Машиночитаемая доверенность в программе 1С: Бухгалтерия
Машиночитаемая доверенность – электронный аналог обычной доверенности на бумажном носителе для подписания электронных документов. Это файл формата xml, где указывается доверитель, то есть лицо, которое дает некие полномочия и представитель – тот, кто эти полномочия принимает. Это может быть как отдельный сотрудник, так и юридическое лицо.
Первоначально машиночитаемую доверенность подписывает руководитель квалифицированной электронной подписью, после чего сотрудник при сдаче отчетности или при заверении счетов-фактур прилагает машиночитаемую доверенность к пакету подписанных документов или просто указывает ее номер.
Использование машиночитаемой доверенности обладает рядом преимуществ:
- исключена вероятность подделки подписи руководителя;
- упрощается работа с электронными документами;
- удобное использование и хранение. Например, при взаимодействии с Федеральной налоговой службой достаточно одной сформированной доверенности на определенного сотрудника. Доверенность хранится у компании и в базе ФНС.
Для чего нужна машиночитаемая доверенность
Основная цель машиночитаемой доверенности – подтверждение прав представителя на подписание документов. Перейти на машиночитаемую доверенность необходимо до конца 2022 года. Начиная с января 2023 использование машиночитаемой доверенности обязательно. Без нее сотрудник не сможет подписать документы от лица компании.
В рамках эксперимента ФНС машиночитаемая доверенность подходит для универсальных передаточных документов (УПД): например, актов выполненных работ, счетов-фактур, товарных накладных и других документов.
При подготовке к использованию машиночитаемой доверенности компания должна получить отдельные сертификаты электронных подписей физических лиц, где будут указаны исключительно их данные без реквизитов организации. Затем доверителю нужно зарегистрировать заявление в распределенном реестре на регистрацию доверенности и, уже получив ее, подписать электронной подписью и передать представителю.
Реализация машиночитаемой доверенности в 1С
В 1С функционал машиночитаемой доверенности уже доступен в программе 1С: Бухгалтерия и действует начиная с релиза 3.0.120.14. Чтобы оформить машиночитаемую доверенность в 1С: БП, перейдите в раздел «Главное», выберите пункт «Организации». Откройте карточку нужной организации и по кнопке «ЭДО» выберите пункт «Машиночитаемая доверенность».
Нажмите на кнопку «Создать».
Откроется форма для регистрации заявки на машиночитаемую доверенность. В верхней части документа указывается текущий статус заявки. Номер заявки генерируется автоматически. Номер основания используется при передоверии.
Если срок действия доверенности не определен, то можно в текстовом формате указать, при каких условиях доверенность считается действительной. Важно отметить, что текстовый формат пока что не используется налоговой службой в рамках эксперимента. В соответствующем поле укажите, разрешено ли передоверие.
Добавьте данные доверителя и представителя. Это может быть как организация, так и физическое лицо. Укажите передаваемые полномочия: данная информация носит справочный характер.
После заполнения всех полей доверенность необходимо подписать и отправить (нажмите на одноименную кнопку). Статус изменится на «Отправлено». Обновите заявку через несколько минут, у нее появится новый статус – «Зарегистрировано».
Для регистрации сертификата и машиночитаемой доверенности у оператора ЭДО перейдите в раздел «Администрирование», выберите пункт «Обмен электронными документами». Разверните вкладку «Обмен с контрагентами» и перейдите по ссылке «Учетные записи ЭДО».
Созданные учетные записи подтянут сертификат организации. С помощью команды «Добавить» добавьте сертификат физического лица. На вкладке «Сертификаты» появится новая строка, где будут указаны сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность.
Видеоинструкция
Посмотреть видеоинструкцию «Машиночитаемая доверенность в 1С» вы можете на нашем канале 42Clouds — 1С Онлайн.
Инструкция: создаем машиночитаемую доверенность в 1С
Машиночитаемая доверенность в 1С — электронный документ, являющийся аналогом обычной доверенности. Оформляется он сертификатом электронной подписи руководителя организации, что подтверждает полномочия сотрудника подписывать от имени компании электронные документы и передавать их в другие организации, а также отправлять отчетность в налоговые органы.
Для чего нужна машиночитаемая доверенность в 1С
На сегодня ЭДО вошел в практику ведения учета и отчетности организаций. Органы, обеспечивающие должный контроль, расширяют список утвержденных форматов применения электронной подписи (ЭП). Сегодня любой рядовой сотрудник вправе подписать документы, для этого ему необходим файл подписи доверителя в 1С, который выдается руководителем предприятия.
Основной целью является подтверждение полномочий на подписание ЭД и совершение других юридически значимых действий в рамках ЭДО.
Начиная с 01.09.2023 сотрудники компаний (за исключением руководителей), представляющие их в отношениях с контрагентами и прочими контролирующими органами, должны использовать сертификаты физических лиц. Эта процедура станет обязательной.
Эти сертификаты не будут иметь никакой привязки к компании-работодателю, и при подписании ЭП физическим лицом, представляющим компанию, полномочия представителя необходимо подтвердить доверенностью. Однако в рамках ЭДО подтвердить полномочия на подписание с помощью «бумажной» доверенности сложно, поэтому возникает вопрос, как добавить в МЧД контрагента в 1С при создании доверенности.
- что такое электронная доверенность;
- как оформить доверенность на использование ЭЦП;
- как подписать документ электронной подписью.
Инструкция по созданию МЧД в 1С
Несомненно, стоит задуматься, как и при помощи каких программ создается данная доверенность, есть или нет МЧД в ЗУП?
Определенно есть, так как в рамках своей деятельности предприятию понадобится подписать электронные документы, поэтому при необходимости пользователи могут создавать, а затем и использовать в дальнейшем МЧД в 1С ЗУП для отчетности, для подписания локальных или внешних ЭД, ведомостей, накладных и др. Такая возможность установлена:
- 476-ФЗ от 27.12.2019.
- 443-ФЗ от 30.12.2021.
- ПП РФ № 222, 223, 224 от 21.02.2022.
- Приказами Минцифры № 856, 857, 858 от 18.08.2021.
Доверитель выдает МЧД в любой рабочей бухгалтерской программе.
Рассмотрим подробно образец заполнения МЧД в 1С: для ее создания необходимо перейти в список организаций, открыть карточку нужной организации и по кнопке ЭДО выбрать из списка «Машиночитаемые доверенности».
Далее откроется список, который изначально был пустым. Нажимаем кнопку «Создать».
Следом появится окно регистрации заявки. Заполняем все необходимые данные:
- номер;
- срок действия;
- передоверие;
- сведения о доверителе;
- сведения о представителе.
После заполнения всех данных нажимаем «Подписать и отправить».
Далее возможна проблема с тем, как отправить МЧД в 1С через учетную запись представителя. Во избежание такой проблемы необходимо проверить все введенные данные и дважды нажать по строке с МЧД. Если все хорошо, то статус сменится на «Отправлена» и отобразится диагностическое сообщение, в котором появится идентификатор транзакции.
Позже снова необходимо обновить статус, который заменится на «Зарегистрирована».
После оформления документов и получения сертификата их следует добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Открываем раздел «Администрирование» — «Обмен ЭД» — «Учетные записи ЭДО».
В учетной записи отражается сертификат организации. Необходимо добавить к нему новый сертификат сотрудника, представляющего организацию, по кнопке «Добавить».
Появится новая строка с сертификатом работника и указанием его доверенности.
Настройка завершена. Теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные представителем. Существует такая же, аналогичная инструкция по машинопечатной доверенности ФСС из 1С ЗУП по созданию и отправке бухгалтерской отчетности.
Как проверить доверенность
Информация по МЧД в дальнейшем прилагается к подписанному сертификату. В нем отражается номер и результат проверки оператором электронного документооборота. Как только вы получаете все от контрагента, 1С автоматически проводит проверку подписи. Если документация подписана УКЭП, то программа сразу же определяет подпись сотрудника, для которой нужна доверенность. Все сведения загружаются из распределительного реестра.
При работе со входящим документом, обязательно проверяется штамп со сведениями о подписании. При нажатии кнопки «Подписи» откроется вся необходимая информация о сертификате. В колонке «Статус подписи» отражается более подробная информация о контроле подписи.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить доверенность. Используйте эти инструкции бесплатно.
Возможные проблемы с загрузкой
Главное — разобраться, из-за чего ошибка при загрузке доверенности на сервер распределительного реестра МЧД. Когда происходит подписание и отправка документации, система сверяет информацию из сертификата. Если сведений о МЧД нет, то необходимо указать доверенность, по которой подписывается ЭД. После этого 1С снова проводит проверку. Когда подпись неверна, отобразится ошибка reed при загрузке доверенности на сервер распределенного реестра МЧД.
Если подпись некорректна, то проверяем настройку подписания в разделе «Администрирование», в блоке «Обмен электронными документами» — «Настройки ЭП и шифрования».
Также есть еще одна причина неправильной работы — несочетаемость документов. Это происходит, если в один пакет включили документы, которыми разрешено подписывать и которыми нельзя подписывать документацию, возникнет ошибка.
В случае если не подгружается доверенность в 1С автоматически, загрузите ее вручную из распределенного реестра. Для этого заходим в список, нажав «Еще», и загружаем электронный доверительный документ из реестра. Откроется окно загрузки: впишите доверителя и его номер.
Как работать с электронной машиночитаемой доверенностью (МЧД) в «1С: Электронная отчетность»
Определитесь, кто будет отправлять доверенность: доверитель или доверенное лицо.
Если отправлять будет:
Доверитель
- Создайте форму: В «Бухгалтерии предприятия 3.0»
- Откройте меню «Отчеты»;
- В блоке «1С-Отчетность» выберите пункт «Уведомления, сообщения и заявления»;
- Нажмите «Создать» и выберите организацию, от имени которой создается доверенность;
- Найдите форму МЧД:
- через строку поиска форм. Введите: КНД 1110310 – «Машиночитаемая доверенность (ФНС)»; или
- в списке папка «МЧД»;
- Выберите «Машиночитаемую доверенность (ФНС)» и нажмите «Выбрать».
- через строку поиска форм. Введите: КНД 1110310 – «Машиночитаемая доверенность (ФНС)»; или
- в списке папка «МЧД»;
- номер и срок действия МЧД;
- реквизиты доверителя;
- реквизиты представителя;
- список налоговых органов – получателей МЧД;
- полномочия представителя.
Заполните данные согласно требованиям к доверенности. Данные можно выбрать из ранее заполненных справочников базы или ввести вручную.
С рекомендациями по заполнению доверенности можно ознакомиться в статье сайта buh.ru.
Пример заполнения доверенности на бухгалтера организации с сертификатом на юр.лицо
После отправки статус МЧД, который выводится в строке состояния, изменится на «Отправлено оператору». Состояние МЧД ФНС также можно отслеживать в меню «Журнал обмена с контролирующими органами».
После регистрации доверенности в ИФНС ее статус изменится на «Зарегистрировано».
Доверенное лицо
-
Создайте и заполните МЧД. Подробно описали создание в блоке «Доверитель».
- Откройте меню «Отчеты»;
- В блоке «1С-Отчетность» выберите «Уведомления, сообщения и заявления»;
- Нажмите «Загрузить» — «МЧД» — «Машиночитаемая доверенность (ФНС)»;
- В открывшемся окне выберите файл выгруженной МЧД и открепленной подписи, нажмите «ОК»;
Например, если МЧД формировала ООО «Ромашка» и передала файлы своему НП «Колокольчик» и отправлять документ будет он, нужно выбрать пункт «Представителя».
Если загрузить МЧД с файлом подписи доверителя, возможность редактировать поля будет отсутствовать. При этом можно отправить МЧД через учетную запись доверителя или представителя, а также выбрать другого доверителя или представителя. Эти изменения повлияют только на учетную запись, через которую отправляется доверенность, но не отразятся на сведениях, указанных в доверенности.
Статус МЧД, который выводится в строке состояния, изменится на «Отправлено оператору». Состояние МЧД ФНС также можно отслеживать в меню «Журнал обмена с контролирующими органами».
Если выбрать только файл выгрузки МЧД, подпись сформируется автоматически при отправке МЧД с сертификатом пользователя «1С-Отчетности». В этом случае отправителем должен быть сам доверитель. Этот вариант подходит, если за доверителя документ сформировал, например, бухгалтер и теперь документ нужно лишь отправить, чтобы подтвердить права подписи доверенного сотрудника.
Откроется форма МЧД, которая будет немного отличаться от изначально заполняемой – появится блок «Отправка через учетную запись». В нем выберите, от имени какой организации отправляется МЧД.
Например, если МЧД формировала ООО «Ромашка» и передала файлы своему НП «Колокольчик» и отправлять документ будет он, нужно выбрать пункт «Представителя».
Если загрузить МЧД с файлом подписи доверителя, возможность редактировать поля будет отсутствовать. При этом можно отправить МЧД через учетную запись доверителя или представителя, а также выбрать другого доверителя или представителя. Эти изменения повлияют только на учетную запись, через которую отправляется доверенность, но не отразятся на сведениях, указанных в доверенности.
Статус МЧД, который выводится в строке состояния, изменится на «Отправлено оператору». Состояние МЧД ФНС также можно отслеживать в меню «Журнал обмена с контролирующими органами».
Настройка отправки отчетности в ФНС по МЧД
МЧД считается зарегистрированной после положительного приема со стороны ФНС. В 1С у такой доверенности будет статус «Зарегистрировано».
После регистрации МЧД в ФНС можно настроить отправку отчетности с ее использованием. Подробнее в статье.
Отзыв доверенности
- Откройте форму ранее зарегистрированной доверенности:
- Нажмите «Отозвать»;
Машиночитаемая доверенность: создание и использование в 1С
Как подключить сотрудников предприятия к подписанию электронных документов
Чтобы сотрудник мог подписывать в компании электронные документы, он должен получить на себя сертификат физического лица. Полученный сертификат нужно добавить в список сертификатов, зарегистрированных в программе, и оформить МЧД на данного сотрудника. Затем сотрудника нужно добавить в учетную запись ЭДО, указав его сертификат и оформленную МЧД.
После этого сотрудник сможет подписывать любые электронные документы своей подписью.
Как использовать МЧД при работе с электронными документами
Машиночитаемая доверенность – это электронная доверенность в формате XML, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Все машиночитаемые доверенности хранятся в системе в специальных справочниках: машиночитаемые доверенности организаций; машиночитаемые доверенности контрагентов. Доверенности попадают в эти справочники разными способами:
- автоматически, путем загрузки из узла распределенного реестра ФНС;
- вручную, путем ввода и подписания МЧД руководителем вашего предприятия;
- вручную, путем загрузки МЧД контрагентов, полученных, например, по электронной почте.
Сохраненные в этих справочниках машиночитаемые доверенности автоматически используются системой для проверки правильности подписания исходящих документов и проверки правильности подписания входящих документов.
Варианты использования МЧД для отправки и приемки документов:
- Отправка УПД (предусмотрено автоматическое включение в отправляемый документ ссылки на доверенность, зарегистрированную в узле распределенного реестра ФНС; вручную пересылать доверенность контрагенту не требуется).
- Отправка других документов (в документ не включаются сведения о МЧД, и доверенность надо вручную передать контрагенту как произвольный документ ЭДО или как файл по почте или через мессенджеры).
- Прием документов от контрагентов (программа автоматически определяет, что входящий документ подписан сертификатом физического лица и МЧД; поиск МЧД происходит сначала в узле распределенного реестра ФНС (для документов вида УПД/УКД), а затем в справочнике «Машиночитаемые доверенности контрагентов»).
Во всех вариантах использования программа автоматически определяет, что документ был подписан подписью физического лица, и пытается найти доверенность. Если доверенность не найдена или не прошла проверку, то программа выводит предупреждение об этом.
Сотрудник, осуществляющий обработку электронных документов, может дополнительно просмотреть детальное описание выполненной автоматической проверки, карточку доверенности и принять решение о доверии документу.
Для того, чтобы отозвать подписанную ранее доверенность, нужно выполнить два действия:
Пометить доверенность организации отозванной (МЧД будет помечена отозванной в узле распределенного реестра ФНС).
По почте или через мессенджеры уведомить контрагентов, которым передавали данную доверенность, что она отозвана и недействительна.
Подготовка к использованию МЧД
Чтобы компании пользоваться МЧД, должен быть получен сертификат физического лица на человека, который будет доверенным лицом организации. В сертификате будут указаны только его данные, и не будет реквизитов организации. Доверитель должен зарегистрировать доверенность в узле распределенного реестра ФНС, а сертификат физического лица — в учетной записи организации ЭДО. К сертификату нужно приложить соответствующую МЧД. В дальнейшем при подписании документов сертификатом машиночитаемая доверенность будет подбираться автоматически.
В программе использование МЧД по умолчанию включено.
Список МЧД организаций и контрагентов в программе
Посмотреть все МЧД, зарегистрированные в программе, можно в общем списке машиночитаемых доверенностей. Данный интерфейс доступен для просмотра всем пользователям. У пользователей с дополнительными правами есть возможность создавать МЧД, загружать их из узла распределенного реестра ФНС и многое другое.
Открыть список МЧД можно из окна Текущие дела ЭДО по гиперссылке Машиночитаемые доверенности.
Также открыть общий список МЧД можно из меню Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Машиночитаемые доверенности.
В общем списке МЧД можно вести учет машиночитаемых доверенностей и организаций, и контрагентов.
Создание МЧД
Создать машиночитаемую доверенность своей организации можно несколькими способами:
В списке организаций открыть карточку необходимой организации и перейти по команде ЭДО – Машиночитаемые доверенности.
2. В общем списке МЧД в разделе доверенностей организации по кнопке Создать на вкладке Доверенности организаций.
Откроется карточка регистрации машиночитаемой доверенности, в которой необходимо заполнить данные. Некоторые поля заполняются автоматически, например, при выборе организации заполняются поля с ее данными.
При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на следующие реквизиты:
- номер доверенности – генерируется автоматически;
- срок действия доверенности – может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилота ФНС). Дату окончания использования доверенности нельзя поставить меньше текущей, программа выдаст предупреждение;
- передоверие – разрешено или нет;
сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;
Также важно, чтобы у представителя была полностью заполнена карточка информации. Программа проверит заполнение всех реквизитов и выдаст сообщение, если данные будут не до конца заполнены. Далее нужно заполнить информацию о полномочиях.
После заполнения данных надо подписать доверенность по одноименной команде Подписать и отправить. После чего появится окно Подписание электронного документа для выбора сертификата и ввода пароля. Далее необходимо нажать кнопку Подписать.
Если ранее в этом сеансе был проставлен флаг Запомнить на время сеанса пароль от данного сертификата, то окно подписания не появится.
После успешного подписания регистрация МЧД в узле распределенного реестра ФНС происходит не сразу. На время регистрации МЧД находится в статусах Подписана и В реестре ФНС: Отправлена. Как только МЧД будет зарегистрирована, в ее карточке появится соответствующий статус В реестре ФНС: Зарегистрирована и кнопка Отозвать. Теперь можно пользоваться созданной МЧД.
Полномочия МЧД
На данный момент общероссийский классификатор полномочий МЧД пока не сформирован. Однако регламент допускает использование текстовых полномочий на усмотрение предприятий. Для ограничения полномочий в доверенности организации необходимо сделать следующее:
создать новую доверенность организации;
заполнить текстовое описание полномочий;
настроить правила автоматической проверки текстовых полномочий.
По умолчанию во время создания доверенности в ней указаны Все полномочия.
МЧД будет считаться доверенностью с полными полномочиями, если будет указано значение Полные полномочия. Значение по умолчанию можно убрать и поставить те ограничения, которые требуются, например Подписание ТТН, Подписание УПД и т.д. МЧД с любым текстом полномочий, отличающимся от значений Все полномочия или Полные полномочия, будет считаться доверенностью с ограниченными полномочиями.
Карточка подписанной МЧД с ограниченными полномочиями выглядит следующим образом.
При указании ограниченных полномочий требуется их проверить. Проверка возможна в двух режимах – автоматическая и ручная.
Автоматическая проверка полномочий
В МЧД есть специальная вкладка для автоматической проверки полномочий – Правила проверки полномочий. Проверка происходит с помощью скрипта, который составляет ответственный за нее сотрудник, добавленный в профиль Полные права, на языке «1С:Предприятия» (составление скрипта происходит в безопасном режиме). Скрипт составляется после того, как была получена входящая МЧД или зарегистрирована МЧД организации. Без него доверенность не будет проходить проверку, и подписать документы по ней будет нельзя.
Если у ранее полученных МЧД появятся ограниченные полномочия, тогда в них появится вкладка Правила проверки полномочий.
Пример скрипта можно увидеть на вкладке Правила проверки полномочий над полем для ввода текста скрипта.
Если в МЧД полномочия ограничены, но скрипт для проверки полномочий не задан, то в верхней части доверенности будет выведено следующее сообщение.
В окне статуса подписи МЧД также есть возможность для задания скрипта. Для этого необходимо перейти в окне статуса подписи по гиперссылке Открыть.
Откроется карточка МЧД, в которой на вкладке Правила проверки полномочий можно задать скрипт автоматической проверки.
Примеры скриптов для автоматической проверки
1. Проверяет возможность работы с типами электронных документов из списка разрешенных:
РазрешенныеТипыДокументов = Новый Массив();
Если РазрешенныеТипыДокументов.Найти(ТипДокумента) = Неопределено Тогда
Параметры.Результат.ТекстОшибки = СтрШаблон(«Не разрешено подписывать документ типа: %1», ТипДокумента);
2. Реализует запрет работы с документами по дате:
Если ТекущаяДатаСеанса() >= ДатаЗапрета Тогда
трШаблон(«Не разрешено подписывать документ после: %1», Формат(ДатаЗапрета, «ДЛФ=D»));
3. Реализует запрет ответа на документ по сроку в днях всем, кроме пользователя с профилем «Полные права»:
Если ТекущаяДатаСеанса() — Параметры.ЭлектронныйДокумент.ДатаПодписания >= СрокЗапретаВДнях*24*60*60 И
И НЕ Пользователи.ЭтоПолноправныйПользователь() Тогда
СтрШаблон(«Не разрешено отвечать на документ позднее %1 дней с момента его подписания», СрокЗапретаВДнях));
Ручная проверка полномочий
При получении МЧД может сложиться ситуация, когда автоматическая проверка не будет пройдена. Например, при получении доверенности с ограниченными полномочиями и отсутствием скрипта проверки для нее. Тогда в окне проверки подписи будет следующее сообщение:
В таком случае программа предлагает пройти ручную проверку. Сделать это можно по соответствующей гиперссылке Проверить вручную. В открывшемся окне необходимо визуально проверить указанные данные, отметить флаг Полномочия проверены и нажать кнопку Готово.
После этого статус доверенности сменится на проверенный, подпись станет действительной, и окно примет следующий вид:
Получение МЧД с ограниченными полномочиями
В МЧД контрагентов с ограниченными полномочиями также доступна вкладка для проверки полномочий, как и в МЧД организаций. Скрипт для проверки устанавливает получатель. В доверенностях контрагентов не обязательно использовать скрипт для автоматической проверки – для них предусмотрена возможность проверки вручную. Проверка вручную доступна для каждого документа в отдельности. В программе остается возможность ручной проверки, даже если автоматическая проверка прошла неуспешно.
Проверка полномочий для входящего документа выполняется автоматически во время подписания, принятия к учету.
Подписание входящего электронного документа с непроверенными полномочиями выглядит следующим образом.
Входящий электронный документ может прийти с МЧД, которая не прошла успешную проверку полномочий по каким-либо причинам. При этом в базе есть доверенности контрагентов. В таком случае программа выдаст следующее сообщение, в котором приведено объяснение возникшей ситуации и возможные варианты дальнейших действий:
Для ручной проверки необходимо перейти по гиперссылке Перейти к ручной проверке. В открывшемся окне необходимо проверить информацию, установить флаг Полномочия проверены мной вручную и нажать кнопку Готово.
Если при получении электронного документа в системе не была найдена подходящая доверенность, то будет выведено другое сообщение:
В таком случае, как следует из подсказки, необходимо получить от контрагента подходящую доверенность или запросить у контрагента данный документ с другой подписью. Если был получен электронный документ без прикрепленной к нему МЧД, то система на стороне получателя прикрепит к документу первую найденную подходящую доверенность.
Отправка МЧД с ограниченными полномочиями
Во время отправки электронного документа, подписанного с помощью МЧД с ограниченными полномочиями, может сложиться следующая ситуация: в программе есть только действующие доверенности, не подходящие по полномочиям. Тогда при подписании после выбора сертификата будет открыто окно с предупреждением и объяснением.
Цветом в списке выделены МЧД с ненастроенными правилами проверки. В таком случае сотрудник не сможет подписать документ, т.к. проверка не была пройдена.
