Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:
- какую форму путевого листа применять;
- как правильно заполнить путевой лист;
- как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3;
- насколько автоматизирован в 1С учет ГСМ и путевых листов.
Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.
Назначение путевого листа
Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).
В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:
- сама организация — с целю проверки работы водителя и вверенного ему транспорта, в том числе расходования ГСМ;
- Ространснадзор осуществляет контроль:
- наличия и ведения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций;
- безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, так как в путевых листах проставляются отметки о предрейсовых медицинских и технических осмотрах — для всех организаций с автотранспортом.
В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан, использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.
Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Зачем нужен Путевой лист
Расходы на ГСМ в БУ и НУ – как:
- проконтролировать?
- подтвердить направленность на получение доходов?
- экономически обосновать?
- документально подтвердить?
Форма путевого листа
Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:
- Бланк путевого листа для легкового транспорта; Excel
- Бланк путевого листа для грузового транспорта. Excel
Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные (Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390):
Заполнение путевого листа и расчет расхода ГСМ
Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390). Разберем заполнение путевого листа на примере для легкового автомобиля.
- показания одометра (полные км пробега):
- при выезде — 300 км;
- при заезде в гараж — 600 км.
- Топливо — Бензин АИ-95:
- при выезде — 60 л.
При заполнении путевого листа следует учитывать (II Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390):
- путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца;
- дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляет проводивший их медицинский работник;
- дату и время предрейсового технического контроля проставляет назначенный руководителем контролер;
- все ответственные лица после отметок ставят свои фамилию, инициалы и подпись.
Оформленные путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).
Расчет расхода ГСМ по путевым листам
Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:
- перед выездом;
- после заезда в гараж.
В путевом листе могут отражаться как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:
- на основе Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 N АМ-23-р;
- по данным технического паспорта автомобиля;
- опытным путем с помощью контрольного замера.
Метод определения расхода топлива и норм следует отразить в учетной политике организации.
В нашем примере расход топлива составит:
- Расход топлива = (600 км — 300 км) х 9 л / 100 = 27 л
Образец заполнения путевого листа по примеру PDF
Как списать ГСМ в 1С 8.3 по путевым листам
Как осуществляется учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия?
В 1С Бухгалтерия 3.0 путевые листы оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы .
Если функциональность не включена, в 1С можно провести только списание ГСМ. Мы берем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.
Списание производится документом Требование-накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные .
Электронные путевые листы
С 11 марта 2023 года можно применять электронные путевые листы.
Автоматизация учета путевых листов в 1С
- приобретение топлива по чекам и топливным картам в руб. (топливные талоны – не входят, «обычная» методика);
- расчет и контроль остатков ГСМ в баке а/м;
- оформление и печать путевого листа с учетом маршрута;
- печать авансового отчета при приобретении ГСМ по чекам.
- для нетранспортных предприятий, использующих собственные и арендованные легковые автомобили в служебных целях.
Путевые листы в 1С – автоматизация с релиза 3.0.74.51
- Функциональность – Запасы – Путевые листы
- Справочник Транспортные средства ;
- Документ Путевойлист (ПЛ) ;
- Документ Поступление (акты, накладные) Вид операции Топливо ;
- План счетов:
- для счета 10.03 введены субсчета: 10.03.1 – Топливо на складе, 10.03.2 – Топливо в баках;
- для счета 76 добавлен новый субсчет 76.15 – Приобретение по топливным картам.
Учет ГСМ без путевого листа
Документооборот в 1С без Путевого листа :
- Поступление(акт, накладная) ;
- Авансовый отчет ;
- Перемещениетоваров ;
- Требование-накладная ;
- …
Расходы на ГСМ – нормативная база
Расходы на приобретение топлива учитываются в БУ как:
- запасы или расходы текущего периода, в зависимости от цели приобретения и положений УП (п. 2, пп. «а» п. 3 ФСБУ 5/2019);
- расходы по обычным видам деятельности при выполнении условий признания (п. 5, 16 ПБУ 10/99 Расходы организации).
