Как отражается в бухучете антифриз и другие специальные жидкости для ТС
Горюче-смазочные материалы учитывают в составе запасов компании. Но какого-то общего списка материальных запасов в нормативах нет. Разбираемся, к чему относится масло и тосол и как отражать их в бухучете.
К чему относится антифриз и другие спецжидкости
Горюче-смазочные материалы — это ресурсы, у которых есть материальная форма и которые предназначены для потребления в процессе работы компании. В бухучете ГСМ относят к материальным запасам: операции с ними проводят по нормам ФСБУ 5/2019.
В федеральном стандарте напрямую не указано, к какой категории относятся тормозная жидкость, антифриз и другие спецжидкости. Но в ФСБУ 5/2019 приведены критерии, по которым материалы являются частью запасов, — если их потребляют не больше 12 месяцев или в рамках обычного операционного цикла (п. 3 ФСБУ 5/2019).
Обычно к материалам относят:
- сырье;
- основные и вспомогательные материалы, при помощи которых изготавливают товары, выполняют работы и услуги;
- полуфабрикаты;
- стройматериалы;
- комплектующие;
- ГСМ;
- канцелярию, хозтовары и другие ТМЦ.
А к горюче-смазочным материалам относится не только топливо (бензин, дизель, керосин), но и различные технические жидкости для транспорта — дизельное и автотракторное масло, тосол или антифриз, сжатый и сжиженный газ для моторного топлива. То есть в группу ГСМ включают все спецжидкости, которые нужны для работы транспорта:
- легковых авто и грузовиков;
- автобусов и микроавтобусов;
- тягачей и самосвалов;
- фургонов;
- кранов, погрузчиков и других специализированных машин.
Как ведут бухучет спецжидкостей для транспорта
Утверждение, что в бухучете тосол можно отнести к запчастям, неверно: антифриз относится к ГСМ. Материалы принимают к учету по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019). Если приобрели матценности за плату, в их себестоимость включают все затраты на покупку, но только после вычета НДС и скидок (п. 10, 11, 12 ФСБУ 5/2019).
Теперь разберем, к какому счету отнести антифриз и как его учитывать. Бухучет горючего проводится по определенным правилам:
- необходимо строго соблюдать порядок приемки и отпуска ГСМ;
- показатели оперативно-складского и бухгалтерского учетов должны совпадать.
Кроме того, необходимо вести оперативный количественный учет горючего на складах и в баках машин: этим занимаются материально ответственные лица и вносят сведения в складские карточки и другие регистры. Еще бухгалтеру надо постоянно контролировать места хранения и проверять, как МОЛ готовят документацию и ведут складской учет. Бухгалтеру рекомендуется систематически сверять фактические остатки ГСМ с учетными показателями. Затем бухгалтерия оценивает данные по складу и остатки материалов по бухучету.
Минфин определил, на каком счете отражать антифриз и другие спецжидкости — на счете 10 для материалов (Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000). По плану счетов для ГСМ ввели отдельный субсчет «Топливо» — это субсчет 10.3. По нему фиксируют наличие и движение нефтепродуктов и технических жидкостей.
Вот на какие счета бухгалтерского учета отражают тосол и другие ГСМ в коммерции и в бухучете НКО:
- 10.3.1 «Топливо на складе»;
- 10.3.2 «Топливо в баках»;
- 10.3.3 «Топливо по талонам (топливным картам)».
Для антифриза чаще всего используют субсч. 10.3.1, по нему проводят наличие и движение ГСМ, которые используют для эксплуатации транспорта и механизмов в компании. По дебету отражают приход, по кредиту — списание. Записи прихода делают по первичным документам, которыми МОЛ оприходовали поступление смазочных материалов, списания — по накладным, ведомостям учета выдачи ГСМ, лимитно-заборным ведомостям. Аналитику ведут по материально ответственным лицам, видам и маркам жидкостей.
Как нормируют расходы по ГСМ
И коммерция, и НКО, и бюджетники нормируют затраты на горюче-смазочные материалы для легковых и грузовых машин. Это делается для контроля за фактическим наличием горючего и выявлением перерасходов. Локальные нормы устанавливают отдельным приказом руководителя.
Базовый показатель — норму на 100 км пробега — найдете в Распоряжении Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008. Если не нашли нужное значение, посмотрите документы изготовителя и скорректируйте показатели на коэффициенты с учетом условий эксплуатации.
