Как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно учитывать изменения наименования контрагента (+ видео)?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» релиз 3.0.42.73.
В справочниках Контрагенты и Организации можно вести историю изменений наименования (например, при изменении организационно-правовой формы контрагента). Для этого следует перейти по гиперссылке История, расположенной рядом с полем, содержащим наименование. Если сведения о наименовании контрагента или организации изменились, то можно указать дату этого изменения.
Сведения об изменении наименования используются в печатных формах первичных документов.
Так, например, если документы на реализацию контрагенту были оформлены до его переименования, то при оформлении документа Корректировка реализации в печатных формах будет фигурировать уже новое наименование контрагента.
Оформляем реорганизацию компании: присоединение или слияние нескольких фирм
Рассказываем подробно, как помогаем клиентам проводить реорганизацию в 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ — объединять несколько филиалов или компаний.
Содержание статьи:
К нам часто обращаются клиенты, которым нужно оформить реорганизацию компаний в 1С:ЗУП. Например, если раньше в каждом филиале вели свой учёт, а потом нужно объединить весь учёт в головном офисе. Или если раньше было несколько компаний, которые объединяются в одну.
Как чаще всего звучит задача клиента
Несколько компаний А, Б, В ведут учёт в нескольких базах или одной. Компании объединяются в новую организацию Д слиянием.
Всех сотрудников компаний нужно перевести в новую компанию — без увольнения и приёма, должны сохраниться данные для среднего заработка, остатки отпусков и кадровая история.
Сотрудники подписывают дополнительные соглашения об изменении работодателя, в трудовые книжки добавляют запись о реорганизации. При этом трудовые отношения продолжаются автоматически.
У нас есть план и схемы для реорганизации
В 1С нет типового функционала, чтобы автоматически проводить реорганизацию компаний. А выполнять реорганизацию вручную — долго и сложно, если нет такого опыта.
Мы помогали многим клиентам с реорганизацией и уже выработали план и схемы для таких задач. Работаем и с коммерческими компаниями в 1С:ЗУП, и с бюджетными в 1С:ЗКГУ.
Что происходит при реорганизации:
- за сотрудником сохраняется вся кадровая история, как будто он и работал в новой компании
- сохраняются средние: для расчёта отпусков, командировок и больничных
- сохраняются данные об остатках отпусков и взаиморасчётов
- расчёт налогов и взносов начинается с нуля — это соответствует требованиям налоговой к сдаче отчётности по реорганизованным фирмам
- данные по реорганизованной базе в новую базу переносятся в виде типовых документов Перенос данных и Данные на начало эксплуатации
- создаём новое штатное расписание или редактируем существующее
Как происходит реорганизация?
1. Мы связываемся с вами и обсуждаем текущую ситуацию: в скольких базах уже ведётся учёт, по скольким сотрудникам нужно переносить информацию, за какой период. Какие есть особенности учёта в текущих организациях или будут — в новой.
2. Делаем копии ваших баз — чтобы сделать реорганизацию в тестовом режиме и проверить, всё ли корректно работает. Например, так мы работали, когда переносили 26 баз Белвеста из филиалов в головной офис — рассказываем об этом подробнее в кейсе.
3. После подготовки делаем непосредственно перенос — он обычно проходит довольно быстро, в течение нескольких часов.
4. Проверяем базы после переноса — всё ли корректно работает, все ли остатки сохранены.
Сколько часов работы наших специалистов потребуется?
Обычно на реорганизацю уходит 30-100 часов — зависит от количества сотрудников и реорганизуемых фирм.
Если сотрудников немного и нужно провести реорганизацию двух компаний, уйдёт 40-60 часов. Каждая дополнительная фирма — +10-20 часов работы.
Работаем по договору сопровождения бухгалтерских и бюджетных программ — в договор уже включены 4 часа работы, остальные нужно будет оплатить дополнительно, 1950 ₽ в час.
Перенос аванса при реорганизации контрагента в 1С 8.3
В условиях пандемии все острее встает вопрос о выживании предприятия. Многие организации решают данный вопрос с помощью реорганизации учреждения.
