Перейти к содержимому

Как работать в 1с документооборот уроки для чайников

  • автор:

«1С:Документооборот 8»: как настроить и работать с умом

У вас в компании установлен «1С:Документооборот». Вы уже освоили основные функции, умеете отправлять письма, прикреплять файлы, создавать новые папки во входящих, но до продвинутого уровня вам еще далеко. В этой статье вы найдете рекомендации по эффективной работе в программе «1С:Документооборот 8».

  • Комментарии к письмам
  • Автообновление списка писем
  • Печать письма
  • Горячие клавиши
  • Подписи и шаблоны текстов
  • Почта на рабочем столе
  • Сортировка списка писем
  • Быстрое чтение писем
  • Правила для автоматического разбора почты
  • Автосохранение писем
  • Поиск писем
  • Пометка писем разноцветными флажками
  • Списки рассылки
  • Как добавить адресатов письма из текстового списка
  • Вставка в письма изображений через буфер обмена
  • Как отправить письмо со скрытыми копиями
  • Как отличить письмо «копия» от письма «кому»
  • Как отправить письмо всем сотрудникам
  • Советы по эффективному ведению переписки
  • Как загрузить письма и контакты из MS Outlook
  • Загрузка адресатов из MS Outlook
  • Выбор кодировки писем и файлов
  • Что делать с файлом winmail.dat
  • Подключение и настройка почты
  • Включение использования встроенной почты

Комментарии к письмам

К каждому письму можно добавить комментарий, который поможет обработать быстро вспомнить содержимое письма. Сделать это можно в поле Комментарий в карточке письма (см. рис. 1).

Рис. 1.jpg

Рис. 1. Добавление комментария к письму

Автообновление списка писем

Можно сделать так, чтобы список писем автоматически обновлялся раз в 2-3 минуты. Для этого в контекстном меню списка писем есть команда Автообновление. Помимо этого список писем можно обновить в любой момент вручную клавишей F5.

Печать письма

Для печати письма вместе с шапкой (Тема, Дата, Адресаты) используйте команду Напечатать z4.jpgили сочетание клавиш Alt-P.

Горячие клавиши

Использование горячих клавиш заметно повысит эффективность работы (таб. 1):

Создает новое письмо

Создает ответное письмо в ответ на выбранное входящее

Обновляет список писем. Удобно использовать, если не настроено автообновление, или для срочного обновления в случае, когда интервал между автообновлениями большой

Помечает все выбранные письма как прочтенные или непрочтенные

Перемещает выбранные письма в папку

Перемещает письмо в корзину

Копирует исходящее письмо. Удобно использовать для повторной отправки или для отправки другого письма тому же списку адресатов

Кстати, список адресатов исходящего письма можно сохранить как группу рассылки. Для этого в списке получателей письма используйте команду контекстного меню Добавить в Мои контакты

Вставляет шаблон текста в текст исходящего письма.

Сохраняет письмо со всеми вложениями в каталог на диске

Помечает письмо на удаление

Проверяет орфографию в исходящем письме

Подписи и шаблоны текстов

Для сокращения времени обработки почты удобно использовать шаблоны текстов. Это может быть подпись или часто используемый текст письма. Шаблоны текстов вставляются вручную при помощи команды Вставить — Шаблон текста в карточке исходящего письма.

Подписи могут вставляться автоматически при создании нового или ответного письма. Настроить подписи можно также через меню Все действия — Настройка почтыПисьмо — группа полей Подписи (рис. 2):

Рис. 2.jpg

В текст подписи можно вставить шаблоны для автоподстановки даты (рис. 3):

Рис. 3.jpg

Почта на рабочем столе

По умолчанию на рабочем столе «1С:Документооборота» отображается список задач, избранное, занятые файлы и прочее. Если вы не используете эти возможности, а только работаете с почтой, то настройте рабочий стол так, чтобы он содержал только список писем.

Для этого кликните правой кнопкой мыши в область разделов. Откроется контекстное меню, в котором выберите команду Настройка рабочего стола. Откроется форма настройки рабочего стола, в которой:

  • a. Удалите все настройки (кнопка Удалить все);
  • b. Добавьте на рабочий стол форму Краткие описания писем: Встроенная почта.

Рабочий стол после этих манипуляция будет выглядеть как на рисунке 4. Таким образом, сразу при запуске программы вы будете попадать в список писем и не отвлекаться ни на что другое.

Рис. 4.jpg

Можно скрыть панель навигации и уменьшить высоту панели действий. И тогда рабочий стол будет выглядеть как на рисунке 5.

Рис. 5.jpg

Те, кому нужно еще больше места, могут выбрать минималистичный вариант (панель действий скрыта, высота панели разделов уменьшена) – см. рис. 6.

Рис. 6.jpg

Сортировка списка писем

По умолчанию письма отсортированы по Дате – сверху показаны самые новые. Чтобы отсортировать письма по другой колонке, кликните по заголовку этой колонки (например, на заголовке колонки Флаг).

Можно отсортировать письма сразу по нескольким колонкам, например, сначала по колонке Флаг, затем по колонке Дата. Для этого кликните по колонке Флаг и затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, кликните по колонке Дата.

Быстрое чтение писем

Для ускорения работы настройте область чтения писем внизу или справа:

  • внизу — удобно для обычных мониторов;
  • справа — удобно для широких мониторов.

Для настройки области чтения предусмотрена команда командой Все действия — Отображение области чтения в списке писем. Область чтения писем внизу изображена на рис. 7. Область чтения писем справа – на рис. 8.

Рис. 7.jpg

Рис. 8.jpg

Если область чтения включена, то можно не тратить время на открытие карточки входящего письма, а читать письма прямо из списка.

Кроме того, можно настроить почту так, что по двойному клику на входящее письмо будет создаваться ответное (см. Настройка почты — Список писем — Действие при выборе входящего письма). Это позволит еще больше сэкономить время при разборе большого количества писем.

Правила для автоматического разбора почты

«1С:Документооборот» позволяет настроить правила для автоматического разбора входящей или исходящей почты. К примеру, программа может сама:

  • распределять письма по папкам;
  • устанавливать отметку о прочтении;
  • устанавливать флажки и пр.

Настройка правил выполняется по команде Все действия — Правила обработки писем. Обычно настраивают такие правила:

  • входящие письма, содержащие SPAM, помещать в папку SPAM;
  • при отправке ответного письма автоматически переносить исходное входящее письмо в папку Разобранное;
  • автоматический ответ (на время отпуска) – «Я в отпуске с … по …. Отвечу позже.».

Последнюю настройку можно сделать с помощью следующего алгоритма:

  • добавить правило обработки писем (в списке писем Все действия – Настройки –Правила обработки писем) для входящего письма;
  • на закладке Условия указывать условие Получено в течение периода: – период отпуска, скажем «С 04.08.2014 и по 18.08.2014»;
  • на закладке Действия указать Ответить текстом: – «Я в отпуске. Отвечу позже.» – или какой то иной текст.
  • нажать Готово.

В результате получится правило (см. рис. 9).

Рис. 9.jpg

Автосохранение писем

В «1С:Документообороте 8» есть возможность автосохранения писем в информационной базе или на диске. Незавершенные исходящие письма удобно сохранять в информационной базе для дальнейшего редактирования. Это можно в любой момент сделать вручную с помощью клавиш Ctrl + S или настроить Все действия — Настройка почты — Письмо — Сохранять неотправленные письма каждые. Оптимальный интервал – не менее двух минут.

Автосохранение писем на диск включено по умолчанию. При этом программа каждую минуту сохраняет версию письма во временном каталоге на диске. Если «1С:Документооборот 8» завершил свою работу аварийно, то при запуске программы вы увидите список несохраненных писем.

Это настраивается флажком Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске). Сделать это можно следующим образом:

  • включить Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске);
  • выключить Сохранять неотправленные письма каждые.

Поиск писем

Есть несколько способов, с помощью которых можно найти нужное письмо:

  • быстрый поиск (подходит почти во всех случаях);
  • папки поиска (используется для часто повторяющихся поисков);
  • полнотекстовый поиск (ищет и письма и файлы).

Быстрый поиск расположен под списком папок. Просто введите необходимый текст и нажмите Enter (см. рис. 10).

Рис. 10.jpg

Кроме того, быстрый поиск может искать и по тексту (содержимому) писем (поле «Текст»). Примечание: для поиска можно указать только одно слово, поиск работает без учета морфологии.

Папки поиска – это удобный инструмент для отбора писем по разным критериям. К примеру, можно отобрать:

  • все письма, отмеченные красным флажком;
  • все письма с пометкой важной;
  • письма, содержащие в тексет определенное слово.

Папки поиска достаточно один раз настроить. После этого они отображаются в списке писем как обычные папки почты. Для этого переключите список писем в режим Поиск и настройте (см. рис. 11).

Рис. 11.jpg

Пометка писем разноцветными флажками

12.jpg

В программе есть шесть цветных флажков. Каждому письму можно присвоить один из них. Один из флажков можно выбрать как основной (по умолчанию это красный). Именно он будет устанавливаться при двойном клике в поле флажка в списке писем (см. рис. 12).

Другие флажки можно установить в карточке письма (см. рис. 13).

Рис. 13.jpg

Списки рассылки

Для удобства вы можете создать списки рассылки. Список рассылки – это группа в разделе Мои контакты в адресной книге. Заполнить такие группы можно по-разному.

Способ 1. Выбрав адресата в списке, используйте команду Добавить в Мои контакты (см. рис. 14).

14.jpg

Способ 2. Создайте исходящее письмо один раз и добавьте всех адресатов в ту или иную группу контактов. Для этого:

  • a. выделите всех адресатов письма;
  • b. нажмите правую кнопку мыши;
  • c. выберите Добавить в Мои контакты (см. рис. 15).

Рис. 16.jpg

Группы контактов могут быть как личными, так и общими. Общий доступ настраивается в карточке группы (рис. 16).

Как добавить адресатов письма из текстового списка

Если вам нужно отправить письмо большому списку адресатов, используйте команду Добавить получателей списком в контекстном меню списка получателей в карточке письма (рис . 17).

Рис. 17.jpg

Например, у вас есть список адресатов в текстовом формате: в письме, блокноте, файле .doc. и т.п., которым нужно отправить рассылку. Ваши действия:

  1. Откройте список адресов в текстовом формате: из блокнота, текста письма, файла .doc… и т.п.;
  2. Выделите и скопируйте список адресатов в буфер обмена (Сtrl + C);
  3. Подготовьте исходящее письмо и нажмите Добавить получателей списком в контекстном меню списка получателей;
  4. Вставьте список получателей в открывшемся окне (Сtrl + V);
  5. Выберите тип всех получателей (Кому, Копия, Скрытая копия) и нажмите Добавить (рис. 18).

6. Все электронные адреса из текстового списка стали получателями письма. Остается только нажать кнопку Отправить (рис. 19).

19.jpg

Вставка в письма изображений через буфер обмена

Вставить изображения непосредственно в текст письма пока нельзя. Но можно добавить его как присоединенный файл. Это делается очень просто:

  1. добавьте изображение в буфер обмена;
  2. в списке файлов в карточке исходящего письма выполните команду Добавить картинку из буфера (Ctrl-Shift-V) – см. рис. 20.

20.jpg

Действуя таким образом, удобно присоединять к письму снимки экранов, картинки с сайтов и тому подобное.

Как отправить письмо со скрытыми копиями

Алгоритм действий для отправки письма со скрытыми копиями следующий (см. рис. 21):

  1. добавить получателя скрытой копии;
  2. поменять ему тип адреса (левая колонка в списке получателей);
  3. добавить других скрытых получателей.

При этом хотя бы один адресат должен быть с типом Кому.

21.jpg

Как отличить письмо «копия» от письма «кому»

Для этого выведите в список писем колонку Способ адресации. Это делается через меню Все действия — Настройка — Изменить форму (см. рис. 22).

22.jpg

В этой колонке выводится три значка:

z1.jpgесли вы являетесь получателем вида Кому;

z2.jpgесли вы являетесь получателем вида Копия;

z3.jpgесли вы были прикреплены в качестве Скрытой копии.

С помощью этих значков можно быстро отделять письма, направленные вам, от адресатов-копий и скрытых копий.

Как отправить письмо всем сотрудникам

Если вы хотите отправить письмо всем сотрудникам организации, то создайте письмо, где в таблице получателей нажмите кнопку выбора (троеточие). После этого откроется адресная книга, в которой можно выбрать необходимую группу (см. рис. 23).

Рис. 24.jpg

Советы по эффективному ведению переписки

1. Используйте стратегию "Мой входящий ящик пуст".

  • помещайте полностью разобранные письма, которые уже не требуют вашего внимания, в папку Разобранное.
  • письма, которые могут подождать, размещайте в папку До свободной минуты.
  • многим нравится использовать для сортировки поступающих писем квадрат Эйзенхауэра "Срочно-важно".

2. Письма, которые не требуют ответа, помечайте особенным образом. Например, приписывайте в теме текст "Для информации".

3. Правильно используйте Кому и Копии:

  • Кому — это те люди, которым адресовано данное послание и от которых вы будете ждать ответ;
  • Копии — это те, кто должны быть в курсе, и ответ от которых не является обязательным.

4. Аккуратно используйте опцию Ответить всем – не отправляйте письма всем участникам переписки, если в этом нет реальной необходимости.

5. В письма можно вставлять ссылки. Это могут быть ссылки на сайты в интернете, навигационные ссылки на документы и файлы самого «1С:Документооборота», внешние навигационные ссылки на данные других информационных систем. Например, можно вставит в письмо внешнюю ссылку на ошибку из базы задач и тогда к ней (к ошибке) можно будет перейти одним кликом из письма в «1С:Документообороте». Ссылки вставляются как тексты просто через буфер обмена.

Как загрузить письма и контакты из MS Outlook

Загрузка писем из MS Outlook

Откройте список писем в «1С:Документообороте» и выполните команду Загрузить письма из Microsoft Outlook в меню Все действия. Откроется помощник загрузки писем, следуйте его инструкциям (см. рис. 24).

Рис. 24.jpg

Важно: загружаются только письма, помеченные в MS Outlook как Непрочитанные.

После нажатия на кнопку Загрузить MS Outlook может запросить у вас разрешение на выполнения этой операции. Обычно оно выглядит как на рисунке 25. Нужно дать разрешение, например, минут на десять.

25.jpg

Загрузка адресатов из MS Outlook

Рис. 26.jpg

Откройте адресную книгу в «1С:Документообороте». Это можно сделать двумя способами (рис. 26 и рис. 27).