Если компания добровольно установила локальные нормы ГСМ для контроля за использованием горючего и смазки, сверхнормативный расход для налогообложения прибыли разрешают:
- учитывать в расходах в обычном порядке, если это обоснованно (письмо УМНС по г. Москве № 26-12/7430 от 05.02.2003);
- учитывать во внереализационных расходах после того, как в доходах признают сумму возмещения ущерба (из-за перерасхода, хищения ГСМ) виновным лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина № 03-03-06/2/14611 от 07.03.2018, № 03-03-06/1/9693 от 20.02.2017);
- учитывать во внереализационных расходах, если не нашли виновного. Но это надо документально подтвердить (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, письмо Минфина № 03-03-06/1/63646 от 20.08.2019);
- не признавать в расходах, если безосновательно превысили норму или не подтвердили отсутствие виновного (определение ВАС РФ № ВАС-8327/12 от 09.07.2012, постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа № Ф08-5527/2015 от 25.09.2015).
А для налогообложения по УСН стоимость сверхнормативных затрат, которые учли в расходах на дату оплаты, надо восстановить. Но есть исключение — случай, когда сверхнормативный расход экономически обоснован. На упрощенке убытки от хищений не входят в список расходов по п. 1 ст. 346.16 НК РФ, а в случае отсутствия разумных причин для перерасхода не соблюдается условие для признания затрат (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Если компания установила нормы расхода для топлива и смазочных материалов, при отклонениях от нормативов надо проанализировать причины перерасхода для бухучета. И в зависимости от причин таких отклонений бухгалтер определяет, куда списывать антифриз в размере сверхнормативных затрат (актуально для всех ГСМ):
- в расходы по обычным видам деятельности — если обосновали сверхнормативные затраты (п. 5 ПБУ 10/99);
- на виновных лиц — если их обнаружили;
- на прочие расходы — если сверхнормативные затраты не обоснованы или виновные не найдены (п. 11 ПБУ 10/99).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали нормы и учет ГСМ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какие проводки составляют для спецжидкостей
В таблице — основные проводки по бухучету горючего и смазочных материалов для коммерции и НКО.
| Проводка | Содержание операции |
|---|---|
| Дт 71 Кт 50 | Выдали наличные деньги подотчетному лицу для покупки тосола, масла, бензина |
| Дт 10 Кт 71 | Приняли к учету купленные материалы |
| Дт 20, 23, 26, 44 Кт 10 | Списали горючее и смазку, которые использовали для работы компании |
А вот проводки по бухучету спецжидкостей для бюджетников.
| Проводка | Содержание операции |
|---|---|
| Дт 2 208 34 837 Кт 2 201 11 610, забалансовый счет 18 | Выдали наличные деньги подотчетному лицу для покупки тосола, масла, бензина |
| Дт 2 105 33 343 Кт 2 208 34 737 | Приняли к учету купленные материалы |
| Дт х 109 х0 272 Кт х 105 33 443 | Списали материалы в пределах локальных норм |
| Дт х 401 10 172 Кт х 105 хх 443 | Списали материалы сверх локальных норм, но не нашли виновного |
| Списали ГСМ сверх локальных норм и выявили виновного сотрудника | |
| Дт х 209 74 567 Кт х 401 10 172 | Учли перерасход по справедливой стоимости |
| Дт х 401 10 172 Кт х 105 33 443 | Списали перерасход |
| Дт х 201 34 510, х 201 11 510, забалансовый счет 17 Кт х 209 74 667 | Виновный возместил перерасход в кассу или на лицевой счет в Казначействе |
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Учет ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы. Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.
Рассмотрим, как эти способы учета ГСМ реализованы в «1С:Бухгалтерии 8.3».
Учет по картам
Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо. Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.
Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)» — создать поступление «Услуги (акт)»).
Рис.1 Создание документа «Услуги»
Рис.2 Заполнение документа услуги – изготовление топливной карты
При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» — «Операции, введенные вручную».
Рис.3 Операция, введена вручную – отражение топливной карты на забаланс
Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.
Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные».
Рис.4 Меню программы 1С:Бухгалтерия «Покупки»
Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.
Рис.5 Номенклатурная карточка ГСМ
Рис.6 Оформление поступления ГСМ
Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 — Кт. 60.
