Как провести авансовый отчет в 1с

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов. ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты. )

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, подписывайтесь на новые уроки.

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Владимир Милькин

Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия от подотчетного лица оформляют документом Авансовый отчет, который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .

В шапке документа нужно указать:

от — дата составление авансового отчета;
Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет

01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если билеты или талоны на бензин приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лицу , если подотчетные средства получены из кассы.
Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если подотчетное лицо рассчитывалось через корпоративную карту, или ему подотчетные средства перечислены на личную карту.

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб. Авансовый отчет в 1С 8.3 образец заполнения

Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Комус-Р2»:
- бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 20%);
Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом, проводится документом Авансовый отчет .

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .

В результате проведения документа Авансовый отчет в 1С такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Авансовый отчет проводки в 1С
- приобретение ТМЦ оформлять через документ Поступление (акт, накладная), когда они поступят в организацию. На вкладке Товары документа Авансовый отчет в таком случае ничего не указывается;
- оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .
Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.
- ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 120 руб.);
- ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 130 руб.);
- квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 20%).
Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .
- командировка по РФ — 700 руб. в день;
- командировка за пределы РФ — 2 500 руб. в день.
На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.

Авансовый отчет по командировке проводки в 1С.
- Вкладка Прочее в документе Авансовый отчет
- Выдача билетов подотчетному лицу
Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнить авансовый отчет в 1с 8.3 на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.
- чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 20%);
Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее .

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС . Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС . В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Как провести оплату услуг в авансовом отчете

Как заполнить авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.
- банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.
Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата .

На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.
- Вкладке Оплата в документе Авансовый отчет
- Налоговый агент при приобретении электронных услуг у иностранца через корп. Карту
Как сделать авансовый отчет в 1С

Заполнение авансового отчета в 1С 8.3.

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:
- Выдано авансов — полученная сумма аванса из вкладки Авансы ;
- Расходы — израсходованная сумма подотчетных средств из вкладок Товары , Оплата , Прочее ;
- Остаток/Перерасход — разница между суммами полей Выдано авансов и Расходы . Результат может быть в виде:
  - отрицательной суммы — т.е. перерасход, если сумма выводится со знаком минус;
  - положительной суммы — т.е. остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств.
  Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.
  
  После того, как сотрудник Дружников Г.П. предоставил все первичные документы, из 1С можно распечатать бланк Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1) . PDF
  
  При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4) . PDF
  
  Авансовый отчет из 1С можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.
  
  См. также:
  
  Если Вы еще не подписаны:
  
  Активировать демо-доступ бесплатно →
  
  или
  
  Оформить подписку на Рубрикатор →
  
  После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
  
  Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
  важные изменения 1С и законодательства
  
  Помогла статья?
  
  Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
  
  Похожие публикации
  (18 оценок, среднее: 4,72 из 5)
  
  Авансовый отчет в 1С: как провести, оформить и заполнить — примеры заполнения в программе
  
  Грамотное оформление документов на предприятии — обязательное условие, без соблюдения которого крайне проблематично вести полноценный бухгалтерский учет. Одним из наиболее часто встречающихся типов повседневной документации является отчетность по денежным авансам, формируемая при проведении взаиморасчетов с сотрудниками и подтверждающая корректность расходования выданных ранее средств. Необходимость в подобных операциях возникает постоянно — к их числу относятся бронирование командировочных билетов, приобретение хозяйственных и строительных материалов, закупка канцелярских товаров, оплата ГСМ, и т. д. Как создать, правильно оформить и провести авансовый отчет в 1С? Давайте разбираться.
  
  Общее представление и регламент заполнения
  
  Действующие законодательные нормы устанавливают ряд правил, определяющих, кто именно может выступать в качестве подотчетного лица, получающего из кассы суммы в форме аванса. Актуальные нормативные положения, закрепленные в рамках Налогового кодекса, относят к данной категории:
  - Фактических сотрудников организаций, то есть граждан, заключивших официальное трудовое соглашение.
  - Субъектов, с которыми подписан договор гражданско-правового характера.
  Во втором случае речь, как правило, идет о подрядчиках, выполняющих определенный фронт строительных, ремонтных или отделочных работ, а также о лицах, оказывающих услуги логистического характера.
  
  Перед тем как правильно сделать, заполнить и отразить авансовый отчет в программе «1С: Бухгалтерия 8», следует уточнить, что порядок выдачи денежных средств подотчетным субъектам регламентирован Положением №373-П, утвержденным в 2011 году, и посвященным вопросам ведения кассовых операций. В этом документе, в частности, определяется, что в качестве основания для предоставления ДС рассматривается соответствующее заявление со стороны сотрудника или иного уполномоченного субъекта, согласованное и подписанное непосредственным руководителем, и содержащее сведения о сумме и сроках расходования.
  
  Для оформления операции в учетной программе используется шаблон с аналогичным названием, доступный в разделе «Банк и касса». Создание авансового отчета в 1С предусматривает заполнение шапки типовой формы, в которой указываются дата («От») и персональные данные («Подотчетное лицо»). Кроме того, информация вносится в раздел «Получатель» — в этом случае достаточно воспользоваться справочником с физлицами, и выбрать нужного работника из списка, сформированного за весь период работы предприятия.
  
  Вне зависимости от формы предоставления денежных средств, будь то выдача наличности из кассы организации, или оформление безналичного перевода на расчетный счет (банковскую карту), содержательная специфика хозяйственной операции остается неизменной. При заполнении авансового отчета в 1С проводки ведутся по счету дебита 71 («Расчеты с подотчетными лицами»), который корреспондирует с кредитом 50 или 51 — в зависимости от формы начисления.
  
  Теперь давайте перейдем к рассмотрению практических примеров, которые помогут пошагово разобрать особенности отражения в той или иной ситуации.
  
  Как занести выданные ранее суммы
  
  Итак, допустим, 1 октября сотрудник Иванов И.И. предоставил в бухгалтерию отчетность по расходованию предоставленного ему аванса в размере 10 000 рублей. В ситуациях, когда денежные средства уже были выданы, они должны быть отражены на соответствующей вкладке — при оформлении авансового отчета в 1С единственным вариантом выступает подбор, реализуемый через кнопку добавления, и позволяющий выбрать один из следующих типов операций:
  - Списание с расчетного счета — применяется при расходовании баланса корпоративной служебной карты, либо при перечислении денег на персональную карточку сотрудника.
  - Выдача наличных — актуально в тех случаях, когда аванс получен в кассе организации.
  - Предоставление денежной документации — используется для ситуаций, в которых приобретение условных транспортных билетов и талонов на ГСМ осуществлялось самим предприятием, после чего указанные документы были переданы работнику.
  Заполнение вкладки не требуется, когда расходы на нужды компании были покрыты собственными средствами физического лица и компенсируются по согласованию в соответствии с предъявленными чеками об оплате, а также иными закрывающими квитанциями. В подобных ситуациях рекомендуется проведение авансовых отчетов в 1С с использованием счета 73.03 — «Расчеты по прочим операциям».
  
  В соответствии с требованиями законодательства, сотрудники, которыми были получены подотчетные деньги, обязаны предоставить сведения об их расходовании в течение трех рабочих дней с момента окончания срока выдачи, указанного в документе. При отсутствии явного определения (период устанавливается общим приказом по предприятию, или же уточняется в рамках конкретного заявления на совершение отдельной операции), для исчисления временного промежутка используется дата фактического предоставления аванса.
  
  Стоит также отметить, что выданная и израсходованная суммы совпадают не во всех случаях. Существует два варианта:
  1. Перерасход, отражаемый в официальной отчетности при наличии согласования со стороны организации, обуславливает формирование сальдо по кредиту счета 71, равное разнице значений, и закрываемое путем дополнительной выдачи соответствующего объема денежных средств.
  2. Образование остатка, который, в зависимости от специфики целей выдачи, может быть либо возвращен на баланс компании, либо оформлен повторно новым документом для дальнейшего использования.
  Готовые решения для всех направлений
  
  Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
  
  Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
  
  Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
  
  Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
  
  Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
  
  Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
  
  Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
  
  Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
  
  Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
  
  Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
  
  Как составлять авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров
  
  Еще одна распространенная операция — закупка различного рода продукции, необходимой для обеспечения хозяйственной деятельности. В качестве примера рассмотрим вариант, в котором подотчетным лицом приобретаются канцелярские товары.
  
  Допустим, 1 октября все тем же сотрудником Ивановым И.И. была предоставлена отчетность по расходованию аванса, дополненная чеком с выделенным налогом на добавленную стоимость, подтверждающим оплату канцтоваров в ООО «Пирамида». Для удовлетворения производственных потребностей было куплено пять пачек офисной бумаги формата А4, стоимостью 236 рублей каждая (включая НДС 20%).
  
  В ситуациях, когда ответственный субъект предъявляет первичные закупочные документы, в которых присутствуют сведения о приобретении материально-производственных запасов, номенклатурный перечень должен быть отражен на вкладке «Товары». При этом важно учитывать, что для МПЗ не требуется дополнительно создавать акты или накладные поступления — оприходование реализуется через создание авансового отчета в 1С.
  
  При заполнении раздела указываются наименование, количество, сумма, потраченная на закупку, а также сведения о применяемом налоговом сборе, контрагенте, выступающем в качестве поставщика, и документальных основаниях для принятия НДС к вычету. В тех случаях, когда представленная отчетность сопровождается счет-фактурой, выписанной на организацию, в программе проставляется маркер «СФ», благодаря которому система автоматически создает соответствующий документ сразу после проведения.
  
  Наличие только первичной документации — к примеру, фискального чека, в котором указана сумма налога — исключает необходимость установки флажка. Для указания значения используется отдельная графа, в которую вносится актуальная величина выделенного контрагентом НДС. После завершения операции он списывается по статье расходов, не принимаемых к учету в структуре прибыли, подлежащей налогообложению.
  
  Нередко возникает вопрос о том, как делать авансовый отчет в 1С, если подотчетный сотрудник уже рассчитался с поставщиком за продукцию, однако фактического поступления на склад пока еще не было. В подобных случаях, при наличии чека об оплате, рекомендуется оформить приобретение материальных ценностей с помощью актов и накладных, то есть документа «Поступление», создаваемого в момент прихода. При этом вкладка «Товары» не заполняется, а проведенные взаиморасчеты с контрагентом отражаются в разделе «Оплата».
  
  Как проводить суточные и командировочные расходы
  
  Для организаций, деятельность которых подразумевает регулярные выезды сотрудников за пределы домашнего региона, важным фактором выступает правильное оформление сопутствующих затрат. Рассмотрим в качестве примера образец заполнения в 1С авансового отчета по командировке.
  
  25 сентября Иванов И.И. был отправлен в шестидневную рабочую поездку в город Санкт-Петербург. Согласно внутреннему положению предприятия, используемому как основание для начисления компенсации расходов на суточное проживание, сумма на каждый день составила 700 руб., что в совокупности равняется 4 200 руб. за весь период. 2 октября после возвращения работник представил в бухгалтерию:
  - Два железнодорожных билета общей стоимостью 9 000 руб., включая НДС 20% на дополнительные сборы и сервисные услуги, составивший 250 руб., что обуславливается спецификой применения нулевой ставки на перевозку.
  - Квитанцию и счет-фактуру, выписанные за проживание в гостиничном комплексе, подтверждающие оплату в размере 9940 руб. (с учетом налога).
  Затраты отражаются на вкладке «Прочие». Перед тем как внести авансовый отчет в 1С, важно учесть, что в отношении суточных расходов сотрудника, превышающих действующее нормативное значение, применяется ставка НДФЛ. Подобный подход закреплен в содержании статьи 422 Налогового кодекса, которое определяет в качестве базовой нормы:
  - 700 руб. в день — для рабочих поездок по территории РФ;
  - 2500 руб./сутки — для зарубежных командировок.
  При заполнении раздела указываются реквизиты первичной документации, специфика и величина расходов, а также сведения о контрагентах и НДС, который впоследствии может быть заявлен к вычету. В случае наличия счет-фактуры, равно как и при предоставлении документов, относящихся к категории бланков со строгой формой отчетности, в программе выставляются соответствующие маркеры «СФ» и «БСО». После проведения система автоматически формирует фактуру на сумму налога, указанную в отдельной графе.
  
  Как пошагово оформляются услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С
  
  Любые виды операций со сторонними поставщиками требуют детального отражения в учетной бухгалтерской системе. Разберем еще одну ситуацию, при которой аванс используется для взаиморасчетов с логистической компанией, обеспечивающей доставку различного рода отправлений.
  
  Допустим, что в качестве документального подтверждения о выполнении поставленной задачи сотрудником был предъявлен фискальный чек, подтверждающий оплату почтовых расходов на общую сумму 355 рублей (включая НДС 20%). Подобные затраты, характеризующиеся отсутствием материального выражения, вносятся в бюджет через авансовый отчет 1С — на вкладке «Прочее». В раздел вносятся первичные реквизиты, наименование расходных статей, цены, сведения о применяемой налоговой ставке и основаниях для вычета в будущем. Кроме того, для рассматриваемого примера актуальным является отражение почтовых марок, выступающих в рамках учета в качестве денежной документации.
  
  Как и в предыдущем случае, наличие счет-фактуры, а также сопроводительного пакета, в структуру которого входят БСО, предполагает установку в программе флажков, активирующих встроенную опцию создания документа, позволяющего вычесть НДС из общего объема налогооблагаемой прибыли. Если же предоставлены только фискальные чеки, в которых указана сумма налога — ставить отметку в поле маркера не требуется. Для указания значения используется отдельная графа, в которую вносится актуальная величина выделенного контрагентом налога.
  
  Как провести оплату услуг
  
  Оформление отчетности по авансам, предусматривающим проведение взаиморасчетов, также реализуется через учетную систему. Для примера можно привести предоставление банковского ордера на закрытие задолженности по оказанию телекоммуникационных услуг — чтобы перечислить денежные средства, выступающие в качестве платы поставщику, или же как платеж подотчетному лицу, используется стандартная вкладка «Оплата», где указываются:
  - тип расходного документа;
  - номер и дата регистрации;
  - наименование контрагента;
  - сумма, соответствующая заявленному значению.
  При этом счета расчетов проставляются программой автоматически.
  
  Как сделать авансовый отчет в 1 С
  
  С учетом того, что основанием для выдачи денежных средств является заявление, предоставленное работником, организация вправе отказать в принятии отчетности — в тех случаях, когда факта предоставления ДС не было, либо расходование денег оказалось нецелевым. Во всех остальных ситуациях информация о финансовых операциях вносится в систему — инструкция предусматривает ряд последовательных шагов, и не представляет особой сложности в освоении.
  
  Для создания нового документа используется подсистема «Банк и касса», в которой находится раздел «Авансовые отчеты». При заполнении основных реквизитов указываются данные о получателе и предприятии, общая и подотчетная сумма, а также назначение операции. В ходе оформления стоит обратить внимание на следующие пункты:
  - Выдано — размер полученных денежных средств.
  - Расходы — совокупность затрат.
  - Остаток/перерасход — показатель, демонстрирующий разницу между первым и вторым значениями. Итоговая величина может быть положительной или отрицательной — в первом случае лишние деньги возвращаются в кассу или приходуются повторно, во втором — принимается решение о компенсации затрат.
  Получение и внесение в базу всех первичных документов позволяет выгрузить готовый бланк АО-1 в формате PDF. В случае закупки продукции также доступна печать Приходного ордера М-4. Электронные копии доступны для сохранения на съемные носители и отправки по e-mail.
  
  Итак, теперь вы знаете, где в 1С 8 3 найти авансовые отчеты и как сделать все необходимое, чтобы обеспечить прозрачность контроля за движением денежных средств предприятия в программе 1C. Использование современного программного обеспечения заметно упрощает любые процессы. Так, внедрение решений по мобильной автоматизации, предлагаемых компанией «Клеверенс», позволяет исключить рутинные ручные операции, связанные с товарным учетом, и сократить не только временные, но и финансовые издержки.
  
  Как заполнить авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 8
  
  Авансовый отчет является кассовым документом и составляет неотъемлемую часть соблюдения кассовой дисциплины. Оформление авансового отчета позволяет проконтролировать расходование денежных средств, выданных сотрудникам, и оформить финансовые операции, подтверждающие расходы организации.
  
  Несмотря на кажущуюся простоту оформления документа, у бухгалтеров часто возникают вопросы, как правильно оформить авансовый отчет в 1С.
  
  В этой статье специалисты компании «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» разберут наиболее часто встречающиеся вопросы и подскажут, как просто оформить, провести и распечатать авансовый отчет в программе 1С.
  
  Создание типового авансового отчета в 1С
  
  В идеале ситуация оформление авансового отчета выглядит следующим образом:
  - сотрудник получает денежные средства;
  - покупает товары или материалы;
  - сдает ТМЦ на склад или в иное подразделение;
  - возвращает остаток денежных средств.
  Но все прекрасно понимают, что в реальной финансово-хозяйственной деятельности возникает множество нюансов, которые требуют специфического подхода.
  
  Рассмотрим оформление стандартного авансового отчета в 1С. Создать документ можно, зайдя во вкладку «Банк и касса». В разделе «Кассовые документы» находится ссылка на создание нового документа.
  
  Стоит обратить внимание, что, прежде чем создавать авансовый отчет в 1С, если денежные средства были выданы заранее, их выдачу следует оформить документально.
  
  При выдаче наличных денежных средств оформляется расходный кассовый ордер с назначением выплаты «Под отчет» (Кт 50 – Дт 71). При перечислении аванса на карту подотчетного лица в расходном банковском документе дебетуется 71 счет.
  
  В авансовом отчете открывается вкладка «Авансы», с помощью кнопки «Добавить» бухгалтер вносит туда кассовые или банковские документы, отражающие выдачу денежных средств (рис. 1).
  
  Пример
  
  По расходному кассовому ордеру сотруднику были выданы денежные средства в сумме 5 000 руб. с целью приобретения материалов. Заполняем авансовый отчет.
  1. В бухгалтерии оформляется РКО на имя сотрудника с назначением платежа «Под отчет». Программа 1С автоматически формирует проводку в документе: Кт 50 – Дт 71.
  2. Формируется авансовый отчет. В поле «Подотчетное лицо» проставляется Ф.И.О. сотрудника. Затем с помощью кнопки «Добавить» подбирается соответствующий РКО.
  3. Сотрудник предоставил в бухгалтерию документы на приобретение 8 швабр по 500 руб. за штуку.
  4. На вкладке «Товары» бухгалтер оформляет поступление ТМЦ (рис. 2) с оформлением проводки. В зависимости от отнесения затрат это может быть:
  Таким образом, у сотрудника образовался остаток денежных средств, выданных под отчет, в сумме 1 000 руб.
  1. В бухгалтерии оформляется приходный кассовый ордер на сумму 1 000 руб. по основанию «Возврат подотчетных сумм» и с корреспонденцией счетов Дт 50 – Кт 71.
  Счет 71 – закрыт.
  
  Проверить правильность оформления авансового отчета можно, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по сотрудникам. В вышеприведенном примере и по дебету, и по кредиту счета 71 отражается сумма 5 000 руб. и нулевое сальдо.
  
  Внимание
  
  При оприходовании товаров по авансовому отчету никаких дополнительных документов на поступление ТМЦ в 1С оформлять не нужно. Программа сама сформирует приходный ордер по форме М-4. Если с документами поступила счет-фактура, следует поставить галочку на кнопке «НДС» и выбрать порядок учета налога «НДС в сумме» или «НДС сверху» и при оприходовании товара заполнить данные счета-фактуры. Программа автоматически примет налог к вычету.
  
  Это идеальная ситуация. Рассмотрим другие случаи, когда требуется оформить авансовый отчет и как его заполнить.
  
  Товары, материалы или услуги приобретаются непосредственно организацией, а сотрудник их только оплачивает
  
  Если рассматривать весь спектр деятельности организации, часто возникают случаи, когда непосредственно с поставщиком контактирует сотрудник, а документы по приобретению поступают непосредственно в организацию.
  
  Например, сотрудник произвел предоплату за медосмотр по карте, а поликлиника договор, счет и чек оформила на организацию.
  
  Пошагово процесс заполнения авансового отчета будет выглядеть следующим образом:
  1. Оформляется оприходование услуг от поставщика, кредитуя счет 60.1 или 76 и дебетуя счет соответствующих расходов.
  2. На сотрудника оформляется документ – авансовый отчет.
  3. На вкладке «Оплата» авансового отчета с помощью кнопки «Добавить» подбирается документ поступления, в котором указан контрагент, договор, номер и дата (рис. 3).
  1. Проставляется сумма, фактически оплаченная сотрудником, и программа автоматически проводит оплату контрагенту (Кт 71 – Дт 60 или Кт 71 – Дт 76).
  Таким образом, в отношении сотрудника по счету 71 числится кредитовое сальдо – перерасход.
  1. Из кассы (Кт 50 – Дт 71) или путем перечисления на банковскую карту (Кт 51 – Дт 71) перерасход возмещается. В назначении платежа следует указать «Возмещение расходов по авансовому отчету».
  2. Оформление в авансовом отчете билетов и командировочных расходов.
  При работе с версией 1С:Бухгалтерия 8 релиза 3.0.81 трудностей с оформлением использования сотрудником билетов не возникает, так как в программе предусмотрено заполнение отдельного документа «Авансовый отчет по командировке» с вкладкой «Билеты», на которой можно внести данные о перевозчике, стоимости и прочих реквизитах электронного билета, приобретенного организацией.
  
  Если же такой вкладки нет, придется использовать счет 73.03 «Прочие расчеты с персоналом». Тогда операции в бухгалтерском учете будут выглядеть следующим образом:
  
  Дт 60 – Кт 51 – приобретены билеты на транспорт;
  
  Дт 73.03 – Кт 60 – билеты выданы сотруднику;
  
  Дт 71 – Кт 73.03 – оформлено командировочное удостоверение;
  
  Дт 20 – Кт 71 – списаны расходы по командировке.
  
  Многие бухгалтеры могут возразить, что задействовать счет расчетов с персоналом совсем не обязательно и проще провести использование билетов и прочих документов строгой отчетности просто как оплату поставщику, но специалисты компании «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» считают, что такой алгоритм проведения документов позволяет более тщательно контролировать сотрудников.
  
  Могут возникнуть ситуации, когда сотрудник не до конца израсходовал талоны на ГСМ или не использовал предоставленный билет. В этом случае дебетовое сальдо по счету 73 поможет разобраться в ситуации.
  
  Суточные расходы и оплата услуг сторонних организаций при отправке сотрудника в командировку по правилам заполнения авансового отчета отражаются на вкладке «Прочее» (рис. 4). Командировочные расходы списываются на соответствующие счета учета расходов.
  
  Важно
  
  Бухгалтеру необходимо помнить, что в конце месяца на суточные, полученные сотрудником во время командировки, начисляется НДФЛ.
  
  Оформление авансового отчета на предоставление услуг почтовой связи и прочее
  
  Вкладка «Прочее» используется не только при оформлении затрат на командировку. Эту вкладку удобно использовать, если расходы относятся непосредственно на коммерческие, управленческие затраты или издержки производства.
  
  Например, денежные средства, потраченные секретарем на отправку почтовых отправлений, совсем не обязательно проводить с использованием поставщика «Почта России» и расписывать каждое отправление как товар.
  
  Вполне достаточно на вкладке «Прочее» внести данные документа (наименование, номер, дату) и статью расходов.
  
  Запись на вкладке будет выглядеть следующим образом:
  
  Документ – чек ГПО
  
  Наименование расхода – почтовые расходы
  
  Сумма затрат дебетуется на соответствующий счет учета затрат: 20, 26, 44 или 76.
  
  Контроль перерасхода или остатка средств по авансовому отчету
  
  Суммарные средства, выданные под отчет, и произведенные расходы видны в подвале документа, когда бухгалтеры оформляют авансовый отчет. Это позволяет контролировать, остались ли у сотрудника деньги, выданные под отчет, или потратил большую сумму.
  
  В поле «Получено авансов» суммируются все денежные средства, выданные подотчетному лицу. В поле «Израсходовано» отражается сумма всех денег, потраченных на приобретение ТМЦ, услуг, командировки и т. п. В поле «Остаток» бухгалтер видит сумму остатка выданных денежных средств. Если по остатку отражается цифра со знаком «минус» красного цвета, значит, возник перерасход денег.
  
  Но в подвале виден остаток только по конкретному документу. Чтобы проконтролировать движение подотчетных денег, целесообразно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71. Дебетовое сальдо по счету покажет остатки подотчетных денег, числящиеся на сотрудниках, кредитовое сальдо покажет задолженность компании перед сотрудниками за излишне потраченные суммы (рис. 5).
  
  Если перерасход не был возмещен или остаток не возвращен в кассу, сумма отразится в печатной форме следующего авансового отчета (рис. 6).
  
  Зачастую возмещение расходов или возврат денег происходит после распечатки авансового отчета. Тогда в бухгалтерии данные документа по движению денежных средств вручную заносятся в бланк авансового отчета.
  
  Печать авансового отчета
  
  После заполнения всех полей документа, оформления и записи документа его нужно распечатать для утверждения у руководства. Это сделать достаточно легко, нажав на кнопку «Печать» и выбрав нужную печатную форму.
  
  На первый взгляд, оформлять авансовые отчеты с использованием 1С:Бухгалтерия сможет даже новичок, но у бухгалтеров при столкновении с нестандартными ситуациями возникают вопросы. Они неправильно формируют документ, а потом жалуются, что автоматически формируются неправильные проводки (в частности, по учету НДС).
  