Рис. 27.jpg

В адресной книге выберите режим Личные адресаты и в нем выполните команду контекстного меню (по правой кнопке мыши) Загрузить из Microsoft Outlook (рис. 28).

Рис. 28.jpg

Далее начнется загрузка адресатов. Вероятнее всего Microsoft Outlook опять попросит разрешения на доступ. Разрешите доступ на 5-10 минут.

Выбор кодировки писем и файлов

Рис. 29.jpg

Иногда письма и приложенные к ним текстовые файлы приходят в непонятной кодировке. Если письмо не читается, то в карточке используйте команду Все действия — Изменить кодировку и выберите подходящую кодировку письма. Если текстовый файл не читается, то попробуйте преобразовать его в кодировку DOS как показано на рис. 29.

Рис. 30.jpg

Если и это не помогает то выполните команду меню Все действия — Изменить кодировку и выберите подходящую кодировку из предложенного списка. Как правило, письма приходят в кодировке UTF-8, windows-1251, IBM866, KOI8 (см. рис. 30). Но могут быть и другие случаи.

Что делать с файлом winmail.dat

Иногда вам могут приходить письма, к которым приложен файл winmail.dat. Этот файл создает Microsoft Outlook при отправке писем. В нем содержатся присоединенные к письму файлы и прочая информация. Наличие вложенного файла winmail.dat говорит о том, что пользователь отправил вам письмо, используя TNEF-формат (Transport Neutral Encapsulation Format), содержащий инструкции сложного форматирования текста, специальные средства Outlook, а также вложения. Как правило, этот метод отправки писем используют клиенты Outlook (из пакета Microsoft Office) и программное обеспечение Microsoft Exchange Client. Для просмотра содержимого этого файла установите программу .

Чтобы исключить отправку писем в TNEF-формате, достаточно в настройках почтового клиента отключить использование RTF-формата при отправке корреспонденции, выбрав в качестве альтернативы HTML или обычный текст. Для более сложных случаев компания Microsoft предлагает пользователям свою справку (см. http://support.microsoft.com/kb/138053 или http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ru;290809) для предотвращения отправки файла winmail.dat пользователям.

Подключение и настройка почты

Для работы с «1С:Почтой» во внутреннем «1С:Документообороте» сделайте следующее:

  • 1. включите использование встроенной почты;
  • 2. настройте учетную запись.

Включение использования встроенной почты

Зайдите в «1С:Документооборот»:

  • для подключения тонким клиентом «1С:Предприятия 8.3» (рекомендуется) сделайте на рабочем столе ярлык на "\\filer\Q&A\1cestart.exe" и после запуска этого ярлыка выберите в списке доступных баз "1С:Документооборот 8";
  • для подключения через обычный браузер (Internet Explorer, FireFox или Google Chrome);
  • используйте ссылку http://calypso/а8.

Имя пользователя строится по принципу ФамилияИО, например "ИвановИП". Пароль — без пароля, рекомендуется сразу поменять (Настройка и администрирование — Изменить пароль).

Рис. 31.jpg

  1. Откройте настройку почты Настройка и администрирования — Персональные настройки — Работа с почтой;
  2. Установите флажок Использовать встроенную почту;
  3. Снимите флажок Использовать легкую почту;
  4. Не закрывайте это окно настройки (см. рис. 31).
  • Рис. 31

Организация работы с входящими и исходящими документами в программе «1С:Документооборот КОРП 3.0»

Продолжаем публиковать статьи об электронном документообороте[1]. Рассказываем, как организована работа в обновленной программе «1С:Документооборот КОРП 3.0» с входящими и исходящими документами: устройство регистрационных карточек, поиск, регистрация, разграничение прав доступа.

Деловая официальная переписка между юридическими лицами является важным направлением документооборота любой компании независимо от ее организационно-правовой формы. Входящие и исходящие документы подлежат обязательной регистрации и обработке с соблюдением требований национальных стандартов. Все операции, связанные с ними, должны быть четко организованы и правильно и качественно выполняться. От этого зависит юридическая значимость документов, т.е. их способность выступать в качестве подтверждения деловой деятельности при спорах в суде или проверках Федеральной налоговой службы.

С выходом редакции 3.0 программы «1С:Документооборот» начался новый интересный этап в развитии отечественных корпоративных систем электронного документооборота (далее – ЭДО). Версия 3.0 – действительно современный продукт, отвечающий запросам клиентов – как пользователей, так и компаний, использующих его. В системе реализован серьезный объем востребованных функций, которые партнеры-интеграторы совершенствуют на основе предыдущей редакции.

Давайте поговорим о том, как организована работа с исходящими и входящими документами в новой версии программы, сделав акцент на основных отличиях редакций 3.0 и 2.1.Реестры документов и раздельный учет входящих и исходящих документов

Первое, что бросается в глаза при знакомстве с версией 3.0, – то, что теперь нет деления документопотоков на входящие/исходящие/внутренние по отдельным справочникам. В системе все они содержатся в одном справочнике Документы. В нем же находится полный список абсолютно всех документов. С его помощью легко и быстро найти нужный договор или приказ, так как теперь нет необходимости переходить между тремя справочниками.

В повседневной работе сотрудникам, как правило, не нужен полный список всех видов документов. Поэтому в редакции 3.0 реализована возможность группировать их в отдельные реестры и настраивать видимость. Важно! Если сотрудник занимается только договорами, он получает доступ к реестру, в который входят документы только данного вида. При этом остальные реестры, которые не нужны ему в работе, могут быть скрыты из блоков навигации на его рабочем столе.

Такие группировка документов в реестры и настройка видимости реестров позволяют вести раздельный учет входящих и исходящих документов. Сотрудники, которые отвечают за настройку системы, выводят их на рабочий стол тех специалистов, кому эти документы необходимы для исполнения должностных обязанностей (рис. 1).

Реестры Входящие документы, Исходящие документы и пр. на рабочем столе сотрудника

В каждом реестре можно осуществлять поиск как по конкретным реквизитам документа, так и по ключевым, которые выведены в поля отбора (организация, контрагент, содержание, период создания и пр.) (рис. 2).

Область Фильтры, с помощью которых можно искать документы в системе

Особенности настройки реестров
Возможность объединять документы в отдельные реестры – фишка новой версии программы. В старой редакции системы документы формировались в динамические списки только по принадлежности к группе документа (входящие, исходящие или внутренние документы), все виды документов одной группы выводились в одной форме списка.
Реестры позволяют объединять разные объекты кон- фигурации – не только документы, а мероприятия. Например, договоры, ежедневные отчеты, кадровые документы, локальные нормативные акты, организационно-распорядительные документы, служебные записки, файлы, бронирование помещений, внешние мероприятия, совещание и пр.

Карточка документа и работа с ним

Карточка документа – форма, в которой отражается вся информация по документу. Она открывается на закладке Реквизиты, как только пользователь добавляет новый файл в систему.

По умолчанию в карточке предусмотрены основные реквизиты, часть из которых заполняется автоматически. Если среди них есть обязательные, система выделяет их и выводит предупреждения, когда пользователь забыл заполнить какое-то поле. В карточке также находятся все необходимые команды для работы с документом: Зарегистрировать (1), Отправить на исполнение (2), Создать на основании (3), Печать (4) (рис. 3).

Карточка документа

Интерфейс карточки документа

Состав реквизитов регистрационных карточек гибко регулируется настройками вида документа. Достаточно установить соответствующий флажок в карточке вида документа – Является входящей корреспонденцией или Является исходящей корреспонденцией. В зависимости от выбранной позиции включатся все необходимые реквизиты (рис. 4).

Настройка вида документа Исходящее письмо (Вид документа)

К слову, в регистрационной карточке документа можно также проверять орфографию, открывать на просмотр любые значения ее полей. Например, одним кликом переходить в карточку контрагента (получателя) и уточнять контактных лиц с его стороны, их должности, электронную почту, телефоны.

Если у вида документа включена настройка Является входящей корреспонденцией, регистрационная карточка будет содержать поля: Организация: (1), Адресат: (2), Получен: (3), В ответ на: (4), Отправитель: (5), Подписал: – от отправителя (6), Исходящий от: – номер и дата отправителя (7), Подразделение: (8), Подготовил: (9) (рис. 5).

Регистрационная карточка входящего документа

Регистрационная карточка исходящего документа также по умолчанию содержит все необходимые поля, в том числе Отправлен: – отметка об отправке (6), № получателя:… от – входящий номер адресата и дата (5) (рис. 6).

Регистрационная карточка исходящего документа

Вопрос-ответ

Есть ли в системе возможность копировать учетные карточки входящих документов? Да, но при этом файлы из документа-источника не копируются.

Можно ли в списке входящих документов настроить отбор по регистрационному номеру и дате регистрации? Можно, но только для зарегистрированных документов.

Сколько видов входящих документов можно сохранять в системе? Их количество неограниченно.

Кто настраивает в системе виды входящих документов? Ответственный за нормативно-справочную информацию.

Какие связи поддерживаются программой? Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи.

Как установить связь, если при ее настройке пользователь не указал конкретный вид документа? Связь может быть установлена из любого документа указанного типа.

Какие действия можно совершать в отношении связей? Связи можно добавлять, изменять и удалять.

Что происходит, когда разрывается двусторонняя связь? Автоматически выполняется поиск и удаление обратной связи.

При необходимости можно настроить дополнительные реквизиты и даже расположить их рядом с основным в любом месте карточки документа – система предоставляет такую возможность (рис. 7).

Дополнительные реквизиты карточки документа

Связи карточек документов

Карточки документов могут быть взаимосвязаны между собой. По умолчанию в системе уже настроены предопределенные типы связей. Она создает их при выполнении определенных действий. Например, связь установится, если в карточке исходящего документа в поле В ответ на: указать входящий документ, на который дается ответ (рис. 8).

Связи карточек документов

Связанные документы можно просмотреть по гиперссылке из карточки любого документа (рис. 9).

Просмотр связанных документов

Регистрация документов

Регистрационный номер в системе присваивается документу с учетом настроек нумерации. Для каждого вида заводят отдельный нумератор, в котором будут заданы периодичность и разрез нумерации (независимая нумерация) по организации, подразделению, а также формат регистрационного номера. Последний показатель можно гибко настроить в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в компании. Например, включить в регистрационный номер индексы вида документа, организации или структурного подразделения (рис. 10).

Нумератор документов

При использовании автоматической нумерации система сама контролирует уникальность регистрационных номеров, исключаются ошибки при их вводе вручную.

Обработка документов

Система «1С:Документооборот КОРП 3.0» позволяет не только вести учет карточек документов, но и организовывать рабочие процессы, связанные с ними (рассмотрение, исполнение, ознакомление сотрудников). Разберем на примере входящего письма.

Обработка документов

Резолюция в карточке документа

Все поручения, выданные на основании документов, фиксируются в системе в виде отдельных задач исполнителям (рис. 12).

Задача, поставленная на основании входящего документа

В системе есть возможность при указании поручений по документам назначать проверяющих сотрудников, ставить задачи и документы на контроль. Для этого предназначена форма На контроле. С ее помощью удобно отслеживать сроки исполнения поручений по документам (рис. 13).

Отслеживание задач на контроле

К слову, для каждого вида документа можно указать нормативный срок исполнения в рабочих днях. Он будет автоматически вычисляться по производственному календарю при создании и регистрации документа.

Настройка прав доступа

В системе «1С:Документооборот КОРП 3.0» для всех документов работает принцип автоматического назначения прав по касанию. В чем он заключается? Простыми словами этот принцип можно описать так: права на документ получают все сотрудники, которые являются участниками:

  • обработки документа (т.е. получили задачу по нему);
  • мероприятия с документом-предметом;
  • проекта, который указан в документе.

Таким образом можно организовать работу с документами, которые требуют ограниченного доступа (рис. 14).

Доступ к документу

Работа с документами на бумажном носителе

Несколько слов о том, как следует работать в системе «1С:Документооборот КОРП 3.0», если в компании активно используются документы на бумажных носителях.

Отражение документов на бумажном носителе

При смешанном (бумажном и электронном) документообороте подлинники входящих документов – в случае назначения нескольких исполнителей – могут передаваться ответственному лицу. Чтобы зафиксировать этот момент, следует использовать журнал передачи, который имеется в системе. Информация о том, кому передан документ, отражается в его регистрационной карточке (рис. 15, 16).

Закладка Запись журнала передачи

Данные о передаче документа

Автоматизация создания почтовых отправлений

Оригиналы бумажных документов довольно часто необходимо отправлять почтой. Система «1С:Документооборот КОРП 3.0» свободно интегрируется с внешними сервисами. Например, личным кабинетом отправителя «Почты России». Готовый пример такой интеграции реализован в нашем Академическом ГиперРасширении для программы «1С:Документооборот».

Эта доработка дает возможность автоматически создавать почтовые отправления на основании исходящих документов и выгружать их в личный кабинет отправителя «Почты России». Функция также позволяет отслеживать статусы по номерам штрихкодов отправлений.

В карточке исходящего документа на закладке Обзор отображается гиперссылка на почтовое отправление. Если оно еще не было создано, система сообщит об этом подсказкой Почтовое отправление не создано. Чтобы оформить почтовое отправление, необходимо кликнуть по указанной ссылке (рис. 17).

Интеграция с личным кабинетом «Почты России»

Функционал Академического ГиперРасширения

Система откроет карточку нового почтового отправления. Большая часть полей заполняется автоматически, при этом (при необходимости) значения можно скорректировать вручную (рис. 18).

Создание почтового отправления «Почты России» в интерфейсе программы «1С:Документооборот»

Почтовые отправления в виде списка накапливаются в справочнике Почтовые отправления. После они формируются в пакет и потом выгружаются в личный кабинет. Статусы почтовых отправлений автоматически актуализируются регламентным заданием (рис. 19).

Справочник Почтовые отправления

Резюме

Программа «1С:Документооборот КОРП 3.0» позволяет организовать продуктивную работу с любыми документами – например, входящими и исходящими. В данной версии вся информация, касающаяся действий над объектами, собрана в одном месте, а именно – в регистрационной карточке. Плюс в этой редакции введен новый механизм, который дает возможность управлять жизненным циклом любого документа, – обработка документа. Он визуализирует все действия, которые выполнялись с документом в системе. Таким образом, пользователь может просматривать задачи по документам списком или группировать по видам либо отправителям, быстро находить, ставить задачи по ним и контролировать исполнение и пр. Внедряйте систему и задействуйте ее функционал, ведь это удобно и современно.

Академия Документооборота – это полный спектр услуг по «1С:Документообороту»: внедрение, сопровождение, обучение, видеокурсы, аудит, ЭДО и расширения. www.doc-lvv.ru/knowledge

В.В. Лушников,
управляющий партнер «Академии Документооборота | Лушников и партнеры»

Как работать в 1с документооборот уроки для чайников

  • Видеокурсы
  • Расширение
  • Скрипты
  • Лицензии
  • Академия
  • Внедрение
  • ЭДО
  • Клуб
  • Вебинары
  • Статьи
  • Блог
  • ЛК

  • Главная
  • Видеокурсы
  • Расширение
  • Скрипты
  • Лицензии
  • Академия
  • Внедрение
  • ЭДО
  • Клуб
  • Вебинары
  • Статьи
  • Блог
  • ЛК

База знаний по 1С:Документооборот

Делимся инструкциями по настройке и внедрению документооборота. Проводим обучающие мероприятия для новичков и специалистов. Развиваем сообщество практиков по автоматизации делопроизводства.

Новое в 1С:Документооборот ред. 2.1

Что нового появилось в 1С:Документооборот 2.1 по сравнению с 1С:Документооборот 2.0? Эскалация задач. Новая архитектура прав доступа. SMS. Заметки. Описание новых возможностей 1С:ДО 2.1 и видео трансляция вебинара.

Обзор отличий 1С:Документооборот 3.0 от версии 2.1

Ключевые отличия новой редакции 1С:Документооборот 3.0 от версии 2.1. Пожалуй, самое революционное отличие 1С:Документооборот 3.0 — новая логика обработки документа, новые возможности по работе с файлами, единые справочники, единые справочники, простота и удобство совместной работы.

Как настроить чат-бот в 1С Документооборот

В этой статье Базы знаний 1С Документооборот подробно и с примерами рассказываем о том, как настраивать Асю — чат-бота с персональными настройками, который будет не только отправлять уведомления, но и давать возможность работать через мессенджер.

Наследование настроек обработки связанного документа для 1С Документооборот 3.0

Видео про настройки наследование обработки связанного документа в 1С Документооборот 3.0 от Академии 1С ДО. Довольно часто обработка документов второго уровня (доп соглашения, спецификации и т.д.) согласуются тем же составом сотрудников, что и договор-основание, как настроить можно изучить в этой статье видео-инструкции.

Индекс значения дополнительного реквизита в нумераторе для 1С Документооборот 3.0

Инструкция видео по настройке индекс значения дополнительного реквизита в нумераторе для 1С Документооборот 3.0 от Академии Лушникова Владимира. Функция позволяет использовать индексы значений дополнительных реквизитов в нумерации, смотрите в видео по настройкам 1С ДО.

Одновременный запуск Исполнения/Ознакомления из Рассмотрения для 1С Документооборот 2.1 и 3.0

Видео про настройку функции как использовать в рассмотрении отправку на исполнение и ознакомление в 1С:Документооборот 2.1 и 3.0. Смотрите в подробной видео-инструкции как настроить одновременного запуск Исполнения/Ознакомления из Рассмотрения для Документооборот 2.1 и 3.0 от Академии Владимира Лушникова.

Настройка прав доступа в 1С:Документооборот 2.1

В программе 1С:Документооборот ред 2.1 механизм системы прав доступа сильно изменился. С одной стороны права доступа в данной версии стали проще и быстрее, с другой стороны права по рабочим группам объектов теперь могут противоречить политикам доступа. Разберемся в данной статье как работает механизм прав доступа в 1с документообороте 2.1.

Электронная подпись и шифрование в 1С:Документооборот

Как настроить и использовать электронную подпись (ЭП) в 1С:Документооборот? Как зашифровать файл в 1С:Документооборот?

Бесшовная интеграция 1С:ERP и 1С:Документооборот

Как между 1С:Документооборот и 1С:ERP настроить бесшовную интеграцию? Пошаговая инструкция.

Новые возможности работы с документами в редакции 3.0 1С:Документооборот

Новая редакция 1С:Документооборот 3.0 ознаменовалась значительными улучшениями, в частности, в работе с документами. Расскажем в статье, какие предварительные возможности появились в программе.

Настройки видов документа

Новшества начинаются с интерфейса справочника «Виды документов», где они теперь представлены одним списком с колонками признаков и индикаторами, характеризующими степень заполненности каждого видового состава.

Сами настройки вида документа стали разнообразнее. Появились признаки входящей и исходящей корреспонденции, ведение учета по тематикам, включение в реестры и использование временных номеров. «Автоматическое расширение рабочей группы» переместилось на закладку Создание документов – Доступ к документу. Также появились закладки «Роли файлов», «Настройки обработки», «Тематики».

Так, «Роли файлов» позволяют добавить группы файлов, которые будут содержаться в документе, а также назначить им признаки «Обязательный файл», «Только один файл» и/или «Файл электронного документа».

«Настройки обработки» – здесь указывается состав и порядок действий, имеющих смысл для данного вида документа. Если закладка заполнена, то при отправке документа в обработку пользователю будут доступны только этапы настроенного маршрута, никакие другие.

«Тематики» – закладка, где определяется перечень тематик, в разрезе которых будет вестись учет документов. Тематики предназначены для уточнения вида документа. Для каждой тематики можно определить отдельные правила обработки. Данная закладка активна при установленном признаке «Вести учет по тематикам».

Настройка автозаполнения файлов

В ходе настройки заполнения файлов теперь можно выбрать падеж из выпадающего списка без написания скрипта для склонения значений реквизитов.

Однако если типовых настроек не хватает и скрипт необходим, то в редакции 3.0 его можно после написания сразу же проверить. Достаточно выбрать существующий документ и нажать «Проверить» – результат обработки будет в модальном окне. Само создание скрипта также упростилось за счет возможности вставить готовые блоки кода для склонения и алгоритмов.

Нумераторы

Настройки нумерации определяют правила формирования регистрационного номера документов. Появились временные номера, формат которых также можно настроить в отдельном нумераторе. Для этого нужно указать его назначение «Для временных номеров». В сам формат, в свою очередь, возможно включить индекс тематики либо вовсе настроить независимую нумерацию в разрезе тематик.

Для нумераторов с назначением «Для регистрационных номеров» теперь есть признак «Использовать пропущенные номера», перечень которых формируется в отдельном списке по одноимённой гиперссылке. В список автоматически попадают номера, освободившиеся при редактировании номера вручную. Программа запоминает их и предлагает использовать в следующих регистрируемых документах.

Список документов

Все документы в редакции 3.0 хранятся в едином справочнике «Документы предприятия». Для определения вида документа предусмотрена соответствующая колонка в списке.

Документы, ещё не просмотренные пользователем, выделены жирным шрифтом, поскольку они теперь обладают признаком прочтённости. Это поможет визуально быстро определить новые или изменённые документы. Прочитанными они считаются в следующих случаях:

— пользователь открыл карточку документа;

— пользователь включил отображение области просмотра в списке документов;

— пользователь открыл файл документа.

При внесении в документ изменений другим пользователем он снова становится непрочтённым для текущего пользователя. Признак прочтённости можно изменить вручную командой «Пометить как прочтённые/непрочтённые» в контекстном меню документа.

Папки документов по умолчанию не используются, их можно включить в настройках программы.

Также в списке можно увидеть и другие небольшие изменения, касающиеся в основном интерфейса.

Карточка документа

Открыв карточку документа, можно заметить, что приложенные файлы сгруппированы согласно настроенным ролям. Появилась отдельная вкладка «Обработка» для запуска процессов по документу и в то же время пропала вкладка «Связи», которая на самом деле трансформировалась в гиперссылку на вкладке «Обзор». Переход по ней открывает новое окно с привычным отображением связанных документов и возможностью построить отчет о структуре.

Однако так связи выглядят в уже записанном документе. При создании нового они как прежде находятся на отдельной вкладке. Кроме того, настройка связей теперь предусматривает управление синхронизацией доступа к связанному документу – расширение или копирование, а также пометку Важная.

Обработка документа

Для запуска документа по процессу, как было сказано выше, предусмотрена отдельная вкладка. Здесь пользователь начинает обработку, причём ему доступны только те действия, указанные в настройке соответствующего вида документа, здесь он её может и остановить. Да и в целом, вся информация о жизненном цикле документа собрана именно здесь.

Если пользователь является участником запущенного по документу процесса, он сможет увидеть это непосредственно при работе с карточкой документа, а также сразу перейти к своей задаче.

Отдельно стоит выделить согласование документа, а именно новый режим – «Согласование в режиме замечаний». Что он из себя представляет? Это редактирование файлов (внесение замечаний и комментариев) без открытия самого файла. Согласующие работают с преобразованным в формат html текстом, выделяя фрагменты текста и внося замечания, которые инициатор может принять или отклонить. Замечания автоматически переносятся в файл Word в качестве примечаний с привязкой к нужным частям текста, что облегчает инициатору их отработку. Помимо замечаний, согласующий может оставить комментарий, который не требует правок и не препятствует дальнейшей обработке.

К преимуществам данного режима относят возможность параллельной работы исполнителей с текстом документа и формирование из замечаний протокола разногласий.

Резюмируем

Работа с документами в новой редакции Документооборота изменилась как в плане интерфейса, так и в плане концепции. Кажется, что был сделан упор на упрощение: вспомним настройки автозаполнения шаблонов файлов или обработку документов, которая, как заверяют разработчики, «стала проще и нагляднее, её настройка – более лёгкой и гибкой». Действительно ли это так, покажет практика.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!

Если Вы уже работаете в программе «1С:Документооборот» предыдущей редакции, то организация небольшого проекта перехода на новую редакцию с нашей помощью обеспечит вам спокойствие, сэкономит время, Вы не потеряете те возможности, которые использовали ранее и сможете в полной мере получить преимущества от новых возможностей программы!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *