Можно ли подписывать регистры БУ КЭП в 1С
Добрый день, подскажите, пожалуйста можно ли в 1С подписывать регистры бухгалтерского учета КЭП и если да, то как это сделать и где они хранятся. А как их потом предоставлять по требованию налоговой?
Обсуждение (16)
Здравствуйте Инна. В программе возможно подписывать регистры бухгалтерии КЭП, а также сохранять их во внешний файл с последующей передачей по ТКС в ФНС. Для того чтобы включить такую возможность перейдите пожалуйста в Администрирование—>Настройки программы—> Настройка регистров учета. Включите признак Использовать электронные подписи. Затем через кнопку Настроить криптографию убедитесь что КЭП подключена к базе 1С. После этого возможно подписание и сохранение бухгалтерских регистров действующей КЭП.
Как делать: сформируйте ОСВ, нажмите кнопку Подписать ЭП и сохранить (вложение). Затем в открывшемся окне произведите подписание документа и сохранение во внешний файл. Совместно с файлом будет сохранена и прикрепленная к документу КЭП.
Сохранение файла PDF и КЭП
Программа предлагает сохранить ОСВ в разных форматах . Какой лучше формат выбрать ? Какой подойдет для налоговой ?
Обычно сохраняют в PDF
В 1с я нашла архив регистров . Это от туда нужно сохранять документ во внешний файл ? Или каким то другим образом сохраняют подписанные КЭП документы ?
Пришлите пожалуйста скрин этого архива регистров, не могу у себя его найти.
И еще подскажите пожалуйста в ЗУП можно регистры подписывать КЭП ?
Когда формирую ОСВ , наживаю на кнопку «Регистр учета » ,, там 3 варианта : 1. Сохранить 2.Подписать и сохранить 3. Открыть архив. Так вот я не понимаю , я наживаю подписать и сохранить. Это все где то сохраняется . Открываю архив , там сформированная ОСВ . Но как куда то выгрузить , не нахожу кнопки.
Инна попробуйте по алгоритму, как во вложенном файле.
Действий на слайде 3 и 4 мне программа не предлагает , только Подписать и сохранить. И документ можно посмотреть в архиве. Не появляется синего кружка , где еще раз нужно подписать документ .
Сформировал на новом отчете. Всё — как во вложении. Подскажите на втором шаге — получилось вывести такое окно? Пришлите скрин пожалуйста.
На втором этапе не на ту кнопку нажимала. Нажимала подписать, а нужно было нажать на ОСВ, а после уже подписывать. Далее сохраняю документ во внешний файл, но он сохраняется без КЭП.
Все получилось. А в 1с где-нибудь сохраняются документы подписанные КЭП? Где посмотреть этот реестр документов?
Инна, отдельного интерфейса не нашел. Можно сделать как на скрине — добавить в избранное, очистив критерий отбора по учетному регистру, чтобы общим списком было.
Составление и хранение регистров в электронном виде
Рассмотрим порядок формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью, а также их хранения в информационной базе на примере программы «1С: Бухгалтерия 8». Для формирования регистров бухгалтерского учета в программе «1С: Бухгалтерия 8» можно использовать следующие стандартные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость; шахматная ведомость; оборотно-сальдовая ведомость по счету; обороты счета; анализ счета; карточка счета; анализ субконто; обороты между субконто; карточка субконто; сводные проводки; отчет по проводкам; главная книга. Чтобы в стандартных отчетах «1С:Бухгалтерии 8» отобразились должности и расшифровки подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета, необходимо предварительно выполнить настройки в регистре сведений Ответственные лица организации, а также в Панели настроек сформированного стандартного отчета программы (например, отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету).
Кроме стандартных отчетов программы, начиная с релиза 3.0.19 в «1С: Бухгалтерии 8», существует возможность сформировать регистры бухгалтерского учета из Справок-расчетов, оформляемых по регламентным операциям закрытия месяца (списание косвенных расходов, себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг и т. п.).
Согласно части 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), начиная с релиза 3.0.21, существует возможность формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью.
Для создания регистра бухгалтерского учета в электронном виде нужно:
- — сформировать регистр бухгалтерского учета из стандартного отчета программы;
- — нажать кнопку «Регистр учета», затем «Сохранить и подписать электронной цифровой подписью»;
- — в открывшемся окне действующих сертификатов ключа проверки электронной цифровой подписи выбрать ответственное лицо, которому выдан соответствующий сертификат. Так как пользователь может иметь возможность подписывать электронные документы несколькими имеющимися сертификатами, в открывшейся форме будет содержаться список всех сертификатов ключа проверки электронной цифровой подписи, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю;
- — нажать кнопку «Подписать».
После подписания и сохранения, регистр бухгалтерского учета в электронном виде помещается в Архив регистров учета.
Для просмотра архива и сохранения регистра в файл с электронной подписью нужно выполнить следующее:
- — нажать кнопку «Регистр учета», затем «Открыть архив»;
- — в списке «Регистр учета» выделить документ, который необходимо сохранить в виде файла;
- — выбрать команду «Все действия», затем «Сохранить файл с электронной цифровой подписью».
В результате выполненных действий выбранный документ успешно сохранен в соответствующий каталог.
Электронный документ можно открыть в печатной форме через просмотр из файла формата *.pdf (межплатформенного формата переносимых электронных документов, разработанного фирмой Adobe Systems) и проверить содержимое ранее сформированного электронного документа.
Как подписать регистры в 1с электронной подписью
Рассмотрим порядок формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью, а также их хранения в информационной базе на примере программы «1С: Бухгалтерия 8». Для формирования регистров бухгалтерского учета в программе «1С: Бухгалтерия 8» можно использовать следующие стандартные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость; шахматная ведомость; оборотно-сальдовая ведомость по счету; обороты счета; анализ счета; карточка счета; анализ субконто; обороты между субконто; карточка субконто; сводные проводки; отчет по проводкам; главная книга. Чтобы в стандартных отчетах «1С:Бухгалтерии 8» отобразились должности и расшифровки подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета, необходимо предварительно выполнить настройки в регистре сведений Ответственные лица организации, а также в Панели настроек сформированного стандартного отчета программы (например, отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету).
Кроме стандартных отчетов программы, начиная с релиза 3.0.19 в «1С: Бухгалтерии 8», существует возможность сформировать регистры бухгалтерского учета из Справок-расчетов, оформляемых по регламентным операциям закрытия месяца (списание косвенных расходов, себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг и т. п.).
Согласно части 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), начиная с релиза 3.0.21, существует возможность формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью.
Для создания регистра бухгалтерского учета в электронном виде нужно:
— сформировать регистр бухгалтерского учета из стандартного отчета программы;
— нажать кнопку «Регистр учета», затем «Сохранить и подписать электронной цифровой подписью»;
— в открывшемся окне действующих сертификатов ключа проверки электронной цифровой подписи выбрать ответственное лицо, которому выдан соответствующий сертификат. Так как пользователь может иметь возможность подписывать электронные документы несколькими имеющимися сертификатами, в открывшейся форме будет содержаться список всех сертификатов ключа проверки электронной цифровой подписи, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю;
— нажать кнопку «Подписать».
После подписания и сохранения, регистр бухгалтерского учета в электронном виде помещается в Архив регистров учета.
Для просмотра архива и сохранения регистра в файл с электронной подписью нужно выполнить следующее:
— нажать кнопку «Регистр учета», затем «Открыть архив»;
— в списке «Регистр учета» выделить документ, который необходимо сохранить в виде файла;
— выбрать команду «Все действия», затем «Сохранить файл с электронной цифровой подписью».
В результате выполненных действий выбранный документ успешно сохранен в соответствующий каталог.
Электронный документ можно открыть в печатной форме через просмотр из файла формата *.pdf (межплатформенного формата переносимых электронных документов, разработанного фирмой Adobe Systems) и проверить содержимое ранее сформированного электронного документа.
В ходе выполнения курсовой работы были рассмотрены предмет и задачи бухгалтерского учета, этапы ведения бухгалтерии, приведены правила ведения бухгалтерии; описана система регистров бухгалтерского учета; проанализированы особенности порядка ведения регистров бухгалтерского учета с 2013 года; описан порядок составление и хранение регистров в электронном виде (на примере специализированного программного комплекса «1С: Бухгалтерия»).
По результатам выполненной работы можно сделать вывод, что с 2013 года требования к регистрам бухгалтерского учета стали жестче. Теперь они должны иметь следующие обязательные реквизиты:
— наименование экономического субъекта, составившего регистр;
— дату начала и окончания ведения регистра и период, за который составлен регистр;
— хронологическую и систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
— величину денежного измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;
— наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
— подписи лиц, ответственных за ведение регистра.
Регистры могут быть составлены не только на бумажном носителе, но и в виде электронного документа. Если регистр создается и хранится в электронной форме, он должен содержать электронную подпись как обязательный реквизит.
Нужно отметить, что и до 1 января 2013 г. существовала обязанность по утверждению форм бухгалтерских регистров в составе элементов учетной политики. Она вытекала из требований Положений по бухгалтерскому учету от 6 октября 2008 года (ПБУ 1/2008). Но, так как в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ такого требования не было, фактически нормы ПБУ 1/2008 «расширяли» нормы правового документа большей юридической силы, что нельзя было признать нормальным. Кроме того, с 2013 года информация, содержащаяся в бухгалтерских регистрах, перестала быть коммерческой тайной.
Таким образом, были выполнены все поставленные задачи и в результате их выполнения исследованы порядок и основные особенности ведения регистров бухгалтерского учета, что и являлось целью курсовой работы.
Бухгалтерская отчетность — единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.
Бухгалтерский учет — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Должностное лицо — лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции.
Имущество — понятие, применяемое для обозначения совокупности вещей, имущественных прав и обязанностей субъекта
Первичные учетные документы — оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется бухгалтерский учет, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции.
Подпись — необходимый реквизит служебных документов, договоров, правовых актов, судебных актов, один из обязательных элементов подлинного документа, имеющего юридическое значение, придающих, в совокупности с прочими обязательными элементами, юридическую силу правовым актам и др. документам.
Регистры бухгалтерского учета — документы, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, а также для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Счет — совокупность записей, отслеживающих движение денежных средств (напр., аналитические и синтетические счета бухгалтерского учета.
Хозяйственная операция — любое документально оформленное и выраженное в валюте юридически и экономически значимое действие субъекта хозяйственной деятельности (коммерческих организаций и некоммерческих организаций), связанное с движением денежных средств или материальных ценностей.
Шифрование в 1С
Для всех типовых конфигурациях 1С, работающих на платформе 8.3, реализованы следующие механизмы, связанные с ЭЦП:
§ Подписание документов и произвольных файлов цифровой подписью
§ Проверка подписанных файлов и документов
§ Выгрузка документов и подписей в файлы
§ Загрузка документов и подписей из файлов
§ Шифрование файлов с возможностью открытия указанному списку лиц
Для начала нужно подготовить компьютер для работы, т.е. выбрать провайдера, скачать дистрибутив программы поддержки криптографии в 1С и заключить договор на получение реальной электронной подписи, получить сертификаты для шифрования 1С. В примере из статьи выбор пал на провайдера КриптоПро, так как он предоставляет тестовые сертификаты и программные продукты криптографии имеют бесплатный период функционирования).
Для получения и установки ЭЦП для 1С необходимо установить программный продукт «КриптоПро CSP 4.0». Продукт можно скачать на сайте программы в разделе «Продукты СКЗИ КриптоПро CSP/TLS/JSP» пункт «Загрузка файлов».
Возможно протестировать механизм ЭЦП бесплатно, для этого разработчики КриптоПро создали тестовый центр сертификации, который создаст вам бесплатный сертификат, но только для тестирования, расшифровать документ с помощью него навряд ли получится, но чтобы что-то зашифровать в 1С и поставить подпись он годится вполне).
В соответствии с вашей операционной системой вы можете скачать нужный вам дистрибутив, пример показан на рисунке ниже.
Рис. Установка КриптоПро
После установки дистрибутива можно получить тестовые сертификаты (далее просто ключи), для этого нужно проделать следующие шаги:
1. скачиваем и устанавливаем программу КриптоПро ЭЦП Browser plug-in;
2. перейти на раздел сайта КриптоПро;
3. в самом низу переходим по ссылке «сформировать ключи и отправить запрос на сертификат»;
4. при переходе на сайт у вас появится окно — Подтверждение доступа, нужно согласиться.
5. В следующем окне заполняем данные, их можно заполнить как угодно. Далее из выпадающего списка выбираем пункт Crypto-Pro GOST R 34.10-2012 Strong Cryptographic Service Provider или Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider (на данный момент алгоритмом шифрования, имеющим юридическую силу, признается последний), далее ставим галочку — “Пометить ключ как экспортируемый” и в последнем пункте пишем имя нашего сертификата.
6. Далее появится окно, в котором нужно в произвольном направлении двигать мышкой что бы у нас произошла генерация случайно последовательности
7. в следующем окне нажимаем на — Установить этот сертификат
Рис. Настройки ключа
Рис. Сохранение ключа, можно в реестре
Рис. Установка ключа
Рис. Успешное завершение сохранения ключа
Далее, чтобы проверить установленные сертификаты в системе нужно:
1. Зайти в КриптоПро через панель управления
2. Открыть вкладку “Сервис”
3. Нажать “Просмотреть сертификаты в контейнере”
4. Нажать копку “Обзор” и смотрим все сертификаты в системе какие есть на данный момент.
Рис. Вызов остнастки КриптоПро
Рис. Проверка, что сертификат установлен
2. Применение ЭЦП в 1С
Рассмотрим использование механизма криптографии в 1С. Для шифрования и подписания документов ЭЦП в 1С нам понадобится включение механизма шифрования, т.е. перейти в “Администрирование”-> “Обмен электронными документами-> Настройки электронной подписи и шифрования“. Также чтобы помимо возможности подписывать документы и иметь возможность шифровать данные нужно установить константу “Использовать шифрование“ , сделать это всегда можно через меню “Все функции”-> “Константы-> Использовать шифрование“ (иначе пункты меню Зашифровать и Расшифровать будут скрыты в программе, а останется лишь опция Подписать).
Рис. Настройки ЭЦП
Рис. Включение опции шифрования 1С
После установки КриптоПро в списке доступных должен появиться провайдер КриптоПро
Рис. Установленные программы криптопровайдеров
Нажимаем на кнопку добавить и добавляем ранее полученный тестовый/рабочий сертификат по кнопке “Добавить”->“Использовать для подписи и шифования”. Далее потребуется ввести пароль, который вы указывали для ключа при его создании. Если по данному сертификату возможна подпись и/или шифрование, то он успешно добавится. Далее можно нажать кнопку “Проверить” , чтобы проверить какие из двух операций по нему доступны.
Рис. Успешно добавленный сертификат
Рис. Успешно добавленный сертификат в списке сертификатов
Рис. Проверка возможностей сертификата
Для проверки работоспособности системы шифрования/расшифрования нужно зайти в справочник Файлы.
Рис. Команда входа в справочник Файлы
Данные в справочнике Файлы мы можем полполнять как вручную файлами из файловой системы, так и, например, посредством массовой рассылки отчетов и писем. Ниже на примере 1С ЗУП 3.1 приводятся настройки формирования отчета Штатное расписание в файлы базы данных.
Рис. Настройка рассылки отчетов в файлы, 1С ЗУП 3 1
Рис. Настройка рассылки отчетов в файлы, 1С ЗУП 3 1 (продолжение)
Рис. Настройка рассылки отчетов в файлы, 1С ЗУП 3 1 (продолжение)
После нажатия “Зашифровать в 1С” из меню появится окно выбора сертификатов, которыми будет производиться шифрование 1С файла.
Рис. Шифрование/расшифрование файла
Рис. Подбор сертификата для шифрования 1С
После шифрования или подписания мы можем сохранить файл на диск или отправить его вместе с электронной подписью по почте, как это работает для любого отчета или обычного файла.
Рис. Файл успешно зафшифрован
Как видно из рисунка, файл успешно зашифрован и при открытии в 1С для просмотра или редактирования будет автоматически произведена его расшифровка, без расшифровки открытие файла вызовет ошибку.
Подпишем документ Word, это делается практически аналогично шифрованию.
Рис. Подписание файла
Теперь сохраним файл на диск вместе с ЭЦП, выбрав “сохранить вместе с электронной подписью”.
Как видно мы подписали документ отсоединенной подписью. Подпись может быть также и присоединенной к файлу, главное отличие этого формата в том, что когда вы подписываете документ остается того же формата и размера, а после подписания с ним будет идти отдельный файл специального формата (в данном случае.p7s) который будет считаться самой подписью.
3. Проверка корректности ЭЦП в КриптоАРМ
Проверим корректность подписи можно с помощью программы КриптоАрм, тем самым это может служить доказательством, что документ не был кем-то подменен и был отправлен именно тем лицом, от которого мы ожидали его получить. Сначала надо скачать и установить КриптоАРМ, также снова следует обратить внимание, что для запуска необходимо обладать правами администратора.
Рис. Окно установщика КриптоАРМ
При первом запуске программа автоматически определяет установленные ключи.
Рис. КриптоАРМ определил, что ключ является действующим
Далее проведем непосредственно саму проверку ЭЦП, для этого потребуется выбрать файл, к которому относится подпись. В нашем случае это печатная форма Штатное расписание (Т-3 ) в виде pdf , выбираем его и сразу убеждаемся , что подпись верна.
Рис. Окно проверки подписи в КриптоАРМ
Рис. Указываем файл документа/отчета для проверки подписи в КриптоАРМ