Расходы на приобретение топлива учитываются:
- НУ – прочие расходы, полностью при экономической обоснованности или по нормам (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, Письмо Минфина от 08.08.2019 N 03-03-06/1/59876);
- УСН – расходы на содержание служебного автомобиля, полностью после оплаты (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
- ИП на ОСНО – прочие расходы, полностью или по нормам для профессионального вычета по НДФЛ (п. 1 ст. 221 НК РФ).
Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция
Настройки путевого листа
Главное – Функциональность – Запасы – флаг Путевые листы
Зарплата и кадры – Физические лица – карточка сотрудника-водителя – ссылка Все документы – Создать – сведения о водительском удостоверении
Без этих данных путевой лист не проведется.
Создание путевого листа
Покупки – Путевые листы
Шапка документа
- Транспортное средство – из справочника Транспортные средства (собственный а/м, арендованный а/м, личный а/м сотрудника);
- Сотрудник – водитель;
- Норма расхода – расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива. Если изменить в путевом листе, то данные можно сохранить для подстановки в следующий путевой лист;
- Счет затрат – счет затрат из Учетной политики , статья предопределенная, подразделение, расходы НУ, УСН, ИП ОСНО.
Справочники – Транспортные средства
Карточка транспортного средства:
- Топливо – рекомендованное для а/м (дизель, бензин, газ…);
- Норма расхода – по документации или рекомендациям Минтранса.
- дозаполнить – топливо и норму расхода.
Как заполнить справочник Транспортные средства для путевых листов:
- собственный а/м – автоматически, если а/м учитывается как ОС, Принятие на учет;
- арендованный а/м, личный а/м сотрудника – вручную внести данные в справочник Транспортные средства .
Статья затрат – предопределенная
Заполнение Путевого листа в 1С
Вкладка Топливо
Вкладка Топливо
- Документ – способ оплаты (Кассовый чек, Топливная карта);
- Количество, л – объем приобретенного топлива;
- Цена – цена топлива за л;
- Сумма – кол-во х цена, сумма расходов (= расходы УСН).
Вкладка Маршрут
- Расстояние – 10 050-10 000=50, 10 100-10 050=50;
- Расход – 50 х 18,300/100=9,15 авто расчет; если факт из ПЛ отличается от нормы, то расход вносим вручную.
- Показания одометра, км – данные при отправлении и прибытии;
- Расстояние, км – авто расчет (можно корректировать вручную), показания одометра «прибытие – отправление»;
- Расход, л – авто расчет расхода топлива в баке а/м (можно корректировать вручную, если факт расхода топлива по путевому листу отличается от нормы), «Расстояние х Норма расхода / 100».
Печатная форма Путевого листа
Бланк для печати:
- упрощенный – утвердить в Учетной политике (Письмо Минфина от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Приказ Минтранса от 18.09.2008 N 152);
- унифицированный N 3 (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 N 78).
Кнопка Печать
- Путевой лист – упрощенная форма;
- Путевой лист (N 3) – унифицированная форма;
- Авансовый отчет (АО-1) – при покупке топлива по чеку (при покупке ГСМ по топливной карте АО не доступен).
Печатные формы
Счета учета
План счетов – добавление субсчетов 3-го порядка
- 10.03 Топливо:
-
Топливо на складе Топливо в баке
- Путевой лист – количественный учет
- ПТиУ (Топливо), Корректировка стоимости номенклатуры – суммовой учет
- аналитика – наименование ГСМ, автомобиль
- 76.15 Приобретение по топливным картам:
- Путевой лист, ПТиУ (Топливо) – количественный учет по приобретениям в руб. (суммы НЕТ)
- аналитика – наименование ГСМ, автомобиль
Способы оплаты ГСМ
- наличные (чек);
- топливная карта;
- топливные талоны.
Документы
- Путевой лист :
- наличные (чек)
- топливная карта
- Поступление (акт, накладная) – Вид операцииТопливо (по конкретному автомобилю):
- топливная карта
Покупки – Поступление (акт, накладная ) – Топливо
Как занести топливную карту в 1С
Как занести топливную карту в 1С и провести оплату по топливной карте — см. видео:
См. также:
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательстваПомогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
В 2021-2026 годах действуют новые правила заполнения путевого листа. Расскажем.В 2023 — 2029 годах действуют новые правила заполнения путевого.Утверждены новые правила заполнения путевых листов, вступающие в силу с.Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень.
(14 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Обсуждение (5)
Добрый день. Очень долго «мучилась» с путевыми листами. Приходилось самой заполнять ПЛ и за директора и за зам. директора. Нашла эту публикацию и обрадовалась! Все понятно! Все то, что нужно! Осталось только настроить и внести все данные!
Для полного понимания хочется услышать ответ пользователя. У вас водитель весь день передвигается с пустым путевым листом, а вы потом за него заполняете ПЛ в 1С? Причем заполняете, наверно, в конце месяца, когда сдаются все путевки и надо делать списание ГСМ?
Добрый день! Путевой лист выдается утром водителю и он заполняет маршрут в течение дня. А потом Вы снова все дублируете в 1С? Зачем?
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
Личный кабинет
Что касается путевого листа в 1С, то это в первую очередь инструмент для автоматизации расчетов, чтобы не выполнять их вручную.
Использовать или нет эту функциональность каждый решает сам по своей ситуации т.е. это не обязательно.
Только для тех, кто в ней нуждается конечно.Путевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция
ВАЖНО! С 01.03.2023 при составлении путевых листов надо опираться на приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390, заменивший собой прежний приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Какие нововведения утвердил новый нормативный документ? Их не так много, и они не относятся к революционным новшествам.
Самое главное из них — это введение в оборот электронного путевого листа (ЭПЛ).
Сразу возникает резонный вопрос: раз путевой лист стал электронным, можно ли создать такой путевой лист в 1С и работать с ним?
Можно. ЭПЛ входит в состав системы электронных перевозочных документов (ЭПД), которая была запущена раньше введения ЭПЛ. Ранее были утверждены форматы трех ЭПД:
Подробнее об электронных транспортных накладных читайте в статье.
Теперь в их число также входит и ЭПЛ. Для работы с электронными перевозочными документами в 1С можно подключить дополнительный модуль 1С-ЭПД.
На данный момент функционал путевых листов в 1С 8.3 также реализован. Можно делать в 1С списание по путевым листам, вести учет ГСМ.
Для автотранспортных предприятий специально разработано решение, чтобы корректно и удобно вести учет путевых листов — 1С УАТ «Управление автотранспортом».
Где найти путевые листы в 1С 8.3, расскажем дальше в статье.
Образцы заполнения разных путевых листов приведены в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
ПЛ в программе «1С»
Для начала использования путевых листов в 1С:Бухгалтерия необходимо подключить необходимый функционал.
Проходим путь: Главное — Настройки — Функциональность программы — Запасы. Ставим флажок «Путевые листы».
Далее, чтобы учет путевых листов в 1С велся корректно, необходимо внести сведения по трудящемуся, который будет управлять авто и кому будут выписываться ПЛ.
Для этого проходим путь: Справочники — Сотрудники — Физические лица — Карточка физлица — Все документы.
Кнопкой «Создать» вносим реквизиты водительского удостоверения физлица:
Далее выбираем: Вид документа — Водительское удостоверение.
Образец трудового договора с водителем вы найдете здесь.
Заполняем форму своими данными и нажимаем «Записать и закрыть»:
Мы рассказали, как настроить функционал для работы с путевыми листами в 1С 8.3 Бухгалтерия. Далее покажем, где в 1С 8.3 путевые листы.
Об особенностях путевого листа ИП мы писали здесь.
Порядок внесения сведений в ПЛ в 1С
Чтобы в 1С найти путевые листы, необходимо пройти путь: Покупки – Путевые листы.
Нажав на кнопку «Создать» попадаем в форму создания путевых листов в 1С:Предприятие.