  Чтобы избежать ошибок и не тратить время на самостоятельное преодоление трудностей, рекомендуем обратиться к специалистам «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» по номеру +7 (499) 956-21-70, которые быстро и грамотно разъяснят все нюансы работы с программой 1С. Или напишите в чат справа.
  
  Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru
  
  Поздравляем! Вы успешно подписались на рассылку
  
  Получите полный доступ к КонсультантПлюс бесплатно!
  
  Вы переходите в систему КонсультантПлюс
  - Прайс-лист 1С
  - Купить Консультант Плюс
  - Купить 1С
  - Записаться на семинар
  - Большой тест-драйв
  - Калькуляторы
  - Производственный календарь
  - Путеводители
  - Удаленная поддержка
  - Приложение Информер
  - Помощь Информер
  - Тесты
  - Вакансии
  - Контакты
  - О нас
  - Политика конфиденциальности
  - Новости законодательства
  Физическое лицо, ставя галочку напротив текста «Я даю согласие на обработку персональных данных» и/или нажимая на кнопку отправки заполненной формы на интернет-сайтах — https://www.4dk.ru/, https://4dk-consultant.ru, https://4dk-reg.ru, https://meprofi.ru, https://cpk4dk.ru (далее — Сайты), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее — Согласие).
  
  Действуя свободно, своей волей и в своем интересе, а также подтверждая свою дееспособность, физическое лицо дает свое согласие ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ», местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, ЭТАЖ 3, КОМ. 307, ОГРН 5137746191941, ИНН 7714923575 (далее — Оператор), на обработку своих персональных данных со следующими условиями:
  
  1. Согласие дается на обработку персональных данных, с использованием средств автоматизации.
  
  2. Согласие дается на обработку следующих персональных данных:
  - • фамилия, имя, отчество;
  - • место работы и занимаемая должность;
  - • адрес электронной почты;
  - • номера контактных телефонов
  3. Оператор осуществляет обработку полученной от Пользователей информации в целях оказания услуг в соответствии с уставной деятельность, в том числе предоставления Пользователю доступа к персонализированным ресурсам Сайтов; связи с Пользователем, путем направления уведомлений, запросов и информации, касающихся оказываемых услуг, исполнения соглашений и договоров; обработки запросов и заявок от Пользователя, а также проверки, исследования и анализа данных, позволяющих поддерживать и улучшать сервисы Оператора.
  
  4. Основанием для обработки персональных данных является: статья 24 Конституции Российской Федерации; устав Оператора; настоящее согласие на обработку персональных данных.
  
  5. В ходе работы с персональными данными будут совершены следующие действия: сбор, запись, систематизация, накопление, передачу (распространение, предоставление, доступ), хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение.
  
  Пользователь дает свое согласие на передачу своих персональных данных при условии обеспечения в отношении передаваемых данных целей использования, предусмотренных п.3, следующим лицам, являющимся партнерами Оператора:
  - ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ СИСТЕМА»
    Местонахождение: 127083, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Савеловский, ул. Мишина д.56. Этаж/комн 6/617
    ИНН 7714469778; ОГРН 1217700112080.
  - ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ»
    Местонахождение: 127083 г. Москва, ул. Мишина д.56, комната 306
    ИНН 7714378062; ОГРН 1167746252728.
  - ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ АУДИТ»
    Местонахождение: 127083 г. Москва ул. Мишина д.56, этаж 5, комната 509
    ИНН 7714948185; ОГРН 5147746225798.
  - ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КВАЛИФИКАЦИЯ»
    Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56
    ИНН 7714349600; ОГРН 1157746706523.
  - ООО «ЧДВ»
    Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д. 56, этаж 6, ком.609
    ИНН 7714988300; ОГРН 1177746359889.
  - ООО «СЕРВИС СОФТ»
    Местонахождение: 430030, Республика Мордовия, город Саранск, ул. Васенко, д.13,этаж 4, помещение 7
    ИНН 1327032250/ОГРН 1181326002527.
  - ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ РЕШЕНИЕ»
    Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, офис 308
    ИНН 7714986720 / ОГРН 1177746340617.
  6. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона 152-ФЗ.
  
  7. Согласие действует все время до отзыва субъектом согласия на обработку персональных данных.
  Похожие публикации: