованию ИФНС следует обратить внимание на следующее:

1. Если представляемый документ имеет утвержденный формат, он может быть направлен в налоговый орган в формате xml. Документы в формате xml могут подготовить и отправить в ИФНС только те организации, которые осуществляют электронный обмен документами со своими контрагентами (при условии, что эти документы имеют утвержденный ФНС формат).
2. Если организация не осуществляет электронный документооборот со своими контрагентами или для истребуемых документов нет утвержденного формата, такие документы направляются в ИФНС в виде скан-образов.

В данной статье рассмотрено следующее:

Перечень документов, которые можно отправить в ответ на требование ИФНС

Поскольку перечень документов, имеющих утвержденный ФНС формат, ограничен, в виде xml-файла можно передавать только следующие документы:

• счет-фактура;
• корректировочный счет-фактура;
• товарная накладная (ТОРГ-12);
• акт приемки-сдачи работ (услуг);
• документ о передаче товара при торговых операциях;
• документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);
• счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру;
• корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру;
• книга покупок;
• книга продаж;
• дополнительный лист Книги покупок;
• дополнительный лист Книги продаж;
• журнал полученных и выставленных счетов-фактур.

В виде скан-образа, согласно формату, можно отправить любые документы, которые запрашивает у налогоплательщика налоговый орган.

Получение требования и подтверждение о приеме

Полученные требования отображаются в форме "1С-Отчетность" в разделах «Входящие» и «Новое» (рис. 1).

В процессе электронного документооборота при направлении требования и представлении истребуемых документов в ответ на требование участвуют следующие технологические электронные документы:

1. Подтверждение даты отправки.
2. Квитанция о приеме.
3. Уведомление об отказе в приеме.
4. Извещение о получении электронного документа.

Требование считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная электронной подписью (ЭП) налогоплательщика.

Квитанцию о приеме нужно отправить в налоговый орган в течение одного рабочего дня с момента получения требования. Если прием требования не будет подтвержден в течение шести рабочих дней с момента отправки, то налоговый орган вправе заблокировать расчетный счет организации.

Для подтверждения приема требования нажмите ссылку "Подтвердите прием" (см. на рис. 1) или откройте форму требования и нажмите кнопку "Подтвердить прием" (рис. 2).

При наличии оснований для отказа в приеме требования налогоплательщик формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает ЭП и направляет в налоговый орган. Для этого нажмите кнопку "Отказать в приеме" (рис. 2).

Уведомление об отказе формируется в следующих случаях:

• требование направлено налогоплательщику ошибочно (предназначалось другому адресату);
• требование не соответствует установленному формату;
• в требовании отсутствует (не соответствует) ЭП уполномоченного должностного лица налогового органа.

В форме требования указывается ФИО, телефон и e-mail подписанта — налогового инспектора (если налоговый орган прикрепляет такие сведения к требованию) (см. на рис. 2). В случае возникновения вопросов можно связаться с налоговым инспектором, подготовившим требование.

К электронному требованию приложен pdf-файл требования, который открывается по ссылке под надписью "Приложенные файлы" (рис. 3). В pdf-файле отражена суть требования и указаны сроки, в течение которых необходимо представить соответствующие документы (рис. 4).

Чтобы подготовить и отправить документы в ответ на требование необходимо нажать кнопку "Ответить" (рис. 5).

При этом открывается форма "Ответ на требование о представлении документов" (рис. 6).

Для вставки документов в ответ на требование используются кнопки "Загрузить с диска" и "Выбрать из базы", в зависимости от места хранения документов.

Максимальный размер всех файлов, добавляемых в ответ, составляет 72 Мб.

Если объем вложений превышает установленный размер, то в форме появится надпись, что допустимый размер превышен с гиперссылкой "Разбить ответ на несколько". Нажмите на гиперссылку, чтобы программа автоматически разбила ответ на части. Разбивка не выполняется только в том случае, если один файл вложения превышает размер 72 Мб, поэтому будьте внимательны.

При попытке отправить ответ, где вложения превышают допустимый размер, так же появится диалоговое окно, с предложением разбить ответ на части.

Подготовка истребуемых первичных документов и счетов-фактур в виде скан-документов

Истребуемые первичные документы и счета-фактуры отправляются в ответ на требование в виде скан-документов в случае, когда они были оформлены на бумажном носителе.

Наличие документов в информационной базе "1С:Бухгалтерии 8" (или другой программы "1С") не говорит о том, что эти документы являются такими электронными документами, которые можно отправить в виде xml-файлов. Юридически значимыми электронными документами считаются только документы, подписанные электронной подписью и имеющие xml-формат.

Если сканированные документы не были загружены в информационную базу ранее, то чтобы вставить в ответ на требование сканы истребуемых документов нажмите кнопку "Загрузить с диска" и выберите команду "Сканированный документ" (рис. 7).

Если сканированные документы были загружены в информационную базу ранее (например, отправлялись в ответ на другие требования из ИФНС), используйте кнопку "Выбрать из базы" — "Ранее загруженные сканированные документы". Подробно об этом см. ниже.

Выберите файл скан-документа и нажмите кнопку "Открыть".

При этом появляется форма "Подготовка документа к отправке" (рис. 8), в которой:

• можно добавить листы скан-документа (если документ многостраничный) — для этого используйте кнопку "Добавить". Чтобы ознакомиться с требованиями к загружаемым файлам нажмите на гиперссылку "Требования к файлам";
• заполните реквизиты документа в поле "Наименование, реквизиты или иные признаки документа-источника" вручную или выберите документ из информационной базы, используя кнопку подбора (три точки);
• если добавляемый документ имеет документ-основание (договор, заказ-наряд, счет на оплату, заявка покупателя или иной первичный документ, подтверждающий возникновение договорных отношений между участниками сделки), заполните поле "Наименование, реквизиты или иные признаки документа-основания (необязательно)";
• в поле "Подпись нотариуса" выбирается файл электронной подписи нотариуса, если электронный документ содержит такую подпись. Такими документами, например, могут быть: документы, связанные с регистрацией юридического лица (ИП), доверенность и другие.

После заполнения всех необходимых сведений о документе нажмите кнопку "Записать и закрыть" (рис. 9).

При этом появится форма "Пункт требования", где необходимо указать пункт исходного требования, в ответ на который отправляется сканированный документ (рис. 10).

Данные о документе будут сохранены в форме ответа на требование (рис. 11).

Для работы со строкой документа используйте кнопки формы ответа на требование (см. на рис. 11):

• кнопка "Изменить" — для редактирования строки документа;
• кнопка "Удалить текущий элемент" — для удаления строки документа из ответа на требование или целиком пункта требования со всеми строками документов;
• кнопка "Изменить пункт требования" — для изменения номера пункта требования;
• кнопки "Переместить текущий элемент. " — для перемещения строки документа внутри пункта. Чтобы переместить документ в другой пункт — перетащите его, удерживая кнопку мыши.

Добавьте таким образом все необходимые скан-копии истребуемых документов (рис. 12).

Если сканированные документы были загружены в информационную базу ранее (например, отправлялись в ответ на другие требования из ИФНС), используйте кнопку "Выбрать из базы" — "Ранее загруженные сканированные документы" (рис. 13).

При этом открывается форма выбора сканированных документов (рис. 14). Добавьте необходимые документы из списка, используя кнопку "Выбрать".

При добавлении документа потребуется указывать пункт требования (см. описание к рис. 10). Таким образом выберите все необходимые скан-документы для вставки в ответ на требование.

Подготовка истребуемых первичных документов и счетов-фактур в виде xml-документов

Если представляемый документ имеет утвержденный формат, он может быть направлен в налоговый орган в формате xml. Документы в формате xml могут подготовить и отправить в ИФНС только те организации, которые осуществляют электронный обмен документами со своими контрагентами (при условии, что эти документы имеют утвержденный ФНС формат).

Рассмотрим стандартную ситуацию, когда документы в формате xml находятся в той же информационной базе, в которой подготавливается ответ на требование.

Описание для случая, когда истребуемые xml-документы находятся в другой информационной базе, см. ниже.

Для отправки истребуемого документа в формате xml в форме ответа на требования нажмите кнопку "Выбрать из базы" и выберите команду "Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском" (рис. 15).

При этом появляется форма списка документов, отправленных/принятых в электронном виде и имеющих утвержденный ФНС формат (рис. 16). Выделите документ и нажмите кнопку "Выбрать" для вставки документа в форму ответа на требование. При этом потребуется указать пункт требования, как показано на рис. 10.

Добавьте таким образом все необходимые документы (рис. 17). При необходимости отредактировать/удалить/переместить строки с документами используйте кнопки над табличной частью формы (описание их использования см. здесь).

Загрузка xml-документов из другой базы

Если xml-документы, которые необходимо отправить в ответ на требование, находятся в другой информационной базе, то их можно выгрузить из этой базы в специальный архивный файл, затем загрузить в информационную базу, в которой требуется подготовить ответ на требование. При этом загружаются не только сами xml-документы, но и файлы электронных подписей к ним. О том, как выгрузить xml-документы в файл обмена см. инструкцию "Формирование файла выгрузки электронных документов для передачи в ФНС". Формат файла обмена приведен здесь.

Для загрузки xml-документов из другой базы нажмите кнопку "Загрузить с диска" и выберите команду "Документы из другой базы" (рис. 18). При этом появляется форма выбора вариантов загрузки, в которой необходимо нажать кнопку "Загрузить" под пунктом "1. Загрузка xml-документов 1С-ЭДО или 1С-Такском из другой базы".

При этом появляется форма "Загрузка электронных документов из пакета обмена" и сразу открывается окно выбора файла (рис. 19). Выберите файл обмена и нажмите кнопку "Открыть".

В форме "Загрузка электронных документов из пакета обмена" отображается список xml-файлов из файла обмена, которые можно поместить в ответ на требование (рис. 20). При необходимости используйте отбор по виду документа, контрагенту и направлению обмена.

Выберите необходимые для вставки документы (проставьте флажки) и нажмите кнопку "Загрузить" (рис. 21).

Укажите пункт требования, как показано на рис. 10.

Документы в xml-формате из файла обмена будут помещены в ответ на требование (рис. 22).

Загрузка сканированных документов из другой базы

Если сканированные документы находятся в другой информационной базе, то их можно выгрузить в специальный файл обмена, а затем загрузить в информационную базу, в которой требуется подготовить ответ на требование. О том, как выгрузить скан-документы в файл обмена см. инструкцию Обмен сканированными документами для отправки в ФНС.

Для загрузки скан-документов из файла обмена в форме ответа на требование нажмите кнопку "Загрузить с диска" и выберите команду "Документы из другой базы" (рис. 23). При этом появляется форма выбора вариантов загрузки, в которой необходимо нажать кнопку "Загрузить" под пунктом "2. Загрузка сканированных документов из другой базы".

Выберите файл обмена и нажмите кнопку "Открыть" (рис. 24).

В форме "Загрузка сканированных документов из внешнего источника" будет отображен список скан-документов из файла обмена, которые можно поместить в ответ на требование (рис. 25). При необходимости можно использовать отбор по виду документа.

Для просмотра реквизитов документа дважды щелкните на строке документа. При этом появляется форма "Загружаемый из внешнего источника документ", в которой содержатся реквизиты документа и его изображения (рис. 26). Если требуется их отредактировать, загрузите документы в форму ответа на требование, затем выполните редактирование (об этом см. ниже).

Чтобы загрузить истребуемые документы расставьте флажки в списке и нажмите кнопку "Загрузить" (рис. 27).

Выбранные документы будут помещены в ответ на требование (рис. 28).

Для редактирования реквизитов и иных признаков документа (а также документа-основания) дважды щелкните на строке документа (см. на рис. 28). При этом открывается форма редактирования документа (рис. 29), в которой можно выполнить необходимые корректировки. Подробнее о том, как работать в данной форме, см. выше.

Подготовка истребуемых Книг покупок/продаж, журналов счетов-фактур

При нажатии на кнопку "Выбрать из базы — Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур" (рис. 30) к ответу на требование можно приложить истребуемые документы в xml-формате:

• книга покупок;
• книга продаж;
• журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
• дополнительный лист Книги покупок;
• дополнительный лист Книги продаж.

При этом открывается форма "Отчеты НДС в электронном виде" (рис. 31). Если документы за выбранный налоговый период отсутствуют нажмите кнопку "Сформировать за период".

Для перемещения документов в ответ на требование нажмите кнопку "Выбрать", затем укажите пункт требования, как показано на рис. 10.

Выбранные документы будут добавлены в ответ на требование (рис. 32).

Отправка ответа на требование

Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты требования, должен быть подписан ЭП налогоплательщика и направлен по ТКС в адрес налогового органа.

После подготовки всех необходимых истребуемых документов для отправки ответа на требование нажмите кнопку "Отправить" (рис. 33). Перед отправкой будет произведено подписание.

При получении от налогоплательщика истребуемого документа в электронном виде по ТКС и отсутствии оснований для отказа в приеме налоговый орган в течение одного рабочего дня с момента его получения формирует квитанцию о приеме, подписывает ее ЭП уполномоченного должностного лица налогового органа и направляет налогоплательщику (рис. 35). При наличии оснований для отказа в приеме истребуемого документа налоговый орган формирует уведомление об отказе в приеме и направляет его налогоплательщику (рис. 36).

Результат приема ответа на требование можно увидеть в колонке "Состояние" в разделе "Письма" (рис. 34).

При нажатии на ссылку со статусом состояния открывается форма "Этапы отправки", в которой можно увидеть все этапы отправки (рис. 35).

Истребуемый документ считается принятым налоговым органом, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная ЭП должностного лица налогового органа.

Квитанцию о приеме можно посмотреть в форме "Этапы отправки" (рис. 35).

Представление документов по требованию ФНС из «1С:Бухгалтерии 8»

Налоговый орган вправе запрашивать документы (информацию) у налогоплательщика как при проведении его налоговой проверки (ст. 93 НК РФ), так и при проведении налоговой проверки контрагента налогоплательщика – так называемая «встречная проверка». Помимо этого, инспекция ФНС может запрашивать документы и вне проверок, например, информацию по конкретной сделке, в которой налогоплательщик участвовал либо о которой у него есть сведения (ст. 93.1 НК РФ).

Как правило, во всех этих случаях налогоплательщик получает требование о представлении документов (информации), составленное по определенной форме (утв. приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ – см. Приложение № 17 к приказу).

Налогоплательщики, представляющие налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган в электронной форме, обязаны обеспечить получение документов от налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота (ЭДО) (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Обязанность налогоплательщика считается исполненной при наличии у него:

договора с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота с налоговым органом по месту учета налогоплательщика;

квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

Таким образом, если организация использует электронный документооборот с налоговым органом, то требования о представлении документов (информации), а также письма, уведомления и другие документы поступают в организацию по телекоммуникационным каналам связи согласно порядку, утвержденному приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.

Истребуемые документы можно представить в ИФНС как в бумажном, так и в электронном виде (п. 2 ст. 93 НК РФ). Очевидно, что безбумажный обмен имеет неоспоримые преимущества: скорость, технологичность и безопасность. Рассмотрим, как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно представлять документы в электронном виде в ответ на требование ИФНС.

Форматы документов при обмене с ФНС

Для обеспечения электронного взаимодействия между налоговым органом и налогоплательщиком приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ (далее – приказ № 16) утвержден формат документа, который описывает требования к файлам обмена для передачи данных по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Согласно приказу № 16 отправлять документы в налоговый орган можно в форматах:

xml – для документов, имеющих утвержденный формат;

tif, jpg, pdf, png – для скан-образов документов, составленных на бумаге.

В настоящее время ФНС России утверждены форматы для следующих документов:

товарная накладная (ТОРГ-12);

акт приемки-сдачи работ (услуг);

документ о передаче товара при торговых операциях;

документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);

акт на передачу прав;

счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру (УПД);

корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру (УКД);

дополнительный лист книги покупок;

дополнительный лист книги продаж;

журнал полученных и выставленных счетов-фактур;

товарно-транспортная накладная (ТТН);

акт о расхождениях (ТОРГ-2);

документ об изменении стоимости.

Быстро подготовить и отправить в ИФНС документы в формате xml могут пользователи «1С:Бухгалтерии 8», которые осуществляют электронный обмен документами со своими контрагентами через сервис 1С-ЭДО или 1С-Такском .

Ряд документов, имеющих утвержденный формат, не используются при электронном обмене документами с контрагентами. Это книга покупок, книга продаж, дополнительный лист книги покупок, дополнительный лист книги продаж и журнал полученных и выставленных счетов-фактур. При этом указанные документы можно отправлять в ИФНС в xml-формате напрямую из учетных документов «1С:Бухгалтерии 8».

В то же время при электронном документообороте могут использоваться документы, для которых нет утвержденных форматов xml:

дополнение к договору;

Такие документы оформляются и отправляются контрагентам в привычных форматах (doc, pdf и т. д.).

Если организация не осуществляет электронный документооборот со своими контрагентами или для истребуемых документов нет утвержденного формата, такие документы направляются в ИФНС в виде скан-образов. Согласно формату, утв. Приказом № 16, в виде скан-образов можно отправить любые документы, которые запрашивает у налогоплательщика налоговый орган.

Скан-образы документов можно хранить в виде внешних файлов на диске, но гораздо удобнее иметь их под рукой, особенно если их часто запрашивают внешние пользователи (помимо ИФНС, это могут быть кредитные и другие организации). Для этих целей сканированные документы рекомендуется присоединять к документам информационной базы.

Получение требования от ФНС и подтверждение его приема

Встроенный в программы 1С сервис 1С-Отчетность позволяет не только отправлять регламентированную отчетность в контролирующие органы, но и обеспечивает получение от них документов в электронной форме, а также предоставляет удобные инструменты подготовки ответа на требования ФНС, в том числе и на требование о представлении документов (информации).

Полученные от ФНС требования отображаются в едином рабочем месте 1С-Отчетность в разделах Входящие и Новое (рис. 1). В списке входящих документов вновь пришедшее требование выделяется жирным шрифтом, а его статус установлен в значение Подтвердите прием.

Рис. 1. Поступление требования

Если прием требования не будет подтвержден в течение 6 рабочих дней с момента отправки, то налоговый орган вправе заблокировать расчетный счет организации (п. 5.1 ст. 23, пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Требование считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная электронной подписью налогоплательщика (п. 10 Приказа № 448).

Для подтверждения приема требования из списка Входящие можно сразу перейти по ссылке Подтвердите прием. Либо можно открыть форму требования (рис. 2), чтобы сначала ознакомиться с его содержанием, и только потом подтвердить прием.

Рис. 2. Форма требования

Суть требования изложена в отдельном pdf-файле, который приложен к электронному требованию и который открывается по ссылке, расположенной под надписью Приложенные файлы. В pdf-файле по пунктам указаны запрашиваемые документы, а также сроки, в течение которых эти документы необходимо представить.

При наличии оснований налогоплательщик формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает его электронной подписью и направляет в налоговый орган. Для этих действий достаточно нажать на кнопку Отказать в приеме.

Уведомление об отказе формируется только в следующих случаях (п. 17 приказа № 448):

требование направлено налогоплательщику ошибочно (предназначалось другому адресату);

требование не соответствует установленному формату;

в требовании отсутствует (не соответствует) электронная подпись (ЭП) уполномоченного должностного лица налогового органа.

Если оснований для отказа в приеме требования нет, то следует нажать на кнопку Подтвердить прием.

Запрашиваемые документы должны быть отправлены в ИФНС в установленный срок, иначе на налогоплательщика может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Варианты ответа на требование ФНС о предоставлении документов

Далее бухгалтерская служба должна оценить время на предстоящую подготовку документов и по кнопке Подготовить ответ выбрать один из вариантов (рис. 3):

Ответ на требование документов (информации) – чтобы ответить на требование по существу в формализованном виде согласно Приказу № 16;

Уведомление о невозможности ответить в срок – чтобы направить уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в электронной форме (п. 3 ст. 93 НК РФ). Форма и формат такого уведомления утверждены приказом ФНС России от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@;

Реестр документов, подтверждающих льготы по НДС – чтобы сократить объем запрашиваемых документов при камеральной проверке. Вместо пакета документов, подтверждающих налоговую льготу по НДС, налогоплательщик может направить реестр указанных документов в электронном виде. Рекомендованные форма, формат и порядок заполнения реестра приведены в письме ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589.

Рис. 3. Варианты ответа на требование

При выборе варианта Ответ на требование документов (информации) открывается форма Ответ на требование о представлении документов (рис. 4).

Рис. 4. Варианты подбора документов

В зависимости от места хранения документов их подбор в ответ на требование может выполняться в двух режимах:

путем загрузки с файлов с диска – по кнопке Загрузить с диска;

путем выбора документов из информационной базы «1С:Бухгалтерии 8» – по кнопке Выбрать из базы.

Чтобы подготовить ответ на требование, компании может потребоваться несколько дней. Ответ на требование можно сохранить по кнопке Записать и продолжить работу с ним в другое время. Открыть ответ на требование для просмотра и редактирования можно как из формы списка требований, так и из карточки требования.

Подбор документов для ФНС путем загрузки с диска

По кнопке Загрузить с диска у пользователя появляется выбор (рис. 5):

по команде Сканированный документ – загрузить файлы с изображениями (сканированные документы);

по команде Документы из другой базы – загрузить архив с изображениями или xml-файлами, выгруженными из другой базы.

Рис. 5. Варианты загрузки файлов с диска

Загрузка сканированных документов

Команда Загрузить с диска – Сканированный документ используется в том случае, если сканированные документы не были присоединены к документам информационной базы заранее. При этом открывается стандартный диалог выбора файлов с диска (рис. 6).

Рис. 6. Выбор файла с диска

Выбранные сканированные документы включаются в ответ на требование по кнопке Открыть. При этом открывается форма Подготовка документа к отправке, где выбранные документы следует предварительно обработать следующим образом (рис. 7):

добавить страницы скан-документа, если документ многостраничный (кнопка Добавить);

заполнить поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа-источника. Можно ввести вручную реквизиты документа или выбрать документ из информационной базы, используя кнопку подбора;

заполнить поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа-основания (необязательно), если добавляемый документ имеет документ-основание (договор, счет на оплату или иной первичный документ, подтверждающий возникновение договорных отношений между участниками сделки);

в поле Подпись нотариуса выбрать файл электронной подписи нотариуса, если электронный документ содержит такую подпись (например, документ, связанный с регистрацией юридического лица (ИП), доверенность и др.).

Рис. 7. Подготовка сканированного документа к отправке

После заполнения обязательного описания документа следует нажать на кнопку Добавить в ответ на требование (рис. 7).

При этом открывается форма Пункт требования, где необходимо указать пункт исходного требования из pdf-файла, в ответ на который отправляется сканированный документ (рис. 8).

Рис. 8. Пункт требования

По кнопке ОК данные о документе будут сохранены в форме ответа на требование.

Загрузка архива документов из другой базы

Если xml-документы или сканированные документы, которые необходимо отправить в ответ на требование ИФНС, находятся в другой информационной базе, то их можно выгрузить из этой базы в специальный архивный файл (файл обмена), а затем загрузить в ту информационную базу, откуда готовится ответ на требование.

Для загрузки документов из другой базы следует нажать на кнопку Загрузить с диска и выбрать команду Документы из другой базы (рис. 9).

Рис. 9. Загрузка документов из другой базы

При этом появляется форма, где по кнопке Загрузить можно выбрать один из двух вариантов загрузки:

Загрузка xml-документов 1С-ЭДО или 1С-Такском из другой базы.

Загрузка сканированных документов из другой базы.

При выборе первого варианта появляется форма загрузки электронных документов из пакета обмена и открывается стандартный диалог выбора файлов с диска. Архивный файл следует выделить и выбрать по кнопке Открыть.

В форме загрузки электронных документов отображается список xml-файлов из архивного файла. Необходимые документы следует пометить флагами и добавить в ответ на требование, предварительно указав пункт исходного требования из pdf-файла.

При этом загружаются не только сами xml-документы, но и файлы электронных подписей к ним.

При выборе второго варианта Загрузка сканированных документов из другой базы появляется форма загрузки сканированных документов из внешнего источника и открывается стандартный диалог выбора файлов с диска. Файл обмена следует выделить и выбрать по кнопке Открыть.

В форме загрузки сканированных документов из внешнего источника будет отображен список сканированных документов из файла обмена, которые можно поместить в ответ на требование.

Реквизиты сканированного документа и его изображение можно просмотреть в отдельной форме, которая открывается двойным щелчком мыши.

Необходимые документы следует пометить флагами и добавить в ответ на требование, предварительно указав пункт исходного требования из pdf-файла.

Для редактирования реквизитов и иных признаков документа, а также документа-основания достаточно двойного щелчка мыши по строке документа. При этом открывается форма редактирования документа, как на рисунке 7, где можно выполнить необходимые корректировки.

Подбор документов для ФНС путем выбора из информационной базы

По кнопке Выбрать из базы пользователь может подобрать в ответ на требование документы из текущей информационной базы, то есть из той базы, где настроен ЭДО с ИФНС, и откуда отправляется ответ. При этом у пользователя есть варианты, какие именно документы добавить (рис. 10):

xml-документы, полученные в результате обмена с контрагентами 1С-ЭДО и 1С-Такском – по команде Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском;

xml-документы книг покупок, книг продаж и журналов счетов-фактур – по команде Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур;

другие сканы и xml-документы – по команде Документы из базы.

Рис. 10. Подбор документов из базы

Для добавления xml-документов, полученных в результате обмена с контрагентами 1С-ЭДО и 1С-Такском, доступна специальная форма Выбор документа-источника, где бухгалтер может быстро подобрать необходимые документы по виду, сумме, дате, номеру, организации, контрагенту и документу-источнику (рис. 11).

Рис. 11. Подбор электронных документов 1С-ЭДО и 1С-Такском

Для вставки нужного документа в форму ответа на требование следует его выделить в списке и нажать на кнопку Выбрать. При этом потребуется указать пункт требования из pdf-файла.

При использовании команды Выбрать из базы – Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур к ответу на требование можно приложить отчеты по НДС в xml-формате:

журнал полученных и выставленных счетов-фактур;

дополнительный лист книги покупок;

дополнительный лист книги продаж.

Для добавления указанных документов в ответ на требование используется специальная форма подбора (рис. 12), где можно применить отбор по периоду, организации и задать любой другой поиск. В списке документов по НДС отображаются дата, номер, тип документа, налоговый период, организация и комментарий.

Рис. 12. Подбор электронных отчетов по НДС

Если документы за выбранный налоговый период в списке отсутствуют, их следует создать по кнопке Сформировать за период.

Для перемещения документов в ответ на требование их следует выделить в списке, нажать на кнопку Выбрать, затем указать пункт требования из pdf-файла.

При использовании команды Выбрать из базы – Документы из базы к ответу на требование можно приложить произвольные документы в xml-формате и сканированные документы, присоединенные к документам информационной базы.

Для подбора документа из базы сначала выбирается его вид (рис. 13).

Рис. 13. Выбор вида документа

Предположим, выбран вид документа Поступление (акт, накладная) – открывается список документов указанного вида (рис. 14).

Рис. 14. Список документов указанного вида

Документы из списка можно подобрать по дате, номеру, организации, контрагенту, сумме и другим ключевым полям. У документов информационной базы могут быть присоединенные сканы или соответствующие xml-документы – именно они и нужны для включения в ответ на требование. Для этого их следует выделить в списке и нажать на кнопку Выбрать.

Для выбранных документов автоматически формируется описание, и присоединяются вложения – xml-документы или сканы (рис. 15).

Рис. 15. Подготовка документов указанного вида

Из этой же формы можно добавить и недостающие сканированные документы, выбрав их с диска.

По кнопке Добавить в ответ на требование выбранные документы переносятся в ответ на требование. При этом следует указать номер пункта требования из pdf-файла.

Редактирование ответа на требование ФНС о предоставлении документов

В результате подбора документов (тем или иным способом) в форме ответа на требование заполняется табличная часть Представляемые документы.

Для редактирования табличной части следует выделить строку (строки) и воспользоваться кнопками командной панели, расположенными над табличной частью (рис. 16):

Изменить – для редактирования строки документа;

Удалить текущий элемент – для удаления строки документа из ответа на требование или целиком пункта требования со всеми строками документов;

Изменить пункт требования – для изменения номера пункта требования;

Переместить текущий элемент. – для перемещения строки документа вверх или вниз внутри группы пункта требования. Чтобы переместить документ в другой пункт требования, просто перетащите его, удерживая кнопку мыши.

Рис. 16. Готовый ответ

Отправка ответа на требование ФНС о предоставлении документов

Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты требования, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) налогоплательщика и направлен по ТКС в адрес налогового органа (п. 13 Приказа № 448).

После подготовки всех необходимых документов для отправки ответа на требование следует нажать на кнопку Отправить (рис. 16). Перед отправкой будет выполнено подписание УКЭП.

После успешной отправки ответа на требование статус документа меняется и принимает значение Отправлено оператору (рис. 17).

Рис. 17. Успешная отправка

Результат приема ИФНС ответа на требование можно увидеть в графе Состояние в разделе Письма единого рабочего места 1С-Отчетность.

При переходе по ссылке со статусом состояния открывается форма Этапы отправки, где можно увидеть все этапы отправки ответа на требование.

Истребуемый документ считается принятым налоговым органом, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должностного лица налогового органа (п. 10 Приказа № 448). Квитанцию о приеме также можно посмотреть в форме Этапы отправки.

От редакции. О представлении документов по требованию ИФНС напрямую из программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 эксперты 1С рассказывали на онлайн-лекции «Новые возможности „1С:Бухгалтерии 8“ (ред. 3.0) для эффективного ведения учета», которая состоялась в 1С:Лектории 24.12.2020. Подробнее см. на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория .

Требования и уведомления

Налоговые органы вправе проводить проверки в порядке, установленном НК РФ, а также требовать от налогоплательщика документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов и сборов. В случае несвоевременного подтверждения приема будет приостановка операций по счетам. Если ответ вовремя не предоставлен — организации грозит штраф.

• БП 3.0
• БП 2.0

Раздел «Входящие»

Для просмотра требований о предоставлении пояснений и уведомлений перейдите в Отчеты (1) → Регламентированные отчеты (2):

Далее перейдите в раздел Входящие (1) → Требования и уведомления (2):

На данной вкладке отображаются следующие требования и уведомления:

• о представлении пояснений;
• о представлении документов (информации);
• об уплате налога, сбора, пени, штрафа.

• уведомление о вызове налогоплательщика;
• решения о приостановлении операций по счетам;
• решение о продлении срока проведения камеральной проверки;
• сообщение о принятом решении о зачете;
• сообщение о факте излишней уплаты;
• сообщение об исчисленной налоговым органом сумме налога;
• уведомление о неисполнении обязанности по представлению декларации и др.

С помощью фильтров можно отобрать требования по организациям, периодам, по видам документов, которые есть в базе и по состояниям (требуют подтверждения, требуют ответа и т.д.):

В верхней части окна отображается панель (1), на которой указано на сколько требований нужно отправить подтверждение о приеме и ответить (о тражаются требования, по которым осталось менее 2-х дней до истечения срока подтверждения или ответа). При нажатии кнопки Показать осуществляется переход к списку входящих требований, которые ожидают подтверждения или ответа.

В списке требований в столбце Подтверждение (2) красным цветом выделены статусы, по которым нужно отреагировать. Здесь указано, требуется ли подтвердить требование и в какой срок. В столбце Ответ (3) указано, требуется ли отправить ответ и сроки отправки ответа, а значок означает, что срок по подтверждению или ответу уже истек:

При необходимости требования можно переместить во вкладку Входящие письма, нажав на требование правой кнопкой мыши и выбрав Перенести во Входящие письма:

Аналогичным образом из вкладки Входящие письма можно осуществить перенос в Требования и уведомления или в Рассылки, а из вкладки Рассылки — во Входящие письма.

Подтверждение приема требования

Подтвердить прием можно сразу по нескольким требованиям с помощью групповой отправки подтверждений приема. Для этого нажмите кнопку Отправить подтверждения приема:

В открывшемся окне можно отфильтровать требования, отобразив Истекающие или Все требования (1). В списке необходимо отметить требования, по которым вы хотите подтвердить прием и нажать Подтвердить прием требований (2):

Также подтвердить прием или отказать в приеме можно отдельно по каждому требованию, открыв требование и нажав кнопку Подтвердить прием (1) или Отказать в приеме (2):

Сроки отправки

Требование о представлении пояснений:

• 6 рабочих дней на подтверждение;
• 5 рабочих дней на ответ.

Требование о представлении документов (информации):

• 6 рабочих дней на подтверждение;
• 5, 10, 20, 30 рабочих дней на ответ.

Со сроками отправки подтверждений и ответов можно ознакомиться в самом требовании в блоке Сроки отправки. Для более подробной информации нажмите гиперссылку Подробнее о сроках:

Откроется подробная информация о сроках по каждому виду требований:

После подтверждения приема появится возможность скорректировать срок ответа на требование, нажав в блоке Сроки отправки на кнопку с изображением карандаша (1). Корректировка срока ответа может понадобиться в тех случаях, когда в документе, присланном из ФНС, установлены другие сроки. В открывшемся окне (2) можно скорректировать срок автоматически из приложенного в требовании файла PDF, нажав кнопку Определить из файла, либо скорректировать срок вручную. Также можно проставить отметку Ответ уже дан или Ответ не требуется:

Если вы не можете ответить на требование в указанный срок, отправьте Уведомление о невозможности ответить в срок. В случае одобрения уведомления со стороны ФНС в 1С срок автоматически скорректируется. Для отправки уведомления нажмите Подготовить ответ (1) → Уведомление о невозможности ответить в срок (2). В открывшемся окне укажите необходимые сроки (3) и нажмите Сохранить (4):

Подготовка ответа по требованию

Откройте требование и нажмите кнопку Подготовить ответ:

При подготовке ответа на требование ФНС необходимо добавить представляемые документы. Для этого нажмите соответствующую кнопку — Загрузить с диска или Выбрать из базы.

При выборе пункта Выбрать из базы доступна возможность выбора документов, сформированных в используемой на данный момент базе. Здесь вы можете выбрать:

• Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском;
• Книги покупок/продаж, журналы счетов фактур;
• Сканированные документы, которые были загружены в программу ранее:

При выборе пункта Загрузить с диска доступна возможность загрузки сканированных документов, хранящихся на вашем ПК, или загрузки пакета xml-документов 1С-ЭДО или 1С-Такском, выгруженных из другой базы в виде ZIP-архива, который содержит файл описания пакета обмена и файлы изображений.

Для загрузки сканированного документа нажмите Загрузить с диска (1) → Сканированный документ (2):

Откроется окно выбора файлов на ПК.

Выберите один или несколько файлов отсканированных документов в формате PNG, TIFF, JPEG или PDF и нажмите кнопку Открыть. Откроется окно подготовки документов к отправке.

Добавляемые документы должны соответствовать требованиям. Список требований можно посмотреть, нажав гиперссылку Требования к файлам:

В окне подготовки документов к отправке можно добавить дополнительные файлы или удалить лишние, нажав соответствующие кнопки (1), а также необходимо заполнить обязательное поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа-источника (2):

Если при нажатии кнопки с изображением трех точек в строке Наименование, реквизиты или иные признаки документа в списке отсутствует необходимый вам вид документа, данное поле можно заполнить вручную.

Остальные поля заполняются при необходимости. Для сохранения изменений нажмите Записать. В открывшемся окне выберите пункт полученного требования, по которому формируется ответ и нажмите ОК:

Сформируйте ответы по каждому пункту требования и отправьте ответ на требование, нажав кнопку Отправить:

После отправки ответа на требование исходящий файл будет отображен на вкладке Письма:

Также вы можете ознакомиться с видеоинструкцией по работе с требованиями и уведомлениями в сервисе 1С-Отчетность на нашем YouTube-канале.

С 01.04.2022 завершена поддержка конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0» версии ПРОФ.

Это означает, что выпуск обновлений для данной конфигурации больше не планируется. Для продолжения работы рекомендуется перейти на конфигурацию «1С:Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 или на конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» редакции 2.0 версии КОРП (поддержка БП 2.0 версии КОРП планируется до конца 2023 года).

Последний опубликованный релиз конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0» версии ПРОФ — 2.0.67.25 от 30.03.2022 г.

Для того чтобы ответить на требование от ФНС, произведите следующие действия.

Перейдите в пункт меню Отчеты → Регламентированные отчеты:

В открывшемся окне Регламентированная и финансовая отчетность нажмите кнопку Журнал обмена и перейдите на вкладку Требования и уведомления:

В случае получения требования от ФНС подтвердите прием требования и подготовьте ответ на него, либо откажитесь от приема, нажав соответствующие кнопки в самом требовании. Для перехода к требованию дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши:

Для формирования ответа на требование нажмите кнопку Создать внутри требования либо в столбце Ответы:

В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить группу документов:

Далее нажмите Добавить и выберите один из пунктов:

При выборе пункта Документы базы данных в ы можете добавить книги покупок/продаж и журналы счетов-фактуры, сформированные в данной базе 1С. При выборе пункта Файлы из пакета обмена с 1С-Такском (1С-ЭДО) вы можете загрузить книги покупок/продаж и счет-фактуры, подготовленные и выгруженные архивом из другой базы 1С. При выборе пункта Сканированные документы откроется окно, в котором необходимо выбрать вид загружаемого документа:

Если в списке отсутствует вид отправляемого вами документа, то отправить такой документ будет возможно только исходящим письмом, обязательно уведомив об этом ФНС.

В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить:

Заполните реквизиты, роли участников и нажмите кнопку Добавить для прикрепления файлов к ответу на требование:

Добавляемые документы должны соответствовать следующим требованиям:

После нажатия кнопки ОК сформированный документ будет перенесен в список сканированных документов. Отметьте его флажком и нажмите кнопку Выбрать:

Документ будет добавлен в группу представляемых документов. Добавьте все необходимые документы аналогичным образом, проставьте номер пункта требования, после чего нажмите ОК:

Для отправки ответа на требование нажмите кнопку Отправить:

После отправки ответа на требование исходящий файл будет отображен на вкладке Документы по требованиям:

Как представить документы по требованию ИФНС?

В некоторых случаях ИФНС выставляет требование представить документы, например, при проведении камеральной проверки. При подключенном документообороте с налоговиками сделать это можно напрямую из программы 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 через сервис 1С-Отчетность.

Когда ИФНС запрашивает документы

Налоговая инспекция имеет право требовать от налогоплательщика представить документы или информацию при проведении проверки как самого хозяйствующего субъекта (ст. 93 НК РФ), так и его контрагента — при встречной проверке. Кроме того, ИФНС вправе требовать документы и вне проверки, к примеру, если ей нужны сведения о конкретной сделке (ст. 91.3 НК РФ), если налогоплательщик имеет к ней отношение.

Для получения документов налоговики направляют в адрес налогоплательщика требование о представлении документов (или информации). Оно формируется по специальной форме, утвержденной Приказом ФНС от 07.11.2018 г. № ММВ-7-2/628@.

Если налогоплательщик подает налоговую отчетность в электронном виде, то он должен обеспечить получение по ТКС документации от ИФНС, в том числе и требования (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Он исполняет свою обязанность, если:

• заключен договор с оператором электронного документооборота на обеспечение документооборота с ИФНС;
• имеется сертификат ключа проверки ЭЦП.

Внимание! При наличии у налогоплательщика электронного документооборота с ИФНС все документы от нее поступают в электронном виде по ТКС (Приказ ФНС от 16.07.2020 г. № ЕД-7-2
448@).

Налогоплательщик также может направить документы в электронном виде, но вправе подать и бумажные варианты (п. 2 ст. 93 НК РФ). Конечно же, электронный вариант для самого налогоплательщика предпочтительнее, т.к. сокращается время ответа на запрос и повышается безопасность подачи документов. Документы в электронном виде можно направлять напрямую из 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.

Какие форматы документов применяются при обмене с ИФНС

Приказом ФНС от 18.01.2017 г. № ММВ-7-6-16@ утвержден формат документ, на основании которого регламентированы требования к файлам обмена электронными документами между субъектами и ИФНС. Эти требования установлены для взаимодействия как через ТКС, так и через личный кабинет на сайте ФНС.

В соответствии с этими правилами документы в ИФНС можно отправлять в форматах:

• xml — если документ имеет утвержденный формат;
• tif, jpg, pdf, png — если направляется скан-копия бумажного документа.

В настоящий момент для многих документов имеется утвержденный формат, например, для счетов-фактур, товарных накладных, актов приема-сдачи работ, актов на передачу прав, книг покупок или продаж, журналов счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, документа об изменении стоимости.

Подготовить документы в формате xml можно в том случае, если в компании используются сервисы электронного документооборота с контрагентами — 1С-ЭДО или 1С-Такском.

Некоторые документы, формат по которым утвержден, не применяются для электронного обмена с контрагентами, например, книги покупок или продаж, журнал счетов-фактур. Однако их можно напрямую сдавать в налоговую инспекцию из 1С:Бухгалтерия 8.

Однако при ЭДО могут передаваться документы, по которым нет утвержденных форматов xml, например, договор и дополнения к нему, а также спецификация цен. Их разрешено оформлять и отправлять партнерам в обычных форматах — doc, pdf и т.п.

Если компания не использует ЭДО при работе с контрагентами или для документов не утвержден формат, то их можно направлять в ИФНС как скан-копии. Их можно хранить на внешних носителях или диске ПК, но все же удобнее присоединять к документам, сформированным в информационной базе.

Как получить требование от ИФНС и подтвердить получение

Через сервис 1С-Отчетность можно не только сдавать отчетность в госорганы, но и получать от них документацию и подавать ответы на нее. Это относится и к требованиям из ИФНС о представлении документов или информации.

Поступающие от ИФНС требования и иные документы отражаются в 1С-Отчетность в разделах «Новое» или «Входящие». При нажатии на вкладку «Входящие» новые документы отмечены жирным шрифтом, и они имеют статус — «Подтвердите прием».

Если не подтвердить прием документа в течение 6-ти рабочих дней с момента его отправки, то ИФНС может заблокировать расчетный счет компании (п. 5.1 ст. 23, пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ). После нажатия ссылки ИФНС получит квитанцию о приеме, подписанную ЭЦП хозяйствующего субъекта. В этом случае считается, что налогоплательщик исполнил обязанность по приему документов из ИФНС.

Чтобы подтвердить прием документа, можно из «Входящие» сразу перейти в «Подтвердите прием». Кроме того, можно использовать другой способ — открыть само требование и ознакомиться с содержанием, а затем уже подтвердить прием документа.

В основном документе изложена только основная информация, а суть требования содержится в приложенном pdf-файле. Его нужно открыть по ссылке под надписью «Приложенные файлы». При открытии файла пользователь увидит перечень документов, которые он должен предоставить в ИФНС, а также срок, в течение которого документы нужно отправить.

В некоторых случаях, если налогоплательщик имеет основания, он может сформировать и направить в ИФНС уведомление об отказе в приеме, которое также подписывается ЭЦП. Для этого нужно нажать кнопку «Отказать в приеме». Отправить отказ в приеме можно в таких случаях:

• ИФНС направила требование ошибочно (предназначалось другому налогоплательщику);
• требование не соответствует утвержденному формату;
• в требовании отсутствует или не соответствует ЭЦП должностного лица ИФНС.

Если таких оснований нет, налогоплательщик не вправе отказать в приеме требования. И тогда он должен нажать кнопку «Подтвердить прием».

Если хозяйствующий субъект подтвердит прием требования, но не направит документы по нему в установленный срок, ИФНС оштрафует его согласно п. 1 ст. 126 НК РФ на 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Как можно ответить на требование ИФНС о представлении документов

После приема документов пользователь оценивает время, которое нужно для подготовки ответа, нажимает кнопку «Подготовить ответ» и выбирает вариант:

• «Ответ на требование документов (информации)» — для ответа по существу в формализованном виде;
• «Уведомление о невозможности ответить в срок» — для отправки в ИФНС уведомления, что субъект не может представить документы или информацию в установленный срок. Документ регламентирован Приказом ФНС от 24.04.2019 г. № ММВ-7-2/204@$
• «Реестр документов, подтверждающих льготы по НДС» — для сокращения перечня требуемых документов в ходе проведения камеральной проверки. Вместо самого пакета документов на льготу по НДС можно подать реестр этих документов в электронном виде. Этот документ регламентирован Письмом ФНС от 12.11.2020 г. № ЕА-4-15/18589.

Если выбрать первый вариант (ответ на требование) открывается новая форма — «Ответ на требование о представлении документов».

Подбор документов производится в двух режимах в зависимости от места их хранения:

• через загрузку файлов с диска — нажать кнопку «Загрузить с диска»;
• через выбор документов из базы 1С — нажать кнопку «Выбрать из базы».

Если ответ подготавливается несколько дней, его можно сохранить, нажав кнопку «Записать». В последующем можно будет продолжить работу с документом. Его можно открыть из формы списка требований или их карточки требования ИФНС.

Как подобрать документы для ИФНС с диска

Когда пользователь нажимает кнопку «Загрузить с диска», далее он может выбрать:

• «Сканированный документ» — можно загрузить скан-копии бумажных документов;
• «Документы из другой базы» — можно загрузить xml-файлы или изображения, предварительно выгруженные из другой базы.

Как загружаются сканированные документы

Загрузка с диска и далее «Сканированный документ» выбирается, если скан-копии бумажных документов не присоединялись ранее в документам в информационной базе. В этом случае открывается стандартное окно для выбора файлов с диска.

Когда скан-копии документов выбраны, они включаются в ответ на требование при нажатии кнопки «Открыть». При этом будет открыта форма «Подготовка документа к отправке», в которой предварительно нужно обработать выбранные скан-копии:

• добавить его страницы, если он многостраничный — по кнопке «Добавить»;
• внести информацию «Наименование, реквизиты или иные признаки документа-источника» — заполняется ручным вводом или выбором документа из информационной базы через кнопку подбора;
• внести информацию «Наименование, реквизиты или иные признаки документа-источника (необязательно)» — заполняется в случае, когда имеется документ-основание, например, договор, счет на оплату и т.д.;
• выбрать в ячейке «Подпись нотариуса» файл ЭЦП нотариуса, если документ имеет эту подпись, к примеру, если это доверенность.

Когда описание документа заполнено, нужно нажать кнопку «Добавить в ответ на требование». Тогда будет открыта форма «Пункт требования», в котором указывается пункт исходного требования из pdf-файла, в ответ на который направляется скан-копия документа.

Изменения в документе сохраняются кнопкой «ОК».

Как загружается архив документов из другой базы

В случае, когда документы находятся в другой базе, их нужно выгрузить из нее в особый архивный файл (файл обмена). После этого надо загрузить из в базу, через которую будет подготавливаться ответ на требование ИФНС.

Чтобы загрузить документы из другой базы, нужно нажать кнопку «Загрузить с диска», а затем выбрать «Документы из другой базы».

При таком действии откроется окно, в нем нужно нажать кнопку «Загрузить» и выбрать дальнейший вариант:

• «Загрузка xml-документов 1С-ЭДО или 1С-Такском из другой базы»;
• «Загрузка сканированных документов из другой базы».

Если использовать первый вариант, то откроется форма загрузки из пакета обмена, а затем стандартное диалоговое окно подбора файлов с диска. При этом нужно выделить архивный файл, а затем выбрать через кнопку «Открыть».

В форме загрузки будет отображаться перечень xml-файлов из архивного файла. Документы, которые нужны, помечаются флажками и добавляются в ответ на требование, но для этого необходимо предварительно указать пункт исходного требования из pdf-файла. Будут загружены не только xml-файлы, но и файлы ЭЦП к ним.

Если использовать второй вариант, то откроется форма загрузки скан-копий документов из внешнего источника, а затем стандартное диалоговое окно подбора файлов с диска. Пользователь выделяет файл обмена и выбирает его по кнопке «Открыть».

В форме загрузки будет отображаться перечень скан-копий документов из файла обмена, которые можно прикрепить к ответу на требование. Реквизиты выбранной скан-копии и его изображение открываются в отдельном окне через двойной щелчок мыши.

Документы, которые нужны, помечаются флажками и добавляются в ответ на требование, но для этого необходимо предварительно указать пункт исходного требования из pdf-файла.

Если нужно отредактировать реквизиты, документ-основание или иные признаки документа, нужно нажать по строке документа двойным щелчком мыши. Откроется новое окно, где можно внести исправления.

Как подобрать документы для ИФНС через информационную базу

В ответ на требование ИФНС можно подобрать документы из самой информационной базы, для чего и предназначена кнопка «Выбрать из базы». В данном случае база — это та система, в которой настроен электронный документооборот с налоговой инспекцией и откуда будет отправляться ответ.

В этом случае имеются варианты, какие документы можно добавить:

• xml-файлы, которые получены при обмене с партнерами через 1С-ЭДО или 1С-Такском — нужно выбрать «Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском;
• xml-файлы книг покупок или продаж, журналов счетов-фактур — нужно выбрать «Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур»;
• другие скан-копии или xml-файлы — нужно выбрать «Документы из базы».

Чтобы добавить xml-файл, который получен при обмене с контрагентами через 1С-ЭДО или 1С-Такском, используется особая форма — «Выбор документа-источника». В ней можно быстро выбрать документы в зависимости от вида, суммы, даты, номера, компании, контрагенту и документу-источнику.

Чтобы вставить нужный документ в ответ на требование ИФНС, его надо выделить в перечне, а затем нажать кнопку «Выбрать». Также нужно указать пункт требования из pdf-файла.

Если выбирается вариант «Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур», то к ответу на требование ИФНС можно добавить отчетность по НДС в xml-формате — книги покупок или продаж и дополнительные листы к ним, журналы счетов-фактур.

Для добавления этих документов применяется особая форма подбора. В ней есть возможность выбирать по периоду, компании или собственным критериям отбора через функцию «Поиск». В представленном перечне документов будут отображаться его дата, номер, тип, период, компания и комментарий.

Документы можно создать через кнопку «Сформировать за период», если их нет за выбранный период.

Чтобы переместить документы в ответ на требование ИФНС, они сначала выделяются в перечне, потом выбираются через кнопку «Выбрать» и далее указывается пункт требования из pdf-файла.

Если выбирается третий вариант — «Документы из базы», то к ответу на требование ИФНС прикладываются различные документы в xml-формате и скан-копии, которые присоединены к документам в информационной базе.

Чтобы подобрать документ из информационной базы, нужно для начала выбрать его вид.

Например, нам нужен вид документа «Поступление (акт, накладная). И тогда будет открыт перечень документов этого вида.

Перечень документов можно отфильтровать по дате, номеру, компании, контрагенту, сумме и другим критериям. К документам, включенным в информационную базу, могут быть прикреплены скан-копии или xml-файлы — как раз они и необходимы для формирования ответа на требование ИФНС. В этом случае они выделяются в перечне и добавляются по кнопке «Выбрать».

По документам, которые выбраны, в автоматическом режиме создается описание и прикрепляются вложения — xml-файлы или скан-копии.

Эту форму можно также использовать, чтобы добавить недостающие скан-копии документов — для этого нужно выбрать их с диска.

Нажимая кнопку «Добавить в ответ на требование», пользователь переносит выбранные документы в ответ на требование ИФНС. Он также должен указать номер пункта требования из pdf-файла.

Как отредактировать ответ на требование ИФНС

Когда пользователь выберет документы для ответа, в нем будет заполнена таблица «Представляемые документы». Чтобы ее отредактировать, выделяется одна или несколько строк, а затем нажимаются кнопки, расположенные на командной панели:

• «Изменить» — редактирование строки;
• «Удалить текущий элемент» — удаление строки документа из ответа или полностью пункта требования со всеми строками документа;
• «Изменить пункт требования» — изменение номера пункта требования»
• «Переместить текущий элемент» — перемещение строки внутри группы пункта требования. Для перемещения документа из одного в другой пункт требования нужно просто, удерживая кнопку мыши, переместить его.

Как отправить ответ на требование ИФНС

Когда ответ на требование ИФНС полностью подготовлен, он подписывается усиленной квалифицированной ЭЦП налогоплательщика, а затем отправляется по ТКС в адрес ИФНС. Для этого нужно нажать кнопку «Отправить», и как раз перед этим ответ подпишется ЭЦП.

Если отправка прошла успешно, статус ответа поменяется на «Отправлено оператору».

Принят ли ответ налоговиками, можно увидеть в графе «Состояние» в разделе «Письма» в 1С-Отчетность. Если перейти по гиперссылке со статусом состояния, откроется окно «Этапы отправки», в котором отражается информация по всем этапам отправки ответа на требование ИФНС.

Ответ на требование принят налоговиками, если пользователь получил квитанцию о приеме, которая подписана ЭЦП должностного лика ИФНС. Эту квитанцию можно увидеть в форме «Этапы отправки».

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку