Расчетный листок: как сформировать в 1С
Выплачивая зарплату, работодатель должен извещать каждого сотрудника о ее составных частях, о размерах удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате. Регламентированной формы расчетного листка нет. Она утверждается приказом работодателя с учетом мнения представительного органа сотрудников (например, профсоюза). Эксперты 1С рассказывают, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 сформировать расчетный листок сотрудника.
Выдача расчетного листка
В соответствии со статьей 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого сотрудника:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных ему (в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся сотруднику);
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Унифицированная форма расчетного листка не установлена. Форма расчетного листка утверждается приказом работодателя с учетом мнения представительного органа сотрудников (например, профсоюза) в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ, п. 3 письма Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1). Листок представляется в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Он выдается или рассылается при согласии сотрудника лично получателю (без доступа посторонних лиц).
По законодательству расчетные листки выдаются при выплате зарплаты, а зарплата выплачивается 2 раза в месяц. Также сотруднику, уходящему в отпуск, выплачиваются отпускные. В письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 указывается, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты (как правило, в конце месяца), в том числе сотрудникам, ушедшим в отпуск. В листках будет содержаться информация об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Если сотрудник увольняется, расчетный листок должен быть выдан в день увольнения. Несмотря на то, что законодательством подтверждение выдачи расчетных листков сотрудникам не предусмотрено, это необходимо для того, чтобы подтвердить факт уведомления сотрудников при проверке различных органов, а также при судебных разбирательствах. Это можно сделать разными способами. Например, разработать журнал выдачи расчетных листков или в самом расчетном листке внести дополнительную строку, где сотрудники поставят свою подпись.
Расчетный листок в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)
По начислениям, удержаниям, выплатам, зарегистрированным в программе, можно сформировать расчетный листок, который составляется с помощью отчетов Расчетный листок или Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам (рис. 1). Отчеты отличаются выводом сведений для сотрудников, работающих в организации одновременно по основному месту работы и по внутреннему совместительству:
- в отчете Расчетный листок — выводится один общий расчетный листок со всеми начислениями и удержаниями сотрудника по основному месту работы и по внутреннему совместительству (рис. 2);
- в отчете Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам — несколько расчетных листков: отдельный расчетный листок по основному месту работы и отдельный — по совместительству.
Формирование Расчетного листка происходит из раздела Зарплата — Отчеты по зарплате — Расчетный листок или раздела Главное — Отчеты по зарплате — Расчетный листок.
В поле Период указывается период, за который необходимо сформировать отчет (рис. 1). Далее следует установить флаг Организация и выбрать организацию, по которой нужно сформировать расчетный листок.
Флаг Разбивать по подразделениям устанавливается, если необходимо выводить отчет с разбивкой по подразделениям. Затем следует нажать на кнопку Сформировать. Если необходимо сформировать листок по определенному сотруднику или группе сотрудников, устанавливается флаг Сотрудник, и выбирается из списка необходимый сотрудник (сотрудники).
Требуемый отчет выбирается с помощью кнопки Выбрать другой отчет или сохранить новый (Расчетный листок или Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам) (рис. 1). По умолчанию выводится один общий расчетный листок по всем рабочим местам сотрудника.
В результате будет сформирован расчетный листок (листки) (рис. 2). Сверху в печатной форме расчетного листка отражаются: название организации; подразделение; за какой месяц листок; по какой организации; Ф.И.О. сотрудника; его табельный номер; должность; оклад. В поле К выплате указывается общая сумма, подлежащая выплате сотруднику.
Табличная часть отчета состоит из нескольких разделов. В разделе Начислено указывается общая сумма начислений и их перечень:
Колонка
Данные
Зарегистрированные в программе выплаты, которые были начислены за определенный месяц. К таким выплатам относятся: оклад, отпускные, больничный, премии, надбавки и т. д.
Период, в котором были начислены указанные доходы
«Рабочие» и «Оплачено»
Количество отработанного оплаченного времени (в днях и часах)
В разделе Удержано указывается общая сумма удержаний и их перечень:
Колонка
Данные
Зарегистрированные в программе удержания и реквизиты соответствующего документа, с помощью которого было произведено удержание. К ним относятся, например, НДФЛ, алименты, штрафы и т. п.