При отсутствии действующих МЧД организации во время подписания и отправки электронного документа будет открыто предупредительное окно:
В таком случае необходимо сформировать подходящую МЧД или передать документ руководителю для подписания.
При групповом подписании МЧД открывается помощник обработки документов с информацией о том, какие электронные документы не удалось подписать (если такие есть).
Регистрация сертификата и МЧД у оператора ЭДО
Сертификат должен быть установлен на ПК в разделе Личные и проходить проверку в программе криптографии (КриптоПРО CSP). Далее администратор или иной пользователь с подходящими правами должен добавить сертификат в программе 1С в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования.
Пользователь, у которого нет прав на прямой доступ к справочнику, может попасть в него только по ссылке. Для этого администратору или иному пользователю с подходящими правами необходимо зайти в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования, нажать кнопку Получить ссылку и отправить ее пользователю, у которого нет прямого доступа к справочнику.
После того, как сертификат будет заведен в данном справочнике, его необходимо добавить в учетную запись организации в сервисе «1С-ЭДО». Для этого нужно открыть список учетных записей в меню Администрирование – Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО. Добавить новый сертификат физического лица можно по соответствующей кнопке Добавить.
В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием машиночитаемой доверенности. Чтобы сохранить изменения, необходимо нажать по кнопке Записать и закрыть. При этом откроется окно Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО, в котором подтверждаем подписание по кнопке Подписать.
На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.
Создание новой учетной записи с МЧД
Есть возможность регистрации учетной записи с помощью сертификата физического лица, доверенных посредством МЧД. Зарегистрировать новую учетную запись можно в меню Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Учетные записи ЭДО. По кнопке Создать откроется окно помощника для регистрации учетной записи.
Заполнение данных аналогично стандартной регистрации учетной записи. С единственным различием: при выборе сертификата физического лица появится дополнительное поле Доверенность, в котором необходимо выбрать МЧД, которая соответствует данному сертификату физлица.
Обработка входящих документов с МЧД
При получении документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Для УПД и УКД программа ищет доверенность в узле распределенного реестра ФНС, а для прочих документов ищет в справочнике Машиночитаемые доверенности контрагентов. При обнаружении доверенности она автоматически загружается из узла распределенного реестра ФНС в программу (если был поиск по узлу распределенного реестра ФНС) и выполняет следующие действия:
- сопоставление данных о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД;
- проверка полномочий представителя;
- сопоставление данных о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;
- сопоставление даты подписания ЭД и срок действия доверенности;
- проверка квалифицированной электронной подписи доверителя, которой подписана доверенность.
При подписании входящего документа можно визуально самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке сертификата на закладке Подписи есть возможность посмотреть информацию о сертификате и подписи документа.
По двойному клику в колонке Статус подписи на закладке Подписи откроется окно, в котором будет доступно больше информации о том, какие проверки были выполнены программой, и результат проверки (при наличии ошибок программа выдаст поясняющие комментарии). Данная информация поможет принять решение по поступившему документу – принять или отклонить его.
При проверке входящего документа может возникнуть ситуация, когда система не находит доверенность. Например, контрагент подписал сертификатом физического лица произвольные документы и забыл отправить МЧД. Тогда программа показывает, что подпись не прошла проверку и объясняет, что доверенность не найдена.
Проверка МЧД при отправке документов
При отправке документов программа автоматически определяет, необходима ли в данном случае доверенность, подбирает последнюю из использованных (если в программе несколько МЧД) и сопоставляет данные документа с данными сертификата. После этого запрашивает пароль к подписи.
Если автоматически не получается подобрать подходящую доверенность, то программа предоставляет возможность выбрать другой сертификат или завести новую доверенность. И на экране появляется следующее окно.
После того, как доверенность выбрана, выполняется автоматическая проверка. Программа выдаст предупреждение, если при проверке обнаружится хотя бы один из пунктов, перечисленных ниже:
- подпись неверна;
- данные о доверенности некорректны;
- данные о документе;
- данные о представителе или доверителе.
Работа с МЧД поддерживается для подписания документов на клиенте и на сервере. На сервере доступно подписание документа с помощью МЧД, когда можно автоматически подобрать подходящую доверенность. Из всех имеющихся МЧД будет подобрана последняя действующая доверенность.
Не предусмотрено подписание пакета документов, в котором одновременно содержатся документы, которые нужно подписывать разными сертификатами. Программа в таком случае будет выдавать предупреждение.
Отзыв машиночитаемой доверенности
В программе есть возможность отозвать МЧД и пометить доверенность отозванной.
- Отозвать – с помощью данной команды можно отозвать доверенность напрямую из распределенного реестра ФНС, после чего доверенность становится недействительной. В таком случае контрагентам необходимо сообщить, что ваша доверенность перестала быть действующей.
- Пометить отозванной – команда используется, когда сотруднику по каким-либо причинам нет необходимости дальше пользоваться доверенностью. При этом доверенность продолжает быть действительной, но подписать ею электронные документы не получится. Данный отзыв доверенности не отзывает доверенность из распределенного реестра ФНС России. Также у контрагента данная операция никак не отображается. Отозвать можно только зарегистрированную доверенность. Для этого необходимо открыть карточку доверенности и перейти по команде Еще – Отозвать.
Чтобы пометить доверенность отозванной, необходимо перейти по команде Еще — Пометить отозванной из списка МЧД или из карточки самой МЧД.
Откроется карточка машиночитаемой доверенности, в которой необходимо перейти по команде Еще – Пометить отозванной. В открывшемся окне необходимо ввести дату, с которой доверенность будет считаться отозванной, и нажать кнопку Пометить отозванной.
После чего доверенность автоматически получит статус Отозвана. Теперь необходимо сообщить об отзыве контрагентам, которым ранее отправляли данную доверенность.
Загрузка МЧД из узла распределенного реестра ФНС
В программе есть возможность вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра ФНС в общем списке доверенностей. Загрузить можно как доверенности организации, так и доверенности контрагентов по команде Еще – Загрузить из реестра ФНС.
В открывшемся окне при загрузке доверенности организации указывается доверитель и номер загружаемой доверенности. После чего происходит поиск доверенности в узле распределенного реестра ФНС и загрузка в базу.
В случае с загрузкой доверенности контрагента указывается требуемый контрагент и номер доверенности. После ввода данных производится загрузка доверенности из узла распределенного реестра ФНС в программу, при этом открывается карточка новой загруженной доверенности. Если же такая доверенность ранее уже была загружена в базу, тогда открывается окно найденной доверенности.
Загрузка МЧД из файла
МЧД можно получить не только из узла распределенного реестра ФНС, но и по электронной почте или через мессенджеры. Для этого в программе существует возможность загрузить МЧД из файла. При загрузке МЧД проверяется соответствие файла утвержденному формату и соответствие подписи полученного файла. Загрузка производится в окнах Машиночитаемые доверенности контрагентов или Машиночитаемые доверенности организаций по кнопке Загрузить из файла.
Если все проверки прошли успешно, то МЧД загружается в базу со всеми реквизитами.
Отправка МЧД по ЭДО произвольным документом
В программе предусмотрена альтернативная возможность передачи МЧД – передача в виде произвольного документа. В таком случае МЧД передается в виде zip-архива, состоящего из нескольких файлов: данные МЧД в формате xml, подпись и представление МЧД в формате pdf.
Для формирования и отправки документа необходимо в карточке МЧД перейти по команде Еще – ЭДО – Отправить контрагенту. Программа формирует произвольный документ, в котором необходимо выбрать контрагента.
После заполнения информации данный электронный документ нужно отправить по соответствующей кнопке Подписать и отправить. Такой документ имеет вид Машиночитаемая доверенность и на стороне получателя распознается как Машиночитаемая доверенность (только в программе 1С).
Входящие МЧД отображаются в программе следующим образом:
Если включена область предпросмотра, то будут видны реквизиты МЧД.
Также в программе есть возможность просмотреть все документы, подписанные конкретной машиночитаемой доверенностью. Сделать это можно, выделив машиночитаемую доверенность и нажав команду ЭДО – Открыть электронные документы.
Отправка и просмотр электронных документов по МЧД также доступны и в форме самой МЧД по команде Еще – ЭДО – Открыть электронные документы.
При использовании данной команды откроется окно со списком документов, подписанных данной МЧД. Помимо этого, список документов, подписанных конкретной МЧД, можно увидеть на вкладке Подписанные документы в карточке МЧД.
Требуется консультация по использованию МЧД? Закажите бесплатную консультацию