Заполняем открывшуюся форму своими данными. При этом в карточке транспортного средства должны быть заполнены данные по топливу: его вид и плановый расход.
В форме путевого листа легкового автомобиля в 1С заполняем сначала данные о топливе. Также в шапке не забываем указывать счет затрат:
Во вкладке «Маршрут» заполняем точки отправления и прибытия, дату, время и показания одометра. Расчетные величины (расстояние и расход) можно внести вручную или оставить расчет программы. После заполнения нажимаем «Провести и закрыть»:
В программе сформированы следующие проводки:
Как видим по данной операции, программа сделала следующие проводки:
- отразила поступление ГСМ от подотчетного лица (Дт 10.03.2 Кт 71.1);
- списание потраченного бензина на расходы (Дт 20 Кт 10.03.2);
- начисление НДС (Дт 19.03 Кт 71.1);
- списание НДС на прочие расходы, так как отсутствует счет-фактура (Дт 91.2 Кт 19.03).
Для ведения учета ГСМ с учетом по путевым листам в 1С введен субсчет 10.03.2 «Топливо в баке».
Подробности учета ГСМ по путевым листам представлены в нашем материале.
Также можно скачать из 1С путевой лист в печатном виде из реестра путевых листов. Доступны два варианта:
- упрощенная печатная форма; .
Упрощенный вид ПЛ:
Форма № 3 представлена в следующем виде:
Об ответственности за отсутствие путевого листа рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Итоги
В 1С можно создавать путевые листы и вести учет ГСМ. Для работы с электронными путевыми листами, введенными с 01.03.2023 создан модуль 1С-ЭПД.
1С: Путевые листы: как правильно оформлять и заполнять документ в программе, автоматизация и ведение документации
Если в вашей организации есть транспортные средства в собственности юридического лица, или даже принадлежащие частным собственникам, но используемые в рабочей деятельности, то вам необходимо знать, как делать путевые листы в 1С. Этот функционал в значительной мере расширяет возможности учета и расчета, а также позволяет в принципе автоматизировать процедуру. Сокращается влияние человека на процесс, он практически в нем не участвует, что экономит время сотрудников, а также избавляет от досадных ошибок.
Тем более что декларировать расходы на ГСМ и оплату водителей придется в любом случае. Поэтому внедрение функционала стоит считать строго обязательным. В этом обзоре мы разберем все аспекты, связанные с созданием и обработкой документов учета.
Как выписывать путевые листы в 1С, активировать функционал
Чтобы возможность в принципе была доступна, на новой конфигурации ее необходимо предварительно включить. Для этого нам нужно перейти в раздел «настроек» на «главной» и выбрать подраздел – «функциональность». В нем есть несколько различных модулей, которые могут быть интегрированы в конфигурацию. В том числе и нужный нам.
Дальше есть два варианта, мы можем просто поставить активацию всех имеющихся возможностей одной кнопкой. И тогда искомая функция тоже станет доступной. Либо вручную поставить соответствующую галочку у нужного поля. Обработка документов путевых листов в 1С будет возможна только при наличии этой галочки, в базовых настройках они отключены по умолчанию.
Основные функции
Новая возможность учитывает множество факторов. Но распространяется, как нетрудно догадаться, только на легковые автомобили. Грузовой транспорт рассчитывается совершенно по другим критериям. И первичная документация понадобится несколько иной формы.
Итак, к основным возможностям относится:
- Автоматизация при занесении информации по спидометру или топливу. Также автоматически можно внести сведения по пробегу. Причем как на основании сохраненной информации на сервисе, так и посредством онлайн-хранилища.
- Полный учет ГСМ. Причем фиксируются траты по нескольким параметрам: по количеству заправок, времени, пройденному пути. Администратор сам выбирает, в какой форме вести расчет.
- Контроль всего расхода денег для транспортного средства. Сюда входит обязательное страхование или, по желанию, Каско. А также замена комплектующих и расходных материалов (как масло). Также сюда относятся расходы на проведение обязательного технического осмотра.
- Установка графика по замене. Точнее, выставляется норма для различных периодов, сезонов, климатических и технических условий.
- Как в 1С оформить путевые листы, стоит знать и для оплаты труда водителя транспортного средства.
- Также есть и различные формы печати, сквозные и двусторонние, выставление корректной нумерации.
Дополнительный функционал
Помимо описанных выше возможностей, которые используются практически в обязательном порядке, есть и некоторые дополнительные. Их применение не является строго необходимым, и зависит оно, скорее, от специфики самой фирмы. Перейдем к ним.
- Возможность внедрения собственной формулы по расчету ГСМ, использование встроенных стандартных от Министерства транспорта.
- Параллельный учет топливного расхода разного типа. С выдачей в виде общего массива или отдельных статей затрат.
- Экспорт составленных ранее проводок в другие версии конфигурации.
- Наличие варианта внесения правок на уже учтенные элементы и дальнейший перерасчет в автоматическом режиме.
- Мануал, где в 1С найти путевые листы, как провести процедуру.
- Настройки массовой печати сразу огромной партии документации.
Бланки и образцы
Для всех стандартных легковых автомобилей применяется исключительно единичная стандартизированная форма под номером 3. А вот грузовой транспорт, как мы уже сказали, рассчитывается по-другому. Здесь используется сразу 3 варианта:
- 4-П. Такой вариант в основном используется для оплаты труда сотруднику, если используется повременной тариф.
- 4-С. А этот выбор применяется к ситуациям, когда водитель осуществляет свою деятельность на основе сдельной оплаты. То есть, каждая отдельная поездка оплачивается в индивидуальном порядке.
- 4-М. Этот бланк становится актуальным, если груз отправляется за границу, тогда используется особая форма.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Как оформлять путевые листы в 1С – образец для легкового автомобиля
Итак, разберем детально, какая именно информация требуется для заполнения. Документ делится на две части. В основной указывается поэтапно:
- Дата.
- Полное название предприятия.
- Госномер и марка машины.
- Ф. И. О. сотрудника за рулем и серийный номер его водительского удостоверения.
- Тип топлива, его количество, расход.
- Показания счетчика, отчет механика.
Вторая часть заполняется так:
- Полный адресат точки отправки и цели назначения.
- Пройденный путь.
- Время в дороге.
Как в 1С выписать путевой лист: из чего состоит продукт
Теперь разберем полный состав продукта. На его основании получится спрогнозировать все возможности системы для вашей компании.
Отчеты
Применяется несколько типовых журналов. Для учета самих путевых листов, осмотра сотрудников на медицинские противопоказания, самого транспортного средства на неисправности, остатков топлива и показателей счетчика. Расчеты пройденного пути.
Документы
Различные листы по указанным выше формам, для грузового, легкового, пассажирского транспорта – свои. А также рапорты, справки и маршрутные листы. Не стоит забывать и про ведомость, учитывающую потраченные средства на каждой точке заправки.
Справочники
К основным относятся – грузы, маршруты и ТС. Также есть и несколько мелких, дополнительных: должности сотрудников, используемые прицепы, поправочные коэффициенты и другие.
Перерасчет пробега и топлива
Учет, оформление, печать путевых листов в 1С не всегда проходит без неполадок или ошибок. И если информация была внесена неверно, то потребуются исправления. Они вносятся даже задним числом, что очень удобно. Но при этом все ключевые показатели должны быть рассчитаны заново.
Перенумерация
Принцип остается тот же. Если была сбита сквозная нумерация, проходящая через весь пакет первичной документации, то ее можно восстановить в правильном порядке. Программа автоматически вносит исправления при запуске функции.
Экспорт проводок
Автоматизированный формат для переноса выбранных проводок из различных версий. Для работы доступны 1.0, 2.0, 3.0. Примечательно то, что при переносе информации, основной счет или встроенная аналитика перераспределяются на новую версию.
Импорт контрагентов
Если вы используете конфигурацию «1С: Бухгалтерия», путевые листы в 1C без труда импортируются из версий 2.0 и 3.0. А также между базами склада, управления торговлей и иными.
Импорт сотрудников
Используется такой же принцип. Прямой импорт информации с автоматическим перерасчетом для версий 2.0 и 3.0.
Перевозки
Данная функция позволяет полностью спланировать поездку. Причем создать комфортное визуальное отображение в графической форме. На ней отмечаются различные точки, где будут проходить остановки. А также места для заправок, где в ТС будет восстанавливаться топливо на маршруте.
Библиотеки
Практически во всех ситуациях используется стандартная информационная база восьмой версии. Она требуется для выполнения основных функций.
Как заполнять путевой лист в 1С: конфигурация 8.3
В первую очередь проводим процедуру по активации функционала. О ней мы уже писали выше. Когда галочка поставлена в нужном месте, требуется настроить некоторые справочники.
Открываем «транспортные средства» и вносим все сведения, которые касаются автомобиля. Можно сохранить сразу несколько различных машин, присвоив им уникальные идентификаторы.
Следующий справочник – это «физические лица». В этом разделе нам нужно будет найти личную информацию сотрудников. А в ней просмотреть категорию водительских прав. Открыв ее, требуется внести номер и ключевые сведения по удостоверению каждого водителя, который будет управлять транспортными средствами.
Новшества в счетах
Изучая вопросы заполнения, ведения путевых листов в «1С: Предприятие 8 3», как создать документ, следует подходить к задаче объемно. Учитывая все обновления в конфигурации, мы можем сделать вывод об открывшихся возможностях. Начнем разбор с того, что изменилось в счетах.
Главный аспект – это появление счета «топливо на складе». Он понадобится, если предприятию нужно ведения полного учета по расходу горючего, но без заполнения самих листов. Более простая и объединенная в общий массив форма.
Также важен счет – «топливо в баке». То есть возможность контролировать остатки горючего по конкретным ТС, а также мониторить момента заправки.
Транспортные средства
Этот справочник понадобится при добавлении автомобиля, когда приобретается новая машина или переводится из частной собственности в имущество предприятия. Или сотрудник решает выполнять рабочие задачи на своем личном автомобиле. В соответствующем справочнике нужно указать для машины:
- Госзнак.
- Номер и марка.
- Кто является владельцем данного ТС. Частное лицо или предприятие.
- Какого типа ресурс применяется, а также установленный норматив по его расходу.
Добавляем ВУ
По старому маршруту отправляемся в раздел «физических лиц». И там нам необходимо внести изменения в настройки персональных сведений о сотруднике. Здесь мы выбираем ВУ и вносим всю информацию, которую от нас требует программа: номер удостоверения, Ф. И. О. сотрудника, а также конкретика по самому документу, то есть, кем и где выдан, дата выдачи и срок действия.
Все записанное в этом разделе будет вписываться каждый раз, когда напечатан путевой лист. Разумеется, если на маршруте за рулем автомобиля именно этот сотрудник.
Помните, что путевой лист по сути является первичным бухгалтерским документом, то есть предоставляется вместе с декларацией при отчетности перед ФНС. Поэтому важность этого элемента сложно переоценить.
И поскольку на данном этапе еще не все перешли на новейшие конфигурации системы, многие компании тратят огромное количество ресурсов на этот вид отчетности. Особенно проблема актуальна для тех компаний, которые имеют в собственности множество транспортных средств, а также используют машины разных типов (легковые, грузовые, пассажирские).
При этом, если у организации установлена хорошая программа для автоматизации, то не возникнет вопросов, как сделать путевые листы в 1С. Главная сложность заключается в подборе хорошего программного обеспечения и его грамотной интеграции в систему предприятия. Для этой цели необходимо пользоваться услугами профессиональных компаний, одной из которых является «Клеверенс». Что отличает нашу компанию:
- Различные программные решения, которые подойдут каждому предприятию. Для типовых бизнесов есть коробочные предложения, установка которых не займет много времени. Для уникальных проектов мы занимаемся подбором индивидуального программного обеспечения, которое идеально подходит под текущие экономические задачи хозяйствующего субъекта.
- Адаптация систем и их быстрая интеграция.
- Управление всеми системами с помощью ТСД. Колоссальная экономия рабочего времени сотрудников, которое можно направить в более продуктивное русло.
- Все программы идеально адаптированы под текущее законодательство в Российской Федерации. А значит, что даже самые современные правки в Налоговом, Гражданском Кодексе и других правовых актов уже учтены в приложениях.
Остатки ГСМ
Ранее, когда обсуждаемой опции в системе еще не существовало, все остатки топлива учитывались в модуле «склада». Соответственно, когда предприятие устанавливает новый функционал, все скопившиеся остатки должны быть экспортированы в другое хранилище.
Для этой задачи нам нужно создать проводку заново, и перевести весь ресурс в текущий справочник «в баках».
Покупка и расход ГСМ
Теперь разберем способы пополнения сырья для нашего предприятия. Соответственно, это топливо. Напомним, что существует три вариации, как можно осуществить задачу. Посмотрим на каждую из них.
Наличные и карта
Для начала создадим новый объект-лист, а в нем уже формируем документ на покупку. И здесь нам придется заполнить все основные аспекты. То есть требуется расписать данные сотрудника, который будет производить закупку, конкретику по транспорту, указать будущий маршрут, а также определить, по какой формуле рассчитывается норматив расхода ГСМ.
Далее указываем общий счет – размер затраченных финансов на покупку. А также стоимость каждого отдельного пункта – литра в нашем случае. Не забудьте про внесения правильной даты.
На маршруте нам нужно будет записать две точки, откуда автомобиль выехал и куда он должен прибыть. Если заранее был внесен показатель одометра, то нет нужды рассчитывать расстояние и сколько уйдет топлива. Все аспекты будут набраны автоматом.
Сохраняем документ и создаем проводку. Корректировка стоимости будет осуществлена тоже сама. И рассчитывается общий размер стоимости в ежемесячной перспективе.
Топливная карта
Здесь необходимо два документа. Стандартный путевой лист, а также обычная накладная. Только в форме поступления нужно указать конкретно «топливо».
Все следующие строки мы заполняем по указанному выше алгоритму. После формирования проводок отличие будет только в небольшом аспекте, не демонстрируется общий размер потраченного ГСМ. Ведь эта информация указывается в основном документе.
Стоит понимать, что выписка путевых листов в 1С – это важный момент для предприятия. Программа решает задачу оперативно и удобно, формирует требуемую отчетность без затрат ресурсов бухгалтерии. А поскольку создание документов все равно необходимо, без него не обойтись, то лучше сделать этот процесс быстрым и легким – это прямая выгода для компании. Поэтому если организация до сих пор не внесла в конфигурацию обсуждаемый функционал, то стоит сделать это как можно скорее. Выполнить процедуру можно самостоятельно, ничего сложного в ней нет.
Путевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Учет путевых листов в 1С доступен с версии 3.0.74. Процесс автоматизирован. Даная версия позволяет:
- создавать, распечатывать листы, вести их учет;
- отображать покупку топлива при помощи карты (банка, топливной), его учет и списание.
Последние привнесенные изменения касаются введения новых документов, операций, счетов, субсчетов, а также некоторых справочников. Данные по ним приведены далее в таблице.
К субсч. 10.3 ввели:
- Субсч. 10.03.1 «Топливо на складе» (допускает учет без путевых).
- Субсч. 10.03.2 (учет по путевым). Возможен по каждому авто через субконто «ТС»). Тогда начинают с отображения топливных остатков у каждого авто.
Напомним: путевой лист позволяет отслеживать движение (маршрут следования), подтверждать, экономически обосновывать сопутствующие расходы и затраты на оплату труда водителя. То есть он может служить первичным документом, удостоверяющим соответствующие расходы.
Госкомстат рекомендует использовать бланки, утвержденные Постановлением № 78 от 28.11.1997, предназначенные для следующих ТС:
-
(№ 3); (повременную форму № 4-П и сдельную 4-С);
- спецавтомобиля (№ 3-спец);
- легкового такси (№ 4) и др.
