Прием на работу в 1C 8.3 ЗУП — пошаговая инструкция
Прием на работу по трудовому договору в 1С 8.3 ЗУП всегда начинается с создания нового элемента в справочнике Сотрудники
В первую очередь обязательно указать Полное имя сотрудника, остальные поля карточки сотрудника можно заполнить и позже.
При записи нового элемента справочника сотрудники обычно создается новый элемент и в справочнике Физические лица .
В справочнике Физические лица хранится личная информация человека, а в справочнике Сотрудники информация о его работе в организации. Для одного и того же физического лица может быть создано несколько элементов справочника Сотрудники . Например, если человек работает в организации по основному месту работу и по совместительству.
При заполнении полей справочника Сотрудники программа сама анализирует справочник Физические лица , и если будет обнаружен человек с похожими данными, то появится специальное окно, в котором нужно выбрать тот же самый это человек или другой
Можно пойти и другим путем: создать сначала Физическое лицо ( Кадры – Физические лица ), а затем принять его на работу. Либо уже существующее Физическое лицо принять на новое место работы. Для этого в карточке физического лица следует перейти по ссылке Работа . Если сотрудник уже работает в организации, то в открывшейся форме будет показана информация о текущем рабочем месте. По ссылке Новое место работы можно добавить новой элемент справочника Сотрудники , связанный с текущим физическим лицом
«Задвоение» физических лиц в 1С может приводить к ошибкам по учету НДФЛ и взносам, т.к. их расчет производится в разрезе физических лиц. Если для одного и того же человека было создано два физических лица, то можно воспользоваться специальным сервисом Объединение личных карточек ( Кадры — Сервис — Объединение личных карточек ).
Шаг 2. Ввод личных данных сотрудника
В карточке сотрудника по ссылке вверху формы водится информация о сотруднике:
- по ссылке Личные данные можно ввести паспортные данные, данные о месте рождения, гражданстве, а также адрес и другую контактную информацию.
Эту информацию лучше ввести до регистрации приема на работу в 1С ЗУП, так как она потребуется при распечатке Трудового договора с работником
- По ссылке Страхование можно ввести статус иностранного гражданина, сведения о наличии инвалидности
- По ссылке Трудовая деятельность можно ввести информацию о различных стажах, в том числе и о страховом стаже сотрудника
Шаг 3. Ввод документа «Прием на работу»/«Прием на работу списком»
Теперь можно переходить к вводу документа Прием на работу или Прием на работу списком .
Прием на работу — индивидуальный документ, позволяющий принять одного сотрудника и сформировать печатную форму приказа по форме Т-1.
Прием на работу списком предназначен для оформления приема сразу на нескольких сотрудников, с возможностью печати унифицированной формы Т-1а. Работа с каждой строкой аналогична работе при вводе документа Прием на работу по одному сотруднику.
Документы Прием на работу и Прием на работу списком доступны в журнале Кадры — Приемы, переводы, увольнения
Ввести документ Прием на работу можно также из справочника Сотрудник :
- По ссылке Принять на работу в карточке нового сотрудника
- Из формы списка справочника Сотрудники – для чего выделить нужного сотрудника и нажать кнопку Оформить документ — Кадры — Прием на работу
Обратите внимание, в поле Дата указывается дата кадрового приказа о приеме на работу сотрудника, а в поле Дата приема – дата приема, начиная с которой сотрудник приступает к работе в организации.
В поле Номер устанавливается номер, автоматически сформированный 1С 8.3 ЗУП
Если в организации принята своя нумерация кадровых приказов, отличная от автоматической, то номер приказа Приема на работу необходимо указать в поле печатать как
Этот же номер приказа попадет в СЗВ-ТД .
Если сотрудник принимается с испытательным сроком, то продолжительность испытательного срока в месяцах задается в поле Испыт. срок (мес) .
В ЗУП версии КОРП реализовано отслеживание прохождения сотрудниками испытательного срока. Ознакомиться с этим функционалом можно в статье Учет прохождения испытательного срока (ЗУП КОРП 3.1.7).
В поле Подразделение нужно указать структурное подразделение, с которое принимается сотрудник.
А в поле Должность – должность либо позицию штатного расписания, на которую принимается сотрудник. Это зависит от того, ведется ли в программе штатное расписание. Если ведется, то выбор осуществляется из справочника Штатное расписание , если же не ведется, то из справочника Должности .
Поле Трудовая функция автоматически заполняется значением из выбранной в документе позиции штатного расписания, если «штатка» ведется или же из Должности , если штатное расписание не ведется.
При необходимости Трудовую функцию можно перевыбрать вручную.
В поле Наименование документа следует указать наименование документа-основания для СЗВ-ТД . По умолчанию поле заполняется значением Приказ . Другой тип документа-основания можно выбрать из специального справочника.
Также в 1С ЗУП есть возможность указать второй документ-основание. Для этого в настройках кадрового учета ( Настройка – Кадровый учет ) должен быть установлен флажок Использовать для мероприятий прием, перевод, увольнение два документа основания
При установленном флажке в документе появляется ссылка, при нажатии на которую открываются поля для ввода реквизитов второго документа-основания
Флажок Начало трудовой деятельности необходимо устанавливать для сотрудников, устраивающихся на первую в своей жизни работу после 31.12.2020 г. На таких сотрудников не нужно заводить бумажную трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде без права выбора
Для сотрудников, принимаемых на работу не впервые, следует заполнить Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы
Поле Колич. ставок доступно, если в настройках кадрового учета ( Настройки – Кадровый учет ) установлен флаг Используется работа по неполной ставке
В противном случае поле не отображается и считается, что сотрудник принимается на 1 целую ставку.
При нажатии на ссылку Колич.ставок открывается специальная форма ввода, позволяющая указать ставку в долях, либо указать десятичной дробью
График работы – график работы сотрудника. По умолчанию заполняется по данным позиции штатного расписания, а также из настроек подразделения либо настроек организации.
Вид занятости – выбор из списка: Основное место работы , Внешнее совместительство , Внутреннее совместительство .
При проведении документа программа проверяет корректность заполнения поля Вид занятости и выдаст ошибку, если оно заполнено неверно. Нельзя, например, принять сотрудника дважды по Основному месту работы или оформить сотрудника по Внутреннему совместительству , если он не работает в организации по Основному месту работы
Поле ФОТ – справочное, заполняется по данным на вкладке Оплата труда .
Если в программу не внесен страховой стаж, то будет отображаться информационная ссылка, сигнализирующая о том, что пособия могут быть заполнены неверно. Щелкнув по ней можно перейти в форму ввода стажа
Также на вкладке Главное отображается информационная надпись о положенных сотруднику ежегодных отпусках. По ссылке Редактировать права на отпуск можно скорректировать.
Согласно коллективному договору, работникам положен Дополнительный отпуск продолжительностью 3 календарных дня в год. Необходимо зарегистрировать право на отпуск при приеме.
Следует нажать на ссылку Редактировать и в открывшейся форме добавить право на дополнительный отпуск
Изменения отразятся в информационной надписи
На вкладке Оплата труда указываются положенные сотруднику плановые начисления. Начисления по умолчанию заполняются по данным позиции штатного расписания, но могут быть скорректированы вручную
В нижней части формы в поле Порядок пересчета указывается способ пересчета оклада в стоимость дня и часа для последующего расчета оплаты за работу в выходные/праздничные дни, сверхурочные и ночные часы
Порядок пересчета , установленный по умолчанию, подтягивается в Прием на работу из настроек расчета зарплаты ( Настройка – Расчет зарплаты )
Если в организации для каких-то сотрудников требуется использовать порядок пересчета, отличный от заданного по умолчанию, то тогда нужное значение следует выбрать в Приеме на работу в реквизите Порядок пересчета
Также необходимо указать способ расчета аванса в поле Аванс
На вкладке Трудовой договор заполняются данные, используемые при печати трудового договора
Шаг 4. Печать приказов о приеме и трудовых договоров
Из документа Прием на работу по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1) можно распечатать приказ по унифицированной форме Т-1, а также трудовой договор
Из документа Прием на работу списком по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1а) можно распечатать приказ по форме Т-1а, а также трудовые договора сотрудников
Стандартные макеты трудовых договоров можно скорректировать в разделе Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм .
Как оформить прием на работу в 1С 8.3 ЗУП при разграничении прав пользователей
Если базе работают несколько пользователей с ограниченными правами, то доступность и видимость полей документа может быть ограничена.
В 1С 8.3 ЗУП документы Прием на работу или Прием на работу списком могут оформляться:
- специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (без доступа к зарплате) , который не может видеть и вносить информацию по начислениям;
- специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (с доступом к зарплате), который может видеть и вносить информацию по размерам начислений.
Пользователю же с правами Расчетчика недоступно редактирование кадровой информации. Например, в приказе о приеме заблокировано поле Дата приема
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
У сотрудника, впервые устраивающегося на работу после 01.01.2021 г., нет.Рассмотрим пошаговую инструкцию по работе со штатным расписанием в 1С.Рассмотрим в виде пошаговой инструкции порядок регистрации больничных в 1С ЗУП.Рассмотрим, как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1.5.
(26 оценок, среднее: 4,46 из 5)
Первоначальная настройка 1C: Зарплата и управление персоналом. Урок 2
Чтобы создать нового сотрудника в 1С: ЗУП, перейдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Сотрудники». Нажмите на кнопку «Создать».
Укажите фамилию, имя и отчество нового сотрудника. Если у сотрудника сложные фамилия, имя или отчество, перейдите по ссылке «Склонения» и добавьте корректное склонение ФИО сотрудника.
Укажите дату рождения, СНИЛС и ИНН. Пол сотрудника подставится автоматически, как только вы укажете полное имя.
Чтобы добавить личные данные, образование и квалификацию сотрудника, справки, информацию о семье и трудовой деятельности, а также сведения о страховании и прямых выплатах ФСС, перейдите по соответствующим гиперссылкам в верхней части окна и добавьте нужную информацию.
Нижняя часть документа не доступна для редактирования. Она заполнится автоматически, после того как вы примете сотрудника на работу. Чтобы это сделать, перейдите по ссылке «Принять на работу» или оформите обычный или авторский договор (используйте ссылки «Оформить договор» и «Оформить авторский договор»).
Если вы принимаете на работу несколько сотрудников, вы можете оформить прием на работу списком. Так вам не придется создавать отдельный документ на каждого работника, достаточно подготовить один документ на всех сотрудников.
Справочник «Должности» расположен в разделе «Кадры», в подразделе «Штатное расписание». С помощью команды «Создать» добавьте новую должность.
Укажите полное наименование должности и ее краткое наименование. Рекомендуем здесь сразу добавить трудовую функцию, чтобы впоследствии она автоматически подтягивалась при выборе должности в нужные документы, например, в отчет СЗВ-ТД. После того как вы заполните все поля, нажмите на кнопку «Записать и закрыть».
Как оформить отчет СЗВ-ТД, мы рассказывали в этой инструкции.
Кстати, в Маркете42 есть специальное расширение, которое позволяет редактировать мероприятия в отчете СЗВ-ТД. Подробную информацию о данном сервисе вы найдете здесь.
Создание кадровых документов
Перейдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Все кадровые документы». Нажмите на кнопку «Создать». Чтобы создать документ «Прием на работу», выберите соответствующий документ.
В открывшемся окне выберите нужного сотрудника, добавьте дату документа.
Вкладка «Главное»
Укажите дату приема на работу, подразделение, должность, график работы и вид занятости.
Выберите способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный.
Вкладка «Оплата»
С помощью команды «Добавить» укажите начисление и его размер.
Выберите способ выдачи аванса: процентом, фиксированной суммой или расчетом за первую половину месяца.
Вкладка «Трудовой договор»
Укажите номер договора и дату. Если это срочный договор, поставьте соответствующую галочку и дату, до которой включительно трудовой договор действует. При необходимости добавьте информацию об иных условиях работы, оборудовании рабочего места и другие данные. После того как вы заполните все поля, проведите документ.
Перейдите в карточку сотрудника. Вы увидите, что все поля по текущему месту работы заполнены.
Печатные формы кадровых документов доступны по кнопке «Печать».
Отчеты в 1С: ЗУП
Отчеты в 1С: ЗУП распределены по разделам. Кадровые отчеты расположены в разделе «Кадры».
Отчеты по заработной плате вы найдете в разделе «Зарплата».
Отчеты по выплатам расположены в разделе «Выплаты».
Отчеты по налогам и взносам вы найдете в разделе «Налоги и взносы».
Чтобы легко и быстро найти нужный отчет, откройте любой раздел и в строке поиска введите наименование отчета. Программа покажет все варианты отчетов, которые она нашла (в том числе и в других разделах).
Видеоинструкция
Посмотреть видеоинструкцию «Первоначальная настройка 1С: ЗУП. Урок 2» вы можете на нашем канале 42Clouds — 1С Онлайн.
Прием нового сотрудника на работу в 1С ЗУП Бухгалтерия версии 8.3
Там, где нет возможности нанять собственного кадровика, бухгалтеры часто занимаются и кадрами. И часто задаются вопросом: как принять сотрудника в «1С»? О нюансах, тонкостях и подводных камнях, которые таит в себе прием уволенного сотрудника в 1С, мы расскажем позже, а сегодня мы «примем» на работу по основному месту россиянина, отца несовершеннолетнего ребенка, для работы с нормальными условиями труда, ранее не работавшего в фирме… в общем, реализуем самый простой прием на работу в «1С».
Трудовое законодательство устанавливает обязанность скрупулезного документального сопровождения приема на работу. Нужно заключить трудовой договор, оформить личную карточку, данные для трудовой книжки – и внести корректные данные в программу учета. Итак, как в 1С принять сотрудника?
Вводим данные сотрудника
Первым делом отправляемся в раздел (1) «Кадры» и переходим по ссылке (2) «Работа с кадрами». Перед нами – окно для оформления кадровых операций.
Далее открываем окно «Работа с кадрами», в нем выбираем организацию-работодателя (3). Обратите внимание на список (4) посредине окна: это уже принятые сотрудники. Чтобы пополнить их ряды, достаточно перейти по ссылке (5) «Новый сотрудник».
Открывается окно, в котором заполняются данные по новому трудящемуся:
- (5) Ф.И.О;
- (6) дата рождения;
- (7) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). В случае если введен некорректный ИНН, умная система сообщит об этом, окрасив его в красный;
- (8) СНИЛС (при введении некорректного СНИЛСа случится то же самое, т.е. он №покраснеет»);
- (9) пол. Как правило, программа самостоятельно определяет пол по Ф.И.О., но всем свойственно ошибаться, но если что-то пошло не так, вы сможете легко исправить гендерную ошибку.
Для ввода дополнительных данных переходим по ссылке (10) «Личные данные», открыв соответствующее окно.
В составе личных данных должны быть указаны:
- (1) место рождения;
- (2) вид документа, удостоверяющего личность (по общему правилу, это паспорт, но можно выбрать из справочника иной вариант);
- (3,4,5,6,7) серия и номер вышеуказанного документа, дату выдачи, орган, осуществивший выдачу (в т.ч. код подразделения – для паспорта);
- (8) адрес по регистрации;
- (9) адрес местожительства;
- (10) номер мобильного телефона.
Самое главное – не забыть сохранить введенные данные кнопка «ОК» (11), а потом еще «дискетку» (12) рядом c кнопкой «Записать и закрыть».
Как оформить прием сотрудника в 1с 8.3 ЗУП
Теперь можно переходить собственно к оформлению, перейдя по ссылке (1) «Принять на работу».
Когда-нибудь прием на работу будет осуществляться одним нажатием кнопки. Но пока по нажатию кнопки «Принять на работу» открывается вкладка, на которой придется вручную заполнить данные по новому сотруднику. На вкладке (2) «Главное»:
- (3) дата приема на работу;
- (4) длительность испытательного срока;
- (5) график работы;
- (6) подразделение, в которое трудящийся принимается на работу;
- (7) должность;
- (8) вид занятости (по условиям нашего примера указанное место является для сотрудника основным).
Обратите внимание на предупреждение о том, что не заполнен стаж, в связи с чем пособия могут быть рассчитаны неверно. Следует перейти по ссылке (9), чтобы заполнить данные относительно трудового стажа, без чего невозможно будет впоследствии, в частности, корректно рассчитать пособия по временной нетрудоспособности 1С.
Если у сотрудника стажа нет, то отмечаем пункт (14) «с момента приема» и укажите дату приема (15). Если трудовой стаж у сотрудника есть, то указываем количество лет, месяцев и дней стажа на дату приема на работу. После того как вы сохраните данные (нажав «ОК»), исчезнет и предупреждение, и ссылка «Не заполнен стаж …».
Теперь зададим условия оплаты труда: «Оплата труда» (17) — «Добавить» (18) — выбрать вид начисления (19), исходя из условий нашего примера — «Оплата по окладу» — указать сумму (20).
На вкладке (21) «Трудовой договор» указывается номер данного документа (22) и дату подписания (23). Или просто нажать кнопку «Назначить» (24) — система автоматически определит номер.
Все, в системе есть все необходимые данные. Нажимаем кнопку «Провести» (25). Теперь у нас появляется возможность вывести на печать:
- (27) распорядительный акт о приеме на работу (приказ);
- (28) трудовой договор,
для чего достаточно нажать кнопку «Печать» (26) и отметить необходимые ссылки.
Указываем данные для вычетов по НДФЛ
Если у нового сотрудника имеются основания для получения вычетов (а они, скорее всего, имеются), то прием сотрудника в «1С:Бухгалтерия» предполагает ввод данных, необходимых для предоставления этих вычетов. Например, у сотрудника имеется один несовершеннолетний ребенок. Получив от отца заявление на вычет и копию свидетельства о рождении, вносим соответствующие данные в карточку. Идем по уже знакомому маршруту: «Кадры» — «Сотрудники», вызываем список сотрудников, в котором уже имеется нужная нам персона. «Вызываем» ее карточку, дважды кликнув по нужному Ф.И.О. В открывшейся карточке находим и переходим по ссылке «Налог на доходы» (4).
Открывается форма для занесения данных, необходимых по налоговым вычетам, в ней следует перейти по ссылке «Ввести новое заявление…» (5), чтобы открыть окно для ввода данных. Ошибиться невозможно, умная система напомнит и о том, что сотрудник не пользуется вычетами, и что надо сделать для того чтобы он начал пользоваться этими налоговыми вычетами.
Далее, нажав кнопку «Добавить» (6), выбираем новый вычет (7) – в целях нашего примера это будет вычет на первого ребенка (8), — отмечаем месяц начала применения вычета (9). Нажимаем «Провести и закрыть» (10).
Напомним, что в случае если отец поступил на работу не с начала, а с середины года, то «детский» налоговый вычет предоставляется с месяца приема. Не забудьте потребовать от него справку с предыдущего места работы, поскольку вычет предоставляется до тех пор, пока доход трудящегося нарастающим итогом не превысит определенной суммы. Эти данные вводятся по ссылке (11) «Доходы с предыдущего места работы» (нижний правый угол).
Далее помесячно вносим суммы доходов (12) с прошлого места работы сотрудника, по окончанию процесса не забываем «Записать и закрыть» (13), а также нажать кнопку «ОК» (14). Теперь правильность расчета по НДФЛ обеспечена.
Как оформляется прием сотрудника с электронной трудовой книжкой в 1С 8?
Эта операция не составит особого труда. Чтобы отразить в «1С:ЗУП 8» (ред. 3) данные для ведения трудовой книжки в электронном виде, достаточно проверить, стоит ли отметка «Отразить в трудовой книжке» в документе «Прием на работу»:
Впоследствии аналогичные действия надо проделать в иных документах, в частности, в документе «Кадровый перевод» и «Перемещение в другое подразделение» — в них «флажки» следует ставить своими руками, в документах о приеме и об увольнении он проставляется автоматически, и при необходимости снимается.
Прием сотрудника на работу в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.0
Одна из основных операций, которая выполняется в программе 1С: Зарплата и Управление персоналом 8 — это прием сотрудника на работу. Каждый раз, когда появляется новый сотрудник, необходимо правильно заполнить в информационной базе все данные о нем. Этому и будет посвящена данная статья.
Для того, чтобы принять сотрудника на работу, переходим в раздел «Кадры» и выбираем «Сотрудник». 
Можно также сразу обратиться к документу «Прием на работу» и выбрать нужную позицию в графе «Сотрудник», если сотрудник уже введен в базу, а при отсутствии данных, внести их по кнопке «Создать». 
И в первом, и во втором случае автоматически открывается карточка сотрудника, в которой указываем организацию, ФИО сотрудника, дату рождения, пол, данные ИНН и СНИЛС.
В верхней части карточки расположены несколько гиперссылок, обращаясь к ним, вносим паспортные данные, информацию об образовании и семье. Имеем возможность присоединить файлы, например, сканированные документы сотрудника (диплом, паспорт).
Когда вводим адрес, не забываем использовать адресный классификатор, чтобы в дальнейшем отчетность формировалась корректно. Если адрес введен вручную, то текст выделяется красным. 
При вводе информации о сотруднике с уже существующими в базе фамилией, именем и отчеством выдается сообщение. 
Такая ситуация может возникнуть, если информация о сотруднике уже была введена в справочник «Физические лица», тогда нажимаем «Да, это тот, кто мне нужен» для того, чтобы не допустить ошибок в формировании данных в информационной базе. При отсутствии ранее введенных данных по новому сотруднику выбираем «Нет, это — другой человек» и создаем новый элемент.
Как видим, можно начать создавать сотрудника через справочник «Физические лица», либо сразу через справочник «Сотрудники». В первом случае появляются только физические лица, сотрудников придется создавать. Во втором случае будут созданы элементы сразу в обоих справочниках и в «Сотрудниках», и в «Физических лицах». Не забываем, что запись о сотруднике, как физическом лице, должна быть введена единожды (для одного человека в справочнике «Сотрудники» может быть несколько записей, например, если человек был уволен, а потом снова принят, а физическое лицо должно быть только одно. Это очень важно!).
После того, как внесли всю необходимую информацию по сотруднику, записываем данные и приступаем к оформлению документа «Прием на работу». При записи сотруднику автоматически присваивается табельный номер по порядку, ранее неиспользованный. 
Для перехода к работе с документом «Прием на работу» выбираем из списка «Оформить документ» одноименную позицию. 
В открывшемся окне заполняем все кадровые данные, обращаясь к закладкам. На первой закладке «Главное» указываем подразделение и должность. 
Должность предлагается выбрать либо из справочника «Должности», либо из справочника «Штатное расписание». 
Это зависит от начальной настройки кадрового учета программы, где указываем будет ли вестись штатное расписание или нет. Подробнее о первоначальных настройках 1С: Зарплата и Управление персоналом 8 можно прочитать в статье Первоначальная настройка 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.0.
Также здесь указываем дату приема и при необходимости испытательный срок. Остальные данные проставляются автоматически при заполненном штатном расписании, если оно не ведется — заполняются вручную. Это касается и начислений на закладке «Оплата труда». 
Только данные договора в любом случае придется вносить вручную на закладке «Трудовой договор». 
Как только данные внесены, проводим документ и можем перейти к печатным формам. 
После проведения наполняется данными и форма сотрудника, теперь мы можем заметить отразившиеся сведения о текущем месте работы и увеличение количества гиперссылок для дальнейшего ввода информации. 