Какой документ оформляется в программе 1с бухгалтерия при выдаче зарплаты из кассы

Выплата зарплаты через кассу: наличными по ведомости в 1С

Срок выплаты зарплаты из кассы составляет не более 5 дней, включая день поступления средств в кассу. Конкретный срок устанавливается локальными актами предприятия. На выданную заработную плату формируется Расходный кассовый ордер, невыданная заработная плата депонируется (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Работодатель не вправе отказать работнику в выдаче зарплаты наличными, даже если другие сотрудники получают ее на карточки. Если от работника не поступило письменного заявления на выплату на карточку, то выдача зарплатных средств возможна только наличными (ст. 136 ТК РФ). Исключение — если на предприятии касса не используется (Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Кировского областного суда от 25.04.2017 по делу N 33-1671/2017).

Формирование ведомости на выплату зарплаты

Формирование ведомости на выплату зарплаты через кассу оформляется документом Ведомость в кассу в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Ведомости в кассу .

Необходимо обратить внимание на заполнение полей:

• Вид выплаты — Зарплата, т. к. перечисляется именно заработная плата по итогам месяца.
• Месяц — месяц начисления заработной платы, которая выплачивается сотруднику.

По кнопке Заполнить формируется табличная часть данными к выплате по итогам указанного месяца:

• К выплате — остаток начисленной суммы, на которую ранее не была сформирована ведомость.

Документ проводки по регистру Бухгалтерский и налоговый учет не формирует.

Документальное оформление

Выплата заработной платы может осуществляться по (п. 6 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У):

;
• Расчетно-платежной ведомости по форме Т-49;
• Платежной ведомости по форме Т-53.

Бланк Расчетно-платежная ведомость по форме Т-49 можно распечатать по кнопке Печать — Расчетно-платежная ведомость (Т-49) документа Ведомость в кассу . PDF

Для того чтобы распечатать Платежную ведомость по форме Т-53, необходимо выбрать Печать — Платежная ведомость (Т-53) . PDF

Выплата зарплаты

Фактическая выдача заработной платы работнику на руки оформляется документом Выдача наличных вид операции Выплата заработной платы работнику по кнопке Оплатить ведомость внизу формы документа Ведомость в кассу . PDF

В 1С можно сформировать расходный кассовый ордер на общую сумму заработной платы выданную по ведомости, в этом случае необходимо выбрать Вид операции — Выплата заработной платы по ведомостям. PDF

Необходимо обратить внимание на заполнение полей:

• от — дата выдачи заработной платы или дата закрытия ведомости на выплату зарплаты (абз. 4 п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).
• Получатель — сотрудник, которому выплачена заработная плата, выбирается из справочника Физические лица.
• Сумма — сумма заработной платы, выданная из кассы.
• Ведомость — ведомость, по которой была выплачена заработная плата.
• Статья расходов — Оплата труда, с Видом движенияОплата трудаPDF, выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.

Если составляется расходный кассовый ордер без расчетно-платежной ведомости (Т-49) или платежной ведомости (Т-53), то в полях Выдано (ФИО) , По документу должны быть указаны ФИО и паспортные данные сотрудника получившего заработную плату через кассу.

Если в Организации оформляется расчетно-платежная (Т-49) или платежная ведомость (Т-53), то эти поля для заполнения не обязательны. Подтверждением выдачи заработной платы из кассы работнику в таком случае является платежная или расчетно-платежная ведомость (п. 6, 6.1 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 70 Кт 50.01 — выплата заработной платы.

Документальное оформление

Независимо от того, оформляется ли в организации платежная или расчетно-платежная ведомость, на фактически выданную заработную плату необходимо оформить Расходный кассовый ордер (КО-2), утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Бланк Расходный кассовый ордер (КО-2) PDF можно распечатать по кнопке Печать — Расходный кассовый ордер (КО-2) из документа Выдача наличных .

Отражение в отчетности 6-НДФЛ

Исчисление сумм НДФЛ производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 226 НК РФ). Дата фактического получения доходов в виде оплаты труда — последний день месяца, указанный в поле Зарплата за документа Начисление зарплаты PDF (п. 2 ст. 223 НК РФ). Она будет отражаться по стр. 100 Раздела 2 формы 6-НДФЛ.

Расчет заработной платы за июль 2018 года: PDF

• Начислено — 35 000 руб.
• Вычет на детей — 1 400 руб.
• НДФЛ — 4 368 руб.

В форме 6-НДФЛ выплата заработной платы отражается в:

Разделе 1 «Обобщенные показатели»:

• стр. 070 — 4 368, сумма удержанного налога.

Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»: PDF

• стр. 100 — 31.07.2018, дата фактического получения дохода;
• стр. 110 — 10.­08.2018, дата удержания налога;
• стр. 120 — 13.08.2018, срок перечисления налога;
• стр. 130 — 35 000, сумма фактически полученного дохода;
• стр. 140 — 4 368, сумма удержанного налога.

Уплата НДФЛ в бюджет

Уплата НДФЛ в бюджет осуществляется не позднее дня, следующего за днем выплаты заработной платы сотруднику (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Уплата НДФЛ в бюджет отражается документом Списание с расчетного счета вид операции Уплата налога в разделе Банк и касса — Банк — Банковские выписки — кнопка Списание .

Необходимо обратить внимание на заполнение полей:

• Вид операции — Уплата налога.
• Налог — НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента.
• Вид обязательства — Налог.
• за —Июль 2018, месяц начисления доходов (заработной платы).

Изучить подробнее про отражение уплаты НДФЛ в бюджет

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 68.01 Кт 51 — уплата НДФЛ в бюджет за май.

Проверка взаиморасчетов

Проверка взаиморасчетов с сотрудником

Проверить взаиморасчеты с сотрудником можно с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету .

Отсутствие конечного сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на день выплаты заработной платы означает, что задолженность по заработной плате перед Гордеевым Н.В. отсутствует.

Проверка взаиморасчетов с бюджетом

Для проверки расчетов с бюджетом по НДФЛ можно создать отчет Анализ счета 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента», в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Анализ счета .

В нашем примере выплата заработной платы осуществлялась 10 августа, поэтому конечная дата отчета должна быть 13 августа (11 и 12 августа — суббота и воскресенье), т. е. ближайший рабочий день за днем выплаты заработной платы.

Отсутствие конечного сальдо по счету 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента» означает, что задолженность по уплате НДФЛ перед бюджетом отсутствует.

• Общая схема настройки учета зарплаты и взносов
• Настройки зарплаты в 1С

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Рассмотрим особенности отражения в 1С выплаты аванса сотруднику через кассу.При заполнении Ведомости в кассу теперь не включаются иностранцы –.Существует несколько вариантов перечисления заработной платы на банковские карточки: в.Минфин напомнил работодателям о необходимости начисления НДС при выдаче работникам.

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Выплата и депонирование зарплаты в программе «1С:Бухгалтерия 8 (ред. 2.0)»

Для подготовки к выплате заработной платы служит документ «Ведомость на выплату зарплаты»:

Если выплачивается зарплата, начисленная на месяц, предварительно должен быть заполнен и проведен документ «Начисление зарплаты работникам».

В «Ведомости на выплату зарплаты» необходимо указать месяц, за который выплачивается з/п, способ выплаты (через кассу или банк), а также подразделение (необязательно). Табличную часть можно заполнить автоматически или вручную. Для автоматического заполнения нажимаем «Заполнить – По задолженности на конец месяца», затем «Рассчитать». Рассчитаны суммы к выплате сотрудникам (за минусом налога). Суммы доступны для изменения. Чтобы отразить выплату, нужно поставить каждому сотруднику отметку «Выплачено», можно это сделать для всех сразу по кнопке «Заменить отметку на – Выплачено». Но, пока не введен документ оплаты, ведомость считается неоплаченной. Записываем ведомость по кнопке «Записать». Этот документ не проводится и не формирует бухгалтерских проводок.

Для отражения выплаты денег из кассы необходимо ввести расходный кассовый ордер. Можно сделать это вручную (создать РКО, указать вид операции «Выплата зарплаты по ведомостям», затем выбрать ведомость), или на основании «Ведомости на выплату зарплаты». Воспользуемся вводом на основании. Создан документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата зарплаты по ведомостям», в нем указана ведомость и общая сумма к выплате:

При необходимости заполняем статью ДДС и реквизиты печатной формы, затем проводим РКО. Формируются проводки Дт 70 Кт 50 по каждому сотруднику:

Теперь «Ведомость на выплату з/п» отражена в программе как оплаченная. Если открыть ее, видно, что по каждому сотруднику указан документ оплаты, также указан документ оплаты для ведомости. Кроме того, оплаченная ведомость недоступна для изменения:

Если все же возникла необходимость изменить оплаченную ведомость, нужно найти документ оплаты – в нашем случае РКО – и отменить его проведение (или удалить). После этого ведомость станет доступной для изменения. Нельзя забывать, что потребуется также внести изменения в документ оплаты или ввести его по новой.

Выплата зарплаты через кассу расходными ордерами

Если требуется оформить расходные ордера на каждого сотрудника, можно воспользоваться соответствующей обработкой.

Создаем «Ведомость на выплату зарплаты», указываем способ выплаты «Через кассу», заполняем документ как обычно, ставим сотрудникам отметку «Выплачено», записываем документ. Затем нажимаем «Перейти – Выплата зарплаты расходными ордерами». В открывшейся форме обработки уже заполнены строки с суммами по сотрудникам. Внизу указываем дату выписки расходных ордеров, затем нажимаем «Создать документы» и «Провести документы». В строках отобразились созданные РКО:

По каждому сотруднику был создан и проведен документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата зарплаты работнику», формирующий проводку: Дт 70 Кт 50:

В «Ведомости на выплату зарплаты» отражена оплата расходными ордерами.

Обработка «Выплата зарплаты расходными ордерами» доступна также через:

Выплата зарплаты через банк

Для отражения выплаты зарплаты через банк на лицевые счета сотрудников необходимо в документе «Ведомость на выплату зарплаты» указать способ выплаты «Через банк», затем заполнить и записать документ. При этом у сотрудников нет отметки «Выплачено/Не выплачено»:

Затем на основании ведомости вводится «Платежное поручение». Сумма проставлена автоматически. В качестве получателя необходимо указать банк, в котором открыты лицевые счета сотрудников, также нужно указать счет получателя. Для этого банк придется занести в справочник «Контрагенты», там же указать реквизиты счета, затем выбрать банк и счет в платежном поручении:

После заполнения и записи платежки нужно по ссылке ввести документ списания с р/с. Создана выписка «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы», в ней указаны суммы по каждому сотруднику. При проведении документ списания формирует по каждому сотруднику проводки Дт 70 Кт 50:

В «Ведомости на выплату зарплаты» в качестве документа оплаты указано «Списание с расчетного счета»:

Депонирование

При выплате зарплаты через кассу может возникнуть ситуация, когда сотрудник не получил причитающуюся ему плату. В этом случае неполученная зарплата регистрируется в качестве депонента.

Для отражения этой операции в программе сначала создадим «Ведомость на выплату зарплаты» (способ выплаты «Через кассу»), заполним документ как обычно. Сотруднику, чью зарплату необходимо задепонировать, поставим отметку «Задепонировано», остальным – «Выплачено»:

Теперь для оплаты ведомости потребуется две операции. Выплату из кассы сотрудникам, получившим зарплату, отражаем с помощью РКО (как описывалось выше). А для отражения депонирования на основании «Ведомости» вводим документ «Депонирование». Он полностью заполнен, на закладке «Неполученная зарплата» указана ведомость, на закладке «Работники» — список работников:

В документе «Депонирование» доступна печатная форма карточки депонента. При проведении документ формирует проводку по каждому сотруднику по Дт 70 и Кт 76.04 («Расчеты по депонированным суммам»):

В «Ведомости на выплату зарплаты» в качестве документов оплаты указаны «Депонирование» и РКО:

Если сотрудник впоследствии получает депонированную зарплату, в программе необходимо вручную ввести «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата депонированной зарплаты». Для автоматического заполнения следует нажать «Заполнить – Всеми невыплаченными документами». В табличную часть автоматически подставляются сотрудники, чья зарплата была на депоненте, ведомости и суммы. Можно заполнить документ и вручную, при этом необходимо, чтобы сумма депонента и ведомость были указаны правильно:

При проведении РКО по выплате депонированной зарплаты формирует по каждому сотруднику проводку: Дт 76.04 Кт 50:

Операции по депонентам отражаются в отчете «Книга депонентов»:

Документы по депонентам сохраняются в журнале «Документы по депонированию»:

В случае истечения срока исковой давности, депонентская задолженность списывается в доходы организации с помощью документа «Списание депонентов в доходы организаций»:

Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила

День «получки» — самый долгожданный день на работе для всех сотрудников. Если в организации производится выплата зарплаты через кассу, то во всех коридорах и отделах с самого утра, когда только привезут деньги, царит оживление.

И только бухгалтер даже в такие, казалось бы, радостные минуты должен держать ушки на макушке. Потому что его святая обязанность – не только свои «кровные» получить, но и обеспечить выдачу зарплаты другим сотрудникам по всем правилам законодательства. Как это сделать, читайте в статье.

Содержание статьи:

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

2. Дата выдачи зарплаты

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

7. Выдача зарплаты — проводка

8. Выдача зарплаты — пример

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

Все правила, действующие в организации и касающиеся порядка, формы, сроков, места выплаты заработной платы, закрепляются в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 131, ч. 3, 4, 6 ст. 136 ТК РФ). Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником.

Заработная плата может выплачиваться работнику в денежной форме в рублях, а также в неденежной форме (ч. 1, 2 ст. 131 ТК). Заработная плата наличными денежными средствами выплачивается в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 136 ТК). Для выплаты заработной платы наличными денежными средствами работодатель обеспечивает их наличие в кассе организации в день выплаты зарплаты.

Для выплаты заработной платы из кассы организации могут быть задействованы два источника денежных средств:

1. Выплата зарплаты через кассу производится из денежных средств, которые сняты с расчетного счета. Снять деньги на зарплату с расчетного счета может уполномоченный сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег, например, кассир. В чеке необходимо указать цель: выдача заработной платы.
2. Заработная плата может выплачиваться из денежных средств, поступивших в кассу организации за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Указание ЦБ от 07.10.2013 №3073-У это разрешает.

2. Дата выдачи зарплаты

До сентября 2016 года Трудовой кодекс не устанавливал конкретных сроков для выплаты заработной платы. В ст.136 было просто написано, что зарплата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. А конкретная дата выплаты должна устанавливаться во внутренних документах компании.

Чтобы соблюсти правило про «полмесяца», зарплата разбивается минимум на две части – за первую половину месяца (так называемый «аванс») и окончательный расчет за вторую половину месяца.

В июле 2016 года с данную статью приняты поправки, которые начинают действовать с 3 октября 2016 года. Конкретная дата выдачи зарплаты по-прежнему устанавливается организацией, но есть крайний срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Таким образом, аванс (фактически это зарплата за первую половину месяца) должен быть выплачен не позднее 30 числа, а окончательный расчет – не позже 15 числа следующего месяца.

Правила о сроках единый для всех, поэтому даже при желании работников сдвигать сроки или выплачивать зарплату один раз в месяц нельзя.

Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчет до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней.

Обратите внимание, устанавливать, что зарплата в организации выплачивается «не позже какой-то даты» или в диапазоне дат, нельзя. Потому что ТК требует установить конкретный день.

Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1). Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа.

Если дата выдачи зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному.

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

Заработная плата из кассы может выплачиваться по:

• расходным кассовым ордерам (форма №КО-2)
• расчетно-платежным ведомостям (форма №Т-49)
• платежным ведомостям (форма №Т-53)

Пример оформления платежной ведомости вы можете видеть на скриншотах.

На первой странице платежной ведомости указывается название организации и подразделение, если для каждого подразделения составляется своя ведомость.

Также вносится срок выплаты по ведомости, сумма прописью и цифрами, номер и дата составления ведомости, период, за который выплачивается заработная плата. Руководитель организации и главный бухгалтер ставят свои подписи.

На второй странице расположена табличка, в которую вносятся табельные номера и фамилии всех работников, которые будут по ней получать деньги. Указывается сумма в рублях к выдаче.

Подписи работники ставят непосредственно при получении денежных средств от кассира.

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

Независимо от того, по какому документу будет происходить выплата зарплаты через кассу, последовательность действий по выдаче денег будет одинакова. Складывается она из следующих шагов.

1. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Заполненные и подписанные документы передаются кассиру для исполнения.
2. Кассир, получив ведомость или РКО, проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
3. Наличные деньги кассир выдает непосредственно получателю, указанному в РКО или ведомости. Или в доверенности, если за работника деньги будет получать другое лицо.

Для идентификации получателя кассир просит его предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а для получателя по доверенности — доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества, указанного в паспорте, данным, указанным в РКО или ведомости, при наличии – указанным в доверенности.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте РКО после ФИО получателя денег кассиром указываются ФИО лица, которому доверено получение денег.

При получении денег доверенным лицом по ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к РКО или ведомости, по которым производилась выдача.

1. Кассир готовит сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО или ведомость получателю для подписи.
2. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму так, чтобы получатель мог четко видеть его действия, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Получатель может пересчитать полученные деньги под наблюдением кассира.
3. После выдачи денег по РКО кассир подписывает его.

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

Если выдача производилась по ведомости, то после того, как все сотрудники получили деньги, или получили не все, но срок, установленный для выдачи, закончился, кассир указывает сумму выплаченной заработной платы.

Напротив фамилий лиц, которым зарплата не выплачена, кассир ставит штамп или делает отметку от руки: «Депонировано». Указывается сумма задепонированной зарплаты цифрами и прописью.

Затем кассир ставит свою подпись и отдает ведомость на проверку бухгалтеру.

Рассматривая форму платежной ведомости, вы, наверное, обратили внимание на строки первой страницы «В кассу для оплаты в срок». Какие даты здесь можно указывать и как долго может затягиваться срок выплаты зарплаты по ведомости?

Платежная (расчетно-платежная) ведомость действует в течение срока, определенного руководителем организации, но не более 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке (п.6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 г. №3210-У).

Поэтому началом периода по этой строке будет дата, установленная локальным актом для выплаты зарплаты. Концом периода – максимум 5-й рабочий день со дня получения денег в банке.

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

После того, как ведомость закрыта, расчеты по ней произведены, на всю сумму выплат по ведомости составляется расходный кассовый ордер. Реквизиты этого РКО указываются в платежной ведомости. Дата РКО – последний день выплаты зарплаты по ведомости.

Ведомость является приложением к РКО и в нем указываются ее реквизиты. Иногда спрашивают – куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ – к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости.

Организация может принять решение не использовать ведомости. Иногда это связано с тем, чтобы сотрудники не знали, кто и сколько получает. В таком случае производится выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру. И он составляется на каждого работника отдельно. В строке «Выдать» указывается конкретная фамилия работника, который получает деньги.

На основании РКО, составленных как на всю сумму заработной платы, так и по каждому работнику отдельно, вносится запись в кассовую книгу (форма №КО-4).

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания N 3210-У).

7. Выдача зарплаты — проводка

Если производится выплата зарплаты через кассу, проводка будет составляться с использованием счетов:

• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
• 50 «Касса» — при выплате зарплаты из кассы

А при выплате зарплаты перечислением на карты работников используется счет 51 «Расчетный счет».

Дебет 70 – Кредит 50 – при выплате зарплаты из кассы

Дебет 70 – Кредит 51 – при выплате зарплаты с расчетного счета перечислением на карты работников

Если заработная плата в срок не получена работником, то она депонируется, при этом составляется проводка:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 70 – на сумму не полученной заработной платы сотрудником.

8. Выдача зарплаты — пример

В ООО «Сокол» установлена дата выдачи зарплаты – 7 число месяца, следующего за расчетным. Для отдела маркетинга составлена ведомость на 3 сотрудников на сумму 50 000 руб.

6 июля получены денежные средства с расчетного счета в сумме 50 000 руб.

Дебет 50 – Кредит 51 – на сумму 50 000 руб. – получены денежные средства на выплату зарплаты из банка

Заработная плата выдавалась 7 июля: 15 000 руб. получено по доверенности женой маркетолога Соловьева С.С., 20 000 руб. получено лично начальником отдела маркетинга Чайкиным О.Л. Копирайтер Воробьев В.В. на работе отсутствовал и зарплату получить не смог.

Дебет 70 – Кредит 50 – на сумму 35 000 руб. – выдана работникам заработная плата из кассы

12 июля ведомость была закрыта, неполученная Воробьевым зарплата задепонирована и сдана кассиром Синицыной на расчетный счет.

Дебет 70 – Кредит 76 – на сумму 15 000 руб. – задепонирована заработная плата, не полученная в срок работником

Дебет 51 – Кредит 50 – на сумму 15 000 руб. – задепонированная заработная плата сдана в банк

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится выплата зарплаты через кассу в 1С в видео-формате.

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Теперь некоторые важные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы не «нарваться» на неприятности.

В ведомости можно указывать только суммы, относящиеся к фонду заработной платы и социальным выплатам. Не указывайте в ведомости, а выдавайте по отдельным РКО: возмещение командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества, дивиденды, оплату аренды и т.п.

Обратите внимание, что деньги, предназначенные для таких выплат, нельзя хранить в кассе сверх ли­ми­та в те­че­ние срока вы­пла­ты зар­пла­ты. Пре­вы­шать лимит в те­че­ние этого срока (но не более 5 ра­бо­чих дней) можно толь­ко на суммы, ко­то­рые вклю­че­ны в ведомость как оплата труда и социальные выплаты.

Не отражайте в ведомостях выплаты физическим лицам, работавшим в организации по гражданско-правовым договорам. Регулярные выплаты по ведомости могут стать поводом для попытки переквалифицировать гражданские договоры в трудовые и доначислить страховые взносы.

Выплата наличными заработной платы иностранным работникам (временно пребывающим в РФ) не разрешается (ч. 2 ст. 14 Закона №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Таким сотрудникам нужно перечислять зарплату на банковский счет.

Какие проблемные вопросы по выплате заработной платы из кассы накопились у вас? Задавайте их в комментариях!

Также вы можете скачать письмо Роструда, которое упоминалось в статье, по вопросу дат выплат заработной платы.

Как начислить зарплату в «1С:Бухгалтерии»

Автор: Курзова Юлия Андреевна

Для ведения полноценного кадрового учета и расчета заработной платы предназначен программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»). Малый бизнес, работающий по упрощенной схеме оплаты труда, может использовать программу «1С:Бухгалтерия» для начисления и выплаты зарплаты, расчета налогов и взносов, формирования зарплатной отчетности. Как это сделать, подробно расскажем в статье.

• Как настроить учет в программе «1С:Бухгалтерия»
• Кадровый учет в программе «1С:Бухгалтерия»
• Выплата аванса
• Начисление заработной платы
• Выплата заработной платы

Как настроить учет в программе «1С:Бухгалтерия»

Прежде чем начинать вести учет в программе «1С», ее следует корректно настроить. В этой статье мы рассмотрим настройки программы, которые касаются исключительно раздела «Зарплата и кадры».

Перейти к настройкам зарплаты можно из раздела: «Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты или раздел Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Настройки зарплаты» (рис.1).

Рис.1. Настройки зарплаты в программе «1С:Бухгалтерия»

Первоначально следует указать, будет ли вестись кадровый учет и учет расчетов по заработной плате в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» или во внешней программе (например, «1С:ЗУП»). От этой настройки зависит состав раздела «Зарплата и кадры». В нашей статье мы будем рассматривать ведение учета в программе «1С:Бухгалтерия».

По гиперссылкам можно перейти к настройкам порядка учета зарплаты, настройкам документов и печатных форм, а также открыть справочники и классификаторы. Установив флаг «Расчет зарплаты по обособленным подразделениям», можно начать вести учет зарплаты сотрудников обособленных подразделений и формировать отчетность по НДФЛ в разные ИФНС.

Рассмотрим подробнее настройки учета, перейдя по ссылке «Порядок учета зарплаты» (рис.2).

Рис.2. Настройки учета зарплаты в программе «1С:Бухгалтерия». Закладка «Зарплата»

Какие настройки вам доступны на закладке «Зарплата»:

• в разделе «График работы» указывается производственный календарь, по которому будет учитываться рабочее время сотрудников;
• в разделе «Отражение в учете зарплаты» заполняются данные «Способ отражения в бух.учете» для формирования проводок по умолчанию. В «Способе отражения» указываются счет и аналитика, на которые будут отнесены затраты по начисленной зарплате и исчисленным страховым взносам;
• в разделе «Выплата зарплаты и аванса» проставляются даты выплаты зарплаты и аванса, а также способ расчета аванса. Если выбран способ «Устанавливается индивидуально каждому сотруднику», то для каждого сотрудника в документе «Прием на работу» нужно будет указывать способ расчета аванса и размер оплаты;
• в разделе «Отражение в учете депонентов» указывается способ отражения в учете списанных депонированных сумм;
• в разделе «Прямые выплаты ФСС» есть возможность выполнить настройки прямых выплат;
• в разделе «Подразделения в ЭТК» есть возможность активировать флаг «Заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности».

Настройки на закладке «Резервы отпусков»

Все организации, за небольшим исключением, обязаны формировать резервы на отпуска в соответствии с ПБУ 8/2010. При активации флага «Формировать резерв отпусков» в программе будет доступен документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам» для начисления и отражения в учете резерв отпусков. Процент для расчета сумм расходов и предельная величина до которой будут начисляться резервы указываются соответственно в полях «Предельная сумма отчислений в год» и «Ежемесячный процент отчислений с ФОТ» (рис.3).

Рис.3.Настройки учета зарплаты в программе «1С:Бухгалтерия». Закладка «Резервы отпусков»

В разделе «Инвентаризация резерва отпусков» устанавливаются данные о продолжительности ежегодного отпуска работника компании, а в разделе «Отражение в учете» указывается вид резерва, который выбран и используется при формировании проводок.

Функциональность по начислению резервов отпусков становится недоступной, если в организации больше 60 сотрудников.

Настройки на закладке «Территориальные условия»

Система 1 с позволяет вносить индивидуальные настройки на закладке «Территориальные условия» (рис.4).

Рис.4. Настройки учета зарплаты в программе бухгалтерия 1с. Закладка «Территориальные условия»

Также есть возможность указать территориальные условия, в которых трудятся сотрудники, для определения в особом порядке трудового стажа (рис.5).

Рис.5.Управление персоналом в 1 с. Данные вкладки «Территориальные условия»

На этом настройка программы в части кадрового учета и расчета зарплаты не заканчивается. Стоит заглянуть в раздел: «Главное – Настройки – Функциональность».

В разделе «Сотрудники» (рис.6) есть возможность активировать функции оформления сотрудников на неполный рабочий день, по совместительству или по договорам ГПХ, а также принять решение о ведении кадровых документов в программе 1 с (применение полной схемы ведения кадрового учета).

Рис.6. Управление персоналом в 1с. Функциональность программы «1С:Бухгалтерия»

И, наконец, заключительные настройки по расчету зарплаты находятся в разделе: «Главное – Настройки – Налоги и отчеты».

В разделе НДФЛ для оплаты указывается порядок применения стандартных вычетов и включается возможность выполнять расчет НДФЛ по прогрессивной шкале, если доход сотрудника превышает 5 млн. руб. (рис.7).

Рис.7. Управление персоналом в «1С». Настройки налогов и отчетов. Раздел «НДФЛ»

В разделе «Страховые взносы» пользователь может указать вид тарифа страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также ставка страховых взносов от несчастных случаев. В разделе «Дополнительные взносы» пользователь указывает особенности расчета дополнительных страховых взносов (рис.8).

Рис.8. Управление персоналом в 1с. Настройки налогов и отчетов. Раздел «Страховые взносы»

Кадровый учет в программе «1С:Бухгалтерия»

Для ведения кадрового учета в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» предназначен раздел «Зарплата и кадры – Кадры». В журнале «Кадровые документы» («Зарплата и кадры – Кадры – Кадровые документы») хранятся созданные статьи: «Прием на работу», «Увольнение», «Кадровый перевод» и др. (рис.9).

Рис.9. Управление персоналом в 1с. Кадровые документы

Рассмотрим пример оформления приема на работу нового сотрудника.

01.02.2022г. компания ООО «Альфа» принимает на работу нового сотрудника – Виноградову Александру Владимировну, на должность бухгалтера, в Основное подразделение с испытательным сроком 1 месяц. График работы – пятидневная рабочая неделя, оклад – 30 000 руб. Сотруднице положен стандартный вычет на первого ребенка в размере 1 400 руб.

Для регистрации нового сотрудника необходимо создать карточку в справочнике «Сотрудники» («Зарплата и кадры – Кадры – Сотрудники») и заполнить ее личными данными. После записи данных о сотруднике автоматически будет создано «Физическое лицо» в программе. Из карточки сотрудника решение 1с позволяет создать документ «Прием на работу» с помощью специальной кнопки «Принять на работу» или по кнопке «Оформить документ» (рис.10).

Рис.10. Управление персоналом и расчет зарплаты в 1с. Кадровые документы

В документе «Прием на работу» указываются:

• флаг «Есть второй документ-основание» – если нужно указать второй документ-основание для кадровых мероприятий электронной трудовой книжки;
• сотрудник;
• дата приема на работу;
• испытательный срок;
• должность – выбирается из справочника «Должности»;
• вид занятости – из выпадающего списка выбирается основное место работы, внешнее совместительство, внутреннее совместительство;
• оклад и доплаты (плановые начисления);
• трудовая функция – указывается наименование должности и код по ОКЗ (рис.11).

Рис.11. Управление персоналом и зарплата при приеме на работу

По кнопке «Печать» в шапке документа система 1с позволит вывести на предварительный просмотр документ «Приказ о приеме на работу сотрудника» (Т-1) (рис.12).

Рис.12. Управление персоналом и зарплата в бухгалтерии «1С». Приказ о приеме на работу

После оформления документа «Прием на работу», зайдите повторно в карточку сотрудника и заполните следующие данные:

• Выплата. Пользователь указывает способ выплаты зарплаты наличными, по зарплатному проекту или на счет в банке.
• Налог на доходы. В этом разделе заполняются заявления на стандартные, социальные или имущественные вычеты и удержания, сведения о доходах и вычетах с предыдущего места работы, статус налогоплательщика и информация об авансовых платежах. В нашем примере у сотрудницы есть один ребенок, поэтому было введено заявление на стандартные вычеты, в котором выбран и указан код вычета, с какого периода начинается действие вычета и когда заканчивается (рис.13).

Рис.13. Управление персоналом в бухгалтерии «1С». Справочник «Сотрудники». Налог на доходы
Рис.14. Управление зарплатой в бухгалтерии «1С». Справочник «Сотрудники». Условия страхования.
Рис.15. Управление зарплатой. Справочник «Сотрудники». Учет расходов.

Вы можете купить ЗУП и «1С:Бухгалтерию» в «1С-Архитекторе бизнеса» и быть уверены в качестве всех услуг. Наша компания обладает статусом «Центр компетенции по управлению персоналом». Сертификат подтверждает наличие у специалистов необходимых навыков и опыта для оказания профессиональных услуг по автоматизации сферы HR и поддержке пользователей.

Выплата аванса

По нашему примеру аванс выплачивается 25 числа каждого месяца. Сотруднице Виноградовой выплата осуществляется через кассу. Размер аванса выбран и установлен единый для всех сотрудников – 40% от оклада.

Автоматизация на базе 1с позволяет сэкономить время и оперативно сформировать для оплаты аванса «Ведомость в кассу» (раздел: «Зарплата и кадры – Зарплата – Ведомость в кассу – кнопка Создать»).

В созданной ведомости обратите внимание на:

• Вид выплаты – аванс;
• Месяц – указывается месяц, за который перечисляется аванс;
• Кнопка «Заполнить» – позволяет автоматически заполнить табличную часть.

После проведения документа по кнопке «Печать» решение «1С» позволяет распечатать Платежную ведомость (Т-53) (рис.16).

Рис.16. Управление зарплатой. Ведомость в кассу

Для отражения выплаты аванса через кассу следует создать документ «Выдача наличных». Его можно сформировать автоматически с помощью документа «Ведомость в кассу» по кнопке «Оплатить ведомость».

Рис.17.Выдача наличных сотруднику компании в 1с

Рассмотрим движение документа. Решение 1с отражает выплаты заработной платы – Д 70 К 50.01 (рис.18).

Рис.18. Движения документа в 1с

Начисление заработной платы

В последний день месяца создается документ «Начисление зарплаты» (Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Начисление зарплаты), который предназначен для отражения сумм начисленной зарплаты, налогов и взносов с ФОТ. В документе следует указать месяц, за который рассчитывается зарплата и нажать кнопку «Заполнить» для автоматического заполнения из базы.

Фактически отработанное время заполняется по норме 40-часовой рабочей недели с учетом введенных отпусков и больничных (рис.19).

Рис.19. Автоматизация начисления зарплаты в 1с

При автоматическом расчете документа учитываются ежемесячные начисления, которые указаны в документе «Прием на работу». Если нужно добавить какой-либо вид нового начисления или удержания, то следует воспользоваться соответствующими кнопками «Начислить» или «Удержать».

Все полученные расчетные значения можно расшифровать, нажав на соответствующую гиперссылку. Проверим применение стандартного вычета на ребенка у Виноградовой А.В. Для этого нажмем на ссылку в столбце НДФЛ и проверим рассчитанные значения по таблице.

Доход сотрудника 30 000 – стандартный вычет 1400 * 13% = 3 718 руб. (рис.20)

Рис.20. Автоматизация начисления зарплаты в 1с

Страховые взносы исчислены исходя из того, что применяется основной тариф страховых взносов компании (ПФР 22%, ФСС 2.9%, ФФОМС 5.1%) и ФСС НС 0,2% (рис.21).

Рис.21. Автоматизация начисления зарплаты в 1с

Рассмотрим проводки по документу:

• Дт 26 Кт 70 — начислена заработная плата сотрудникам;
• Дт 70 Кт 68.01 — исчислен НДФЛ;
• Дт 26 Кт 69.01 — начислены взносы в ФСС;
• Дт 26 Кт 69.03.1 — начислены взносы в ФФОМС;
• Дт 26 (20.01) Кт 69.02.7 — начислены взносы в ПФР;
• Дт 26 (20.01) Кт 69.11 — начислены взносы в ФСС от НС (рис.22, 23).

Рис.22. Часть проводок по начислению зарплаты
Рис.23. Работа с частью проводок по исчислению НДФЛ и страховых взносов

Если у вас возникли какие-либо сложности при использовании описанного в статье функционала, обращаетесь за помощью к специалистам нашей компании. Будем рады ответить на ваши вопросы.

Выплата заработной платы

Рассмотрим вариант выплаты заработной платы через банк по зарплатному проекту. В раздел «Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Зарплатные проекты» следует добавить зарплатный проект и заполнить его параметры, если планируется электронный обмен с банком (рис.24).

Рис.24. Работа пользователей с зарплатным проектом в 1с

Для перечисления денежных средств по зарплатному проекту необходимо ввести в программу лицевые счета сотрудников компании. Работа с начислениями возможна двумя способами:

• с помощью документа «Ввод лицевых счетов» ¬– если нужно ввести лицевые счета по нескольким сотрудникам;
• в карточке сотрудника.

Зайдем в карточку работника Виноградовой А.В. и укажем, что выплата осуществляется по зарплатному проекту. Укажем зарплатный проект и лицевой счет сотрудника (рис.25).

Рис.25. Заполнение сведений о выплате зарплаты в 1с

Для отражения в программе выплаты зарплаты следует создать документ «Ведомость в банк» или нажать кнопку «Выплатить» в шапке документа «Начисление зарплаты». Документ заполняется автоматически по данным информационной базы (рис.26).

Рис.26. Ведомость в банк по данным информационной базы

Данные к выплате можно расшифровать, чтобы убедиться в правильности расчетов:

• зарплата 30 000 руб. – НДФЛ 3 718 руб. = 26 282 руб.
• 26 282 руб. – аванс 12 000 руб. = 14 282 руб. к выплате (рис.27).

Рис.27. Расшифровка выплаты зарплаты

Если компания использует электронный обмен документами с банком, то по кнопке «Выгрузить файл» в шапке документа «Ведомость в банк» сформируется файл XML с данными для отправки. После зачисления денежных средств на лицевые счета сотрудников банк присылает файл- подтверждение. Загрузка файла-подтверждения осуществляется в документе «Ведомость в банк» по кнопке «Загрузить подтверждение из банка». Программа автоматически создаст документ «Подтверждение зачисления зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры – Зарплатные проекты – Документы обмена с банком»).

Если компания не использует электронный документооборот с банком, то создается документ «Платежное поручение», а факт зачисления отражается документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса – Банк – Банковские выписки») (рис.28).

Рис.28. Списание с расчетного счета компании

Рассмотрим проводки документа Д 70 К 51 – перечислена заработная плата сотруднику (рис.29).

Рис.29. Движения документа компании

Сформируем стандартный бухгалтерский отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» («Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету») и убедимся, что взаиморасчеты с сотрудником закрыты (рис.30).

Рис.30. Оборотно-сальдовая ведомость по счету работника

В разделе «Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате» собраны специализированные отчеты по зарплате, налогам и взносам. Сформируем некоторые из них (рис.31).

Рис.31. Расчетный листок по оплате труда
Рис.32. Анализ зарплаты по сотрудникам компании (в целом за период)
Рис.33. Расчетная ведомость в 1с

Наши специалисты на протяжении многих лет работают с «1С:Бухгалтерией» и знают все тонкости ее внедрения и сопровождения. Мы поможем вам сократить время на запуск и освоение программы, избежать ошибок, задействовать все возможности бухгалтерии «1С» и раскрыть потенциал системы благодаря правильной первоначальной настройке.

Подведем итоги

Мы рассказали, как начислять и выплачивать зарплату, рассчитать налоги и взносы, сформировать зарплатную отчетность в программе «1С:Бухгалтерия». Эти возможности программы подойдут малому бизнесу, работающему по упрощенной схеме оплаты труда. Для ведения полноценного кадрового учета и расчета заработной платы рекомендуем использовать программный продукт «1С:ЗУП».

В статье приведена лишь часть функций решения. Если вы хотите узнать больше о возможностях системы или купить «1С:Бухгалтерию 8», обратитесь к нашим специалистам, оставив заявку на сайте или по телефону. Мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки и подберем оптимальную версию программы.