Эти же формы можно брать за основу при разработке собственных банков.
Подключение функционала в 1С для формирования путевого листа и его автозаполнения
1. Для активации опции «Путевые листы» в 1С:Бухгалтерия нужно:
- выбрать сначала «Администрирование», далее – «Функциональность», затем – «Запасы»;
ВНИМАНИЕ! Работая с 1С:Бухгалтерией в упрощенном интерфейсе, функциональность нужно искать в настройках!
- выделить галочкой строчку «Путевые листы».
После этого документ (путевой лист) станет доступным для работы и использования в меню «Покупки» (разд. «Документы» упрощенного интерфейса).2. Для указания данных о служебном авто (арендованном, личном), на котором будут ездить, нужно вручную:
- выбрать «ТС» в «Справочниках» (ОС и НМА);
- внести информацию о марке, VIN, госномере, собственнике (организация, контрагент), используемом топливе и его норме расхода.
Указанные здесь данные авто будут автоматически заполняться при формировании, заполнении путевого листа.Проверить правильно ли вы заполнили путевой лист можно с помощью Готового решения от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.
3. Для указания данных водителя авто (его водительских прав) нужно:
- открыть карточку водителя (физлица);
- перейти по ссылке «Все документы»;
- добавить новый документ «Водительское удостоверение»;
- указать в сформированном документе инициалы водителя, серию и номер прав, где, кем, когда они выданы.
Указанные сведения будут использоваться при создании путевого документа.Путевой лист и 1С 8.3: пошаговые действия при создании документа
Разберем пошагово, как работать с путевыми листами в 1С при командировках на легковом авто.
Шаг 1. Формирование документа
Найти разд. «Покупки», выбрать «Путевой лист», кликнуть «Создать».
Шаг 2. Заполнение сформированной формы: что указать
- название организации;
- когда создавался документ;
- данные об авто и сотруднике (водителе);
- норму расхода топлива по данным Минтранса либо документации (появляется автоматически при выборе авто, но, если данные указаны вручную, их можно сохранить для последующего использования);
- учет затрат – можно поменять на истраченное топливо (см. ссылку, счет затрат):
- по топливу – вариант покупки (кассовый чек, топливная карта), объем топлива, залитого в автомобильный бак, его цену, дату;
- по маршруту – пункт, дату и время отправки (назначения), показания одометра (на начало и конец маршрута), при этом расстояние и расход топлива рассчитывается и заполняется автоматом.
Шаг 3. Печать документа
Распечатать можно путевой для легкового авто (ф. № 3), его упрощенную версию и авансовый отчет (при оплате топлива наличными либо картой банка). Сквозная нумерация отчетов в этом случае меняется, поэтому требуется правка номера в печатной версии документа и последующего создаваемого «Авансового отчета».
Шаг 4. Проведение документа
Кликнув на «Провести и закрыть», далее можно просмотреть следующий результат проведения (проводки):
- Дт 10.03.2 – заправка топлива (объем, цена);
- Кт 10.03.2 – операция его списания на указанный ранее счет затрат (конкретное списанное количество);
- на момент закрытия месяца запись «Кт 10.03.2» реализуется через операцию «Корректировка стоимости номенклатуры».
Нюансы при оплате топливной картой
Формируя путевые листы в 1с 8.3, действуют так:
1. При формировании документа «Путевой лист» выбирают именно «Топливную карту», вносят данные о количестве топлива без указания суммы, цены. Далее – заполняют по аналогии, как указано выше. После проведения сформированного путевого листа, результат будет следующим:
- Дт 10.03.2 – заправка топлива (только объем, сколько залили, без цены).
2. Чтобы показать сумму, создают новый документ «Поступление (акт, накладная)» с видом «Топливо». Тогда по Дт 10.03.2 отобразится сумма без количества заправленного топлива.
План счетов – счета учета топлива
Перенос остатков с 10.03.1 на 10.03.2
Операции – Операции, введенные вручную – Создать – Операция
План счетов