Период, в котором были произведены эти удержания
В разделе Выплачено указывается общая сумма выплат и их перечень с учетом всех удержаний. Также указывается детализация выплаты по ведомостям при установке флага Детализировать выплаты по ведомостям (кнопка Настройки).
В программе «1С:ЗУП 8» редакции 3 можно учитывать выплаты в отчетах не по месяцу, за который они произведены, а по дате выплаты. В форме Дополнительные настройки (раздел Настройки — Дополнительные настройки) по умолчанию установлен переключатель в положение По месяцам расчета зарплаты. Так, если зарплата за март выплачена 05.04.2018, то в расчетном листке за март эта выплата будет учтена (рис. 2). Если же установить переключатель в положение По данным бухучета, то выплата мартовской зарплаты будет учтена в апрельском листке.
Оставшаяся на начало и конец задолженность работодателя перед сотрудником автоматически отражается в полях Долг предприятия на начало и Долг предприятия на конец. Если сотрудник должен работодателю, то появляются поля Долг работника на начало и Долг работника на конец.
В поле Страховые взносы в ПФР указывается информация о начисленных по сотруднику страховых взносах на обязательное пенсионное страхование за месяц. Это поле появляется, если установлен флаг Выводить информацию о начисленных взносах ПФР (кнопка Настройки).
Сумма облагаемого дохода с начала года указывается в поле Общий облагаемый доход. Также при наличии вычетов указываются представленные налоговые вычеты за месяц (при установке флага Выводить особенности расчета НДФЛ по кнопке Настройки).
По кнопке Печать результата отчета можно распечатать расчетные листки, а также создать рассылку расчетных листков из этого отчета.
1С:ИТС
Подробнее об автоматической рассылке расчетных листков сотрудникам в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах "1С"» раздела «Кадры и оплата труда».
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 позволяет в расчетном листке выводить Ф.И.О. сотрудника с учетом их изменения. Например, сотрудник изменил фамилию в апреле 2018 года. Если сформировать расчетные листки за периоды до изменения фамилии, то в них по умолчанию фамилия будет новая.
Для того чтобы изменить эту ситуацию, в разделе Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм следует найти макет Расчетный листок (настраиваемый). Открыв макет, следует установить переключатель в положение Для просмотра и редактирования. Затем нужно изменить макет.
Кроме того, используя этот макет, можно создать графу в расчетном листке для подписи сотрудника, подтверждающей получение этого документа. Для этого следует добавить в макете надпись «Листок получил». Выделяя область вставленного текста, правой кнопкой мыши нужно выбрать команду Объединить, затем нажать на кнопку Записать и закрыть.
В отчете Расчетный листок следует открыть настройки в расширенном режиме на закладке Структура, найти группировку Сотрудник, Должность на конец периода, добавить в нее поля Фамилия, Имя, Отчество и нажать на кнопки Завершить редактирование и Закрыть и сформировать.
В результате будут сформированы расчетные листки со старой и новой фамилиями, а также появится место для подписи сотрудника. Чтобы сохранить измененный отчет, следует нажать на кнопку Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый — Сохранить вариант отчета. При этом откроется специальная форма Сохранение варианта отчета, в поле Наименование указывается новое название отчета. Для того чтобы отчет был доступен всем пользователям, нужно нажать на кнопку Всем пользователям и на кнопку Сохранить.
Также сформировать печатную форму расчетного листка можно из документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата — Начисления зарплаты и взносов).
Какие документы по заработной плате должны быть в печатном виде?
Какие документы по заработной плате должны быть в печатном виде?
Для сформированных в программе документов используйте следующий порядок:
- Если на документе не требуется оригинальная подпись составителя (директора или иного лица), можно его распечатать только по требованию контролеров или работника (например, карточки по учету взносов и НДФЛ).
- Если подпись требуется, распечатайте документ и храните на бумаге (кроме тех, что подписаны электронной подписью). К таким документам относятся табели учета рабочего времени, ведомости на получение зарплаты из кассы и др.
По мнению судей, электронная версия документа в компьютере или распечатанный документ, подписанный неуполномоченным лицом, не подтверждает расчеты.
Ссылка на НПА или письма чиновников:
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
С 2021 года на всей территории России страховое обеспечение по.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите.Напоминаем, что до 29 ноября 2019 г. необходимо подать в органы государственной статистики.
(8 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Какие документы нужно распечатывать из 1с по зарплате ежемесячно
№1. Зарплата 2018 за 18 минут в 1С 8.3 (базовая версия)
В этом ролике всего за 18 минут я рассказала, как настроить программу 1С для начисления зарплаты, как за несколько секунд внести все коды и платежные реквизиты ИФНС, ФСС и ПФ, как оформить прием на работу сотрудника, как начислить зарплату, рассчитать и оплатить налоги.
Регионы, которые участвуют в пилотном проекте ФСС
№2. Компенсация за использование личного имущества сотрудников в 1С 8.3
Оформляем в программе 1С 8.3 компенсацию за использование личного мобильного телефона
№3 Сложная зарплата в базовой 1С: больничный, отпуск, увольнение, день за свой счет, совместитель.
Этот ролик для тех, кто самостоятельно работает в базовой версии 1С 8.3 и решил начислять зарплату там же, без всяких выгрузок. Я продемонстрировала, как сделать все самые распространенные операции.
Справочник МРОТ
Помощник расчета отпускных и пособий
4. Как проверить зарплату и взносы? Что распечатать в конце месяца? 1 КВАРТАЛ 2018. 1С 8.3 Базовая
Перечень документов:
1. Сводная таблица. Скачать здесь
2. Расчетные ведомости
3. Табель учета рабочего времени
4. Кадровые приказы за месяц и расчеты
№6. Отчет 6-НДФЛ. Лучшее объяснение, как заполнить.
При составлении 6-НДФЛ важно понимать, как формируются показатели раздела 1 и раздела 2.
Раздел 1 (нарастающим итогом)
Исчислено – оборот Дт 70 Кт 68.01
Удержано – на дату выплаты сотруднику
Раздел 2 (только за текущий квартал)
Перечислено в бюджет – в разбивке по срокам перечисления
Скачать регистр для проверки 6-НДФЛ
Автор: Елена Позднякова . В бухгалтерии и финансах с 1999 года.
Люблю сложные задачи — и простые решения 🙂
С 2017 года веду блог Финвер об учете, налогах и автоматизации.
Присоединяйтесь к Финвер в telegram и в контакте.
❤️Приглашаю на мои авторские онлайн-курсы на образовательной платформе Stepik ⏬⏬ ⏬ :
⭐⭐⭐⭐⭐ Основы бухгалтерского учета и налогообложения, платный (подробности и промокод на скидку здесь)
Этот курс стал победителем премии Stepik Awards 2022❤️ в номинации «Прорыв года»! ⚡️ курс обновлен с учетом изменений 2023 ⚡️
Первичная документация по учету кадров и заработной плате
Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.
При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.
Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.
Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.
Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате» .
Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции.
Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.
Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.
Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.
В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.
№Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.
№Т-3 «Штатное расписание».
Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.
№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.
№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.
№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.
№Т-7 «График отпусков».
Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
№Т-10 «Командировочное удостоверение»,
служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).
№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.
2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
№Т-51 «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость»,
применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.
№Т-54 «Лицевой счет»,
№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),
применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.
№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.
Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:
1. Трудовым кодексом:
Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).
Срок хранения 75 лет.
Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).
Срок хранения 75 лет.
Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).
Срок хранения — до востребования. Не востребованные — 75 лет.
Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).
Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..
2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»
Положение о персональных данных.
Срок хранения 75 лет.
3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Срок хранения 75 лет.
Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:
о заработной плате,
коэффициенте трудового участия,
разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.
Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:
Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.
Срок хранения – постоянно.
Журнал регистрации инструктажных мероприятий;
Срок хранения 10 лет.
Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.
В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.
В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).
Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.
Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:
Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.
Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).
Должностные Инструкции сотрудников.
Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
Срок хранения – постоянно.
Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.
Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.
Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).
Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).
Журнал регистрации проверок контролирующих служб.
Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.
Срок хранения – постоянно.
Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.
В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:
предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:
в публичном выступлении,
публично демонстрирующемся произведении,
в средствах массовой информации,
штрафом в размере до 200 000 рублей,
или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
либо обязательными работами на срок до 360 часов,
либо исправительными работами на срок до 1 года,
либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
либо арестом на срок до 4 месяцев,
либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:
штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
либо арестом на срок до 6 месяцев,
либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.
Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.
Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.