Рис.7 Движение документа «Поступление товаров (накладная)»
Поступление ГСМ по авансовому отчету
Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».
Рис.8 Заполнение документа выдача наличных
Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» — «Авансовые отчеты».
Рис.9 Кассовые документы
С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.
Рис.10 Заполнение отчета
Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 — Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.
Рис.11 Печатная форма авансового отчета
Списание ГСМ в 1С 8.3
Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.
Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».
Рис.12 Фрагмент пункта меню «Склад»
В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой. Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.
Рис.13 Заполнение «Требования-накладной» на списание ГСМ
При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.
Рис.14 Отчет о движении документа «Требование-накладная»
Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.
Рис.15 Создание «Требования-накладной» из «Авансового отчета»
Настройка субконто счета 10.03 «Топливо»
В нашем примере используется один склад для оприходования топлива. Если у вас несколько транспортных средств, то можно создать свой склад на каждый автомобиль и учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.
Для того чтобы учет на счете 10.03 велся в разрезе складов, посмотрим настройку счета в плане счетов. Откроем счет 10.03 – «Топливо». Здесь состав видов субконто определяется настройкой плана счетов «Учет запасов». Установив галочку «Учет запасов ведется по местам хранения», мы получаем дополнительное субконто в виде складов, учет на которых может вестись как в количественном, так и количественно-суммовом выражении.
Рис.16 Настройка субконто «Места хранения» счета 10.03 «Топливо»
Рис.17 Окно настройки плана счетов – счет 10.03 «Топливо»
Для примера перепроведем наши созданные документы, изменив «Основной склад» на склад «Автомобиль». После этих изменений в проводках отобразился «Склад», и при формировании оборотно-сальдовой ведомости появилась возможность добавить субконто «Склады».
Отражается ли антифриз в бухучете ГСМ
С бензином, дизелем и прочими видами топлива для целей бухгалтерского учета все предельно ясно. А вот как только на горизонте появляются антифриз, масла и тосол, в голове сразу возникает большой вопрос. К чему отнести эти жидкости, ГСМ ли это или что-то другое, и как их учитывать? Попробуем на него ответить.
Антифриз и тосол: относятся ли они к ГСМ
Словарь финансовых и юридических терминов относит к ГСМ:
- топливо — привычные всем бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ и сжатый природный газ;
- смазочные материалы — моторные, трансмиссионные и специальные масла и пластичные смазки;
- специальные жидкости — тормозные и охлаждающие.
Это определение словарь позаимствовал из методических рекомендаций по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях (утв. 16.05.2005). Этот документ, на самом деле, применим только в сельском хозяйстве, но так как ничего другого более-менее законного на эту тему нет, определяя, к чему относятся масло и тосол, допустимо воспользоваться им.
Отнести охлаждающие жидкости к ГСМ косвенно помогает приложение № 1 к Распоряжению Минтранса РФ № АМ-23-р, в котором говорится, что расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей устанавливается согласно рекомендациям заводов-изготовителей, инструкциям по эксплуатации и т. п. Это говорит о том, что нормы расхода охлаждающих жидкостей находятся под контролем и рассчитываются по аналогии с нормами расхода смазочных материалов и, по сути, указывает на то, что тосол и антифриз относятся к горюче-смазочным материалам, в том числе и для целей бухгалтерского учета.
На самом деле, многие не только коммерческие организации, но и муниципальные, государственные учреждения, определяя, куда списывать антифриз, тосол и прочие спецжидкости, принимают решение учитывать их в составе ГСМ. Например, так сделало МВД России для целей планирования расходов, и это отражено в письме МВД России от 30.11.2016 № 1/12588.
Получается, смазочные и специальные жидкости — это тоже ГСМ.
Как отражать в бухучете специальные жидкости для транспортных средств
Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом № 94н, говорит о том, что счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т. п. ценностей организации. А это значит, что состав ценностей, учитываемых на счете 10, не является закрытым.
Горюче-смазочные материалы входят в состав запасов. В соответствии с ФСБУ 5/2019, принимаются к бухучету по фактической себестоимости и отражаются на субсчете 10-3 «Топливо», подчиненном счету 10 «Материалы».
Определить, на каком счете отражать антифриз и прочие спецжидкости, организация вправе самостоятельно в процессе разработки плана счетов, но обязательно опираясь на Приказ Минфина № 94н.
Организации, определив для себя, на какие счета бухгалтерского учета отражают тосол и прочие тормозные и охлаждающие жидкости, следует выбранный метод указать в учетной политике:
- на субсчете 10-3, признавая все специальные жидкости, в том числе и незамерзающую жидкость, ГСМ. Назвать такой субсчет можно, например, «Горюче-смазочные материалы»;
- на субсчете 10-6 в составе прочих ТМЦ.
На практике среди бухгалтеров встречается мнение, что в бухучете тосол можно отнести к запчастям, но это является заблуждением. Запасные части приобретаются предприятием для замены в автомобиле при его текущем или капительном ремонте. Поломку необходимо зафиксировать и отразить в дефектной ведомости. Замену специальных жидкостей в автомобиле едва назовешь ремонтом. Это все-таки его техническое обслуживание для поддержания хорошей работоспособности.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать ГСМ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Нормирование расхода ГСМ
По общему правилу, нормы расхода топлива предложены Минтрансом.
Но следует иметь в виду, что для коммерции они совершенно не обязательны. Более того, нормы для смазочных материалов и специальных жидкостей попросту отсутствуют, даже на рекомендательном уровне. Независимо от того, к какой категории относятся тормозная жидкость, незамерзающие и прочие спецжидкости для авто, в учете организации их нормирование — дело добровольное.
Какие проводки использовать
Чтобы оприходовать спецжидкости для автомобилей, на руках у организации должны быть счета-фактуры, счета, накладные и сопроводительные документы.
Оприходование производится по фактической себестоимости, и для этого должен быть определен счет учета антифриза в бухгалтерии:
Входит ли антифриз в ГСМ в бухучете
Антифриз — это ГСМ или прочие материалы, точного ответа в нормативных актах не содержится. Решение о порядке учета хозяйствующий субъект вправе принять самостоятельно.
Относятся ли антифриз и тосол к ГСМ
Термин горюче-смазочные применяется как обобщенное наименование топлива, смазочных материалов и иных спецжидкостей для транспорта. По спецжидкостям часто возникают вопросы — например, электролит — это ГСМ или нет. Найти точный ответ в законодательных актах РФ не получится. Один из немногих нормативных актов, упоминающих данную категорию активов, — «Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях», утвержденные Минсельхозом РФ 16.05.2005. В нем говорится, что к данной категории относится не только топливо, но и специальные смазки и жидкости, используемые при эксплуатации автотранспорта. Анализируя методические указания, ответим на вопрос, относится ли тосол к ГСМ, утвердительно.
Как в бухучете учитывают специальные жидкости для ТС
Так как законодатель не дает точного ответа на вопрос, антифриз относится к ГСМ или нет, организация вправе решить, как его учитывать, самостоятельно. Для учета топлива Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н , утвердивший План счетов бухгалтерского учета, предлагает открыть субсчет 10-3 к счету 10 «Материалы». А что делать с остальными спецжидкостями. Организация вправе разрабатывать рабочий план счетов, опираясь на утвержденный Приказом Минфина № 94н. Решая, как организовать бухучет антифриза и иных спецжидкостей для транспортных средств, хозяйствующий субъект вправе прописать в учетной политике, как учитывать данные ТМЦ:
- на субсчете 10-3. Определив, что все специальные жидкости, закупаемые при эксплуатации автотранспорта, в том числе незамерзающая жидкость — это ГСМ, и назвав субсчет не «Топливо», а «Горюче-смазочные материалы»;
- на субсчете 10-6 в составе прочих ТМЦ.
Нужно ли нормировать расход ГСМ
Нормы расхода топлива рекомендованы Минтрансом, хотя и необязательны для коммерческих предприятий.
А вот для прочих смазочных материалов и иных специальных жидкостей для автотранспорта подобные нормы не установлены вовсе. Независимо от того, относится к ГСМ незамерзайка или нет, в учете организации её нормирование не является обязательным. Для контроля организация вправе для внутреннего контроля установить норму использования горюче-смазочных товарно-материальных ценностей, но не обязана.
Формируем проводки
Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов признаются в бухгалтерском и налоговом учете в полном объеме. Относят их к затратам по обычным видам деятельности.
Типовые проводки по учету расходов на транспорт
Поступили от поставщика специальные жидкости или смазочные материалы для автотранспорта, например