Очень часто у пользователей возникает вопрос: как перенести остаток аванса, уплаченный контрагентом в 1С 8.3 до реорганизации, на нового контрагента после реорганизации?
Создание документов учета рассмотрим на сквозном примере в программе «1С: Бухгалтерия 3», релиз 3.0.77.56
1. Первоначальные настройки 1С Бухгалтерии
Перед началом работы с документами необходимо ввести первоначальные настройки 1С Бухгалтерии для корректного ведения учета. Перейдем в «Главное → Налоги и отчеты» и установим «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс».
В разделе «Главное → Функциональность» установлена настройка 1С Бухгалтерии по умолчанию – «Учет по договорам». Данную настройку нельзя изменить вручную.
В договоре можно установить более гибкую настройку для автоматической регистрации счетов-фактур на аванс в 1С.
2. Сквозной пример учета переноса аванса при реорганизации
Согласно сквозному примеру, необходимо перенести оплаченную задолженность нашей организации с «Общество с ограниченной ответственностью «Новая Русса»» (Новая Русса ООО) на контрагента «Акционерное общество «Новая Русса»» (Новая Русса АО) после реорганизации.
По контрагенту Новая Русса ООО прошла реализация услуги в январе 2020 г. В программе сформирована «Счет фактура, выданный на реализацию» с кодом вида операции «01».
Контрагент оплатил нашей организации предоплату за услугу в размере 300 000 рублей.
С помощью обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс» формируем «Счет-фактуру на аванс» в 1С.
Для переноса аванса с одного контрагента в 1с 8.3 на другого необходимо ввести «Корректировку долга» с видом операции «Перенос задолженности».
По корректировке долга регистрируем «Счет-фактуру, выданный на аванс».
Используем соответствующую обработку, которая находится в разделе «Банк и касса» – «Регистрация счетов-фактур».
Согласно письму Минфина в зависимости от формы реорганизации для принятия НДС к вычету необходимо ввести «Реализацию товаров и услуг».
Проверяем зачёт аванса, полученного при реализации по новой организации. По реализации необходимо сформировать «Счет-фактуру выданный на реализацию».
Заводим «Формирование записи книги покупок». Табличная часть документа заполняется автоматически.
Формируем «Книгу покупок» и «Книгу продаж» за 1 квартал 2020 года по организации «Наша фирма ООО».
3. Отчетность по проверке налогового учета по НДС
Для проверки сформируем ОСВ по счету «62» с отбором по субсчетам и счету «76АВ».
Для проверки наличия ошибок формируем отчет из «Отчеты → Анализ состояния налогового учета по НДС» за 1 квартал 2020 г.
Отчет можно детализировать до регистратора. Будет сформирован новый отчет «Начисление НДС по реализации» или «Начисление НДС по авансам полученным».
Если в отчете нет ошибок, значит все документы введены правильно.
Дополнительно можно сформировать отчет «Экспресс-проверка ведения учета». В данном отчете ошибок не обнаружено.
В разделе «Отчеты → НДС → Отчетность по НДС» можно рассчитать и проверить Начисленный НДС и НДС к вычету, а также посмотреть какими документами сформированы суммы по подчиненным отчетам.
Окончательную проверку делаем с помощью отчета «Декларация по НДС» за 1 квартал 2020 г, который можно сформировать из «Отчетности по НДС».
Освоить ведение учета и формирования отчетности по проверке аванса при реорганизации организации или контрагента даже начинающему бухгалтеру будет достаточно легко. В программе есть соответствующий функционал для автоматического заполнения документов без доработки программы или ручного формирования возмещения НДС. А если Вам понадобится консультация по ведению учета в программе или возникнут вопросы по поводу формирования первичной документации и отчетности, смело обращайтесь к нам.
Удаление дублей контрагентов в 1С
При работе с программами 1С пользователи часто сталкиваются с проблемой дублирования контрагентов. Данная проблема приводит к таким последствиям:
- Путаница с документами контрагентов, т.к. пакет документов может быть разбит между контрагентами-дублями.
- Фиктивный рост справочника «Контрагенты».
Основными причинами появления дублей являются:
- Выполнение обмена данными между базами, используя автоматическую выгрузку через планы обмена.
- Использование различных загрузок, при которых не проводится проверка на наличие дублей.
- Человеческий фактор, например, заведение нового контрагента после неудачного поиска.
В качестве профилактических работ периодически необходимо проводить проверку базы на наличие дублей контрагентов. Для исправления создания дублей в справочнике «Контрагенты» необходимо воспользоваться типовой обработкой «Поиск и удаление дублей». Данная обработка доступна только для пользователей с правами Администратора, она предназначена для поиска и устранения дублирования элементов во всех списках программы.
Обработка позволяет найти все дублирующие элементы контрагентов и производит замену всех ссылок. В документах подставляются ссылки на выбранный «правильный» элемент. Дублирующиеся элементы в списке помечаются на удаление.
Рассмотрим пример работы обработки «Поиск и удаление дублей» на конфигурации 1С:Управление торговлей 11.4. Эта обработка также доступна и в других конфигурациях 1С.
Для запуска обработки Пользователь с правами Администратора переходит из раздела «НСИ и администрирование» / «Администрирование» в раздел «Обслуживание».
Рисунок 1 — Раздел «НСИ и администрирование»
В строке «Корректировка данных» выбирает обработку «Поиск и удаление дублей».
Рисунок 2 — Раздел «Обслуживание»
В открывшемся окне обработки «Поиск и удаление дублей» Администратор заполняет указанные поля:
- Искать — в списке выбора указать справочник «Контрагенты».
- Отбирать — по умолчанию указано «Все элементы». При необходимости, пользователем создаются правила отбора элементов списка.
Например, необходимо отбирать только по юридическим лицам. Для этого в окне «Правила отбора «Контрагенты»» выбирается:
- поле, по которому будет производится отбор;
- указывается вид сравнения;
- задается значение для отбора.
Рисунок 3 — Форма Правила отбора «Контрагенты»
Для выбора, что нужно сравнить, Пользователь переходит по ссылке в поле «Сравнить». В открывшемся окне «Правила поиска дублей «Контрагенты»» указывает необходимое поле и правило отбора.
Рисунок 4 — Форма Правила поиска дублей «Контрагенты»
После того как условия поиска дублей заданы, Пользователь нажимает кнопку «Найти дубли».
Рисунок 5 — Обработка «Поиск и удаление дублей»
После выполнения поиска откроется список найденных дублей. Он состоит из двух частей. В левой части отображаются найденные повторяющиеся элементы справочника «Контрагенты» и количество объектов использования, в правой — места использования найденных дублей. Внизу указывается количество элементов и количество найденных дублей.
Рисунок 6 — Список найденный дублей контрагентов
Один из найденный элементов автоматически выбирается как оригинал и отображается флажком 
. Второй элемент отмечается дублем, со знаком 
.
Для того, чтобы изменить элемент, который необходимо оставить в программе, Пользователь выбирает в контекстном меню строку «Отметить как оригинал». Рекомендуется выбирать оригиналом элемент, у которого больше мест использования.
Рисунок 7 — Форма обработки «Поиск и удаление дублей»
Пользователь проверяет список найденных элементов. Если в списке отражены не дублирующиеся элементы контрагентов, снимает с них отметку. Эти элементы не будут принимать участие в процедуре удаления дублей.
Рисунок 8 — Обработка найденных элементов контрагентов
Далее Пользователь нажимает кнопку «Удалить дубли». Выбранные дубли будут помечены на удаление и заменены на оригиналы во всех перечисленных документах.
Рисунок 9 — Удаление дублей
После нажатия кнопки «Удалить дубли» в используемых документах будет заменен дублирующийся элемент на отмеченный оригинал. И после успешного объединения система выдаст сообщение о завершении процесса.
Рисунок 10 — Завершение процесса объединения дублей
Окончательно удалить дубли контрагентов можно используя обработку «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование / Обслуживание».
Рисунок 11 — Обработка «Удаление помеченных объектов»
Рекомендуется периодически проверять заполнение справочников для избежания путаницы в учете и очистки информационной базы. Это позволит оптимизировать трудовые и финансовые затраты на поддержку системы.